Mi az ERP rendszer? Vállalati pénzügyi erőforrás tervezés

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Világszerte egyre több különböző méretű vállalkozás igyekszik bevezetni munkájába a leghatékonyabb ERP-rendszerként ismert menedzsmenteszközt. Használata a szervezet számára stratégiailag fontos üzleti folyamatok hatékony ellenőrzésére és tervezésére szolgál, valamint a fő termelési és kiegészítő létesítmények működésének optimalizálására.

Az ERP és ERP rendszerek fogalma

Üzleti stratégia Az ERP (EntERPrise Resource Planning) a szervezet összes részlegének és folyamatának integrációja: termelési létesítmények, pénzügyi, személyzeti és ügyfélprofil osztályok és sok más. Egy ilyen kombináció elsősorban a különféle erőforrások vállalaton belüli elosztásának optimalizálását célozza.

Ha korábban ez pusztán marketing koncepció volt, ma az ERP-rendszert leggyakrabban speciális szoftvereszközök csoportjaként értelmezik. Tágabb értelemben ez egy módszertan az összes vállalati erőforrás tervezésére és kezelésére. Történelmileg az ERP stratégia az elődjei alapján alakult ki:

• MRP - anyagszükséglet tervezés.
• MRP II - tervezéstermelési erőforrások.

Ezzel szemben az ERP-rendszer nagyon nagy, gyakran földrajzilag elosztott vállalatok számára használható. Ebben az esetben vállalati erőforrás-tervezésről beszélünk, hiszen nem csak a termelésre, hanem az átfogó pénzügyi tervezésre is figyel. Az ERP-rendszer lényeges jellemzője az is, hogy a munkavégzés sajátosságaitól függetlenül minden vállalkozásban használható, beleértve azokat is, amelyek nem foglalkoznak termelési tevékenységgel. Szoftvertermékként tekintve meg kell jegyezni, hogy erősebb technikai eszközökkel van felszerelve, amelyek megkönnyítik vagy helyettesítik a döntéshozatali folyamatot.

Az ERP rendszer célja a vállalatban

A vezetésnek világosan tudatában kell lennie ennek a lépésnek a szükségességével ahhoz, hogy cégük tevékenységének gyökeres megváltoztatásáról döntsenek, egy információmenedzsment rendszer bevezetésével és egy új üzleti stratégia megvalósításával kapcsolatban. a következő kulcspontokban fejezhető ki:

• nem hajlandó elfogadni a dolgok jelenlegi állását;
• a korszerű technológiák alkalmazásának szükségessége egy gazdálkodó egység piaci pozíciójának erősítése érdekében versenykörnyezetben;
• jelentős előnyökre számít a megvalósítástól.

Először is, az ERP rendszer használata egy hasonló üzleti stratégia sikeres megvalósítását hivatott elősegíteni, amelynek végrehajtása biztosítja a hatékonyvállalati erőforrás tervezés és menedzsment. Ehhez optimalizálni kell az osztályok munkáját, azaz maximális összhangot kell elérni köztük és csökkenteni az adminisztrációs költségeket. Ez az információs rendszer nyújtotta előnyök révén érhető el. Ez:

• Az üzleti folyamatok átláthatóságának növelése.
• Rendszerezési problémák megoldása és a megfelelő információk megtalálása.
• Javítsa az adatok megbízhatóságát és relevanciáját.
• Az osztályok közötti munkafolyamat sebességének növelése.
• Egyetlen információs tér szervezése a központi iroda és a távoli fiókok között.
• A dokumentáció elkészítéséhez szükséges idő csökkentése és az esetleges hibák megszüntetése.
• A döntéshozatal sebességének növelése minden szinten.

ERP-rendszer biztosítja az objektum versenyképességének növelését, nem csak a hatékonyabb üzleti folyamatok munkájába való bevezetésével. Használata a vállalkozás általános költségeinek csökkenéséhez is vezet. A fejlett tervezési, modellező és elemző eszközök segítenek optimalizálni a termelési tevékenységek erőforrásait, a pénzügyi szektort, valamint a raktári, szállítási és egyéb részlegek munkáját.

