Elektronikus dokumentumkezelés szervezetek között: hogyan működik?

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Az elektronikus dokumentumkezelés (EDM) a virtuális aláírással ellátott elektronikus dokumentumok felhasználásán alapuló gyors információcsere. A világ fejlett országaiban régóta elismert, mint az operatív üzletmenet hatékony eszköze.

Essence

A szervezetek közötti elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumok létrehozására, feldolgozására, küldésére, átvitelére, fogadására, tárolására, felhasználására és megsemmisítésére szolgáló folyamatok összessége. Mindezek a folyamatok az integritás ellenőrzése és a dokumentumok kézhezvételének megerősítése után kerülnek végrehajtásra.

A jogi személyek közötti iratforgalom lebonyolításának szabályait a felek megállapodása alapján hajtják végre. Az információcsere távközlési eszközökkel történik, a dokumentumokat elektronikus adathordozón tárolják. A számviteli adatok tárolásának időtartama nem haladhatja meg a törvényben meghatározott időtartamot.

Szervezetekegymás között formális és informális dokumentumokat cserélhetnek a résztvevők aláírásával. Vállalkozási tevékenység területén ezek lehetnek: számlák, megállapodások, számlák, szerződések, megállapodások, megrendelések, értesítések, meghatalmazások stb. Az információ szöveges, táblázatos és grafikus fájlok formájában továbbítható.

Az EDI megvalósítás célja

Az EDI bevezetésének előfeltételei lehetnek:

• rutinmunka csökkentése;
• dokumentumveszteség csökkentése;
• „átlátszó” munka a dokumentumokkal;
• a teljesítményfegyelem javítása - dokumentumok időben történő rendelkezésre bocsátása stb.

A mennyiségi célok között szerepel a következő:

• Csökkentse a dokumentumfeldolgozási időt 10-szer.
• Csökkentse felére az irodai költségeket.

Elektronikus dokumentumkezelés szervezetek között: hogyan működik

A hazai jogszabályoknak megfelelően a szervezetek közötti elektronikus dokumentumkezelés a két fél megállapodása alapján történik. Az adatcseréhez minden résztvevőnek egy kezelő berendezéséhez kell csatlakoznia. Ezután a felhasználónak kérelmet kell küldenie, hogy felkerüljön a partnerek listájára. A kérés megerősítése után a rendszer résztvevői adatokat cserélhetnek.

Az EDI modulnak a következő funkciókat kell végrehajtania:

• Hívja meg a szerződő feleket adatcserére.
• Címjegyzék létrehozása.
• Integráció a számviteli szoftverrel,például 1С.
• A dokumentáció aláírása és titkosítása.
• A levelezés strukturálása.
• E-mailek állapotának nyomon követése.

A szervezetek közötti elektronikus dokumentumkezelés tanúsítványok segítségével történik. A szerverhez való csatlakozás és a hitelesítés személyi digitális tanúsítványon keresztül történik. A rendszer minden felhasználója számára EDS-t állítanak ki, amely egy elektronikus Token hordozón tárolódik és PIN kóddal védett. A felhasználónak meg kell adnia bejelentkezési nevét, jelszavát a személyes fiókjába. Csak ezután férhet hozzá a dokumentumaihoz.

A rendszerhez csatlakozó szervezet bármely alkalmazottja kezdeményezheti a cserefolyamatot. Mielőtt elküldené a dokumentumot az ügyfélnek, azt digitális aláírással kell aláírni. Ezt a műveletet a Cryptopro programmal hajtják végre. A dokumentum EDI-n keresztül kerül elküldésre. A szerződő fél alkalmazottja értesítést kap az új dokumentum kézhezvételéről. Ha elfogadja, akkor EDS-t is tesz. Ha módosítania kell a dokumentumot, akkor új elektronikus változat jön létre. A szerkesztés befejeztével minden változtatást el kell mentenie az EDS segítségével. Ezután a változást tartalmazó dokumentumot elküldik a partnernek. Szükség esetén az információk elektronikus koordinációja is megtörténik.

