KDP – mi ez? KDP lebonyolítása - mi ez?

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A jól megírt személyzeti dokumentáció fontosságát nehéz túlbecsülni. A személyi okmányok a jelentős jogi tények papíron történő összesítése. A személyzeti tiszt minden hibája negatív következményekkel jár mind a munkavállalóra, mind a munkáltatóra nézve, ezért nagyon fontos a KDP szabályainak betartása a személyzetben.

Mi az a HR?

KDP – mi ez? Ez egy olyan tevékenységi terület, amely minden munkaügyi kapcsolatot dokumentál, és információkat rögzít a személyzettel és a személyzet mozgásával kapcsolatban, aminek eredményeként minden személyzeti eljárás dokumentálva van.

Mi a KDP jogi szempontból? Minden személyi dokumentum jogi (vagy kereskedelmi) értékkel bír. Ezeket írásos bizonyítékként felhasználva megvédheti álláspontját a bíróságon. Így például a személyi állomány, a személyzeti megbízások és a bérszámfejtések alapul szolgálhatnak az adó- és jövedelemkedvezmények megszerzéséhez vagy megerősítéséhez.

KDP - mi ez és mire valószükség? A legtöbb megfelelően elkészített személyzeti dokumentum rendkívül fontos információkat tartalmaz. Ezen dokumentáció alapján erősíthetők meg a munkavállaló bizonyos jogai, például a veszélyes vagy veszélyes iparágakban végzett munka miatti korengedményes nyugdíjazás kérelmezésekor.

KDP – mi ez a szociális szférának? A munkaügyi kapcsolatok dokumentálása jelentős szerepet játszik a nyugdíj-, szociális és egyéb garanciák biztosításában, amelyeket a hatályos jogszabályoknak megfelelően biztosítanak a munkavállalóknak. Minden munkajoggal kapcsolatos szabályozási és jogszabályi aktus szükséges bármely személyzeti szakember minőségi munkájához.

KDP menedzsment – mi ez és miből áll?

A munkakönyvek és szerződések végrehajtása természetesen a személyzeti szolgálat bármely alkalmazottja munkájának nagyon fontos része, de a személyi nyilvántartások kezelése nem korlátozódik ezekre a pillanatokra. Minden dokumentum, amelyet a személyzeti tisztnek kéznél kell tartania, két fő blokkra osztható.

Az első csoportba a munkavédelmi és munkajogi normákat magyarázó jogszabályok és szabályzatok egyaránt tartoznak. Minden ilyen jellegű dokumentum kötelező.

Második csoport - ajánló jellegű dokumentáció: módszertani ajánlások a személyi iratkezelésre és a vezetői munkára.

A személyzeti dolgozónak fontos tudnia, hogy egy adott vállalkozásnál melyek azok a dokumentumok, amelyek végrehajtása kötelező, és melyek csak bizonyos körülmények között lépnek hatályba. Ezzel elkerülhetőnegatív tapasztalat a személyzeti ellenőrökkel kapcsolatban.

A személyzeti dokumentáció elkészítésekor a következő szabályokat kell betartani:

a belső dokumentumok (megjelenésük, fejlesztésük és jóváhagyási eljárásuk) kifejezetten egy adott vállalkozás vagy szervezet számára kényelmesek és érthetőek lehetnek;

a külső dokumentáció az általánosan elfogadott szabályok szerint készül, hogy ezek a dokumentumok jogi erővel bírjanak;

A személyi dokumentáció tárolása a levéltári szolgálat szabályainak és követelményeinek figyelembevételével történik

Utasítások megfogalmazása a HR-nyilvántartás kezeléséhez

KDP utasítás – mi ez? Valójában ez egy részletes útmutató egy osztály vagy személyzeti szolgáltatás megszervezéséhez és az ezeken belüli üzletkötéshez. A szervezet vezetője jelöli ki a dokumentum kidolgozásáért felelős személyt. Ezt általában a személyzeti osztály vezetője, ügyvéd vagy főkönyvelő végzi. Ezenkívül a szervezet vezetője maga is utasításokat készíthet a KDP-ről (ezt gyakran gyakorolják kis cégeknél). Ha az utasítás elkészült, azt az igazgató vagy a vezető utasításával jóvá kell hagyni, és minden érdekelt tisztviselő aláírásával is hitelesíteni kell. Minden dolgozó személyes aláírással ismerkedik meg az utasítással.

