A projekt érdekelt felei. Szerzők és projektvezetők

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A mai piacon való sikeres versenyeztetés és a törekvéseik sikeres lebonyolítása érdekében sok vállalat használja a projektmódszert. Lehetővé teszi, hogy korlátozott időn belül kiváló minőségű kész terméket kapjon. Annak érdekében, hogy ez a folyamat hatékony legyen, ismernie kell a lényegét, sajátosságait és megvalósítási jellemzőit.

A fogalom meghatározása

A "projekt" szó az angolból származik. projekt, lat. projectus "előredobott, kiálló", és több jelentése van attól függően, hogy milyen területen alkalmazzák. A menedzsmentben ez egy időben korlátozott vállalkozás, amelynek célja egy új, egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény létrehozása. E tevékenységcsoport megvalósítása a projekt fő érintettjei (vevők, befektetők, beszállítók) számára biztosít előnyöket. Ezt a munkaformát széles körben alkalmazzák az építőipari, mérnöki, vállalati szoftver- vagy marketingcégek, bizonyos csoportok, sikeres cégek is ezt a módszert alkalmazzák tevékenységük során.személyiség.

Jellemzők

Ez egy projekt, nem pedig elvégzendő feladatok összessége, ha az elvégzendő tevékenységnek számos jellemzője van, nevezetesen:

• időben korlátozott (egy tervezett eseménynek van kezdési dátuma és a végeredmény kézhezvételének dátuma, vagy ennek eredményeként egy bizonyos termék vagy szolgáltatás várható);
• az egyediség a megvalósítás egyik fő megkülönböztető vonása, miközben csak a szervező vagy a projekt résztvevői számára lehet újdonság, nem minden dolgozó számára;
• a folyamat végrehajtásához szükséges pénzeszközök és egyéb erőforrások (idő, pénz, munkaerő, technikai támogatás) korlátja.

Egy hétköznapi ember életében egy projekt lehet egy másik városba költözés, új ház vásárlása, álláskeresés, vállalkozás indítása stb., az üzleti életben pedig egy új termék létrehozása, a város bővítése. piac, új reklámkampány indítása, új gyártókapacitások létrehozása. Ez a módszer az, amely lehetővé teszi, hogy új lépéseket tegyen szervezetek vagy magánszemélyek tevékenységében, így a projekt érintettjei ezt alkalmazzák bármilyen innováció kidolgozásakor.

A folyamat legfontosabb résztvevői

Ebbe a kategóriába tartoznak azok az emberek (szervezetek), akik közvetlenül részesülnek a tervezett vállalkozás megvalósításából. Ezek a következők:

• Kezdeményezők – olyan emberek, akik a projekt szükségessége mellett érvelnek. Bármilyen szintű alkalmazottak lehetnek a vállalaton belül és kívül.
• A szponzorok főként magasabb rangú alkalmazottakannak a cégnek a linkje, amely az ügyfél oldaláról felügyeli annak menetét. Felügyelik e tevékenységsor megvalósítását, biztosítják a projektfinanszírozás forrásait, anyagi és egyéb támogatási formákat, valamint a szervezet számára tervezett juttatások megszerzését. A szponzorok kijelölnek egy menedzsert, aki vezeti a folyamatot, biztosítja számára az összes szükséges pénzeszközt, és beszámol a felső vezetésnek (vezérigazgató, igazgatótanács stb.) a tevékenységek előrehaladásáról.
• A projektmenedzser az adott vállalkozás megvalósításáért felelős vezető. Feladatai: a végeredmény időbeni elérésének ellenőrzése, a rendelkezésre bocsátott erőforrások korlátjának és a végtermék vagy szolgáltatás magas minőségének megtakarítása. Napi szinten foglalkozik a projekttel, irányítja a csapat akcióit, ellenőrzi a támasztott követelmények teljesítését, figyelembe veszi és egyezteti minden érdeklődő kívánságát, szükség esetén segítséget kap az ügyintézőtől, ill. a feladatok megoldására ideiglenesen létrehozott szakembergárda.

Ezek a projekt résztvevői idővel a végtermék (eredmény) tulajdonosaivá válnak, ezért ők diktálják a projekttel kapcsolatos igényeiket, saját vagy külső források befektetésével finanszírozzák, valamint szerződéseket kötnek a tervezett kivitelezőkkel. tevékenységek.

A terv megvalósítói

A tervcsapat tagjai olyan egyének vagy entitások, akik részt vesznek a vállalkozásban, vagy azok a felek, akikakiknek az érdekeit érintheti a cél elérése.

