A számviteli bizonylatok A számviteli bizonylatok fogalma, nyilvántartásának és tárolásának szabályai. 402-FZ „A számvitelről”. 9. cikk. Elsődleges számviteli bizonylatok

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A számviteli dokumentáció megfelelő elkészítése nagyon fontos a számviteli információk előállítása és az adókötelezettségek megállapítása szempontjából. Ezért különös gondossággal kell kezelni a dokumentumokat.

A könyvviteli szakembereknek, a kisvállalkozások független nyilvántartást vezető képviselőinek ismerniük kell a papírok készítésének, tervezésének, mozgatásának, tárolásának főbb követelményeit.

Dokumentum koncepció

A számviteli szabályozás nem fedi fel a bizonylat fogalmát. Ezért érdemes a GOST R ISO 15489-1-2007 által meghatározott definíciót használni.

A számviteli dokumentumok anyaghordozón rögzített azonosítható információk, amelyeket egy magánszemély vagy szervezet hozott létre, fogadott és tárolt bizonyítékként üzleti tevékenység vagy jogi tevékenység megerősítésekor.kötelezettségek.

Az elsődleges dokumentumok olyan dokumentumok, amelyek forrásadatokat tartalmaznak a folyamatokról és műveletekről. Ezek olyan számviteli bizonylatok, amelyek a könyvelés alapjául szolgálnak.

Az elsődleges számviteli bizonylatok azok a bizonylatok, amelyekkel a gazdasági tevékenység tényeit nyilvántartják. A „Számvitelről” szóló szövetségi törvény ezen koncepcióját cikkek szabályozzák.

Összeállításukkal szemben támasztott fő követelmény, hogy a gazdasági tevékenység végzésekor vagy (ha lehetséges) közvetlenül a befejezést követően kell összeállítani.

Elsődleges papírok

Az elsődleges számviteli bizonylatot az üzleti tranzakció időpontjában kell elkészíteni, ha pedig ez nem lehetséges, akkor annak teljesítését követően azonnal.

A fő elsődleges dokumentumok a következők:

1. Szállítólevél, TORG-12.
2. RKO és PKO.
3. Számviteli referencia.
4. Költségjelentés.

Elsődleges dokumentumok változatai

Egyetlen normatív jogszabály sem tartalmazza a számviteli bizonylatok csoportosítását és osztályozását. A számviteli bizonylatok következő típusai különböztethetők meg, ezek figyelembe vevő bizonylatok:

1. Összeállításuk helyei: külső és belső.
2. Alkalmazható dokumentumformák: nem egységes (a szervezet által önállóan kidolgozott nyomtatványok szerint készült), egységes (az albumban található űrlapok szerint készültegységes űrlapok).
3. Az információhordozó típusa: elektronikus és papír.
4. Adatmennyiség: összefoglaló és elsődleges.
5. Kötelezettségfajták, számviteli területek, eszközök: készpénzes tranzakciók elszámolása, időbeli elhatárolás és bérfizetés elszámolása, készletek elszámolása, tárgyi eszközök elszámolása stb.

Elsődleges számviteli űrlapok

A számviteli bizonylatok könyvelésében történő regisztráció mindenekelőtt egységes és önállóan kidolgozott nyomtatványok használata. Sok egységes használata 2013 óta nem kötelező.

Minden elsődleges nyomtatványt a szervezet vezetőjének jóvá kell hagynia. A következők jelenleg kötelezőek:

1. Teherszállítási szolgáltatások elszámolása szerint (Kor. 272-P).
2. A munka, fizetés elszámolása szerint (Állami Statisztikai Bizottság 1-P).
3. Készpénzes tranzakciók elszámolása (Állami Statisztikai Bizottság 88-P, Orosz Föderáció Bankja 3210-U).

A fizetési megbízáshoz a szabványos formanyomtatvány is rendelkezésre áll. Az egységes nyomtatványok kiadása során kötelező a számviteli bizonylatok, nevezetesen az összes megadott oszlop (sor) kitöltése. Ha bármilyen információ hiányzik, kötőjelet kell tenni a megfelelő oszlopba.

Érdemes megjegyezni, hogy a jelenleg nem kötelező számviteli bizonylatok használata továbbra is használatos a szervezetekben. A vállalkozás belső igényeit figyelembe véve ezek a nyomtatványok véglegesíthetők. Konkrét üzleti tevékenységek rögzítésére alkalmasabbá és kényelmesebbé tehetők. Például megtehetiNe használjon nyomtatási kellékeket és jelöléseket az elülső és a hátsó oldalon.

