A tárgyalás szabályai: alapelvek, technikák, technikák

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-01-17 18:54

Minden ember szembesül azzal, amit általában üzleti kommunikációnak neveznek. Ezért sokakat érdekel, hogyan írjanak hivatalos levelet, fogadjanak el partnert és tárgyaljanak vele, hogyan oldjanak meg egy vitás kérdést, és hogyan alakítsanak ki kölcsönösen előnyös együttműködést.

Az üzleti kommunikáció különösen fontos azok számára, akik saját vállalkozásukat vezetik. Tevékenységük sikere sok tekintetben attól függ, hogy mennyire sajátítják el a kommunikáció tudományát és művészetét. A nyugati országokban szinte minden egyetemen és főiskolán folyik az üzleti kommunikáció kérdéseivel foglalkozó képzés. Nem is olyan régen kezdték el tanulmányozni a tárgyalási szabályokat a hazai felsőoktatási intézményekben. És kétségtelenül az ilyen tudományok megnevezik a tanulókban azt a képességet, hogy kapcsolatot létesítsenek partnerekkel.

Ez a cikk az üzleti kommunikáció etikájáról és a tárgyalási szabályokról fog szólni. Leírjuk a tárgyalások főbb szakaszait, az emberek viselkedésének típusait és a velük való interakció néhány elvét. Bemutatásra kerülnek a kommunikációs technikai eszközökkel kapcsolatos tárgyalások szabályai is.

Mi az a tárgyalás?

Mielőtt átgondolná a tárgyalás alapvető szabályait, tájékozódjon arról, mik azok, és mik lehetnek. Tehát a tárgyalások az emberek közötti kommunikáció, amely egy bizonyos cél elérése érdekében zajlik. A tárgyalások során a kommunikációban részt vevő feleknek azonos lehetőségeik vannak a helyzet lefolyásának irányítására és a döntések meghozatalára.

A tárgyalások mindig azt feltételezik, hogy a résztvevők részben hasonló véleményen vannak, részben pedig nem értenek egyet a másik fél meggyőződésével. Találkoznak, hogy közös nevezőre jussanak. Ha azonban a felek egyetértenek egymás meggyőződésével, vagy éppen ellenkezőleg, nagyon kritikusak, akkor ezek teljesen különböző típusú interakciók - együttműködés és konfrontáció.

A tárgyalások funkciói és céljai

Általánosan elfogadott, hogy a tárgyalások azért léteznek, hogy közös véleményre jussunk és valamiben megegyezzenek. Bár ez a vélemény nagyon logikus, van még néhány cél.

Tárgyalásokra van szükség a (meglévő vagy lehetséges) problémák megbeszéléséhez, közös döntéshozatalhoz stb. Ezen túlmenően a tárgyalások információs funkciót is betölthetnek, amikor az emberek csak bizonyos dolgokról cserélnek véleményt. előzetes tárgyalásoknak nevezzük. Az új kapcsolatok kialakítására szervezett találkozó olyan funkciót foglal magában, mint a kommunikatív, amikor az emberek azért találkoznak, hogy megismerjék egymást.

Tárgyalásokolyan funkciókat is elláthatnak, mint irányítás, koordináció és szabályozás. Abban különböznek a kommunikatívaktól, hogy olyan esetekben szükségesek, amikor már megvannak a megállapodások, és tárgyalások folynak a korábban megszületett közös döntések végrehajtásáról.

A fentieken túlmenően a gyakorlatban az a helyzet, hogy a megbeszélések és a döntések meghozatala érdekében nem kerülhet sor tárgyalásokra. Szükség van rájuk, hogy elvonják a versenytársak vagy partnerek figyelmét. Néha az ilyen trükköket olyan kereskedelmi cégek alkalmazzák, amelyek egy bizonyos partner figyelmét szeretnék felkelteni azzal, hogy üzleti kapcsolatokat létesítenek más cégekkel.

A tárgyalás szakaszai

A tárgyalás szabályai arra kötelezik az embert, hogy ismerje ennek a folyamatnak mely szakaszai vannak. Ennek köszönhetően nagyszerű eredményeket lehet elérni az üzleti kommunikáció tervezése és lebonyolítása során.

Tehát a tárgyalás az előkészítésből, magából a kommunikáció folyamatából és a megegyezésből áll. Érdemes részletesebben átgondolni a tárgyalások szakaszait és azok szakaszait az alábbi táblázatban.

