A projekt költségvetése. A költségvetés típusai és célja. Projekt szakasz

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-01-17 18:54

A projekt-költségvetés alatt azon munkák költségének meghatározását kell érteni, amelyeket egy bizonyos rendszeren belül hajtanak végre. Ezen túlmenően az ezen az alapon történő költségvetés kialakításának folyamatáról van szó, amely tartalmazza a költségek megállapított megoszlását költségtételenként, munkatípusonként, megvalósításuk időpontja szerint vagy egyéb tételek szerint.

A költségvetési szerkezet kialakítása

Hogyan készül a projekt előzetes költségvetése? Ennek szerkezete az adott program költségeit elszámoló számlatükörből derül ki. Ennek meghatározásához általában elegendő egy hagyományos számviteli becslés.

A költségvetés tervezése költségtervnek vagy költségkönyvjelzőnek minősül. Ez azt jelenti, hogy az előzetes tervezés után meg kell értenie, hogy pontosan mennyi, mikor és mire fizetik ki az alapokat. Ezért ebben az esetben bármilyen veszteségbemutatási módszer alkalmazható. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy meg kell felelniük az érdekelt felek gyakorlati követelményeinek,érdeklődnek irántuk, valamint a megállapított szabványok. Ezenkívül meg kell válaszolniuk azokat a kérdéseket, amelyek a projektbefektetőket érdeklik.

Költségvetési űrlapok

Mind a tervezett, mind a tényleges költségvetésnek van bizonyos megjelenítési formája. Tehát ezek közül fontos megjegyezni a következőket:

• menetrendek, amelyek amolyan költségtervek;
• veszteségeloszlási mátrixok;
• költési oszlopdiagramok;
• hasonló kumulatív veszteséggrafikonok;
• időbeli halmozott költségek vonaldiagramja;
• kör alakú veszteségstruktúra megjelenítése.

Érdemes megjegyezni, hogy a projekt fejlesztésének különböző szakaszaiban a projekt és a munkadokumentáció eltérő kialakítása releváns. A helyzet az, hogy különböző típusú költségvetések kialakításáról beszélünk. Mind a szükséges pontosságban, mind a célban különböznek egymástól. Érdemes megjegyezni, hogy a költségvetési tartalék a projekt előrehaladtával sokkal kisebb lesz.

A költségvetés változatai és célja

A hiba csökkentése az alábbi táblázat adataival érvelhető. Tehát fontolja meg a költségvetés célját és fő típusait.

Projekt szakaszai	Finanszírozás	Úticél	Hiba, %
Design koncepció. A fő gondolat kiterjesztett formában	Költségvetési elvárások. Pontos dátum	Előzetes tervezés a készpénzigényekhez és a kifizetésekhez	25-40
Befektetések indoklása (megvalósíthatósági tanulmány)	Előzetes költségvetés	Költségtételek indoklása, a finanszírozás bevonásának és későbbi felhasználásának tervezése	15-20
Pályázatok, tárgyalások és megállapodások. Minden szakaszhoz külön	Frissített költségvetés	Elszámolások ütemezése beszállítókkal és vállalkozókkal	8-10%
Munkadokumentumok kidolgozása. Minden szakasznak megvan a saját számítása	Végső költségvetés	Az erőforrások felhasználásának irányelvi korlátozása	5-8%
A projekt megvalósítása és befejezése	Tényleges költségvetés	Költségkezelés (más szóval könyvelés és utólagos ellenőrzés). Projekt költségvetés és költségbecslés

A projekt költségvetése és költségbecslése

Érdekes megjegyezni, hogy a projekt költségvetése hasonló a vállalat egy üzleti elemének működési költségeinek becsléséhez. A fő különbség itt az, hogy hagyományosan teljes egészében, azaz az elejétől a végéig lefedi. Az üzletág költségvetését viszont évente vagy negyedévente alakítják ki. A leghatékonyabb ellenőrzés érdekében két részre kell osztani: közvetlen költségekre és közvetett költségekre.veszteség.

Az első típusú költségvetés kulcsfontosságú irányítási és ellenőrzési eszköz a projektmenedzserek, valamint a benne részt vevő funkcionális egységek igazgatói számára. Ez magában foglalja mindenki költségeit (utazási költségek, bérek stb.), aki részt vesz a programcsapatban. Ebben az esetben mindegyik tantárgy külön-külön feladatot lát el.

