Az elsődleges bizonylatok tárolásának feltételei és időtartama a könyvelésben

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Ahogy a gyakorlat azt mutatja, szinte minden modern hazai vállalkozásban a legnagyobb mennyiségű dokumentációt a könyvelés generálja. Természetesen ez érthető: ezen az osztályon dolgoznak pénzzel, és minden ilyen műveletet hivatalosan papíron kell rögzíteni. Ezen túlmenően a szervezetben az elsődleges dokumentumok tárolásának határideje törvényileg szabályozott, ami azt jelenti, hogy a „papírdarabok” megszabadulása nem csak így működik, hanem legalább több évig meg kell őriznie őket, és csak ezután elpusztítani őket. Egyébként a papírhulladéktól való megszabadulás sem egyszerű, számos sajátos tulajdonsággal rendelkezik. Minderről - tovább.

Dokumentumok, dokumentumok…

Ha statisztikát ad az elkészített dokumentáció mennyiségéről, kiderül, hogy szinte minden modern hazai vállalkozásban a könyvelés a papíralapú dokumentumok 80-90%-ának forrása. Nem csak megtartani kell őket. A korlátozások nem csak azt határozzák meg, hogy mi a helyes minimális tárolási idő az elsődleges számviteli bizonylatokhoz (általában változiköt évtől egy évtizedig), hanem azt is, hogy milyen körülmények között kell lenniük ezeknek a tárgyaknak. Ugyanakkor nem szabad megfeledkezni arról, hogy az ideiglenes tárolás és az állandó dokumentáció meg van osztva.

Amint azonban a gyakorlat azt mutatja, nem minden vállalat vezetőjét érdekli az elsődleges dokumentumok tárolási feltételeinek bonyolult megértése. Ha meg akarja menteni magát a fejfájástól, igénybe veheti a szakosodott levéltári cégek szolgáltatásait. Egy ilyen cégnél pontosan tudják, hogy milyen típusú dokumentumokat mennyi ideig kell tárolni, milyen feltételekkel, milyen szabályok szerint. Ezen túlmenően egy ilyen szervezet rendelkezik azzal a technikai kapacitással, hogy a határidők lejártakor megsemmisítse a tárolással megbízott dokumentumokat. Nagyon kényelmes, de pénzbe kerül. Ha pénzt szeretne megtakarítani, akkor külön helyiséget kell kijelölnie az archívum számára, és meg kell értenie, mi az elsődleges számviteli dokumentumok tárolásának jogi ideje egy szervezetben.

Akar – nem akar

A probléma egyébként nem a semmiből adódik. A hatályos törvények rögzítik az elsődleges számviteli bizonylatok tárolásának feltételeit, amelyeket minden vállalkozáson belül be kell tartani. A jogszabályokból következik, hogy minden működő jogi személyt megbíznak a dokumentáció megőrzésének kötelezettségével. Ez azt jelenti, hogy a tevékenységi forma nem mindegy – legyen szó magánvállalkozóról vagy nagyvállalatról, a pénzügyi kimutatások és egyéb dokumentumok tárolásáról továbbra is gondoskodnia kell. Fontos, hogy tanulmányozzuk a jogotmeghatározott határidőket az elektronikus elsődleges dokumentumok, papír alapú tárolására, hogy a vállalkozóval való konfliktus vagy az ellenőrző hatósági ellenőrzés során ne kerüljön kellemetlen helyzetbe. Ezen túlmenően a jogszabályban meghatározott időintervallumok be nem tartása jelentős bírságot vonhat maga után az ellenőrzés során. A hatályos jogszabályok tartalmazzák az elsődleges számviteli bizonylatok minimális tárolási idejére vonatkozó előírásokat. Fontos, hogy az üzlet biztonságos legyen, az üzletmenetet hazánkban a törvényesség és a megállapított szabályok betartása különbözteti meg.

A 2004 októberében elfogadott 125. szövetségi törvény az elsődleges elektronikus dokumentumok, papíralapú dokumentumok tárolási idejéről szól. A név alapján az archívumnak és a helyes üzletvitelnek szentelték. Ebben a hivatalos dokumentumban veszik figyelembe a számviteli osztály által készített hivatalos papírok tárolásának jellemzőit. Itt mindkét funkciót megtalálja, amelyek lehetővé teszik az ideiglenes és az állandó tárolás dokumentációjának megkülönböztetését, valamint az adott papírtípusra jellemző kifejezéseket.

Kire vonatkozik?

Az elsődleges dokumentumok minimális tárolási időtartamának betartására vonatkozó kötelezettségek a következőkhöz vannak rendelve:

• helyi önkormányzatok;
• kormányzati ügynökségek;
• vállalkozók;
• vállalkozások;
• vállalkozók.