A munka fő jellemzői

Különböző vállalatokban, még azokban is, amelyek ugyanazt az üzletet folytatják, minden üzleti folyamat teljesen eltérő módon haladhat. A vállalatirányítási információs rendszer által kínált szabványosított munkaséma jelentősen eltérhet az itt korábban használttól. EzáltalAlapvetően téves az ok, hogy csak szoftverterméknek tekintsük, hiszen megvalósítása nagyarányú belső változtatásokat igényel a vállalattól a meglévő üzleti folyamatok átszervezése formájában.

E rendszerek fogalmi jellemzői közvetlenül kapcsolódnak a lényegükhöz. Emlékezzünk vissza, hogy az ERP módszertan magában foglalja a vállalat összes létfontosságú részlegének konszolidációját az erőforrások hatékony kezelésének megszervezése érdekében. Az ilyen társítás az információs rendszeren belül egyetlen nyilvános adatbázis jelenlétével valósul meg. Az információ csak egyszer kerül be az adattárba, és ezt követően többször feldolgozható és felhasználható különböző belső és külső fogyasztók számára. A való élethez képest ebben az esetben csökken a cég dolgozóinak a döntéshozatali ideje és erőfeszítése. Azt is meg kell jegyezni, hogy az ERP rendszer nem egy automatizált folyamatirányító rendszer, hanem egy absztrakt modelljükön alapuló integrált információs rendszer, amelybe élő emberek írnak be információkat.

Az adatbázis felépítését, valamint a szoftvercsomag egészének működését úgy kell kialakítani, hogy kivétel nélkül minden részleg tevékenységét tükrözze. Ez a megközelítés lehetővé teszi a vállalkozás teljes erőforrás-készletének és üzleti folyamatainak szinte valós időben történő nyomon követését, és ezáltal azok operatív és stratégiai irányítását.

Az ERP rendszerek egyik fő feladata, hogya tervezési folyamat optimalizálása és a terv végrehajtásának ellenőrzése. A beépített intelligens algoritmusok nagyban leegyszerűsítik a megoldást a felhasználók számára. Például egy gyártó vállalat tervezése és irányítása számos sajátos tulajdonsággal rendelkezik, amelyek összetevőinek heterogenitásához kapcsolódnak. Tehát egy üzemben lehetnek folyamatosan és diszkréten is működő műhelyek. Ebből a szempontból a megvalósított ERP-osztályú rendszernek univerzálisnak kell lennie, és a legszélesebb körű speciális modulokat kell tartalmaznia.

Mivel a mai modern vállalkozások gyakran földrajzilag megoszlanak, nagyon fontos, hogy a központi irodától távol eső fiókok teljes hozzáférést kapjanak egy közös információs adattárhoz. Ezt az ERP rendszerek fejlesztésében részt vevő legfejlettebb hálózati technológiák valósítják meg, amelyek a bennük tárolt információkhoz való felhasználói hozzáférési jogok differenciálását is biztosítják.

Az ERP-osztályú rendszerek funkcionalitása

Ha a funkciókról beszélünk, nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy minden ERP-osztályú termék egy vállalatirányítási rendszer egésze. Képességeinek tartománya elsősorban annak a létesítménynek a méretétől és jellemzőitől függ, amelynek igényeire használják. Tekintsük a klasszikus funkciókészletet:

Gyártás

• Az előállított áruk vagy az elvégzett szolgáltatások tervezési és folyamatspecifikációinak fenntartása a szükséges anyagmennyiség és a munkaerőköltségek meghatározása érdekében.
• Gyártási tervek rajza.
• Vállalkozás műszaki kapacitásainak tervezése és menedzselése különböző közelítésekben: az egyes egységektől a műhelyekig és a termelőszövetségekig.

