Vízszintes hivatkozások: koncepció, irányítási struktúra, hivatkozások típusai és interakció

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A menedzsment egyik modern irányzata a menedzsment horizontális kapcsolatok típusa szerinti megszervezése. Egy ilyen struktúra jellemzője a legmagasabb szinten meghozott döntések számának csökkenése, az alacsonyabb szintű alkalmazottak szélesebb jogkörének biztosítása. Ennek eredményeként megnő az új problémákra és helyzetekre adott válaszidő. Egy ilyen rendszernek azonban vannak hátrányai is. Bizonyos nehézséget jelent a kezdeményező személyzet kiválasztása, aki képes önállóan felállítani és megoldani a problémákat.

Általános koncepció

Minden szervezetben koordinálni kell az alkalmazottak és a részlegek tevékenységét. A köztük és a menedzsment közötti interakció olyan stabil kapcsolatokat határoz meg, amelyek egy jól koordinált mechanizmust, a szerepek és funkciók összehangolását biztosítják. A hierarchia azonos szintjén lévő hivatkozások halmaza alkotja a kezelési szakaszt.

A csatlakozások fő típusai a következők:

• Vízszintes vezérlőlinkek. Ez a fogalomjellemzi a kapcsolatot a vállalkozás azonos szintű vezetési egységei vagy tagjai között.
• Függőleges csatlakozások. Különböző hierarchikus szinteket kapcsolnak össze és alkotják a hatáskörök elosztását. Fő céljuk az adminisztratív (felülről lefelé) és a jelentéstételi (alulról felfelé irányuló) információk továbbítása. Ez a fajta kapcsolat jellemző a nagy szervezetekre. Az idealizált változatra példa a szovjet korszak államigazgatási rendszere, amely a föderalizmus és unitarizmus alapján épült fel.

A horizontális és vertikális menedzsment kapcsolatok egyetlen vállalati környezetben működnek együtt. Az előbbiek hozzájárulnak az utóbbi erősítéséhez, és segítik a szervezet egészét, hogy ellenállóbbá váljon a külső és belső változásokkal szemben. A vertikális kapcsolatok feladata a horizontálisak különféle formáinak rendszerezése, az adminisztratív és jelentési információk továbbítása, a stabilitás biztosítása.

Funkcionális és lineáris linkek

A szervezet függőleges és vízszintes kapcsolatai lehetnek lineárisak és funkcionálisak. Az első típusra jellemző, hogy egy osztály vagy szervezet vezetője közvetlen irányítást gyakorol a beosztottak felett (vertikális hierarchia). A lineáris szabályozási séma előnyei a következők:

• a feladatok meghatározásának és végrehajtásuk nyomon követésének egyértelműsége és egyszerűsége;
• gyors döntéshozatal;
• az előadóművészek munkájának koherenciája.

A hátrányok közé tartozik:

• vezetői ésmenedzser információ túlterhelés;
• szükség van egy magasan kvalifikált vezetőre;
• a vezetői rugalmasság hiánya változó külső körülmények között.

A funkcionális vertikális és horizontális kapcsolatok kialakítása során a szervezetben a vezetői döntések tanácsadói szinten születnek. Az ilyen típusú irányítást tükröző legegyszerűbb séma a kétszintű felosztás. Csak kisvállalkozásoknál alkalmazható. Minden szerkezeti egységnek (marketing osztály, mérnöki szolgáltatás, termelés, pénzügy és számvitel, személyzeti menedzsment) megvan a maga sajátos feladat- és funkcióköre, szakemberei a munka egy szűk részéért felelnek.

Lineáris-funkcionális vezérlés

Létezik egy kombinált lineáris-funkcionális kezelési séma is, amely egyesíti a lineáris és funkcionális kapcsolatok jellemzőit. A részlegek információi és döntései mind a közvetlen vezetőkön keresztül, mind az egyes előadók és szolgáltatások szintjén kerülnek közlésre. Erényei:

• a szakmai fejlődés elősegítése az irányítási struktúrán belül;
• funkcionális vezetők magas szintű kompetenciája specializációjukból adódóan;
• a munka következetességének javítása a személyzetirányítás, az erőforrások, a minőség, a termelés és egyéb területeken;
• az ismétlődő funkciók számának csökkentése a különböző részlegek előadóinál.

Az ilyenek hátrányairaA diagramok a következőkre vonatkoznak:

• a szervezeti struktúrák közötti minőségi horizontális kapcsolatok hiánya;
• az egységek közötti érdeklődési és gólkülönbségek kockázata;
• további vezetői középvezetőket kell bevezetni;
• Az adminisztratív apparátus alkalmazottai közötti interakció alacsony rugalmassága a formális eljárások és szabályok megléte miatt;
• alacsony érdeklődés az innováció iránt.

