Elektronikus dokumentumkezelés: előnyei és hátrányai, a rendszer lényege, a megvalósítás módjai

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Egyre több cég tér át az elektronikus dokumentumkezelésre, amely a dokumentumok létrehozására és tárolására szolgáló különféle programok használatát jelenti. Ugyanakkor a szervezetnek nincs papíralapú dokumentummásolatokat tartalmazó archívuma. Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos előnye van, amelyek miatt a vállalkozók szívesen megtagadják a papíralapú dokumentumok használatát. Ám az átváltáshoz speciális szoftvert kell telepítenie a működő számítógépekre, valamint ki kell neveznie egy felelős alkalmazottat, aki foglalkozik ezzel a munkafolyamattal.

Az elektronikus dokumentumkezelés fogalma

Ezt a különféle dokumentációkkal való munka modern módszere képviseli. Bármely szervezet tevékenysége során rengeteg különféle papír keletkezik, amelyeket folyamatosan nyomtatni kell, és hosszú ideig külön helyiségben kell tárolni.

Ha egy vállalkozó vagy cég megfelelően végrehajtottelektronikus aláírás, mely dokumentumokat elektronikus formában hitelesítjük, akkor ezt a dokumentációt nem szükséges papírra nyomtatni.

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Az EDS által hitelesített elektronikus dokumentációra való váltásnak számos előnye van. A számos pozitív paraméter jelenléte miatt egyre több vállalkozó tér át erre a dokumentálási módra. Először azonban fel kell mérnie az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit és hátrányait. A legfontosabb előnyök a következők:

• a szakszerű felépítés és a tárolás megbízhatósága miatt azonnal megkeresi a szükséges dokumentációt;
• munkafolyamat-struktúra központosított;
• minden dokumentum elektronikusan tárolható különböző adathordozókon, sőt távoli szervereken is, így még ha tűz is üt ki az irodában, nem kell attól tartania, hogy a fontos dokumentumok megsemmisülnek;
• minden dokumentum könnyen regisztrálható és jóváhagyható;
• az összes papírt az elektronikus kommunikációs csatornákon történő elküldésük alapján írják alá, amivel jelentős időt és fáradságot takarítanak meg bármely vállalkozás dolgozói számára;
• szükség esetén néhány másodperc alatt másolatot készíthet a kívánt dokumentumról;
• nagyban leegyszerűsödik az audit, mivel elektronikus formában történik, és erre a célra bérelt szakembereket is meghívhat, akik elektronikus úton kapják meg a dokumentációt.

ElőnyökAz elektronikus dokumentumkezelő rendszerek jelentősek és tagadhatatlanok, de mielőtt rájuk váltana, értékelnie kell az egyes rendszerek negatív oldalait.

Rendszerhibák

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének előnyei tagadhatatlanok, de ennek a folyamatnak vannak hátrányai is. Ezek a következők:

• szükséges elektronikus digitális aláírás regisztrálása, amelynek létrehozásáért nagy összegű pénzt kell fizetni;
• nincs lehetőség elektronikus dokumentumok használatára, ha a partnerek nem tértek át az elektronikus dokumentumkezelésre;
• sok pénzt és időt töltenek további szoftverek telepítésével és egy megbízható alkalmazott felvételével, aki minden elektronikus nyilvántartást vezet;
• egy ilyen munkafolyamat szigorúan egységes formátumát még nem javították;
• sok vállalkozó és vevő gyanakszik az EDS-szel aláírt elektronikus dokumentumok használatára.

Ezért minden vállalkozónak először az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit és hátrányait kell tanulmányoznia, hogy helyes és releváns döntést hozhasson.

A fejlesztés oka

Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos és jelentős előnye van. Ez ahhoz a tényhez vezet, hogy folyamatosan fejlődik, és bekerül a különböző vállalkozások munkájába, amelyek nem csakkereskedelmi, hanem nyilvános is. Hatékony és folyamatos fejlesztésének fő előfeltételei:

• Az adójogszabályokban történő alkalmazásának lehetőségét tervezik. Bizonyos típusú adóbevallásokat csak elektronikusan lehet benyújtani. Ez vonatkozik az alkalmazottak PF-ben felsorolt biztosítási díjakra vonatkozó jelentésekre, valamint a Szövetségi Adószolgálathoz benyújtott 3-NDFL nyilatkozatra a vállalkozás minden alkalmazottja tekintetében. Még az SZV-M beszámolót is elektronikusan nyújtják be a cég összes dolgozójára, ha a szervezet 25 fő feletti foglalkoztatást alkalmaz. Emiatt egyes cégek egyszerűen kénytelenek áttérni az elektronikus dokumentációra, mivel úgyis EDS-t kell kiállítaniuk.
• Az elektronikus dokumentumkezelés fő előnyei közé tartozik a könyvelésben történő rögzítés lehetősége. A 402. sz. szövetségi törvény alapján az elsődleges számviteli bizonylatok nemcsak papír, hanem elektronikus formában is előállíthatók, amennyiben lehetséges az elektronikus aláírással történő záradékolás.
• 2017 óta megkezdődött ennek az iratfolyamnak a hatékony fejlesztése a jogi eljárásokban. Most minden bírósági határozatot közzé kell tenni nyílt forráskódban. Ezen túlmenően minden cégnek és magánszemélynek lehetősége van elektronikus úton benyújtani igényt vagy panaszt, amelyhez EDS szükséges. Ezért az elektronikus aláírást nemcsak nagyvállalatok, hanem magánszemélyek is kiadják.
• Az elektronikus technológiák fejlődése gyorsan zajlik, így ma már szinte mindenki hozzáfér az internethez, ami nagyban leegyszerűsíti a másokkal való kommunikációtemberek és kormányzati tisztviselők.

Ezért vitatható, hogy az ilyen munkafolyamatok alkalmazása egyre igényesebb.

Egy másik jelentős előny

Emellett sok cég együttműködik más régiókban vagy országokban található vállalkozásokkal, így sokkal könnyebb a különböző dokumentumok cseréje az elektronikus dokumentumkezelés során. Ez lehetővé teszi az értékesítési piacok jelentős növelését és a közvetlen gyártókkal való kapcsolatok kialakítását.

Ez az elektronikus dokumentumkezelés további jelentős előnye. A megfelelő rendszer bevezetésének első napja óta az irányítás minőségének javulása figyelhető meg.

Hogyan kell belépni?

A vállalkozás vezetője kezdetben az elektronikus dokumentumkezelő rendszer előnyeit és hátrányait értékeli. Ha döntés születik a cégben történő bevezetéséről, akkor ehhez a következő lépéseket hajtjuk végre:

• Részvénygyűlést tartanak, ahol szavaznak a rendszer bevezetéséről.
• Ha a döntés pozitív, akkor a megfelelő végzést a cég igazgatója adja ki.
• Célszerű kialakítani egy belső szabályzatot, amely szabályozza az elektronikus dokumentáció használatának szabályait.
• Válassza ki azt az aláírást, amelyet a különböző dokumentumok aláírásakor használni fog.
• Ha egy egyszerű aláírást választunk, akkor azt kódok és jelszavak, valamint egyéb módon rögzítjük, és az ehhez való hozzáféréstkorlátozott, ezért kijelölnek egy konkrét személyt, aki az elektronikus dokumentáció jóváhagyásával foglalkozik.
• A hitelesítő hatóság kiválasztva. Egy elektronikus dokumentumkezeléssel foglalkozó szakszervezet képviseli. Fontos, hogy olyan céget válasszunk, amellyel nyereséges és kényelmes lesz az együttműködés. Érdemes előre felmérni a kínált szolgáltatások költségét, valamint az együttműködés során igénybe vehető különféle funkciókat. Meghatározzák, hogy a kiválasztott központ milyen felelősséggel tartozik az elektronikus dokumentumkezelés karbantartása során esetlegesen felmerülő hibákért.
• Készülnek azok a dokumentumok, amelyek alapján megállapodás jön létre a kiválasztott központtal.
• A kiválasztott szervezettel kötött szerződés magyarázata folyamatban van. Ezt követően a központ létrehoz egy EDS-kulcstanúsítványt, és kiadja az ügyfelének.
• A szervezet munkájában az elektronikus dokumentumkezelés közvetlen bevezetése van. Ennek érdekében minden papíralapú dokumentumot elektronikus formára alakítanak át, és folyamatban van az elektronikus dokumentáció cseréjének eljárása is.

A számlák elektronikusan is kiállíthatók, de először meg kell győződnie arról, hogy az ilyen dokumentáció használata kényelmes lesz a partner számára. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy a vállalatnak rendelkeznie kell a dokumentumok feldolgozásához szükséges technikai eszközökkel.

EDS választása

Még az elektronikus dokumentumkezelés előnyei közé tartozik a csökkentett előkészítési költségek isszámos papíralapú dokumentum. De mindenesetre bizonyos költségeket kell viselnie. Ezek az elektronikus dokumentáció jóváhagyásának folyamatában használt elektronikus aláírás végrehajtásához kapcsolódnak.

Az ETS minősítés nélküli vagy minősített formában is bemutatható.

Képesítés nélküli

Kiadása titkosítási adatátalakítással történik, amelyhez speciális kulcsot használnak, amely az EDS tulajdonosa rendelkezésére áll. Fontos előre eldönteni, hogy a cégnél pontosan ki írja alá az elektronikus papírokat.