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a költségtételek indokolásakor a következő szempontokat veszik figyelembe:

• a megvásárolt anyagok költsége;
• gyártásra költött összeg;
• a technológia szokásos használatától való eltérések költsége;
• a termék üzembe helyezésére fordított összeg;
• ellátási költség;
• egyéb kiadások.

A közvetlen típusú költségeket viszont a következőképpen kell bemutatni:

• bontott formában - pontosan a projektstruktúrának megfelelően a végrehajtható feladatok szintjéig;
• tartalmazza a heti kiadásokat a személyzet fizetésére, a (szerződés alapján gyártott vagy vásárolt) anyagokra és egyebekre a köztes értékű projekt minden egyes összetevőjéhez és feladatához;
• tartalmazza az anyag- és munkadíjhoz közvetlenül kapcsolódó rezsiköltségeket;
• összesítve a részt vevő entitások által végzett különböző feladatok szerint;
• gondoskodjon kezelési tartalékokról (más szóval minden esetre hagyjon egy bizonyos költség- és időtartalékot).

A költségvetési folyamat fontossága

Költségvetésprojekt jelentős nyomást helyez mind a vezetőkre, mind a részlegekre. A helyzet az, hogy egy ilyen alternatívát vet fel: ha a költségvetésen belül maradunk, akkor hatékonyan cselekszünk, de ha túllépjük, akkor rosszul végzik el a munkát.

Ez a követelmény azonban gyakran nem vonatkozik a projekt tényleges költségvetésére. A helyzet az, hogy a költségvetések kialakítása és végrehajtása számos tényező – szubjektív és objektív – bizonyos nyomás hatására történik.

Például, egy felvett projektmenedzser gyakran kénytelen elfogadni a részvétele nélkül kidolgozott és elfogadott költségvetéseket, még akkor is, ha az irreálisnak tűnik számára. Ellenkező esetben a munkavállalótól megtagadhatják a szerződést. Ha azonban a megadott határidőket nyilvánvalóan nem betartó költségvetéssel, valamint a rendelkezésre álló forrásokkal egyetért, akkor amint bizonyos eredmények elérése a tervezettnél nagyobb ráfordítást igényel, a munkavállaló kénytelen megmagyarázni ezt a problémát, annak ellenére, hogy az a tény, hogy kezdetben a költségvetést rendkívül alacsony szinten határozták meg.

Érdemes emlékezni arra, hogy a projekt költségvetése racionális lehet. Ebben az esetben a költségvetés célja elsősorban az, hogy megállapítsa a projekt valódi költségét a cég számára. Ezért ha a projektmenedzser olyan költségvetést fogad el, amely jelentősen meghaladja a költségindoklás szakaszában elfogadható 15-20%-os hibahatárt (információ a fenti táblázatból), akkor nagyon valószínű, hogy a helyzet nem korlátozódik a projekt szerkezetének magyarázatára. okok a felső vezetésnekezt a többletet. Ebben az esetben a projektmenedzser valószínűleg elveszíti az állását.

Hogyan lehet ezt elkerülni?

Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében M. Thomsett amerikai tudós azt javasolja a menedzsereknek, hogy alakítsák ki saját projektköltségvetésüket. Ennek a viselkedésnek azonban számos okára rámutat:

• Ön a felelős a projekt jövőbeli költségeiről és a költségvetés elköltésének lehetőségéről szóló jelentésért. Ez nem lehetséges, ha előre meghatározott költségvetéssel dolgozik.
• Projektmenedzserként mindenki másnál jobban kell tudnia, hogy egy adott projekt pontosan mennyibe kerül. Az Ön által meghatározott költségvetés monetáris célnak minősül. A következő paraméterek szerint kell kielégítenie: lehetőséget adjon a projekt sikerének mérésére, és legyen mód a vezető (vagyis Ön) kompetenciájának mérésére.
• Engedélyeznie kell bizonyos engedményeket a költségvetési sorokon. Ez kritikus fontosságú, ha a konkrét költségek jövőbeli indoklása kerül szóba. Hozzá kell tenni, hogy a feltételezéseket összevetik a jelenlegi időszak lehetőségeivel, miközben az esetleges bonyodalmakat nem veszik figyelembe. Csak akkor fog a költségvetési folyamat a tervek szerint működni, ha képes ezen a szinten összehasonlítani.

Pénzügyi terv készítése, nyomon követése és végrehajtása

Tudnia kell, hogy a projekt költségvetését az üzletben részt vevő egységek pénzügyi tervétől elkülönítve alakítják ki, ellenőrzik és hajtják végre,a vállalat egésze.

