A tájékoztató lebonyolítása lehetővé teszi az üzletember számára, hogy gyorsan reagáljon a változó helyzetekre

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A sajtótájékoztatóhoz képest a tájékoztató hatékonyabb módja annak, hogy a nyilvánosságot, így a potenciális ügyfeleket tájékoztassuk vállalkozásáról, annak lehetőségeiről, kilátásairól és előnyeiről. Az ügyes eligazítás pozitív első benyomást kelt, kedvezően mutatja be az újdonságokat, kiemeli a trendeket, és lehetővé teszi, hogy gyorsan reagáljon az alig néhány órája történt eseményekre.

Ennek az eseménynek a lényegét ékesszólóan írja le az angol short (short, concise) szó a gyökerében. A PR gyakorlatában ez azt jelenti, hogy a tájékoztató maximális időtartama nem haladhatja meg a 30 percet. Vannak olyan sikeresek is, amelyek negyedórába beleférnek, de ebben az esetben egy igazi PR-szakembernek kell elvégeznie, aki jelentős tapasztalattal rendelkezik ezen a területen.

A rendkívül rövid idő lehetővé teszi, hogy nélkülözze a speciálisan kialakított helyiséget, amely lehetővé teszi egy rendezvény megszervezését szó szerintkerekek", „menet közben", csak állóhelyet biztosítva az előadóknak és az újságíróknak. Ezért egy adminisztratív épület, szálloda vagy repülőtér szinte bármelyik előterében lehetséges az eligazítás. Ugyanakkor ásványvíz, kávé, szendvicsek stb.. nem szolgálják ki.

Ahhoz, hogy egy tájékoztató egyfajta PR-akcióvá váljon, amely felkelti a társadalom figyelmét, mindenekelőtt szigorúan be kell tartania az általánosan elfogadott magatartási sémát. A rendkívül szoros időrend miatt a tájékoztató program kihagyja a kötelező sajtótájékoztatót, és egyenesen a lényegre ugrik, ahogyan az előadók egy rövid tájékoztatóban ismertetik.

A nyilatkozat szövege előre elkészített, előtte ki kell dolgozni és csiszolni. Célja, hogy az információt vagy álláspontot olyan világosan közölje, hogy azt ne lehessen pontatlanul bemutatni vagy kiforgatni a médiában. A kijelentésnek tömörnek és az újságírók számára is érthetőnek kell lennie, hogy ne kövessenek olyan tisztázó kérdéseket, amelyek nehezítik a tájékoztatót.

Az időzítése két egyenlőtlen részre oszlik. Az idő körülbelül egyharmadát egy-egy nyilatkozatra vagy információs üzenetre fordítják. A fennmaradó kétharmad villámcsapás: az újságírók rövid kérdéseket tesznek fel, és ugyanazokat a rövid, de információban gazdag válaszokat kapják. Ugyanakkor nagyon kívánatos, hogy az előadókon olyan emberek vegyenek részt, akik gyorsan és egyértelműen reagálnak bármilyen kérdésre, és képesek megfelelően válaszolni azokra.

A tájékoztató sikeressége érdekében annak előadójafolyamatosan kezelnie kell a helyzetet, és mint egy szörfösnek, "meg kell tartania a hullámot". Feladata, hogy az előadó maximális tájékoztatást nyújtson az információknak, ugyanakkor szigorúan tartsa be az időkeretet, nehogy az eseményből sajtótájékoztató legyen.

Egy eligazítás lebonyolítása elképzelhetetlen a közönségkapcsolatokkal foglalkozó vezetők hozzáértő és időben végzett előkészítő munkája nélkül. Ez magában foglalja a média tájékoztatását a rendezvény helyéről és időpontjáról, fő vonalának felvázolását, a főbb kérdések tisztázását, a felszólalások sorrendjének megtervezését. Az eligazítás megkezdése előtt még egyszer ellenőrizni kell, mennyire felkészült a helyszín arra, hogy az audio- és képtechnika működőképes-e. Ha lehetséges, tanácsos eltávolítani a zavaró zajforrásokat és a fényhatásokat a helyszínről.

Előzetesen össze kell készíteni egy anyagcsomagot, amelyben a tájékoztató témája absztrakt vagy személyes vélemények és idézetek nélküli kivonat formájában kerül bemutatásra.