Elsődleges dokumentáció feldolgozása: követelmények, példa. Elsődleges számviteli dokumentáció

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden vállalkozás tevékenysége szorosan összefügg az elsődleges dokumentációk karbantartásával és feldolgozásával. Beszámoláshoz, adóbefizetések kiszámításához, vezetői döntések meghozatalához szükséges. A cikkben megvizsgáljuk, hogy mi ez - elsődleges dokumentáció a számvitelben - és hogyan dolgozzák fel.

Alapfogalmak

Elsődleges dokumentáció a számvitelben – mi ez? Ezt egy üzleti tranzakció tényének papíron tükröződő bizonyítékának nevezik. Jelenleg sok dokumentumot az „1C” automatizált rendszerben állítanak össze. Az elsődleges dokumentáció feldolgozása magában foglalja a befejezett üzleti tranzakciókra vonatkozó információk nyilvántartását és elszámolását.

Az elsődleges elszámolás a vállalkozásnál előforduló események rögzítésének kezdeti szakasza. Az üzleti tranzakciók olyan tevékenységek, amelyek megváltoztatják a szervezet eszközeinek vagy tőkéjének állapotát.

Elsődleges dokumentáció feldolgozása a számvitelben: példa egy sémara

Általános szabály, hogy a vállalkozásoknál az „együtt dolgozzondokumentáció a következőket jelenti:

• Elsődleges adatok beszerzése.
• Információk előfeldolgozása.
• Dokumentáció.
• A vezetőség vagy az igazgató utasítására felhatalmazott szakemberek jóváhagyása.
• Elsődleges dokumentáció újrafeldolgozása.
• Üzleti tranzakció lebonyolításához szükséges műveletek elvégzése.

Osztályozás

Van egyszeri és összesített elsődleges dokumentáció. Az ilyen papírokban található információk feldolgozásának számos jellemzője van.

Az egyszeri dokumentáció egy esemény egyszeri megerősítésére szolgál. Ennek megfelelően a feldolgozási eljárás jelentősen leegyszerűsödik. A kumulatív dokumentációt egy bizonyos ideig használják. Általában egy többször végrehajtott műveletet tükröz. Ebben az esetben az elsődleges dokumentáció feldolgozása során az abból származó információk speciális nyilvántartásokba kerülnek.

Dokumentációs követelmények

Az elsődleges dokumentációt a művelet időpontjában vagy közvetlenül annak befejezése után készítik.

Az információk tükrözése speciális egységesített űrlapokon történik. Jóváhagyott nyomtatványok hiányában a vállalkozás önállóan is kidolgozhatja azokat.

Az elsődleges számviteli dokumentáció feldolgozásának szakaszai

Az állam minden vállalatánál van egy alkalmazott, aki felelős az elsődleges információkkal való munkavégzésért. Ennek a szakembernek tudnia kellaz elsődleges dokumentáció feldolgozásának szabályait, szigorúan tartsa be a jogszabályi előírásokat és a cselekvési sorrendet.

Az elsődleges dokumentáció feldolgozás szakaszai a következők:

• Taxi. Ez a tranzakció papíron tükröződő értékelése, a végrehajtásához kapcsolódó összegek feltüntetése.
• Csoportosítás. Ebben a szakaszban a dokumentumokat a közös jellemzők szerint osztják ki.
• Számvitel. Feltételezi a terhelés és a jóváírás megjelölését.
• Oltás. Az elsődleges bizonylatokon a visszafizetés elkerülése érdekében a könyvelő „kifizetett” jelölést tesz.

Hibák a dokumentumokban

Különböző okok miatt fordulhatnak elő. Megjelenésüket alapvetően a munkavállaló által végzett munkához való hanyag hozzáállása, a szakember analfabéta és a berendezés hibás működése okozza.