Elsődleges számviteli bizonylatok jóváhagyása

A szervezetek kötelesek jóváhagyni a vonatkozó elsődleges nyomtatványokat (1/2008-PBU 4. bekezdés). Fontos azonban észben tartani, hogy az Uniform Forms albumra való hivatkozás nem elegendő.

A számviteli politikának fel kell sorolnia a szervezet által használt albumok bizonyos típusú dokumentumait, valamint azoknak a személyeknek a listáját, akik jogosultak az elsődleges dokumentumok aláírására.

Az űrlapokat más helyi szabályozás is jóváhagyhatja. Például az elsődleges számviteli bizonylatok formáinak jóváhagyására vonatkozó végzés. A számviteli politikának tartalmaznia kell egy hivatkozást az ilyen megbízásra.

A számviteli bizonylatok kötelező adatai

A 402-FZ szabályozza az elsődleges számviteli bizonylatok kötelező adataira vonatkozó követelményeket. Hét ilyen részlet létezik:

1. A dokumentum dátuma.
2. A neve.
3. A dokumentumot összeállító gazdálkodó szervezet neve.
4. Üzleti tények tartalma.
5. A pénzbeli vagy természetes mértékegység összege (egységekkel).
6. A tranzakcióért felelős személyek beosztásainak neve.
7. Aláírások a felelős személyek átiratával.

Egyes olyan dokumentumok, amelyek nem elsődleges dokumentációk, felhasználhatók.

Ha egy szervezet tükrözi a bérleti díj költségét, akkor az ilyen számviteli bizonylatok aktusok és bérleti szerződés. 611. és 622. §-ai alapjánmegállapítja, hogy ebben az esetben kétoldalú okiratot kell készíteni a jelentés tárgyának átvételéről és átadásáról. Ha figyelembe vesszük a Ptk. 753. §-át, akkor az egyoldalú jellegű cselekmények elsődleges iratokként szolgálhatnak.

Dokumentáció a számvitelben

Fontos figyelembe venni a speciális eseteket, amelyek gyakran előfordulnak a dokumentáció elkészítésekor.

A pecsétek használatának elutasítása. A pecsét fő célja a felelős személy aláírásának hitelesítése. 2015 óta a vállalkozásoknak nem kell lebélyegezniük. A sajtóval kapcsolatos információknak tükröződniük kell a szervezet alapszabályában (82-FZ). A pecsét csak akkor szükséges, ha a szövetségi szabályozás előírja.

Az alábbi dokumentumokon kell szerepelnie: kettős raktári igazolások, munkahelyi baleseti aktusok, vámhatósághoz benyújtott dokumentumok, meghatalmazás, amely lehetővé teszi jogi személy érdekeinek bírósági képviseletét.

A pecsét nem kötelező, de meglétéről a gazdálkodó szervezet vezetője által jóváhagyott elsődleges számviteli bizonylat nyomtatványa is gondoskodhat.

Idegen nyelven elkészített dokumentumok. Könyvelésre csak orosz nyelvű dokumentumok fogadhatók el. Ha a dokumentumot más nyelven állítják össze, akkor orosz nyelvű fordítást kell készíteni, és azt soronként kell elkészíteni. A fordítás hitelesítése nem szükséges, kivéve a Hágai Egyezményben meghatározott eseteket:

1. Nem rubelmérők az elsődleges számviteli bizonylatokban. A számviteli bizonylatokban szereplő költségadatok hagyományos mértékegységekben, pénznemben, rubelben jelenhetnek meg.
2. Elsődleges elektronikus formában.

A 402-FZ lehetővé teszi a gazdasági társaságok számára, hogy az elsődleges dokumentumokat ne csak papír, hanem elektronikus formában is kiadják.

Az elektronikus bizonylatnak tartalmaznia kell a számviteli bizonylatokhoz szükséges összes adatot, valamint egy elektronikus aláírást.

Az elektronikus aláírásoknak három változata van – egyszerű, továbbfejlesztett minősíthetetlen, továbbfejlesztett minősített. A Pénzügyminisztérium szerint e három aláírás bármelyike használható.

Az elsődleges számviteli dokumentumok aláírására vonatkozó meghatalmazás

A szervezet alkalmazottjának aláírási joga van, ha az alábbi dokumentumok valamelyikét elkészítik:

1. Meghatalmazás az elsődleges aláírására (Ptk. 185-189. cikk).
2. Rendelés az aláírás jobb oldalán.

Az aláírási jogot biztosító végzéssel összehasonlítva a meghatalmazás olyan személyek számára is kiadható, akik nem a szervezet alkalmazottai. A felek megállapodása alapján az elsődleges iratok aláírására fax is használható (Ptk. 160. §).

