A bank készpénzműveleteinek irányítása. A készpénzes tranzakciókat ellenőrző rendszerek áttekintése

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A pénztáros hatalmas adó- és számviteli szektor, amelyet számos szabályozás és kiterjedt szabályrendszer szabályoz. Minden szervezet és egyéni vállalkozó, aki készpénzzel számol el partnerekkel, köteles betartani ezeket. Mivel ezen a számviteli területen gyakran találkozunk különféle csalásokkal, a készpénzes tranzakciók ellenőrzése évről évre egyre bonyolultabb, szigorodik és korszerűsödik. Ez a cikk tárgyalja a pénztár szerepét a vállalkozásban, a magatartási szabályokat, valamint a műveletek ellenőrzésének módszereit és rendszereit.

A pénztár szerepe a szervezetekben és a bankokban

A készpénzt elfogadó és kibocsátó szervezetek számára a vállalkozás pénztárosa szükséges. E műveletek célja bármilyen lehet: fizetések kiadása az alkalmazottaknak, utazási költségek, irodai költségek, kifizetések fogadása az ügyfelektől, elszámolások beszállítókkal. Mindezeket a műveleteket a pénztároson keresztül kell végrehajtani. A készpénzes tranzakciók ellenőrzése az Adószolgálatra van bízva.

Amikor a szokásos rutinbanA párbeszédben a "pénztár" szót használják, maga a pénztárgép jelenik meg a szeme előtt. Valójában a szervezetekben nem csak vezérlő- és számítástechnikai berendezésekről van szó. A magánszemély vagy jogi személy pénztára egy teljes rendszer, amely magában foglalja a jól felszerelt pénztáros munkahelyet, szoftvert, magát az eszközt, a bejelentések elérhetőségét, a limit betartását és a beszedési szabályokat. Az ezen a területen dolgozó szakembert is megfelelően ki kell adni.

Szobaberendezési szabályok

A készpénzes tranzakciók ellenőrzése azon helyiségek követelményeivel kezdődik, ahol maga a pénztár található. Megfelelő felszerelés és felszerelés nélkül, amint azt a Központi Bank szabályai és előírásai megkövetelik, a pénztár nem működhet. Természetesen nem minden szervezet felel meg az előírásoknak. Egy ilyen megközelítés egyrészt pénzbírságot vonhat maga után, másrészt veszélyes a pénzre és az értük anyagilag felelős alkalmazottra nézve. A banki szervezeteknek minden követelményt feltétlenül be kell tartaniuk, ellenkező esetben engedélytől megfoszthatják őket. Alább találhatók a pénztárgép felszerelésének általános követelményei:

• Csak egyetlen ajtó jelenléte, amely belülről záródik. Az ajtózárnak biztonságosnak kell lennie, bizonyos esetekben vascsavarokat és reteszeket használnak, valamint lakatokat, hogy ne lehessen kívülről feltörni az ajtót.
• A helyiségben van egy ablak az ügyfelekkel való kapcsolattartásra, a pénzek fogadására és kiadására. Az ablaknak is szorosan zárnia kell, és csuklósan kell felszerelnielakat. Egyébként az ajtó és az ablak méretei egyértelműen szabályozottak. A megállapított méretektől való eltérés megengedett, ha a vállalkozás rendelkezik biztonsági egységgel.
• A helyiséget fém szekrényekkel kell felszerelni. Az épület tartószerkezeteihez úgy kell rögzíteni, hogy azokkal a belső részletekkel együtt, amelyekhez csavarozzák, ne lehessen őket kivenni. A munkanap végén a szekrényeket bezárják és lezárják.
• A szellőzést és az ablakokat biztonságosan le kell zárni, és fémrácsokkal kell ellátni.
• Két tűzoltó készüléknek kell lennie a helyiségben.
• A pénztárgépet riasztókkal kell élesíteni, amelyek különböző biztonsági körökről küldenek jeleket a helyi rendőrőrsre vagy biztonsági szervezetre.

