A tárgyalás alapjai, stílusai és szerkezete

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden ember életében a tárgyalások fontos szerepet játszanak. Az embereknek minden nap meg kell egyeznie valamiben a munkahelyükön és otthonukban. A tárgyalások nagy jelentőséggel bírnak az üzletemberek életében, hiszen egy tevékenység sikere, majd a pénzügyi bevétel az ilyen üzleti kommunikáción múlik.

Azonban nem elég találkozni egy emberrel és beszélgetést kezdeményezni vele. A tapaszt alt üzletemberek azt mondják, hogy ismerni kell az üzleti tárgyalások szerkezetét, stílusát és egyéb árnyalatait. Mindez segíthet azokban a pillanatokban, amikor meg kell győzni a partnereket, vagy meg kell állapodni valamiben.

A cikk további részében részletesen áttekintjük a tárgyalás szerkezetét, ismertetjük azok szakaszait és funkcióit. Ezenkívül a tárgyalások stílusa, valamint a telefonon és más országokból származó partnerekkel folytatott üzleti kommunikáció árnyalatai is besorolásra kerülnek.

A "tárgyalások" fogalmának meghatározása

Mielőtt elkezdi tanulmányozni a tárgyalások szerkezetét, meg kell értenie, hogy mik azok, és általában milyen szerepet töltenek be. Tehát a tárgyalások üzleti kommunikáció, melynek célja a közös döntések meghozatala a tárgy alt kérdésekben. A tárgyalások általában azt jelentikolyan emberek kommunikációja, akiknek hasonló véleménye van és ugyanazokat a célokat követik.

A tárgyalás szerepe az üzleti életben

Az ilyen kommunikációt meg kell különböztetni attól, amikor a partnerek teljesen egyetértenek egymás hiedelmeivel, vagy éppen ellenkezőleg, kritikusak. Valójában az első esetben ez már együttműködés, a második esetben pedig konfrontáció. A tárgyalások fő célja az, hogy mindkét fél számára optimális megoldásokat találjanak a kérdésben, és közös cselekvési tervet dolgozzanak ki.

Általános szabály, hogy ha a felek erre találkoznak, akkor érdekeltek az együttműködésben. Ezért a tárgyalás szerepe a gyümölcsöző munkakapcsolat kialakítása.

Tárgyalási struktúra

Minden típusú tárgyalás ugyanazt a struktúrát feltételezi. A tapaszt alt üzletemberek bizonyos szakaszok követésével próbálják felépíteni beszélgetésüket. Ez a megközelítés időt takarít meg, és a sikeres kommunikációt célozza. Tehát a tárgyalási struktúra négy fő szakaszból áll:

1. Előkészület.
2. Tárgyalás.
3. A tárgyalások befejezése.
4. Eredmények elemzése.

E szakaszok mindegyike egyformán fontos az üzleti kommunikáció folyamatában. Fontos megjegyezni, hogy a nemzetközi tárgyalások lebonyolítási folyamatának felépítése teljesen hasonló a fent leírtakhoz. Érdemes azonban emlékezni arra, hogy a más országokból származó partnerekkel való kommunikáció további előkészületeket is igényel, mivel tanulmányozni kell azon emberek hagyományait, kommunikációs normáit és egyéb részleteit, akikkel tárgyalnia kell. Érdemes mindegyiket részletesebben megvizsgálni.módon.

Első szakasz: felkészülés

A partnerekkel folytatott üzleti kommunikáció sikere nagyobb mértékben függ a tárgyalásokra való felkészülés minőségétől. A szakértők az üzleti tárgyalások szerkezetének ezen szakaszában a következő előkészítési modell használatát javasolják:

1. Határozza meg a tárgyalások tárgyát. Fontos megérteni, hogy miről lesz szó, mert e nélkül a pillanat nélkül lehetetlen hasznot húzni a kommunikációból. A tapaszt alt vezetők szerint a kezdeményezés mindig valakitől származik, aki jobban jártas a tárgy alt témában.
2. A tárgyalásokhoz hozzávetőleges programot kell készíteni. Egy sajátos forgatókönyv segít előre látni a kommunikáció kimenetelét. A tárgyalások összetettségétől függően több forgatókönyv is létezhet.
3. Meg kell határozni azokat a pillanatokat, amikor lehetséges engedni a partnereknek, és azokat, amelyekben teljesen lehetetlen. Ugyanakkor előre kell látni, hogy milyen engedmények lehetnek a tárgyalások másik oldala javára.

Ez a modell nagyon sokoldalú. Lehetetlen azonban egy ilyen cselekvési terv végrehajtása az üzleti kommunikációra való felkészülés során, ha a következő kérdéseket korábban nem tanulmányozták:

1. A tárgyalások célja.
2. Partner (piaci pozíciója, helyzete stb.).
3. Megtárgyalva.
4. A megbeszéléseken jelen lévő személyek.
5. Feltételek és lehetséges feltételek.