Egy ilyen aláírás segítségével észlelheti a dokumentációban az aláírást követően végrehajtott különféle változtatásokat.

Minősített

Ehhez a cég egy speciális tanúsítványt kap, amely tartalmazza az EDS ellenőrző kulcsot. Az ilyen aláírás létrehozásához figyelembe kell venni a 63. sz. szövetségi törvényben felsorolt követelményeket.

Általában az üzleti titok megtartására törekvő nagyvállalatoknál használnak ilyen EDS-t, ezért a továbbfejlesztett minősített EDS-nek köszönhetően az elektronikus dokumentumok biztonsága biztosított.

Az elektronikus aláírás meghatározott típusának kiválasztása után megállapodás jön létre a kiválasztott tanúsító központtal.

A rendszer bevezetésének szabályai a cég munkájába

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit a papírhoz képest vitathatatlannak tartják, de gyakran a szervezet munkájába való bevezetése során bizonyos nehézségek adódnak. Ezért ennek a folyamatnak a szabályai a következők:

• kezdetben a vezető utasítására szakembert neveznek ki, aki a papíralapú dokumentumok elektronikus formára fordításával foglalkozik;
• Minden működő számítógépre speciális szoftver van telepítve, amely lehetővé teszi a dokumentumok korábban kiadott EDS-szel történő aláírását;
• különböző dokumentációk összeállításánál, feldolgozásánál, egyeztetésénél figyelembe veszik az irodai munkavégzés alapvető szabályait, amelyek a papíralapú dokumentumokra is vonatkoznak;
• az elektronikus dokumentumoknak tartalmazniuk kell minden szükséges adatot, pecsétet és EDS-t;
• információ bekerülhet a vállalati szabályzatba arról, hogy milyen módszereket alkalmaznak az ezen dokumentumokkal való megerősítésre.

A folyamat nem tekinthető túl nehéznek, ha jól értik.

Más cégekkel való együttműködés szabályai

Minden olyan vállalat, amelyik ilyen rendszert alkalmaz a munkájában, szeretné az elektronikus dokumentációt a fő partnereivel együttműködve használni. Ennek érdekében egy másik céggel kötött megállapodás megkötésekor a dokumentum szövegébe be kell építeni egy záradékot, amely kimondja, hogy az összes papírt elektronikus kommunikációs csatornákon továbbítják. Ezt követően a szükséges dokumentációt összeállítják és aláírják egy korábban kiadott EDS. Minden EDS szerszámnak tanúsítvánnyal kell rendelkeznie, ellenkező esetben a cég működése során nem használható.

Sokkal egyszerűbb létrehozni egy ilyen munkafolyamatot különböző kormányzati szervekkel, például a Szövetségi Adószolgálattal vagy a Nyugdíjpénztárral. Ez annak köszönhető, hogy az ilyen szervezetek már rendelkeznek a szükséges szoftverekkeldolgozzon elektronikus dokumentációval.

Hogyan történik a dokumentumok tárolása?

Az elektronikus dokumentumkezelés fő előnye, hogy a szervezetben nem szükséges külön helyiséget kijelölni az archívum létrehozására, hiszen minden papírt számítógépeken, szervereken vagy különféle elektronikus adathordozókon tárolnak. Ennek ellenére minden cégnek fizetnie kell a dokumentáció megfelelő tárolásáért, hogy illetéktelen személyek vagy szervezetek ne férhessenek hozzá.

Az elektronikus dokumentumok tárolása során a következő szabályokat veszik figyelembe:

• az esetek nómenklatúrája szükségszerűen az egész vállalatra vonatkozik, megjelenése és tartalma a cég tevékenységi körétől függ;
• dokumentumok értékvizsgálata folyamatban van;
• minden dokumentáció az elektronikus dokumentumkezelés használatára van jelölve;
• minden dokumentumot archiválni kell.

Ha ezeket a szabályokat figyelembe vesszük, nem lesz nehéz a dokumentumokat elektronikus formában helyesen tárolni.

Következtetés

Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos előnye van. A vállalati munka minőségének javítása a megvalósítás következménye. Ehhez fontos, hogy megfelelő döntést hozzon a vállalkozás vezetésére, válasszon egy tanúsító központot és állítson ki EDS-t. A számítógépekre speciális szoftvereket telepítenek, és a szükséges változtatásokat végrehajtják a vállalat helyi jogszabályaiban.

Az elektronikus dokumentáció segítségével ez jelentősen leegyszerűsödika vállalat működése, valamint a más cégekkel és kormányzati szervezetekkel való egyszerű együttműködés.