Az ilyen típusú tevékenységekben való részvétel mértéke szerint a hasonló gondolkodású emberek három fő csoportját különböztetjük meg:

• A fő csapat az alkalmazottak (szervezetek), akik közvetlenül részt vesznek a terv megvalósításában.
• Bővített csapat – olyan szakemberek, akik közvetve szakmai segítséget nyújtanak.
• A projekt érintettjei (belső és külső) – olyan szervezetek vagy alkalmazottak, amelyek befolyásolják az első és a második csoport képviselőit, miközben nem vesznek részt közvetlen interakcióban a közvetlen résztvevőkkel. Saját maguk módosítják a folyamat menetét, vagy közvetlenül érzik a terv végrehajtásának hatását tevékenységeikre.

Lehetséges résztvevők a vállalkozásban

Néha külső egyéneket vagy szervezeteket vonnak be az eseménysorozat sikeréhez. Nevezetesen:

• A befektetők olyan emberek, akik egy projektbe fektetnek be, például kölcsön formájában. Néha a befektető az ügyfél, egyébként bankok, alapok és más nagyvállalatok.
• Vállalkozók - felek, akik kötelezettséget vállalnak a megállapodás (szerződés) szerinti munkavégzésre. Ez lehet a feladatok egy része, vagy az egész projekt. A vele szerződéses jogviszonyba lépő és a megállapodás szerinti szolgáltatások egy részét teljesítő fővállalkozó és alvállalkozó kiosztása.
• Beszállítók - a projekt érintettjei, biztosítják a megrendelőt a szükséges anyagokkal, műszaki felszerelésekkel stb.
• Kormányzati szervek - a település közigazgatási apparátusa,amely figyelemmel kíséri a társadalmi, környezetvédelmi, közösségi és kormányzati követelmények teljesítését.
• Fogyasztók – olyan emberek, akik készterméket vásárolnak, vagy olyan végeredményt használnak fel, amely meghatározza a termék vagy szolgáltatás iránti vágyat, és keresletet biztosít rájuk.

E felek részvételének lehetősége a projektben a projekt típusától, típusától, léptékétől és összetettségi fokától függ. A menedzser munkájának szükségszerűen ki kell terjednie az összes érdekelt félre, és biztosítania kell követelményeik összehangolását.

Ki felügyeli a folyamatot?

A projektek szerzői főszabály szerint szakemberek (építészek, tervezők, építtetők), a menedzser pedig biztosítja a tervezett vállalkozás megvalósítását. Ez egy vezetői szintű alkalmazott, az osztályvezető. Feladatai közé tartozik a terv időben történő végrehajtásának, a rendelkezésre álló erőforrások felhasználásának és a végtermék minőségének ellenőrzése.

A prioritás az első szempont, mivel ez lehetővé teszi a költségtúllépések és a munkavégzés során felmerülő problémák elkerülését. Ezért egy projekt menedzselésekor mindig a vállalati ütemezésen van a hangsúly.

Projektmenedzseri funkciók

A vállalatirányítás hatékonysága közvetlenül függ a hatalom helyes elosztásától az egyszerű szereplők, a kulcsfontosságú csapattagok és a vezető között. Ez utóbbi hatáskörét és funkcionális felelősségét vagy az ügyfél, vagy a projekt alapszabálya határozza meg (ha azt a vállalaton belül végzik).

KA menedzser fő feladatai a következők:

• Szervezd meg a koncepció struktúráját és alakítsd ki a vállalatirányítási csapatot.
• Keresse meg a megvalósításhoz szükséges forrásokat és forrásokat.
• A projektben érdekelt felek hatásának elemzése a folyamat előrehaladására.
• A feladatok elvégzéséhez szükséges munkatársak képzése, motivációja.
• Minden résztvevő feladat- és felelősségi körének kialakítása, a projektmenedzsment csoport felelősségi szintjének meghatározása.
• Üzleti terv és ütemterv kidolgozása, a költségvetés és a költségvetés kiszámítása, a lehetséges kockázatok elemzése és azok kiküszöbölésének módjainak megtalálása.
• Minden típusú munka terv szerinti végrehajtásának nyomon követése.
• Feladatok végrehajtására vonatkozó szerződések aláírása, végrehajtásuk nyomon követése és időben történő lezárása.
• Kommunikáció kialakítása a vezetőség és a projekt többi résztvevője között.
• Beszámoló anyagok átvétele és elemzésük.
• Kommunikáció az ügyféllel annak érdekében, hogy az őt érdeklő összes információt megkapja, valamint hogy tájékozódjon a végeredménnyel kapcsolatos kívánságokról vagy követelményekről.
• A projekt valamennyi résztvevőjének munkájának nyomon követése és annak időbeni lezárása.

A vezető funkcionális feladatainak köre meglehetősen széles, és csak sajátos ismeretekkel és tevékenységének körültekintő megszervezésével tudja biztosítani a vállalkozás sikerét.

Előadóművészek Társasága

A projekt megvalósításához a menedzser létrehoz 2alkalmazottak csoportjai: projektcsapat és vezetői kapcsolat. A végeredmény nagymértékben függ e két szervezeti struktúra által végzett munka minőségétől.