A pénztárossal végzett munka eljárása

A készpénzes tranzakciók ellenőrzése bizonyos munkarendet foglal magában. Munkahelyére érkezéskor a pénztáros elsődleges feladata a dobozokon és a széfen lévő pecsétek sértetlenségének ellenőrzése, valamint annak ellenőrzése, hogy nincs-e feltörésre és illetéktelen belépésre utaló nyom. Ha nem talál figyelmeztető jelzést, munkába állhat. Ha valaki más jelenlétére utaló jelek vannak, haladéktalanul hívni kell a rendvédelmi szerveket, és az alkalmazottak érkezése előtt gondoskodni a pénztárgépben található okmányok, berendezések és bútorok sérthetetlenségéről. Azt, hogy mi hiányzott a helyszínről, csak rendőrök jelenlétében lehet ellenőrizni. Velük a széf tartalmát újraszámolják. Ellenőrzés utánhelyiségekben négy példányban készül egy okirat: az egyik a rendőröknek, a második a biztosítónak, a harmadik pedig magának a társaságnak szól. Negyedik példányra van szükség, ha van szülőszervezet.

Abba a helyiségbe, amelyben a pénztár található, csak a pénztáros, a Központi Bank és a TKRF követelményei szerint kiállított pénztár, valamint a hatóságok férhessenek hozzá. A feletteseknek szánt kulcskészletet le kell zárni és biztonságos helyen kell tárolni. A pénztáros szobájában ne legyenek a pénztáros személyes tárgyai. Csak ami a gazdálkodó szervezethez tartozik.

A szervezet pénztárában tartható készpénz mennyiségére is előírás vonatkozik. Előre ki kell számítani és a vonatkozó törvényekben dokumentálni kell azt a kerethatárt, amely felett a munkanap végén ne legyen készpénz a pénztárban. A limit fenntartása érdekében speciális műveletet hajtanak végre - begyűjtést, ami azt jelenti, hogy a megbízható védelemmel ellátott speciális szállítás a pénzeszközöket a bankba szállítja. A bank kis fiókjai a fő trezorokhoz, a szervezetek pedig ahhoz a bankhoz gyűjtik be pénzeszközeiket, amellyel szolgáltatási és támogatási szerződést kötöttek. A készpénz limitet csak három napon belül lehet áthágni, amikor a szervezet alkalmazottai fizetést kapnak.

A készpénz pénztári kiadásának eljárása

A bank és a szervezetek készpénzes tranzakcióinak ellenőrzése világos szabályozáson alapul, amely minden műveletet rögzítKészpénzben. Minden tranzakció megfelelően dokumentálva van, és tükröződik a különböző típusú üzleti számvitelben.

A készpénzes tranzakciókat ellenőrző rendszer magában foglalja a készpénzzel végzett összes manipuláció tükrözését a pénztári bevételek és kiadások, előlegjelentések, csekkek és a jelentés alapján kiadott felhasznált pénzeszközökre vonatkozó aktusok segítségével. Minden tranzakciót a pénztárkönyvben rögzítenek. A munkanap végén jegyzőkönyv készül a mellékelt pénztárgépből kinyomtatott végleges pénzügyi bizonylatokkal.

A pénzeszközök kibocsátásával kapcsolatos összes műveletet készpénzes utalványokkal kell megerősíteni annak a személynek az aláírásával, akinek azt kiállították. A könyvelési programban a kibocsátás célját a megjegyzésekben hajtjuk be. Az előlegeket és a jelentés szerinti kifizetéseket ezután csekkekkel, elvégzett munkákkal vagy kapott szolgáltatásokkal kell megerősíteni. A munkabér kiadását költségtérítési pénztárbizonylat, valamint bérszámfejtés is igazolja.

A készpénzes és elszámolási tranzakciók ellenőrzése kategorikusan tiltja az egyik személynek szánt pénzeszközök másik aláírása ellenében történő kibocsátását.

Pénztári szabályzat

A készpénzes tranzakciók elszámolása és ellenőrzése elsősorban a „pénztáros” nevű szakemberre van bízva. Kis létszámú szervezetekben a következő tisztviselők tölthetik be szerepét:

• Főkönyvelő.
• Egy bizonyos szekció könyvelője.
• Bármelyik alkalmazott speciális ismeretekkel éskészségek.