Lépések	Előkészületi szakasz	Karbantartási szakasz	Konszenzusos szakasz
Először	A tárgyalási mód megválasztása	Információmegosztás	Válogatás az egyeztetett megoldásokból
Második	Kapcsolat létrehozása a beszélgetőpartnerek között (meghívás vagy megerősítéstárgyalásokon való részvétel)	Napirend megfogalmazása	A választott cselekvési stratégia utolsó megbeszélése
Harmadik	A tárgyalásokhoz szükséges információk összegyűjtése és elemzése	Vitatott kérdések azonosítása	Formális megállapodás született
Negyedik	Tárgyalási terv készítése	A felek mély érdekeinek nyilvánosságra hozatala	-
Ötödik	A bizalom légkörének építése	Igazítási javaslatok kidolgozása	-

Formálisan még egy szakasz különböztethető meg - az utolsó, amikor a tárgyalások után mindkét fél elemzi az eredményeket, és megkezdi a megkötött megállapodások végrehajtását.

Tárgyalási megközelítések

Érdemes emlékezni a tárgyalások egyik legfontosabb szabályára – mindig ismernie kell a vita tárgyát, és ismernie kell bizonyos megközelítéseket. Ismerve őket, megjósolhatja a beszélgetőpartner viselkedését. A következő tárgyalási megközelítések különböztethetők meg:

1. Ellenségek. A megközelítés lényege abban rejlik, hogy a felek egymás előtt olyan katonák szerepében jelennek meg, akiknek meg kell védeniük érdekeiket. Más szavakkal, ez a megközelítés kötélhúzásként írható le.
2. Barátok. Mindkét fél a baráti tárgyalások mellett van. Ez a megközelítés feltételezi, hogy a gyengébboldal az erős oldalhoz fog igazodni. Meg kell jegyezni, hogy ez a megközelítés rendkívül ritka a gyakorlatban.
3. Partnerek. A harmadik megközelítés nagyon szilárd alapokon nyugszik – a kölcsönösen elfogadható megoldás megtalálására összpontosít. Fontos, hogy a felek ezzel a szemlélettel igyekezzenek olyan kiutat találni a helyzetből, amely teljesen és teljesen megfelelne. Ez a megközelítés "tiszta" tárgyalásnak nevezhető.

Annak ellenére, hogy melyik megközelítést választották, nem szabad elfelejteni, hogy a beszélgetőpartnerek különféle trükköket használhatnak, amelyek segítségével több előnyhöz juthatnak az oldaluk javára.

Piszkos trükkök

A tárgyalás etikett szabályai nem hagyják jóvá a különféle megtévesztő mozdulatokat, azonban az üzletemberek szándékosan trükközhetnek a haszonszerzés érdekében. Mindig résen kell lennie, és képesnek kell lennie megfelelően semlegesíteni őket. Érdemes megfontolni a leggyakoribb "piszkos" trükköket:

1. A belépési szint növelése. Ez a trükk azon alapul, hogy a partner kezdetben túl bonyolult, számára előnyös, vagy fájdalommentesen kizárható feltételeket támaszt az együttműködéshez, a beszélgetés során pedig leegyszerűsíti azokat. Így annak az oldalnak is, amellyel szemben alkalmazzák a technikát, engedményeket kell tennie a maga részéről. Az ilyen trükkök elkerülése érdekében a tárgyalás előtt tanulmányozni kell a tárgyalások kérdését és a partner potenciálját.
2. Hamis ékezetek. Ez a trükk elvileg hasonló a fent leírthoz. Az egyetlen különbség az, hogy ebben az esetbenrendkívüli érdeklődést mutat egy probléma megoldása iránt, bár valójában ez a probléma másodlagos.
3. Last minute igények. Ez a trükk hasonló a fentiekhez, de csak a tárgyalások utolsó szakaszában használható, amikor az első kettőt célszerű használni az elején. Ezt a technikát "zsarolásnak" is nevezik. Az utolsó pillanatban előterjeszteni a követeléseket nagyon veszélyes trükk, mert amikor a partnerek mindenben megegyeztek és konszenzusra jutnak, akkor az egyik fél új feltételeket támaszt, amikor a másik már a szerződés aláírása iránt érdeklődik.
4. Reménytelen helyzet megteremtése. Ez a technika nagyon fájdalmas annak az oldalnak, amely ellen használják. Használata során a partner olyan feltételeket teremt, amelyek mellett a másik fél vagy beleegyezik a helyzetekbe, vagy visszautasítás esetén kárt tud tenni magának. Az ilyen viselkedési taktika gyakran oda vezet, hogy a nyomás alatt álló oldal bizalma helyrehozhatatlanul elveszhet.
5. Ultimátum. Ennek a trükknek az az elve, hogy az egyik fél „Vagy egyetért a feltételeinkkel, vagy kilépünk a tárgyalásokból!” pozícióba kerül. Egy ilyen trükk után azonban a tárgyalások a kérdés egyoldalú megoldásává válnak.
6. szalámi. A trükk elve ugyanarra a megközelítésre vezethető vissza, mint egy valódi kolbásztermék esetében. A szalámi kis adagokban fogyasztható termék, mivel nem fogyasztható egészben és egyszerre. Az egyik oldal kezd kiadni információkat az értékelésről, a személyes érdekekről stb. kicsirészeket abban a reményben, hogy a második is ezt fogja tenni, és elkezdi elmondani az összes titkot. Attól függően, hogy mit mond a partner, aki ellen ezt a trükköt alkalmazzák, az első fél ennek megfelelően kezd el viselkedni. Ennek eredményeként a tárgyalások időben elhúzódhatnak, és a beszélgetőpartner teljes mértékben és maradéktalanul megismeri a másik fél véleményét, érdekeit és nézeteit.
7. Blöff. A trükk nevéből kiderül, hogy arról beszélünk, hogy az egyik fél tudatosan hamis információkat ad meg partnerének. Az utóbbi években azonban egyre kevésbé folyamodtak ehhez, mert a modern körülmények lehetővé teszik, hogy önállóan ellenőrizze mindazt, amit a beszélgetőpartner mond.
8. Kettős értelmezés. Ez a trükk azon alapul, hogy az egyik fél kettős jelentésű megfogalmazást ad ki, amit aztán a saját érdekei szerint értelmezhetnek. A trükk az, hogy ha a szerződés során ilyen kettős szövegezésű dokumentumokat dolgoznak ki vagy írnak alá, akkor az egyik fél később nem tudja nem teljesíteni a feltételeket. Egy ilyen trükk nagyon veszélyes az azt használó félre, mert ennek köszönhetően gyorsan elveszítheti a jó hírnevét, és rossz hírnevet szerezhet.

A tárgyalás szabályai azt mondják, hogy ha az üzleti kommunikáció során észrevették, hogy a partner trükközik, akkor semmi esetre sem szabad viszonoznia. Meg kell értened, miért történik ez, és ezt követően létre kell hoznod egy kommunikációs vonalat. Azonban ne szakítsa meg hirtelen a tárgyalásokat, jobb, ha nyugodtan meghallgatja az összes követelést, és hagy magának időt a gondolkodásra.

A tárgyalások során követendő szabályok

A tárgyalások során általános, mondhatni univerzális magatartási normák léteznek, és nem mindegy, hogy a személyes megbeszélés, vagy a tárgyalások technikai kommunikációs eszközökkel zajlanak. A tárgyalások szabályai mindig a következők:

1. Légy mindig udvarias, és kerüld az olyan kifejezéseket és célzásokat, amelyek lekicsinyelhetik a partner személyiségét. A világi etikettet mindig be kell tartani.
2. Nem hagyhatod figyelmen kívül a partnered véleményét.
3. Ne tegyél fel túl sok kérdést anélkül, hogy megmagyaráznád, miért fontosak. Más szavakkal, az egyszerű megkereséseket nem szabad megengedni.
4. Megfelelően reagálnunk kell a pontosításokra, és meg kell próbálnunk információt közvetíteni, hogy minden fél megértse, mi forog kockán.
5. Ne hagyd, hogy gondolataidat átfogalmazzák.
6. Ha partnere gondolata kimondatlannak tűnik, folytathatja azt, megadva, hogy feltételezett-e.
7. Összefoglalni csak a tárgyalások végén vagy hosszas megjegyzések után lehet.
8. Ha a tárgyalások csoportosak, mindenkinek lehetőséget kell adni a felszólalásra, még akkor is, ha túl sokáig tart. De általában csak egy személy tartja meg a szót a potenciális partner oldalán.

Hogyan győzzük meg a partnert?