Sok szakember bevonható az előkészítési folyamatba, azonban az a személy, aki közvetlenül részt vesz a partnerrel való kommunikációbanköteles a korábban összegyűjtött információk minden részletét tanulmányozni. Érdemes megjegyezni, hogy a felkészülés minősége határozza meg a döntéshozatal kimenetelét. Például az értékesítési tárgyalási struktúra első szakasza megvizsgálja, hogy mit kínálnak az ügyfélnek, a találkozó célját, az ügyfél fizetési képességét és egyéb részleteket, amelyek lehetővé teszik a termék népszerűsítését és az ügylet lezárását.

Második szakasz: tárgyalások

A tárgyalási struktúra a következő lebonyolítási módszereket tartalmazza a második szakaszban:

1. Változatos módszer. Arra épül, hogy előre ismert a partner negatív reakciója a felállított feltételekre. Az ilyen tárgyalásokat összetettnek nevezhetjük. Ezért a beszélgetés során arra kell törekednie, hogy differenciált megközelítéssel megtalálja a legjobb megoldást a problémára.
2. Integrációs módszer. Akkor célszerű ehhez a módszerhez folyamodni, amikor a partner megszállottja saját érdekeinek, de nem veszi figyelembe a társas kapcsolatok árnyalatait. Ez a módszer arra irányul, hogy meggyőzze a másik felet a veszteségek becslésének célszerűségéről a társas kapcsolatok figyelmen kívül hagyása esetén. A módszer alkalmazásának fő célja az, hogy meggyőzze a partnert arról, hogy a megvitatott témával kapcsolatos döntések meghozataláért a tárgyalások valamennyi fele felelős.
3. A kiegyensúlyozó módszer. Ez a módszer magában foglalja a legjobb érvek kiválasztását a partner meggyőzésére. Ezek lehetnek tények, statisztikák, számítások stb. Fontos, hogy ennek a módszernek a használatakor ki kell állnipartner helyét, és az ő oldaláról értékelje a helyzetet. Ez lehetővé teszi, hogy a megfelelő időben válassza ki a leghelyesebb argumentumot.
4. Kompromisszumos módszer. Ez a módszer azt jelenti, hogy a partnerek készek előzetesen kompromisszumot keresni, és véleménykülönbség esetén következetesen megegyezni. A kompromisszumos módszer nem jelenti az eredeti feltételek elvetését, a probléma mérlegelésére irányul, minden lehetőséget kihasználva. Érdemes megjegyezni, hogy a kompromisszumos módszert akkor alkalmazzák, ha a tárgyalás megtagadása és bizonyos megállapodások megkötésének képtelensége hátrányos következményekkel fenyegeti a két felet.

Tárgyalási szakaszok a második szakaszban

Általában a tárgyalások következő szakaszai különböztethetők meg, amelyek magukban foglalják a tárgyalások szerkezetét a második szakaszban:

1. Találkozás és kapcsolatfelvétel. A tárgyalások attól a pillanattól kezdődnek, amikor a partnerrel találkoztak, még akkor is, ha el kellett kísérni a repülőtérről és a vasútállomásról. Ez a szakasz talán nem annyira fontos a tárgyalások tárgya szempontjából, de attól függően, hogy a találkozó fél milyen benyomást tesz partnerére, részben a tárgyalások kimenetele is múlik.
2. Az üzleti rész kezdete. Ebben a szakaszban a partner figyelmét felhívják az információra és a megbeszélés tárgyára.
3. Információ továbbítása. Ebben a szakaszban meg kell győzni a másik felet arról, hogy bölcsen cselekszik, ha elfogadja az Ön meggyőződését.
4. Részletes indoklás. Ebben a szakaszban a saját elképzelések, javaslatok érvelése zajlik. MásokMás szóval, ha egy partner érdeklődik az ajánlatok iránt, de nem teljesen biztos semmiben, akkor a fentiek mindegyikével érvelni kell, és minden kétséget el kell hárítani.

Harmadik szakasz: a tárgyalások befejezése

A tárgyalási struktúra utolsó szakasza a kötelező tájékoztatás. Ha nagyon pozitív volt az üzleti kommunikáció menete, akkor a tárgyalások lezárása egy rövid összefoglalót jelent. Erre azért van szükség, hogy mindkét fél biztos legyen abban, hogy mindenki tökéletesen megérti egymást. Ezt követően az új találkozók lehetőségét tárgyalják.

Egyébként, ha a tárgyalások eredményeként nem született megállapodás, fontos a partnerrel való szubjektív kapcsolat fenntartása. Fontos összegezni, hogy miben sikerült közös hangot találnunk, és elmondani azokat a pontokat, amelyek egyik félnek sem felelnek meg. A negatív kimenetelű üzleti megbeszélés végén fontos, hogy ne veszítse el arcát, és egy kötetlen és baráti búcsúval próbálja meg csillapítani a légkört. De semmi esetre sem szabad durván beszélnie partnerével, és hirtelen megszakítania a tárgyalásokat távozásával. Érdemes észben tartani, hogy jobb, ha felajánlja a kérdés megbeszélését egy kicsit később, elhalasztja a tárgyalásokat, alaposabban felkészül rájuk, és megpróbál olyan érveket találni, amelyek segítségével meggyőzheti a másik felet valamiről.

