Milyen feladatai vannak egy titkárnak

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Ahhoz, hogy egyértelműen meghatározhassa egy titkár munkaköri feladatait, tudnod kell, hogy pontosan kiről van szó. Hiszen ezt a pozíciót több oldalról is meg lehet nézni. Ismert például a titkár-referens mint irodai alkalmazott, a főtitkár mint bizonyos szervezet vezetője (vezetője), az államtitkár mint közalkalmazott, a titkár mint diplomata, a vezető titkára. alkalmazottként és egyéb lehetőségek. Leggyakrabban e pozícióra utalva olyan munkavállalót értünk alatta, aki mind a vállalkozás igazgatójának, mind a szervezeti egységek egyes vezetőinek feladatait (megbízásait) látja el. Kiderült, hogy a titkár hivatalos feladatai ebben az esetben a szervezési és technikai kérdések megoldását célzó egyszeri megbízások végrehajtására korlátozódnak.

Amit egy titkárnak tudnia és tennie kell

A titkárnak naponta a következő feladatokat kell ellátnia:

1. Fogadja el az információkat a beosztottaktól, hogy átadja azokat a vezetőnek.
2. Gondoskodjon a fej telefonos kommunikációjáról. Az ő távollétébenkapjon információt, majd hívja fel az igazgató figyelmét.
3. Telefonüzenetek fogadása és nyilvántartása.
4. Korülmények megteremtése a vezető normál munkájához: figyelje az irodaszerek és irodai felszerelések szükségességét.
5. Segítség a produkciós értekezletek és értekezletek szervezésében. Tájékoztassa a résztvevőket az esemény dátumáról, helyéről és időpontjáról. Gyűjtse össze a szükséges anyagokat, biztosítsa a jelenlévők jelenlétét, és vegyen jegyzőkönyvet az ülésről.
6. Irodai munkát végez a vállalatnál. Ehhez a titkárnak át kell vennie, rendszereznie kell a beérkező leveleket és át kell adnia a vezetőségnek megfontolásra. Ezután a kiszabott vízum alapján aláírás ellenében adja át a dokumentumokat az előadóknak. A titkár feladatai közé tartozik a végrehajtás előrehaladásának, időzítésének és eredményének ellenőrzése is.
7. Dokumentumok nyomtatása és sokszorosítása.
8. Szervezd meg a látogatók fogadását a cégvezetőnél, és lehetőség szerint teremtsd meg a feltételeket a kérdések gyors megoldásához.

Ahhoz, hogy ezeket a látszólag egyszerű titkári feladatokat el tudja látni, az alkalmazottnak tudnia kell:

• a vállalkozás vezetőségének és strukturális részlegeinek teljes összetétele;
• alapszabály, a vállalkozás személyzete és felépítése, profilja, fejlődési kilátásai és specializációja;
• normatív dokumentumok a megfelelő nyilvántartáshoz;
• irodai berendezések használatának és kommunikációs szabályai;
• VTR, OT, tűzbiztonsági és ipari higiéniai szabályok;
• munkaszervezési szabályok a munkahelyenhely;
• normatív és jogi aktusok, utasítások, határozatok, az elvégzett munka tervezésére, elszámolására és minőségirányítására vonatkozó utasítások.

Irodai sajátosságok

Ha egy konkrétabb, szűkebb szakterületről beszélünk, akkor a helyzet némileg más. Vegyük például a titkárnői feladatokat. Már a pozíció címe is egyértelműen meghatározza az elvégzendő munka szempontját. Általában minden vállalkozásnak van már munkaköri leírása, melyben megjelölik az iratkezelési szakember tevékenységi területeit. Ha nincs ilyen utasítás, akkor jobb, ha létrehozza. Ehhez használja a minősítési útmutatót, amely hozzávetőleges mintákat tartalmaz. Ezt követően a sajátosságok és a belső adottságok figyelembevételével kell véglegesíteni a standard verziót egy adott szervezet vonatkozásában. Általánosságban elmondható, hogy a titkárnői munkakörben 3 fő irányvonalat kell egyértelműen követni:

1. Levelezéssel dolgozzon. Fogadás, korszerű feldolgozás és időben történő küldés.
2. Helyes belső dokumentáció.
3. Regisztráció, szigorú elszámolás és a dokumentumok levéltárba adása tárolás céljából.

A referens munkájának jellemzői

Néhány vállalkozásnál bevezetik az államba egy ilyen beosztást, amely sokféle feladatkört foglal magában: a „referenciapulttól” az „igazgató-asszisztensig”. Ilyen szakemberszéleskörű ismeretekkel kell rendelkeznie, és jól kell ismernie a helyzetet. A referens titkár feladatai a hatáskörbővülés miatt kismértékben bővülnek. Általában ez a szokásos titkári munka, de a „referens” szó kiegészíti a standard listát. Különösen a titkárhelyettes önállóan fogadhat látogatókat bizonyos kérdésekben. Bizonyos információk birtokában önállóan képes döntéseket hozni. Ezen túlmenően a referens teljesíti a vezető felelős utasításait a szervezet (vállalkozás) gazdasági tevékenységére vonatkozóan. Néha az asszisztens titkárt bízzák meg a személyi nyilvántartások kezelésével. Ez csak akkor történik meg, ha a teljes munkamennyiség lehetővé teszi további feladatok elvégzését.