Az üzleti kommunikáció és a tárgyalási szabályok szempontjából a pszichológusok kidolgoztak néhány tippet, amelyek segítenek azokban a pillanatokban, amikor nemcsak információt kell továbbítani a partnernek, hanem meg kell győznibármi. Érdemes tehát átgondolni ezt a listát:

1. Ha úgy döntöttek, hogy meggyőzik a partnert valamiről, kezdje gyenge érvekkel, lépjen tovább a közepesekre, és a végén hangoztassa a legerősebb érvet, az úgynevezett "ütőkártyát".
2. Egy partnert nem hozhatsz számára hátrányos helyzetbe, és nem gyakorolhatsz rá nyomást. Mindenkinek joga van megmenteni az arcát.
3. Ha egy fontos kérdésre pozitív választ kell kapnod, előtte tegyél fel két egyszerűt, amire a partner könnyedén válaszol.
4. Érdemes megjegyezni, hogy minél befolyásosabb a beszélő, annál erősebben hangzanak el érvei.
5. Empátiát kell mutatnia.
6. A meggyőzésnél abból kell kiindulni, ami világos és mindkét fél számára elfogadható.

Telefonbeszélgetések: telefonbeszélgetések lefolytatásának szabályai

A távközlési beszélgetések különböznek a személyes beszélgetésektől. A telefonbeszélgetések legfontosabb szabálya a rövidség. Az ilyen üzleti kommunikációnak tömörnek és nem elhúzódónak kell lennie. Kizárólag érdemben kell beszélnie.

Általában több alapvető szabály létezik a kommunikációs eszközökkel folytatott tárgyalásokhoz:

1. Barátságosnak és vendégszeretőnek kell lenned.
2. A telefonbeszélgetéseket olyan hozzáértő személynek kell lefolytatnia, aki érti a napirendet.
3. Beszéd előtt állítsa be a hangját, és ha lehetséges, mondjon néhány nyelvcsavarást.
4. A hang a telefonbeszélgetések során legyennyugodt. Ha szükséges, játszhat a hangjával, amikor bizonyos dolgokra kell összpontosítania, vagy amikor rá kell vennie egy partnert.
5. Nem szakíthatod félbe a beszélgetőpartnert. Ez a telefonbeszélgetések nagyon fontos szabálya. Még akkor is, ha a beszélgetőpartner kellemetlen dolgokat mond, kritizál vagy elégedetlenségét fejezi ki, meg kell hallgatni, és csak azután kezdeni a beszélgetést.

A fentieken kívül érdemes megjegyezni, hogy a telefonbeszélgetések lefolytatásának etikett szabályai megegyeznek azokkal, amelyeket az emberek általában személyesen betartanak. Emellett érdemes megjegyezni, hogy ha technikai problémák miatt a beszélgetés egy része kimaradt, amit a beszélgetőpartner nem vett észre, akkor bocsánatot kell kérnie, és meg kell ismételnie.

Nemzeti sajátosságok a tárgyalás során

A partnerekkel folytatott telefonos kommunikáció alapjainak és a kollektív tárgyalás szabályainak ismeretében mindig minden fél nemzeti sajátosságait figyelembe kell venni. Például a németek nem tűrik a késést, és rendkívül pedánsak. Az angolok mindig tartózkodó emberek, ezért ne vedd hidegségnek. Érdemes megjegyezni, hogy ha egy ilyen partner becsületszavát adta, azt be is fogja tartani.

Az olaszok nagyon aktívak és társaságkedvelőek, és inkább kötetlen környezetben találkoznak. Az ilyen partnerek fontos jellemzője, hogy szívesebben beszélgetnek azonos rangú emberekkel. A spanyolok olyan emberek, akik szívesebben dolgoznak csapatban. Galánsak, nyitottak, komolyak, ugyanakkor csodálatos érzésük van.humor. Csakúgy, mint az olaszok, a spanyolok is szívesebben tárgyalnak azonos rangú emberekkel.

Ha a kínai partnerekről beszélünk, ne feledje, hogy nagyon figyelmesek a szavakra. Az általuk hangoztatott információk mindig átgondoltak és visszafogottak. Gyakran nem a kínaiak mondják el először gondolataikat és javaslataikat, ezért ezt tartsd szem előtt a tárgyalások során.

Következtetés

Ha megértette az üzleti kommunikáció alapjait és a telefonbeszélgetés etikett szabályait, sokkal könnyebb a helyes magatartási vonal felépítése. Ebben a folyamatban az a legfontosabb, hogy őszinte legyél magaddal és partnereddel.