A törvényt be kell tartani a levéltári dokumentációval kapcsolatban, beleértve a személyzetre vonatkozókat is. Egésza törvényi papírokban meghatározott időtartamnak biztonságos helyen kell lennie. A szövetségi törvényeken kívül az elsődleges dokumentumok és a számviteli nyilvántartások tárolási feltételeinek sajátosságait számos szabályozási dokumentum érinti, amelyek mind az ország egész területén, mind az egyes régiókban hatályban vannak. A legfontosabb dokumentum azonban a fent említett 125. törvény, amely a számviteli papírok tárolási idejét szabályozó dokumentációk teljes listáját tartalmazza.

129. számú törvény

1996-ban szövetségi törvényt adtak ki a számvitel jellemzőiről. Kimondja, hogy a könyvelés papíron, valamint különféle szerszámgépek segítségével tudja elkészíteni a dokumentációját. Ezzel egyidejűleg a cégnek saját magának kell másolatot készítenie a dokumentációról papír alapon, hogy a műveletekben minden résztvevő hozzáférjen a rájuk vonatkozó adatokhoz. Ha a szabályozó hatóság hozzáférést kér a dokumentációhoz, azt a cég képviselői kötelesek megadni. Mind az ügyészeknek, mind a bíróság képviselőinek joga van ehhez.

Az elsődleges számviteli bizonylatok tárolási időtartamának megfelelő elkészítése, tárolása, igény szerinti rendelkezésre bocsátása a jogszabályban meghatározott formák szerint történik. A dokumentumokat papíralapon kell megküldeni a kérelmezőnek. Amennyiben ezt a munkában használt gépek adottságai lehetővé teszik, ha minden résztvevő egyetért, a beszámoló elektronikus formában is megküldhető. Ezt a hatályos törvényeink is lehetővé teszikországokban.

Tartsa be a szabályokat

A 129. szövetségi törvény említést tartalmaz az elsődleges számviteli dokumentumok tárolási feltételeinek betartására vonatkozó kötelezettségről. A 17. cikk különösen megemlíti, hogy minden jogi személy köteles megőrizni az ilyen dokumentumokat, beleértve a nyilvántartásokat és a jelentéseket. Az időintervallum időtartamát az állami szintű archiválásra vonatkozó szabályok határozzák meg. Ennek az időszaknak az időtartama nem lehet kevesebb 5 évnél.

A számviteli politikát szabályozó dokumentációk és néhány egyéb kategória (információfeldolgozó gépeken használt programok, munkaszámlaterv) esetében az elsődleges bizonylatok tárolásának speciális időtartama van meghatározva. Természetesen az időtartam itt is öt év (egyes esetekben ez az időtartam hosszabbra is beállítható), de az időtartam attól a pillanattól kezdődik, amikor ezt a dokumentumot utoljára használták a vállalkozásnál. A jogi személy vezetője az a személy, aki a jogszabály szerint felelős a szükséges dokumentumok időközönkénti tárolásáért. Ez azt jelenti, hogy minden képzett és felelős főnöknek ismernie kell az elsődleges dokumentumok számviteli osztályon való tárolásának időtartamát, ha a cég helyzetét ellenőrzése alatt akarja tartani.

Ahogy a gyakorlat azt mutatja, sok szervezet rendszeresen leltárt készít a hivatalos dokumentumokról, és a helyi szabályozások meghatározzák a dokumentumok tárolásáért felelős személyeket, akikkel az ellenőrző hatóságok ténylegesen kapcsolatba lépnek a megfelelőség ellenőrzése során.archiválási szabályok.

Létrehozás és tárolás: minden a szabályok szerint

A hatályos jogszabályok alapján a könyvelők nem csak papír alapon, hanem elektronikus formában is készíthetnek elsődleges dokumentációt és összesítő dokumentációt; ezzel egyidejűleg a papíralapú másolatkészítési kötelezettség a jogi személyt terheli, illetve az érdekelt, az ellenőrző szerv kérésére a cég köteles a papíralapú dokumentumokat mielőbb a címre megküldeni. Az összeállítást és a tárolást a mindenkor hatályos jogszabályok által meghatározott formában kell végezni.

Az elsődleges bizonylatok számviteli osztályon való tárolásának időtartamáról, ennek a folyamatnak a sorrendjéről elmondja azoknak a dokumentációknak a listáját, amelyek figyelembe veszik a tipikus vezetői papírokat, amelyek bármely vállalkozás munkája során keletkeznek. Ezeket 2010-ben állapították meg a Pénzügyminisztérium és a Szövetségi Levéltár által jóváhagyott dokumentumban. Emellett figyelembe kell venni az adótörvény előírásait is, amely azt szabályozza, hogy hazánk minden polgára négy évig köteles a számviteli nyilvántartást vezetni. Ez vonatkozik a kiadások, bevételek elszámolásával és az adófizetést igazoló papírokra is.