Pénzügyek

• Működési számvitel, pénzügyi, vezetői, adószámvitel és kontrolling.
• Vállalati eszközök kezelése, beleértve a tárgyi eszközöket, értékpapírokat, bankszámlákat stb.
• A vállalkozás pénzügyi erőforrásainak átfogó tervezése és eredményeinek ellenőrzése.

Logisztika

• A szükséges anyagmennyiségek, alapanyagok, alkatrészek, alkatrészek tervezett mutatóinak kialakítása a gyártási terveknek megfelelően.
• Ellátás és értékesítés menedzsment: partnerek könyvelése, szerződésnyilvántartás vezetése, ellátási lánc menedzsment, raktártervezés és könyvelés megvalósítása.

Személyzet

• A toborzási folyamat irányítása.
• Működési személyzet és személyzeti nyilvántartás, személyzet, bérszámfejtés.
• Munkaerő-tervezés.

Marketing és reklám

• Az értékesítési tervek fenntartása.
• Árképzés a különböző típusú piacokon a vállalkozás megfelelő átfogó stratégiájának kialakítása, az áruk költségszámításának átlátható politikája: kedvezmények és speciális értékesítési feltételek elszámolása érdekében.
• A folyamatban lévő promóciós és marketingtevékenységek tervezése és ellenőrzése.

Projektek. Jelentés

• Szabványos számviteli, pénzügyi és vezetői beszámolási űrlapok széles választékának biztosítása, valamint rugalmas mechanizmusegyéni létrehozása.
• Átfogó stratégia készítése: a sikeres megvalósításhoz szükséges időzítési, anyagi, pénzügyi és emberi erőforrások lépésről lépésre történő tervezése.
• A projekt fő teljesítménymutatóinak nyomon követése.

Mely vállalkozások használhatnak ERP-rendszereket?

Első pillantásra úgy tűnhet, hogy az ebbe az osztályba tartozó rendszereket kizárólag a nagyipar számára tervezték, mivel inkább az erőforrás-áramlások és a különféle típusú folyamatok szerkezetének összetettsége jellemzi őket. Vannak azonban olyan helyzetek, amikor az MRP vagy MRP II osztályok használata nem elegendő egy kisvállalkozás számára. Ma a piacon különféle képességekkel rendelkező szoftvertermékeket vásárolhat. A vállalkozás méretétől függően, ahol hatékonyan alkalmazhatók, vannak nehéz, közepes és könnyű megoldások.

Ami a nem gyártó szervezeteket illeti, az ERP osztályú rendszerek azokra is alkalmazhatók. Az ilyen vállalkozások számára a nem túl széles funkcionalitás elegendő. Jelenleg kis integrált vagy lokális rendszerek léteznek, amelyek kielégítik a kereskedő cégek vagy a szolgáltató szektorban dolgozó szervezetek igényeit. Azt is meg kell jegyezni, hogy sok fejlesztő kínál ügyfeleinek és iparági termékeket.

Az osztályozási módszerekről

A legnyilvánvalóbb jellemző, amely alapján az összes ERP vállalatirányítási rendszer besorolhatóa szervezet méretére, ahol alkalmazhatók. Ebből a szempontból a munkahelyek számától függően szokás megoldásokat kiosztani:

• Nagyvállalatok (több mint 10 ezer fő).
• Közepes méretű vállalatok (1000-től 10000 főig).
• Középvállalkozások (100-1000 főig).
• Kisvállalkozások (kevesebb mint 100 fő).

Az ilyen információs termékek rendszerezésének fontos jele a funkcionalitás. Az elvégzett feladatok megvalósult mennyiségétől függően a következő általánosan elfogadott felosztás létezik:

• Nagy integrált.
• Átlagos integrált.
• Pénzügyi menedzsment.
• Helyi.