Ennek okai vannak:

• A projektek nem szoktak ismételni önmagukat. Az osztályok és alosztályok költségvetését évente alakítják ki. Gyakran félévente vagy gyakrabban felülvizsgálják őket. A projektek a végrehajtásuk után azonnal megszűnnek. Az tény, hogy a program végrehajtásának ideje nincs költségvetési évhez kötve. A költségvetés felülvizsgálata nem kívánatos. Kivételt képeznek azok az esetek, amikor durva hibákat találnak a kezdeti verzióban, vagy amikor a környezet drámai módon megváltozik (ebben az esetben valósul meg egy adott projekt).
• A vezető kezében – a költségvetés végrehajtásának közvetlen ellenőrzése. Érdemes megjegyezni, hogy az osztályok, részlegek pénzügyi tervei főszabály szerint több szolgálat között kialakuló kapcsolattól függenek: a végrehajtási osztály költséghatárt ad egyik vagy másik osztálynak, egy másik osztály információi alapján; a személyzettel és a rendszerrel kapcsolatos döntéseket azonban a felső vezetés hozza meg. A projekt ezzel szemben a költségvetést két irányban használja fel: a rendelkezésre álló források felhasználása (eredmények és személyi állomány), amelyek már a tanszék rendelkezésére állnak és költségvetésük, illetve a külső típusú források korlátozott felhasználása. amelyek ideiglenesen vonzódnak. Egy további alkalmazott felvétele egyébként is fix költségekkel jár; egy további személyzeti egység egy projekthez, általában már a szolgálatban lévő erőket alkalmazva.
• A költségvetés végrehajtásának sikere közvetlenül összefügg a projekt akciótervének kifogástalan betartásával, valamint a forrásfelhasználás ütemtervével. Ez is abból állattól függően, hogy a vezető mennyire tervezte meg az egyes fázisok megvalósítását, valamint attól, hogy a projektcsapatban résztvevő munkatársak betartják-e a kialakított ütemtervet. Ha egy adott szakasz vagy munka egészének megvalósítása az eredetileg meghatározottnál például humán- vagy időigény miatt késik, az valamilyen módon kedvezőtlenül érinti a költségvetést, azaz a projektmunka elvégzésének költségnövekedése.

Hasonló szabályokat kell alkalmazni, legalábbis ideális esetben a vállalat összes részlegének vezetőinek, akik saját költségvetéssel rendelkeznek. Érdemes tudni, hogy mindegyikük felelős azért, hogy ne lépje túl a költségvetési szintet, és ennek megfelelően a túlköltekezést. A gyakorlatban azonban csak a cégek kisebb része követi szigorúan ezt a szabályt. Másrészt csak néhány cég engedélyezi az osztályvezetőknek, hogy beállítsák azt a költségvetési szintet, amelyre valóban szükség van az osztályon végrehajtott projekthez.

Pályázatok, tárgyalások és megállapodások

Ezután célszerű figyelembe venni a projekt csúcspontját: pályázatok szervezése, speciális helyszínek, valamint együttműködési és partnerségi megállapodások megkötése.

A pályázat alatt a versenyeztetést kell érteni, amely során megvalósul a piacképes termékek és szolgáltatások szállítóinak kiválasztása. Az önkormányzati és állami megrendelők tevékenységüket a 44-FZ „A terület szerződési rendszeréről szóló törvény” keretein belül végzikáruk, munkák, szolgáltatások beszerzései az állam biztosítására. és az önkormányzati igények.”

Az állami vállalatok, szabályozott tevékenységeket végrehajtó szervezetek, természetes monopóliumok a 223-FZ „Az áruk, építési beruházások és szolgáltatások bizonyos típusú jogi személyek által történő beszerzéséről” szóló törvény szerint működnek. személyek” (például építési pályázatok).

Különleges helyszínek

A kereskedelmi struktúrák az Orosz Föderáció területén a hatályos polgári jogszabályok szerint működnek. Terveikről információkat tesznek közzé a pályázati oldalakon. Azok a magánszemélyek és jogi személyek is részt vehetnek a beszerzésben, akik teljes mértékben megfelelnek a megrendelő és az orosz jogszabályok követelményeinek.