A dokumentum által szabályozott főbb kérdések:

• a szervezet kötelező személyi dokumentumainak listája;
• a munkaügyi kapcsolatokat szabályozó dokumentumok elkészítésének eljárása;
• személyi dokumentáció feldolgozásának szabályai;
• dokumentumáramlás a személyzetbenszolgáltatás;
• dokumentumellenőrzés;
• eljárás az ügyek OK-ból archívumba átvitelére.

KDP szervezete

Szabályozó jogszabályok, módszertani ajánlások alapján a következő sémát lehet összeállítani a társaság teljes személyi irodai munkájának szervezésére:

1. A cég számára kötelező dokumentumok kidolgozása (szabályzat, utasítás, belső szabályzat, munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzat).

2. Állítsa be a létszámot. A szervezet általában már rendelkezik kidolgozott személyzeti táblázattal és bizonyos feladatokat ellátó alkalmazottakkal, de a munkakönyvek és a foglalkoztatási nyilvántartások nem mindig készülnek megfelelően. A létszámtáblázatot úgy ellenőrizheti, hogy információt kér az alkalmazottak fizetéséről és a számviteli osztályon elfogl alt pozícióik megnevezéséről. Az alkalmazottak létszáma ott található. Ezenkívül ellenőriznie kell a cég alkalmazottainak személyi aktáinak helyességét, és meg kell találnia, hogy milyen dokumentumok hiányoznak.

3. Ellenőrizze a létszámtáblázatban és a munkaszerződésekben szereplő adatok megfelelőségét.

4. Ellenőrizze a megbízások végrehajtásának helyességét OK. Minden személyi ügyletet (felvétel, más munkakörbe költözés, béremelés) a megfelelő mintájú bizonylatokon rögzíteni kell. Ezeket mind a szervezet vezetőjének, mind a munkavállalónak alá kell írnia. Minden hiányosságot ki kell javítani.

5. Ellenőrizze a munkafüzetek kitöltésének helyességét.

6. Az alkalmazottak személyes iratainak rendezéseha korábban nem végeztek.

7. Adja ki a szükséges könyveket és folyóiratokat.

8. Készítsen nyaralási ütemtervet.

9. Csoport személyzeti fájlok.

10. Adja ki az esetek nómenklatúráját.

KDP ellenőrzése

A személyzeti audit az összes személyi dokumentáció átfogó elemzése, annak ellenőrzése, hogy megfelel-e a hatályos jogszabályok, helyi törvények és protokollok követelményeinek. A személyi iratok kezelésének megfelelő megszervezése sürgető feladat, amelynek figyelmen kívül hagyása bizonyos kockázatokkal járhat.

A személyi ellenőrzés során nem csak a dokumentáció helyességét, hanem a vonatkozó jogszabályoknak való megfelelését is ellenőrizzük. A személyi dokumentumok ellenőrzése hatékony eszköz a vállalat pénzügyi-gazdasági tevékenységében felmerülő problémák megoldására.

Tipikus hibák a KDP-re való jelentkezéskor

A személyzeti dokumentáció ellenőrzése lehetővé teszi számunkra, hogy azonosítsunk számos olyan jelentős hibát, amelyek sokszor előfordulnak különböző vállalatoknál és szervezeteknél. A kis intézményekben számos helyi protokollt készítenek, amelyek valójában egyszerűen duplikálják egymást, vagy ami még rosszabb, ellentmondanak egymásnak. Az összes személyzeti munkafolyamatot egységesíteni és minimalizálni kell.

Szintén gyakori hibák:

• jóváhagyott tájékoztatás hiánya az intézményben folyó munka- és pihenőidő-beosztásról vagy annak a munkaszerződésben meghatározott adatokkal való eltérése;
• hiánya fizetések kiszámításának és kifizetésének eljárása;
• személyzeti hibák;
• nincs bérszámlázás;
• a munkavállalók jogainak megsértése a személyes adatokkal és személyes adatokkal való munkavégzés szabályainak meghatározásakor;
• Hibásan összeállított munkaszerződés.

Ez nem a teljes lista. A személyi dokumentációban előforduló hibák elkerülése érdekében szigorúan be kell tartani az előírásokat, a jogszabályokat és a módszertani ajánlásokat.