A helyi változat általában egy szűk fókuszú, egységesített, dobozos információs termék, viszonylag kis összköltséggel. Leggyakrabban egy vagy több blokkot fed le a szervezet vagy a számviteli tevékenység pénzügyi területén. Az ilyen rendszerek kis gyártó vagy kereskedelmi vállalatok számára alkalmasak.

A vállalatirányítás pénzügyi és irányítási rendszere elsősorban nem termelő szervezetekben, elsősorban kereskedelmi vagy szolgáltatásnyújtásban dolgozó szervezetekben alkalmazható. Itt a pénzügyi és számvitel mellett a logisztikai menedzsment modulok is szerepet kapnak.

Az integrált információs rendszerek a célobjektum méretétől függően lehetnek közepesek vagy nagyok. Lefedik a vállalati struktúrák összes üzleti folyamatát, nevezetesen a beszállítókkal és fogyasztókkal való interakciót,a végtermék előállítása, az anyag- és pénzügyi áramlások, a személyzeti kapcsolatok, az ellátás, a tárolás és a marketing, a projekt megvalósítása és még sok más.

Modern ERP-rendszerek piaca

A hazai piacon ma bemutatott összes szoftvertermék két fő kategóriába sorolható: orosz és importált. A különbségek nem csak a létrehozás helyében vannak, hanem a funkcionalitásban is.

A hatékony nyugati fejlesztések szabványként szolgálnak az ERP osztályú rendszereknek. A legvilágosabb példák ezekre az SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution termékei. Mindegyik bármilyen szintű célponton használható, beleértve a nagyon nagyokat is. Az orosz cégek általi használatuk azonban gyakran nehézkes lehet a következő problémák előfordulása miatt:

• A vállalkozások felkészületlensége a meglévő üzleti folyamatok komoly átszervezésére. Az ilyen változások mértékét nehéz eltúlozni. A külföldi vállalatirányítási rendszerek üzleti folyamatai alapvetően eltérnek a nálunk általánosan használtaktól.
• Nincs elegendő számú szakember, aki egy import ERP-rendszer bevezetési projektet Oroszországban a megfelelő minőségi szinten tudna végrehajtani.
• Az ilyen megoldások használatának magas költsége.

A nyugati analógokhoz képest tapasztalható általános lemaradás ellenére a modern orosz fejlesztések fokozatosan növelik funkcionalitásukat. Teljes mértékben alkalmazkodnak a hazai vállalkozások munkájához. és sikeresen megvalósíthatóha egy adott esetben nincs szükség az üzleti folyamatok széles körű lefedettségére, hanem elég, ha egyes tevékenységi területeken ERP-rendszerrel elszámolunk. A fejlett hazai fejlesztésekre példák az 1C és a Galaktika termékei.

A jövőbe tekintés – ERP II

Régebben megjelent az ERP II koncepciója az ERP módszertan fejlesztésének eredménye. A vállalati erőforrás-tervezés és -menedzsment továbbra is a fő feladatok közé tartozik. Az internet rohamos fejlődése azonban, amely egy új módszertan megjelenését indította el, rányomta bélyegét, részben elektronikussá téve a hagyományos üzletvitelt. Az ERP II egy klasszikus vállalatirányítási rendszer és speciális online kereskedelmi megoldások kombinációja.

Most rendkívül fontossá vált, hogy a partnerekkel a hálózaton keresztül lépjen kapcsolatba. Ennek két fontos területe van: az ellátási lánc menedzsment és az ügyfélkapcsolat menedzsment. A vállalaton belüli információ megszűnik csak ilyen lenni, bekerül a külső környezetbe, és a más gazdasági egységekkel való együttműködés alapjává válik. Az új koncepció ebben az esetben a vállalkozás erőforrásainak és külső kapcsolatainak kezeléseként fogalmazódik meg. Az ideológiai átirányítás mellett az ERP II rendszerek saját technológiai jellemzőket kaptak.