Különböző pályázatok léteznek: nyílt (azaz minden résztvevő számára), például nyílt pályázat, árajánlatkérés, elektronikus árverés, ajánlatkérés; zárt (vagyis korlátozott számú személy számára), például korlátozott aukciók és versenyek. A vásárlás elektronikus és papír formában is történhet.

Ne feledje, hogy egy ilyen esemény komoly előkészületeket igényel, különösen jogi, pénzügyi és technikai szempontból. Erre a szerződés alkalmazásának és végrehajtásának biztosítása érdekében van szükség. Ezért a vezetőknek kezdetben csapatmunkára kell beállítaniuk személyzetüket, mert a végeredmény az alkalmazottak által végzett műveletek koherenciájától függ.

A pályázat megvalósításának fő szakaszai

Az ilyen rendezvényeken való részvétel sematikusan a következőképpen ábrázolható: Piacelemzés → Kiválasztás és további átvételelektronikus aláírás → Regisztráció → Pályázati oldal keresése → Pénzügyi biztosíték elkészítése → Speciális számla nyitása (a beszerzésben résztvevők számára a 44-FZ szerint szükséges) → A beszerzésben való részvételi kérelem elkészítése és utólagos benyújtása → Közvetlen részvétel a pályázatban. Az utolsó lépés természetesen az eredmény megszerzése.

Nézzük meg a bemutatott lista fő szakaszát: részvételt például egy építési pályázaton. Ez egy elektronikus árverés lesz a 44-FZ értelmében. Az ügyfél egy előre meghatározott időpontban elkezdi mérlegelni a résztvevők jelentkezését. Amikor pályázata alkalmasnak minősül az aukción való részvételre, ki kell számítania azt a minimális árszintet, amelyen Ön kész építési terméket szállítani vagy kapcsolódó szolgáltatásokat nyújtani, illetve a jelen pályázat keretében munkát megszervezni.

Az elektronikus aukció valós időben zajlik. Így az utolsó árajánlat benyújtását követő tíz percen belül a résztvevőnek joga van saját online ajánlatot tenni az „aukciós lépésben”: az NMCC 0,5-5%-áig. Más szóval, egy egyszerre megtehető lépés nem haladhatja meg a társasági (együttműködési) megállapodás hirdetményben feltüntetett eredeti maximális árának 5%-át.

Az aukció eredménye alapján jegyzőkönyv készül. Miután az aukciót befejezettnek tekintik, megkezdődik a jelentkezések további részeinek mérlegelési szakasza.

Következtetés

Tehát megvizsgáltuk a költségvetés tervezés kategóriáját:a költségvetés célja és típusai, a projekt szakaszai. Ezenkívül részletesebben elemeztük a fő szakaszt. Érdemes megjegyezni, hogy még egy kezdő is megnyerheti a pályázatot. Hogyan ültessük át a gyakorlatba?

Az elektronikus kereskedés magában foglalja az ügyfelek, azaz a pénz jelenlétét. A pályázat azonban kizárja az informális kapcsolatokat. Nincs mód a megegyezésre. A szerződésben rögzített feltételek be nem tartása a megállapodás elvesztését, pénzeszközök elvesztését, valamint a kizárás miatt a más aukciókon való részvétel lehetőségének elvesztését vonhatja maga után. A kezdők gyakran megszegik ezeket a szabályokat banális figyelmetlenség miatt.

Először is érdemes olyan pályázatokat szerezni, amelyek nem tartalmaznak szigorú szabályokat. Például egy kereskedelmi terv aukcióján. Csak ezt követően tanácsos áttérni a komoly ajánlatokra, amelyeket a beszerzési jogszabályok szabályoznak a 44-FZ és a 223-FZ szerint. A győzelem fő feltétele nem más, mint az éberség. Először is a munka minőségére kell gondolni, nem pedig a megállapodás összegére.

Képzeld el, hogy még mindig nyertél. Egy szerződés van a kezedben. Képes lesz-e a cég további kapacitásokat és erőket találni a feladat ellátásához? És ha nem, mennyi pénzbe kerül a munkások felvétele vagy felszerelés bérlése? Nyereséges marad az ügylet?

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az ajánlattevők hibái között a legfontosabbak a határidők megsértése, a dokumentáció figyelmetlen áttanulmányozása, a több pályázaton való egyidejű részvételi kísérlet, a műszaki terv meghibásodása,veszteséges kereskedés. Mindez káros következményekhez vezethet. Éppen ezért minden felsorolt hiányosságot előre meg kell akadályozni.