Ha ismét változtatásokat kell végrehajtania, akkor az egész eljárás megismétlődik. Ha nincs panasz az új verzióra, akkor a dokumentumot tiszteletben tartják. A végső mintát két digitális aláírással aláírtnak kell tekinteni. A dokumentum összes verziója a szerveren tárolódik, és megtekinthető. Amint a minta érvényes állapotba kerül, módosítsa adokumentum nem fog működni. A megszakadt szerződések állapota „Felmondott”. Így zajlik az elektronikus dokumentumkezelés a szervezetek között.

Felszerelés

Mire van szükség a szervezetek közötti elektronikus dokumentumkezeléshez? Először is ki kell választania egy távközlési szolgáltatót, és telepítenie kell egy speciális szoftvert az információcseréhez. Másodszor, minden olyan szerződő féllel, amellyel a szervezet elektronikus levelezést kíván folytatni, meg kell kötni egy "Egyezményt az elektronikus dokumentumok cseréjéről".

Szükséges egy EDI szerver telepítése is, ahol minden dokumentum tárolva lesz. Ez lehet kliens berendezés és "felhő" tároló is. A rendszeradatokhoz kívülről való hozzáférés egy olyan alkalmazáson keresztül történik, amely a szervezet alkalmazottainak berendezésére van telepítve. A számítógépek és a szerver interakciója a HTTP protokollon keresztül, további SSL 128 titkosítással történik. A dokumentumokhoz való hozzáférés csak az alkalmazás interfészén keresztül és hitelesítés után történik.

EDF projekt

Egy folyamatautomatizálási projekt néhány hónaptól néhány évig is eltarthat. A kifejezés közvetlenül függ az automatizálandó folyamatok számától, a szervezet erőforrásaitól és pénzügyi lehetőségeitől. Az EDI bevezetésének rövid sémája a következő:

• Munkacsoport létrehozása.
• Célok, határidők és projektköltségvetés kialakítása.
• A meglévő folyamatok kutatása.
• Feladatok fejlesztése.
• VálasszEDI rendszerek.
• Megállapodás aláírása az EDS végrehajtásáról.
• Munkaszabályzat jóváhagyása.
• Rendszerkönyvtárak kitöltése.
• Személyzet képzés.
• Előzetes tesztelés.
• Parancs kiadása az EDS bevezetéséről.
• Szoftver és működési eljárások finomítása.
• Kísérleti projekt indítása.
• Teljes léptékű átállás az EDI-re.

Hibák az EDI megvalósításában

A dokumentumok automatizálása során különös figyelmet kell fordítani azokra a folyamatokra, amelyekben a papír jelenlétét jogszabály írja elő. Nem lehet papíralapú dokumentumot elektronikusan sokszorosítani. Ez jelentősen lelassítja a munkafolyamatot, és negatív hozzáállást okoz az automatizálási folyamat egészéhez. Senki nem fizet külön a dupla munkáért.

A megvalósítás folyamatában új eljárást kell kidolgozni a dokumentumokkal való munkavégzéshez, a személyzet képzéséhez, és csak ezt követően kell teljes körűen végrehajtani. Ez csak akkor érhető el, ha az új technológiák használatának előnyeit az alkalmazottakkal közöljük.

Egy másik népszerű hiba az EDMS-re vonatkozó követelmények gyenge tanulmányozása. Ha a felhasználóknak konfigurálatlan rendszerben kell dolgozniuk, akkor az EDI folyamat eltér a szervezetben alkalmazotttól.

Elektronikus dokumentumkezelés szervezetek között: előnyei és hátrányai

Előnyök:

• Az eredeti dokumentumok postai úton történő elküldésének költségeinek csökkentése.
• Tárhely megtakarítása a dokumentáció számára. Mindezt elektronikusan tároljuk.
• Könnyen használható. A dokumentumot egy munkahelyről küldik. A dokumentum gyors keresése állapot szerint történik (elküldve, fogadva, elfogadva stb.).
• Azonnali kézbesítés. Minden elküldött információ néhány másodpercen belül eljut a címzetthez.
• A dokumentum nem veszhet el addig, amíg a rendszerben való megőrzési ideje le nem jár.