Egy ilyen rendszer alkalmazása ésszerű kis- és közepes méretű szervezeteken belül.

Divíziós vezetési séma

A nagyvállalatoknál egyre gyakrabban alkalmazzák a divíziós megközelítést – egy olyan termékmenedzsment struktúrát, amelyben az egyes részlegek különböző piacokra orientált árukat vagy szolgáltatásokat állítanak elő. Funkcionális szolgáltatások és horizontális kapcsolatok rendszere létezik minden részlegen belül.

A divíziós struktúrák kezelése további köztes szintek segítségével történik. A vertikális hierarchia növekedése egyrészt segíti a vállalat vezetését, hogy a stratégiai tevékenységekre összpontosítson, másrészt segít szembeszállni az egyes részlegek céljainak közös céljaival. Ha az anyagi, pénzügyi, munkaerõforrásokat központilag osztják el közöttük, akkor összeférhetetlenség alakulhat ki.

Főbb jellemzők

A vízszintes kötések olyan igazodási természetűek, amelyek elősegítika vállalati struktúrák produktív interakciója a közöttük felmerülő problémák megoldására. Segítik a munkavállalók önellátásának és kezdeményezőkészségének fejlesztését. Azonban nem minden ember áll készen arra, hogy megmutassa ezeket a tulajdonságokat, ezért van egy bizonyos probléma az ilyen irányítási rendszer végrehajtásához szükséges személyzet kiválasztásában.

A szervezetben a horizontális kapcsolatok tükrözik az alkalmazottak specializációjának szintjét, és a funkciók megkülönböztetését célozzák. Minél több fajta munka igényel speciális ismereteket és készségeket, annál bonyolultabbá válik a kapcsolatrendszer.

Egy ilyen irányítási struktúra leírásánál a következő fogalmak is használatosak:

• Ellenőrzési tartomány – azon beosztottak száma, akiknek ugyanannak a vezetőnek kell jelentést tenniük.
• A funkcionalizálás a felső, közép- és alsó vezetők közötti interakció.
• Földrajzi munkamegosztás. Ha a szervezet regionális részlegekkel rendelkezik, akkor ez nagymértékben bonyolítja a vertikális és horizontális kapcsolatok felépítését. A cselekvések összehangolása és ellenőrzése is nehézkes.

A vízszintes kapcsolatok egyfajta motivációs forrásként szolgálnak. Lehetetlen biztosítani a vertikális karrier növekedést a szervezet minden alkalmazottja számára. A horizontális kapcsolatok feladata a modern irányítási rendszerben, hogy ösztönözze a munkavállalót arra, hogy több feladatot lásson el az egységen belül, és ezt a legmagasabb szinten végezze. Ennek eredményeként feljebb léphet a karrierlétrán a hierarchia következő fokára.

A vízszintes hivatkozások közötti különbség az, hogy azoknem lehet pontosan formalizálni, azaz leírni a kapcsolatok szabályait, a funkciók és szerepek elosztását, mivel azok a részlegek és a nem közvetlenül beosztott alkalmazottak között merülnek fel. A legtöbb esetben ezek a kapcsolatok informális folyamatokon keresztül jönnek létre, amelyek javítják az általános formális struktúrát.

Alapformák

A szervezet vezetési struktúrájában a horizontális kapcsolatok leggyakoribb formái:

• közvetlen kapcsolattartás az osztályvezetők között;
• az alkalmazottak horizontális átmenete;
• ideiglenes csoportok létrehozása egy adott probléma megoldására vagy egy projekt megvalósítására;
• állandó csoportok létrehozása az ismétlődő problémák megoldására;
• kiegészítő struktúrák kialakítása a horizontális folyamatok integrálására és kezelésére;
• Kettős felelősségi rendszer bevezetése a funkcionális irányítási struktúrában. A projektmenedzser olyan szakemberekkel dolgozik, akik nem tartoznak közvetlenül neki. A felelősség kiterjed a kritikus pontokra, amelyeket egy adott program szerint kell teljesíteni.

Közvetlen kapcsolattartás a vezetőkkel

A vezetők közötti közvetlen kapcsolatra példa lehet a következő helyzet. A beszerzési osztály túlteljesítette a tervet. Egy másik műhely, egy gépészeti összeszerelő műhely jelenleg a nagy terhelés miatt nem tud megbirkózni ekkora mennyiségű nyersanyaggal. Közvetlen kapcsolaton keresztüle két struktúra vezetői egymás között oldják meg ezt a problémát a vállalkozás igazgatójának bevonása nélkül (raktári lemaradás létrehozása a beszerzési műhelyben vagy a köztes raktárban).