A számviteli munkafolyamat ütemezése

A munkafolyamat ütemezése a számviteli bizonylatok létrehozására, mozgatására, feldolgozására és tárolására vonatkozó eljárások leírása, amely táblázat vagy diagram formájában is megjelenhet. Az ütemterv a számviteli politika mellékleteként vagy helyi normatív aktusként jóváhagyható. A második esetben a számviteli politikának tartalmaznia kell egy hivatkozást erre a törvényre.

A munkafolyamat ütemezésének feltétlenül tükröznie kell:

1. A dokumentumok elkészítésének, továbbításának, feldolgozásának, tárolásának időtartama.
2. A műveletekért felelős személyek beosztása a munkafolyamat ütemezésében (Pénzügyminisztérium 105-P).

Magazin az elsődleges dokumentáció könyveléséhez

Egy ilyen napló vezetése inkább a racionális dokumentumkezelés szabálya, nem pedig a könyvelés. Szükséges a számviteli bizonylatok - bejövő és kimenő elsődleges bizonylatok - nyilvántartására. A szakértők azt tanácsolják, hogy vezessen hasonló naplót olyan esetekben, amikor a könyvelés speciális számviteli programok használata nélkül történik.

Például az 1C használatakor a dokumentációs napló generálható és kinyomtatható, amint szükséges. Tehát az átvételi bizonylatok nyilvántartása megjeleníti a szállítók okmányait, a pénztárbizonylatok nyilvántartása, illetve a vállalkozás pénztárában lévő dokumentáció.

A számvitel az adószámviteltől eltérően lehetővé teszi a gazdasági tevékenység tényeinek tükrözését elsődleges számviteli bizonylatok hiányában, de csak abban az esetben, ha azok később mégis megérkeznek.

Ebben az esetben a gazdasági tevékenység tényeit a becsült értékkel kell rögzíteni. Ha a dokumentum megérkezik, azt nem fordítják vissza. Csak az átvétel dátumát kell javítani.

Ez a megközelítésa Pénzügyminisztérium 21/2008-PBU, 119n-P, AKPI16-443-R VS. sz.

A közvetítői ügyletekre vonatkozó dokumentumok kivételt képeznek ez alól az eljárás alól. A közvetítő köteles minden dokumentációt átadni. Abban az esetben, ha az elkészült ügyletről készült jegyzőkönyv hibásan vagy pontatlanul készült, a megbízónak a kézhezvételétől számított 30 napon belül kifogást emelhet (Ptk. 999, 1008. §).

Számviteli bizonylatok tárolása és megsemmisítése

Az elsődleges tárolási rendet a Kulturális Minisztérium 558-P. A dokumentáció teljes tárolási ideje a 402-FZ „A számvitelről” 9. cikkének megfelelően 5 év. A dokumentáció tárolásának megszervezéséért a vállalkozás vezetője a felelős.

Egyes dokumentumokat hosszabb ideig meg kell őrizni:

1. Ingóság megszerzéséről - legalább 10 év.
2. Ingatlanügyletekre - határozatlan ideig.
3. Osztalékfizetés és utazási igazolások a távol-északi üzleti utakhoz – 75 év.

Ha a belső rekordok lejártak, megsemmisíthetők. A megsemmisítés lehetőségéről évente létrehozott vagy tartósan eljáró szakértői bizottság dönt. Egy ilyen bizottság tevékenységének eredményei alapján törvényt kell készíteni, amely tükrözi a megsemmisítendő dokumentumok listáját.

A vállalkozás felszámolhatja a dokumentációt önállóan, vagy úgy, hogy átadja egy erre szakosodottszervezet.

Felelősség az elsődleges dokumentumok tárolásáért

A számviteli és pénzügyi beszámolási követelmények súlyos megsértése esetén szankciókat kell fizetni. Az egyik legdurvább dokumentum a kötelező elsődleges számviteli bizonylatok, a számviteli nyilvántartások, a pénzügyi kimutatások és a gazdálkodó szervezetre vonatkozó könyvvizsgálói jelentés hiánya.

Ha ilyen jogsértést találnak, a következő összegű pénzbírságot szabnak ki:

1. Tisztviselők - 5-10 ezer rubel.
2. Tisztviselők ismételt szabálysértése - 10-20 ezer rubel vagy 1-2 évre szóló eltiltás.