Hibák:

• A berendezés használatához licencet kell vásárolnia, ami sok pénzbe kerül.
• Leggyakrabban adatcsere csak ugyanazon rendszer tagjai között lehetséges.
• A szervezetek közötti elektronikus dokumentumkezelés az 1C-ben vagy bármilyen más szoftver használatával eltér a korábban használt sémától. Az új algoritmus bevezetésével minden dolgozónak lesznek kérdései a munkavégzéssel kapcsolatban.
• Technikai felszerelés. Az EDI bevezetése előtt a szervezetnek felszerelést kell vásárolnia, és az alkalmazottakat ki kell képeznie az új rendszer kezelésére.
• EDI EDS segítségével történik, melynek érvényessége 1 év. A tanúsítványokat nyomon kell követni és időben frissíteni kell. Az adóval kapcsolatos problémák elkerülése érdekében ellenőrizni kell a partnerigazolások érvényességi idejét is.

Jogi szabályozás

Milyen szabályozás szabályozza a szervezetek közötti elektronikus dokumentumkezelést? Az Orosz Föderáció jogszabályai magukban foglalják az elektronikus aláírásról szóló 63. számú szövetségi törvényt, a dokumentumok Szövetségi Adószolgálathoz történő benyújtására vonatkozó szabályokat a Pénzügyminisztérium MMV-7-2 / 168 számú rendelete írja elő. EDOszervezetek között a Pénzügyminisztérium 50n. Az elsődleges számviteli dokumentumok elektronikus formában történő cseréjére vonatkozó szabályokat a Szövetségi Adószolgálat ММВ-7-6/36@ számú rendelete írja elő. Minden EDI-kezelőnek tevékenysége során a Szövetségi Adószolgálat ММВ-7-6/253@. utasítását kell követnie.

SBIS

Az SBIS szervezetek közötti elektronikus dokumentumkezelés a következő előnyöket nyújtja az ügyfeleknek:

• Dokumentumokat küldhet bármely, az Orosz Föderáció területén bejegyzett szervezetnek. Ha az ügyfél nem tagja az SBIS rendszernek, akkor a cég alkalmazottja egyszerűen felveszi a kapcsolatot a szervezet képviselőjével, és e-mail címére elküldi a rendszerben való részvételre vonatkozó meghívókat. A kérés visszaigazolása után azonnal megtörténik a résztvevők közötti információcsere közvetítők nélkül.
• Nem kell szoftvert telepítenie a számítógépére. Elég, ha a böngésző legfrissebb verziója van, és elérhető az internet.
• Nincs szükség speciális programra az adatok kezeléséhez. Ha a jelentést eredetileg harmadik féltől származó szoftverrel, például 1C-vel készítették, akkor beállíthatja az adatintegrációt a VLIS rendszerrel.
• A tipikus dokumentumforma nincs telepítve. Szöveget, táblázatot, képeket és egyebeket küldhet.

SKB "Kontur"

Oroszország egyik első szoftverfejlesztője a szervezetek közötti elektronikus dokumentumkezeléshez is szállít berendezéseket. A „Kontur” kifejlesztette a Diadoc rendszert, melynek segítségével az elektronikus dokumentumok cseréje történik. A rendszer jellemzője, hogy az adatokhoz külföldön is hozzá lehet férni. A társaság kifejezetten erre a célra alakította ki a roaming tarifákat. Ha szeretné, az API-n keresztül hozzáférhet az adatokhoz.

Mire van szüksége?

Az EDI csatlakoztatásához a szervezetnek meg kell vásárolnia:

• licenc szoftver;
• szerver;
• végrehajtja a berendezés frissítését;
• vonatszemélyzet;
• állítsa be és integrálja az EDMS-t a belső alkalmazásokkal való együttműködéshez.

Ilyen beruházások szükségesek ahhoz, hogy az elektronikus dokumentumkezelést összekapcsolják a szervezet között? A műszaki támogatási konzultációk, EDMS és szoftverfrissítések költségeibe való beszámítás a beruházás második szakasza. Ezeket a költségeket havonta kell fizetni.

Következtetés

A papíralapú munkafolyamatot felváltja az elektronikus. Nemcsak a szervezet folyamatköltségeit csökkenti, hanem a vállalkozás egészének hatékonyságát is növeli. Az EDI sikeres működéséhez világosan meg kell fogalmazni a rendszer megvalósításának céljait és megfelelően be kell állítani a berendezést.