A pénztári feladatokat (akár részmunkaidőben is) ellátó valamennyi tisztviselő számára kötelező feltétel a teljes felelősségre vonatkozó megállapodás. Ha úgy döntenek, hogy egy vezetőt vagy egy könyvelőt pénztárossá tesznek, akkor mindig ugyanannak a személynek kell lennie. Ha betegszabadságra vagy szabadságra megy, a vezetői utasításban meghatározott másik alkalmazott helyettesíti, és új felelősségi megállapodást írt alá. Ezenkívül az anyagi javak átvételéről és átadásáról szóló okiratot kell készíteni. Elkészítése során a készpénzt számolják, a berendezés állapotát, az összes dokumentum rendelkezésre állását a bizottság jelenlétében ellenőrzik. A bizottság legalább három főből álló csoport. Leggyakrabban magában foglalja a főkönyvelőt és a vezetőséget. Az aktus három példányban készült.

A pénztáros regisztrálásakor aláírásmintát küldenek a szervezet szolgáltató bankjába vagy a bank székhelyére. Ő az, akinek szerepelnie kell a pénztár munkájával kapcsolatos összes dokumentumon.

A pénztáros állásra pályázó pályázót alaposan meg kell vizsgálni, hogy nem találtak-e kellemetlen előzményeket a munkában, mielőtt felvételt nyernek. Iratait és fényképét átadják a biztonsági szolgálatnak, vagy tájékoztatást kérnek a rendvédelmi szervektől. Most az internet jó asszisztens a munkáltató számára ebben a kérdésben. Számos olyan adatbázis létezik, ahol a szervezetek megosztanak információkat azokról az alkalmazottakról, akiket elbocsátottak és helytelen magatartást követtek el a munkahelyen.

Nem ajánlott a pénztárgéppel dolgoznibeengedni az alkohol- és kábítószer-függőségben szenvedőket, korábban elítélteket, a közrendet megzavarókat, valamint különféle mentális betegségekben szenvedőket.

Készpénzes tranzakciók nyilvántartásának ellenőrzése

A jegybank, a szolgáltató bank, az adószolgálat és más ellenőrző szervek nélkülözhetetlen követelménye az összes dokumentum helyes elkészítése és elérhetősége. A készpénzes tranzakciók pénzügyi ellenőrzése előre nem látható módon, figyelmeztetéssel, okmányok és pénztári eszközök lefoglalásával végezhető. Sok szervezet, különösen a pénzügyi struktúrák, tervezik a pénztár belső ellenőrzését. Ebben az esetben egy bizottságot állítanak össze, amely saját, ebben az ügyben illetékes munkatársaiból áll, vagy egy speciális könyvvizsgáló céget vesznek fel, amely minden ellenőrzést professzionális szinten végez, és jegyzőkönyvet készít a meghibásodásokról, a készpénzes tranzakciók és a dokumentáció eltéréseiről.

A helyszíni és egyéb ellenőrzések érinthetik a munkaszerződést, a felelősséget, a munkavállalók személyes adatait, a pénztárbizonylatok állapotát, azok karbantartásának helyességét és szabályszerűségét, a pénztárgép adómemóriáját, a pénztár berendezését, berendezését. pénztár, tranzakciók tükrözése, érvényessége a számvitelben, gazdasági és adószámvitelben.

Pénztárberendezés

A készpénzes tranzakciók ellenőrzésére szolgáló berendezések listája tartalmaz egy speciális pénztárgépet. Ezt nem vásárolhatja meg hagyományos hardverboltokban. nem úgy mintnyomtatóból, faxból, számológépből és egyéb irodai berendezésekből a KKM-et csak olyan szervezetek értékesíthetik, amelyek erre külön engedélyt kaptak. A vezérlő- és számítástechnikai eszközöket általában ugyanazok a szervezetek szolgálják ki. Minden pénztárgépet regisztrálni kell az adóhivatalnál. Egy speciális memóriaeszköz folyamatosan rögzíti a pénztáros által a géppel végzett összes műveletet. Ezenkívül ezeket a jelzéseket átadják az adószolgálatnak a vállalkozás benyújtott jelentéseivel való egyeztetés céljából. A pénztárgép minden meghibásodását, javítását, leírását az adóhivatalnak is be kell jelenteni.

Minden jogi személy (vállalkozás), aki készpénzt fogad el az ügyfelektől, köteles pénztárgéppel dolgozni. A pénztárgéphasználat alól csak egyéni vállalkozó mentesülhet. Joguk van manuálisan csekket kiállítani, saját pecsétjükkel igazolva azok eredetiségét. De ez a kedvezmény nem vonatkozik minden vállalkozóra. Egyes tevékenységekhez csak pénztárgép szükséges.