A szervezet irányítási struktúrájában a horizontális kapcsolatoknak ez a formája a legegyszerűbb és legolcsóbb. Ezzel a megközelítéssel a felső vezetés az összetettebb, stratégiai problémák megoldására összpontosíthat. Előfordulhat azonban, hogy két vezető döntése nem feltétlenül szolgálja a cég általános érdekeit. Például a fent tárgy alt helyzetben ez a termelés ritmusának megsértése. Ezért fontos egyértelmű kommunikációs kapcsolat kialakítása.

Alkalmazotti átállás

Az alkalmazottak részlegek közötti vízszintes átmenete a fentebb tárgy altnál "egzotikusabb" forma. Ezt a rendszert általában az alkalmazottak szakmai fejlődésének részeként valósítják meg.

Az ilyen átmenetek nemcsak a szakmai tapasztalatok felhalmozásához, új ismeretek és készségek elsajátításához járulnak hozzá, hanem a munkatársak közötti informális kommunikáció fejlesztéséhez is, ami hozzájárul a szervezeten belüli horizontális kapcsolatok erősítéséhez. A felmerült kérdéseket gyakrabban szóbeli kapcsolattartással oldják meg, nem pedig írásos kommunikációs formákkal (feljegyzések és egyéb hivatalos levelek). Javasoljuk, hogy az ilyen átállásokat gyakrabban hajtsák végre, mivel az alkalmazottak által kapott információk idővel elavulnak.

Célcsoportok

Célcsoportok jönnek létre olyan esetekben, amikor szükségeshorizontális kapcsolatok a szervezeti struktúrában nagyszámú egység között. Ebben az esetben a közvetlen kapcsolatok gyakorlatilag nem alkalmazhatók. Az ilyen problémák általában magasabb szintű megoldást, valamint a különböző osztályok, sőt részlegek szakemberei erőfeszítéseinek integrálását igénylik.

A célcsoportban való részvétel formája eltérő lehet: foglalkoztatás egész munkanap alatt, annak egy részében vagy csak tanácsadói segítség formájában. A feladat megoldása és a csoport feloszlatása után tagjai visszatérnek korábbi munkafeladataikhoz. Munkájuk összehangolására szabályzat és munkaterv készül.

Állandó csapatok

Ha a korábbi interakciós formák hatástalannak bizonyulnak, akkor állandó csoportok jönnek létre, amelyek célja a gyakran felmerülő problémák megoldása. Különböző időközönként megbeszélhetők – minden nap vagy hetente egyszer.

A csapatok különböző vezetői szinteken szervezhetők. Tagjai vezető szakemberek és osztályvezetők egyaránt lehetnek. Minél nagyobb a feladatok heterogenitása, annál nagyobb hatáskörrel rendelkezik a csapat, és annál több vezetői szint vesz részt benne. Az állandó csoport struktúrájának formalizált leírása lehet a projektben.

A csoportok és kapcsolatok hatékonyságának feltételei

A szervezetek irányításában az ideiglenes és állandó csoportok eredményességének a következő feltételeit különböztetjük meg:

• A munkavállalók motivációja. A csoporthoz rendelt feladatok megoldásaa munkavállalók további teherként érzékelik. Ezért vagy fel kell szabadítani őket korábbi funkcióik alól, vagy ki kell alakítani egy bátorító rendszert. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a rutinfeladatok részleges megszüntetése nagyobb hatást fejt ki, mivel nem veszíti el a kapcsolatot azzal a részleggel, ahol a munkavállaló dolgozik.
• A problémamegoldásért felelős közvetlen vezetők azonosítása.
• Információs támogatás. A feladatok végrehajtásában minden érdeklődő egységnek részt kell vennie.
• A szükséges jogosítványok megadása a csoport tagjainak ahhoz, hogy más szakembereket is bevonhassanak a munkába.
• A csapattagok ésszerű kiválasztása hierarchikus státusz alapján a szervezet vezetésében. Ha a hivatali pozíciók nagy különbsége miatt akadály van közöttük, akkor a csoport munkája eredménytelenné válik.
• Vízszintes és függőleges linkek kombinációja. A horizontális folyamatokat leggyakrabban a napi problémák megoldására, míg a vertikális folyamatokat a stratégiai problémák megoldására használják leggyakrabban.
• Tapasztalat konfliktuskezelésben. A csoportos döntéshozatal során gyakran adódnak olyan helyzetek, amikor a különböző osztályok érdekei ütköznek. Ebben az esetben produktív információcserét kell folytatni egy alternatív lehetőség megszerzése érdekében.