Negyedik szakasz: a tárgyalások elemzése

Még ha a felek el is búcsúztak, a tárgyalások ebben a szakaszban még nem zárulnak le. Ez csak részletes elemzésük és jelentés elkészítése után történik meg. Általábanelemzés szükséges az üzleti kommunikáció céljainak és az elért eredmény összehasonlításához, a további intézkedések meghatározásához és a jelenlegi helyzet felméréséhez. Az áttekintés lehet írott (ha a helyzet úgy kívánja) vagy reflektív (ha nincs szükség a felsőbb vezetésnek való jelentésre).

Az ügyfelekkel és partnerekkel folytatott tárgyalások szerkezetét megértve sokkal könnyebb a kommunikáció felépítése. Ezen túlmenően azonban tudni kell, hogy milyen stílusúak lehetnek a tárgyalások.

Stílusok

Általában vannak olyan tárgyalási stílusok, mint a kemény, lágy, kereskedelmi és együttműködő. A kemény stílus csak a saját követelményeire való kitartást és koncentrációt jelenti. A Soft szállásstratégia. Leggyakrabban akkor használják, amikor az egyik fél számára fontosabb a baráti kapcsolatok fenntartása.

A kereskedési stílus magában foglalja a kompromisszum elvét, amikor az egyik fél engedményeket tesz, ugyanakkor bizonyos engedményeket „alkud” magának. Az együttműködési stílus olyan kommunikáció, amely mindkét fél érdekeinek kielégítésére irányul.

A tárgyalási szabályok rövid készlete

Az üzleti kommunikáció szakértői az alábbi szabályok betartását javasolják, amelyek segítenek a közös nyelv kialakításában bármely partnerrel:

1. Nem lehet személyeskedni és megalázni a partner személyiségét.
2. Ne hagyja figyelmen kívül partnere félelmeit, kijelentéseit és érzéseit.
3. Ne csak kérdéseket tegyen fel, hanem magyarázza el a válaszok megszerzésének célját is.
4. Haa beszélgetőpartner tisztázni szeretne valamit, vagy kéri, hogy ismételje meg az elhangzottakat, ne bosszankodjon. Meg kell próbálnunk mindenki számára érthető módon közölni az információkat.
5. Ne légy érzelgős.

Ezen a rövid összefoglalón kívül érdemes megjegyezni, hogy jól felkészülni kell, előzetesen elemezni kell a tárgyalások szerkezetét és elsajátítani a lebonyolítási stílusokat. Mindez segít abban, hogy sokkal jobban megbirkózzunk a feladattal.

A meggyőzés szabályai a tárgyalások során

Pszichológusok és tapaszt alt menedzserek számos tippet adnak, amelyek hasznosak lehetnek azokban a pillanatokban, amikor meg kell győzni egy partnert valamiről. Mindenekelőtt meg kell tanulnia érveket előadni. Először erős érvet kell felhoznod, majd egy kicsit gyengébbet, és a végén fel kell hoznod a legerősebb, mondhatni adu érvet.

Másodszor, ne feledje, hogy nem hozhatja kényelmetlen helyzetbe a beszélgetőpartnert, és nem hajthat kanyarba. A tisztelet a kulcsa egy jóindulatú kapcsolatnak, és csak akkor tudsz meggyőzni valamiről, ha az ember pozitívan áll hozzá.

Harmadszor, fontos, hogy a javasolt érvek keresztezzék a partner érdekeit. Ilyen helyzetben nagy a valószínűsége annak, hogy a partner kifejezi beleegyezését.

Telefonbeszélgetések

Néha egyeztetni kell a kommunikációs technikai eszközökről. Természetesen ez egy kicsit megnehezíti a kommunikációt, mivel nehezebb lesz megérteni a beszélgetőpartner reakcióját.

Fontos emlékezni arra, hogy a telefonbeszélgetések szerkezete abszolútugyanaz, mint egy személyes üzleti találkozónál:

1. Üdv.
2. A tárgyalások megkezdése.
3. Befejezés.
4. Elemzés.

A telefonon folytatott üzleti beszélgetésekre az általánosan elfogadott tárgyalási szabályok vonatkoznak. Az egyetlen dolog, amit fontos észben tartani, az az, hogy nem szakíthatja félbe egy személy beszédét a telefonon, még akkor sem, ha a szavai valaminek ellentmondanak.

Következtetés

Összefoglalva érdemes megjegyezni, hogy a tárgyalás művészet, ennek elsajátításával bármit elérhetsz. Mint ismertté vált, a tárgyalások felépítésének 4 szakaszának ismeretében megjósolhatja az üzleti kommunikáció kimenetelét, és a partner számos lépéséről gondoskodhat.

A tárgyalásokon keresztüli jó eredmények eléréséhez a legfontosabb dolog a fenti szabályok betartása és azok tiszteletben tartása, akikkel bármit meg kell tárgyalnia.