Légy okos a dolgokhoz

A folyamat megfelelő megszervezése az elsődleges számviteli bizonylatok tárolási feltételeinek megfelelően professzionális megközelítést, a számviteli dokumentációért felelős személyzet bevonását, magára a munkafolyamat megszervezésére vonatkozó archív információk feldolgozását foglalja magában. Jelenleg szinte nincsenek helyekszakirányú archiválási képzés, így sokszor nehéz igazán színvonalas szakembert találni. Másrészt a progresszív jogszabályok megkövetelik az elsődleges számviteli bizonylatok megőrzési idejét, ellenkező esetben kategorikusan kellemetlen bírságokkal kell szembenézni. A kellően terjedelmes dokumentumáramláshoz a legjobb megoldás egy irattári tárolásért felelős osztály létrehozása a cég munkatársai között, valamint a dokumentációért felelős személyzet rendszeres képzése belső erőforrásokkal. Ezzel a törvényekben rögzített újítások ellenőrzés alatt maradnak, és minden követelménynek megfelelnek.

Alternatív lehetőség, amely lehetővé teszi az elsődleges iratok tárolási idejének figyelembe vételét és annak betartását a munkatevékenysége során, egy közvetítővel való együttműködés, aki kötelezettséget vállal az ügyfél papírjainak megőrzésére. Azonban egy irattári cég kiválasztása sem egyszerű feladat. Gondosan elemezni kell az összes rendelkezésre álló lehetőséget, hogy egy megbízható céget részesítsünk előnyben, és ne aggódjunk amiatt, hogy bezárul, és az épület leég.

Bizonyos típusú dokumentumok tárolásának jellemzői

A hatályos jogszabályokból következően az elsődleges dokumentációt, valamint a nyilvántartásokat, a beszámolókat és a mérlegeket az archívumba kell átvinni. Mindezen kategóriájú hivatalos dokumentumokat az archívumba való beküldésig a könyvelő helyiségben kell tartani, míg a jogi személyköteles minden feltételt biztosítani a papírok biztonságához: a szekrényeket zárni kell, a tűz- és egyéb biztonságot be kell tartani. A vállalkozáson belül a dokumentáció biztonságáért felelős személyt külön okirat jelöli ki.

Amennyiben a cég szigorú bejelentési űrlapokat alkalmaz, a törvény szerint ezeket az iratokat széfben vagy speciális szekrényben, zárt helyiségben kell tárolni, amely garantálja a dokumentáció biztonságát. Az aktuális időszak elsődleges, manuálisan feldolgozott dokumentációját időrendben nyilvántartásokba kell gyűjteni, amelyek az archívumba kerülnek végleges tárolásra.

Mire kell még figyelni?

A bankszámlakivonatok, készpénzes utalványok és előlegjelentések tárolásakor minden dokumentációt időrendben kell megőrizni, és be kell kötni a közös, rendszeres tároláshoz. A dokumentumok bizonyos kategóriái (műszaki jelentések, munkamegbízások) kötés nélkül tárolhatók, de mappákba iktathatók, hogy semmi se vesszen el vagy tisztességtelen célokra használják fel.

A dokumentáció biztonsága, valamint az irattárba való időben történő eljuttatása elsősorban a főkönyvelő felelőssége, bár szükség esetén a helyi szabályozás tartalmazhat más személyre történő felhatalmazást is. Elsődleges bizonylatok, beszámolók, mérlegek kiállítása csak bizonyos esetekben lehetséges, ha erre van hivatalos főkönyvelői utasítás. A strukturális részlegek általában nem férnek hozzá a számviteli bizonylatokhoz. A dokumentumok lefoglalása lehetségescsak akkor, ha a tudakozó ügynökségek, a bíróság vagy más, a törvény szerint megfelelő hatáskörrel rendelkező hatóságok erre vonatkozó speciális kérelmet nyújtanak be. Ebben az esetben a törvénynek megfelelő hatósági állásfoglalás szükséges. Visszalépéskor jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek egyik példányát aláírás ellenében a szervezet képviselője megkapja.

Az elsődleges dokumentumok tárolási időtartama az alábbi táblázatban látható.

A munkafolyamat jellemzői

A „dokumentumfolyamat” kifejezés a dokumentumok mozgásával kapcsolatos tényezők összességére vonatkozik, a papír létrehozásának pillanatától az archiválási üzletágba való átadásig. Az ütemterv kialakítása a főkönyvelő feladata, bár egyes vállalkozásoknál dokumentumkezelőre bízzák. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a leghelyesebb egy ilyen ütemterv beépítése a szervezet számviteli politikájába, amelyet azután a vállalat vezető tisztviselője által aláírt, speciálisan kiadott végzéssel hagynak jóvá.