Készpénzes tranzakciók ellenőrzése

A külső szolgáltatások általi ellenőrzésen kívül belső ellenőrzésre is szükség van. A pénztár fenntartási szabályai az ütemezett ellenőrzések alábbi ütemezéséről rendelkeznek: az éves beszámoló benyújtása előtt, negyedéves beszámolók benyújtása előtt, olyan esetekben, amikor megváltozik az e pénztárral dolgozó anyagilag felelős személy. A pénztár és a készpénzforgalom ellenőrzése is megtörténik, ha a munkavállalót hűtlen kezelés gyanúja merült fel, lopás vagy csalás ténye derült ki, a készpénz mennyisége nem egyezik az iratokon szereplővel.

Egyes szervezetek vezetése a gyakori, előre nem tervezett ellenőrzések politikája, hogy az alkalmazottak ne legyenek kísértve arra, hogy kihasználják hivatalos pozíciójukat és a készpénzzel való szoros kapcsolatukat. Minden egyes csekkhez külön bizottságot jelölnek ki, amely minden alkalommal különböző emberekből áll, akik nem kapcsolódnak a pénztárgép tartalmának kialakításához. A megbízás összetételét az igazolási okirat rögzíti. Gyakran magát a folyamatot videófelvétel is kíséri.

A banki készpénzes tranzakciók sajátosságai

A bank készpénzes tranzakciókat vezérlő rendszere bonyolultabb konfigurációt foglal magában. A pénzintézetek fiókjaiban több szintű ellenőrzést végeznek különböző szakemberek. Mivel sokkal több pénz halad át a bankon, mint a hagyományos szervezetekben, az ellenőrzési rendszer bonyolultsága és megnövekedett követelményei teljes mértékben indokoltak. Annak ellenére, hogy minden évben igyekeznek automatizálni minden banki műveletet, legalább két alkalmazottra van szükség, akik felelősek a műveletek helyes lebonyolításáért: egy pénztáros-kezelő és egy pénztáros vezető. Az első a munkanap során bonyolítja le a tranzakciókat, a második előleget ad ki, begyűjti és számolja az egyenlegeket, kitölti a készpénzes dokumentációt, beszedi a készpénzkeretet meghaladó pénzeszközöket, és elsődleges szinten napi ellenőrzést gyakorol.

Pénztárellenőrzés és egyéb pénztárellenőrző rendszerek

A készpénzes tranzakciók lebonyolításának ellenőrzése egyre inkább a legújabb technológiák felhasználásával történik. Céljuk a cselekvések rögzítésepénztáros, ügyfél, valamint a pénztárgépek fiskális memóriájából származó adatok. Ezek az adatok lehetővé teszik kötelességszegés, csalás, lopás és egyéb csalás bizonyítását. A bíróságon ez a videófelvétel vitathatatlan bizonyíték lesz, mivel a két forrás együttes vallomását már nem lehet megváltoztatni.

A Cash Control egy pénztárgép-ellenőrző rendszer, amely pénztárgépből, nagy felbontású színes videokamerákból, videoszerverből, egy programból áll, amely szinkronizálja a kamerával rögzített anyagot a pénztárgép szöveges leolvasásával, valamint egy biztonsági szakember távoli munkahelye. Sok ilyen rendszer van ma a piacon. Mindegyik ugyanazon a munkamódszeren alapul, funkcionalitásban, költségben, kialakításban, valamint a kapcsolódási és elemzési módszerekben. Köztük a következő vezérlőrendszerek:

• DIT-POS - a költség a szerver beállításaitól függ, akár 16 pénztárgépet is csatlakoztathat, videó- és szöveges információkat tárol egy komplexumban.
• POS-ellenőr – orosz fejlesztés, körülbelül 6000 rubelbe kerül, és a nyugtaparaméterek alapján műveletet keres.
• POS-intellect - szintén orosz fejlesztés, a különféle kereskedési rendszerekkel való integráció képessége különbözteti meg, a videó szövege nem csak egymásra van helyezve, hanem programozottan integrálva van, a videórészletek keresése automatikusan történik.
• A CHEKTV egy másik orosz fejlesztés, amely képes integrálni pénztárgépekkel és kereskedési rendszerekkel, univerzális videorögzítő rendszerrel, szöveg és videó szoftveres integrációjával, hardveres lehetőséggeladatelemzés és töredékek automatikus keresése.