A rendszer kiválasztásával kapcsolatos probléma megoldása

Az ilyen szintű szoftver kiválasztása rendkívül felelősségteljes folyamat. Rossz döntés ebben a kérdésben, különösen a nagyszabású projektek esetébenlenyűgöző idő- és pénzköltséggel jár a várt eredmény hiányában.

Egy nagyszabású rendszer hatékony megvalósítása, amelynek például egy gyártó vállalat hatékony irányítását kell biztosítania, szükségszerűen az üzleti folyamatok újratervezésére lesz szükség. Fontos megelőzni azt a helyzetet, amikor a megvalósítási folyamat végén a program fel nem használt adatokat gyűjtene, vagy nem oldja meg a szükséges feladatokat. Emiatt jobb, ha olyan szakértői csoportot hívunk meg, akik ebben az ügyben bizonyítottak, hogy működjenek együtt a projekt megvalósítása érdekében.

Van egy bizonyos kritériumlista, amely alapján a projektcsapat a célvállalat adminisztrációjával egyetértésben optimális, költséghatékony döntést tud hozni a szoftvertermék kiválasztásában:

• A rendszer műszaki és funkcionális képességeinek megfelelősége a vállalkozás fő céljainak.
• A teljes tulajdonlási költségnek bele kell férnie az erre a célra elkülönített költségvetésbe. Ez a rendszer beszerzési költségén kívül magában foglalja az üzemeltetési és egyéb közvetett költségeket is.
• A megvalósított ERP-osztályú információs rendszernek meg kell felelnie minden általánosan elfogadott műszaki követelménynek, ami azt jelenti, hogy méretezhetőnek, megbízhatónak, az esetleges meghibásodásoknak ellenállónak, vírus- és hackervédelemmel kell rendelkeznie.
• A szállítónak gondoskodnia kell a telepített szoftver utólagos karbantartásáról és támogatásáról.

Az ERP osztályú rendszerek bevezetésének folyamata

Az ERP-rendszerek bevezetése a vállalatoknál az azonos nevű stratégiák megvalósítását kíséri. Ez az eljárás a céltárgy méretétől függően általában néhány héttől több évig tart. Egy szervezet önállóan is részt vehet a megvalósításban, vagy igénybe veheti az erre szakosodott cégek segítségét. Meg tudjuk különböztetni ennek a folyamatnak a fő szakaszait:

1. Elsődleges szervezet. Itt meg kell határozni a stratégiai célokat, célkitűzéseket, és ki kell jelölni a megvalósítás várható hatását egy adott szervezet számára. Ezen adatok alapján lehetőség nyílik a projekt műszaki tervének elkészítésére.
2. Projektfejlesztés. Ebben a szakaszban elemzik a szervezet jelenlegi tevékenységeit: promóciós stratégiáját, üzleti folyamatait. Eredményei alapján rendszermodell készül, és a munkaterv megfelelő finomítása történik.
3. A projekt végrehajtása. Mivel az üzleti folyamatok lebonyolításának szabályait a megvalósított ERP rendszer határozza meg, itt egységes követelmények szerint alakulnak át. Szükség esetén a korábban használt számviteli programok adatainak átvitelére szolgáló jelentési formák és algoritmusok kidolgozására kerül sor. Ha az előző szakaszokban kiderül, hogy a rendszer funkciói nem elégségesek az objektumhoz, akkor az véglegesítésre kerül. Felhasználói képzéssel és előzetes teszteléssel zárul.
4. Üzembe helyezés. A használat során az esetleges hibákat és meghibásodásokat azonosítják és kiküszöbölik.

RendszerAz ERP-osztályú menedzsment ma már nem csupán a szervezet összes számítógépére telepített drága szoftver másolata, hanem egy ígéretes üzleti stratégia fő mozgatórugója is. Kiválasztását a célobjektum meglévő igényei és képességei alapján kell megválasztani. Az egész vállalkozás további sikere a meghozott döntés helyességétől és a későbbi megvalósítás lépéseinek végrehajtásától függ.