Az ütemezés segítségével összehangolhatja a szervezeti folyamatokat és leegyszerűsítheti a tervezési feladatokat a vállalkozásban. Az elsődleges dokumentáció munkafolyamat-ütemezése a teljesítők listája, az időintervallumok, amelyeken belül a papírokat a számviteli osztálynak meg kell küldeni, és a könyvelők által feldolgozott időkeret. Feltétlenül írja le a jelentési időszakokat, beleértve a mérlegeket is. Gyakran a számviteli politika tartalmazza az elsődleges bizonylatok tárolási időszakainak szabályozását, és ezt az időszakot illtörvényben meghatározottakkal egyenértékű, vagy magasabb, ha azt a társaság tevékenységének sajátosságai megkövetelik. A évre vonatkozó beszámoló benyújtásakor a dokumentációt az előírt módon elkészítik és levéltári tárolóba helyezik. Ugyanakkor figyelembe veszik, hogy a jövőben szükség lehet a tárolásra átadott kötetből hasznos adatok kinyerésére. Ehhez az eseteket szokás mappákra bontani, míg a csoportosítást a tartalom magyarázza. Ügyeljen arra, hogy minden mappához megfelelő címet rendeljen.

A tok tárolási funkciói

Minden, a vállalkozás tevékenysége során keletkezett dokumentáció, amint azt fentebb említettük, átmeneti tárolásra és állandóra oszlik. A papírok archívumba történő továbbításakor minden egyes kategóriát külön-külön kell átadni, anélkül, hogy a hivatalos papírokat azonos mappákban kevernék. Ebben az esetben a másolatokat az eredetiektől elkülönítve kell tárolni. Ezenkívül külön mappákba kell rendezni a beszámolókat, az évre és negyedévekre, hónapokra vonatkozó terveket bemutató dokumentációt. Egy fájlnak egy dokumentumot kell tartalmaznia.

Egy ügy csoportosításához használhatja az egy periódusban (negyedév, év, hónap) előállított dokumentumokat. Ez alól kivételt képeznek az úgynevezett átmeneti kategóriák – például a személyi akták, amelyek lezárását nem a naptári évre időzítik. Ha az állomány több hónapon keresztül keletkezett dokumentációt tartalmaz, akkor minden hónapot külön lappal kell elkülöníteni a többitől, rögzítve, hogy az azt követő blokk milyen időszakot dokumentál. Ebben az esetben legfeljebb 250 lapot lehet egy tokba csoportosítani. A mappa vastagsága legfeljebb 4 cm lehet.

Mire kell még figyelni?

Mint az archiválás szabályaiból kiderül, ha a dokumentációnak vannak mellékletei, azokat (függetlenül attól, hogy pontosan mikor készültek) csatolni kell a hozzájuk tartozó dokumentációhoz. Általánosságban elmondható, hogy a számviteli dokumentációk archiválásának sorrendje nagyon fontos, ezért szigorúan be kell tartani. Általában először a kimutatások kerülnek feladásra, majd a magyarázó megjegyzések, majd a mérleg, kiegészítve a csatolt dokumentumokkal

A céges alkalmazottak személyes számláinak tárolásának megszervezésekor erre külön ügyet kell kijelölni, melyben szigorú időrendi sorrendben, évenkénti bontásban történik a dokumentáció. Az éves levelezés a naptári évet jelző mappákba formálódik, és az időpontoknak megfelelően rendszerezve is történik. Minden kérést válasznak kell követnie.

Néhány szolgáltatás

Az Adótörvénykönyvben előírt megőrzési határidők eltérhetnek a számviteli tevékenységre irányadó jogszabályokban meghatározottaktól. Egy ilyen eltérés észlelésekor mindenekelőtt a hosszabb időtartam betartása javasolt - ez lehetővé teszi, hogy szükség esetén hivatkozzon a dokumentációra, felhasználja azt, még akkor is, ha a jelenlegi szabályok valamelyike szerint a határidő már lejárt. Ráadásul az ellenőröknek sem lesz kifogásuk. Emlékeztetni kell egy 2000-ben közzétett speciális listára is, amely feltünteti a tárolás időtartamátnéhány speciális dokumentációs csoport. Ezt a listát rendszeresen frissítjük és kiegészítjük, így a vállalkozás főkönyvelőjének és a dokumentumkezelésért felelős osztálynak követnie kell az aktuális információkat.

A tárolási feltételek megsértése esetén a felelősség a cégvezetőt terheli, annak ellenére, hogy a biztonság kérdése elsősorban a főkönyvelő feladata. A megrendelés, a tárolás időtartamának megsértése esetén a cég bírságot szab ki. Egy hivatalos személy esetében a büntetés általában két-háromezer rubel között mozog. De ha az elsődleges dokumentációt egyáltalán nem tartják meg, ötezer rubel vagy annál nagyobb pénzbírsággal sújthatók.