Projektcsapat – ezek olyan szakemberek és/vagy szervezetek, amelyek a vállalaton belül végeznek munkát, és felelősek a menedzsment felé azok megvalósításáért és minőségéért. Ez a csoport a tervezett tevékenységek idejére jön létre. Tartalmazhat belső és vonzott munkaerőt (csoportokat) egyaránt.

A vezetői csoportba az első csoportba tartozó alkalmazottak tartoznak, akik közvetlenül kapcsolódnak a folyamat felügyeletéhez és a vezetői döntések meghozatalához. A vállalkozás sikere, a problémák megoldása során felmerülő kockázatok és problémák száma attól függ, hogy a menedzser hogyan választja ki helyesen a szereplőket ebbe a csoportba

A vezetői szintű munkatársak, mint senki más, felelősséggel tartoznak a munkakörük megvalósításáért, melynek mértéke eltérő lehet: a dokumentum készítésétől a kész alprojektig. Előfordul, hogy a vállalat vezetője összegyűjti a kulcsfontosságú személyzet egy csoportját (alcsapatot), amelyet a szükséges munka- vagy alprojektek csomagjainak megfelelően alakítanak ki.

A kitűzött terv határidőre történő megvalósítása érdekében szükséges, hogy minden dolgozó ismerje funkcionális feladatai körét, az elvégzett munkával szemben támasztott követelményeket, a személyes felelősség mértékét, a munkavégzés időzítését és formáit. beszámolnak tevékenységükről.

A projektben érdekelt felek azonosítása

Bármilyen intézkedéscsomag a végső eredmény elérését célozza. A végtermék a vásárló elképzelése. Egy rendezvény indításakor nehéz megmondani, hogy az eredmény megfelel-e az elvárásoknak. Ahhoz, hogy a tervezés sikeres legyen, meg kell határozni a bizonytalanság forrásait. A kudarc okai gyakran a projekttel szemben támasztott elmulasztott elvárások, amelyeknek változást kell végrehajtaniuk a munka során. Az ilyen változások kezdeményezői gyakran a projektben érintettek. Ilyenek például a szponzorok, beszállítók, hatóságok stb. Jogukban áll előterjeszteni az eredményekre vonatkozó kívánságaikat, amelyek eltérhetnek egymástól.

Ha a fenti személyek vagy szervezetek befolyásolni tudják a projekt lefolyását, és a vezető ezt nem tudta vagy nem vette figyelembe, akkor beavatkozásuk megváltoztatja az egész tervezett vállalkozás menetét, és kiigazításokat tenni az út során. A vezető munkájában nem lehetnek hiányosságok.

Többféleképpen lehet azonosítani azokat az ügynököket vagy cégeket, amelyek számára a szándék megvalósításának jelentősége lehet:

• Osztályozás, azaz minden olyan vállalkozás, csoport, személy kiemelése, amelyik bármilyen kapcsolatban áll a projekttel. Ez magában foglalja: szponzorokat, ügyfeleket, beszállítókat, termékfelhasználókat, menedzsereket, versenytársakat, vezetőket, üzleti partnereket, médiát, hatóságokat stb. Itt összeállítjuk az összes lehetséges érdekelt fél teljes listáját, és azt, hogy meghatároznak-e számukra juttatást.
• Jelölés, melynek lényege, hogy a vezető határozza meg a fő érdekelt felet, például a szponzort, a cégvezetőt, amely összeállít egy listát az összes résztvevőről, aminek erejébenbefolyásolja a vállalkozás menetét.
• Tanulmányi dokumentáció.

A vállalkozás sikere és a felmerülő problémák száma a projektben érintettek meghatározásának teljességétől függ.

A terv végrehajtásának ellenőrzése

A terv teljesítését team értekezletek tartásával ellenőrzik, melynek tagjai tájékoztatást adnak az elvégzett munka mennyiségéről, és egyben jelzik, hogy mennyi időre van még szükség a feladatok határidőre történő elvégzéséhez. Ezeket az adatokat a naptári ütemterv alapján ellenőrzik. Ha késés várható, akkor a probléma megoldásának különféle lehetőségeit mérlegelik, és ezek közül az egyiket végrehajtják. Ugyanígy a probléma megoldása a biztosított források és források mennyiségétől, valamint a végső minőségi szinttől való eltéréssel.

A projekt megvalósítása jó módja azoknak a szervezeteknek, amelyek tevékenysége a vállalat fejlesztésére irányul. A tervezési folyamat összetevőinek ismerete lehetővé teszi, hogy rövid időn belül jó eredményeket érjen el minimális költséggel, és a projektben érdekelt felekkel folytatott összehangolt interakció új távlatokat nyit meg az üzleti életben.