A dokumentumok javítása erősen nem ajánlott. Bizonyos esetekben azonban lehetetlen a hibák kijavítása nélkül. A könyvelőnek az alábbiak szerint kell kijavítania az elsődleges dokumentáción elkövetett hibát:

• Húzza át a hibás bejegyzést egy vékony vonallal, hogy jól látható legyen.
• Írja be a helyes információt az áthúzott vonal fölé.
• Jelölje be a „Corrected Believe” elemet.
• Jelölje meg a korrekció dátumát.
• Sign.

A korrekciós szerek használata nem megengedett.

A bejövő dokumentumok kezelése

A bejövő papírok feldolgozásának folyamata a következőket tartalmazza:

• A dokumentumtípus meghatározása. A számviteli papírok mindig tartalmaznak információkat a befejezett üzleti tranzakciókról. Például tartalmaznak számlát, pénzátvételi megbízást stb.
• A címzett adatainak ellenőrzése. A dokumentumot egy adott cégnek vagy annak alkalmazottjának kell címezni. A gyakorlatban előfordul, hogy az anyagok beszerzésére vonatkozó dokumentumokat külön kiállítják a cégnek, bár a szállítóval még nem kötötték meg a szerződést.
• Aláírások, pecsétek ellenőrzése. A dokumentumot aláíró személyeknek rendelkezniük kell az erre vonatkozó jogosultsággal. Ha az elsődleges papírok megtekintése nem tartozik a munkavállaló hatáskörébe, akkor azok érvénytelenítésre kerülnek. Ami a nyomatokat illeti, a gyakorlatban gyakran előfordulnak hibák azokban a vállalkozásokban, amelyek több pecséttel rendelkeznek. Az impresszum információinak meg kell egyeznie a rajta lévő dokumentum típusával.
• A dokumentumok állapotának ellenőrzése. Papírsérülések észlelése vagy ívek hiánya esetén okiratot kell készíteni, amelynek másolatát meg kell küldeni a szerződő félnek.
• A dokumentumban szereplő esemény érvényességének ellenőrzése. A vállalkozás alkalmazottainak meg kell erősíteniük a tranzakció tényére vonatkozó információkat. Az értéktárgyak átvételéről szóló dokumentumokat a raktárvezető hitelesíti, a szerződés feltételeit a marketinges igazolja. A gyakorlatban vannak olyan helyzetek, amikor a szállító olyan árukról kap számlát, amelyeket a cég nem kapott meg.
• Határozza meg azt az időszakot, amelyhez a dokumentum tartozik. Az elsődleges papírok feldolgozásakor fontos, hogy ugyanazt az információt ne rögzítse kétszer.
• Határozza meg a könyvelési részt. Az elsődleges kézhezvételekordokumentációt, meg kell határozni, hogy a leszállított értékeket milyen célokra használják fel. Befektetett eszközként, anyagként, immateriális javaként, áruként működhetnek.
• Határozza meg azt a nyilvántartást, amelybe a dokumentumot iktatni kívánja.
• Regisztrációs papír. Minden ellenőrzés után megtörténik.

Dolgozz a kimenő papírokkal

Az ilyen típusú dokumentáció feldolgozása némileg eltér a fentiektől.

Először is, a vállalat felhatalmazott alkalmazottja elkészíti a kimenő dokumentum tervezetét. Ennek alapján dolgoznak ki egy dokumentumtervezetet. Elküldik a vezetőnek jóváhagyásra. Azonban egy másik, megfelelő jogosultsággal rendelkező alkalmazott is jóváhagyhatja a dokumentumtervezetet.

A tanúsítás után a projekt a megállapított szabályok szerint összeállításra kerül és elküldésre kerül a címzettnek.

Munkafolyamat-tervezés

Ez a szakasz szükséges a dokumentáció azonnali átvételéhez, elküldéséhez és feldolgozásához. A vállalkozás dokumentumforgalmának kompetens megszervezéséhez speciális menetrendeket dolgoznak ki. Jelzik:

• Az elsődleges papírok regisztrációjának helye és ideje.
• A dokumentumokat elkészítő és benyújtó személy neve és beosztása.
• Értékpapírokból származó számlák.
• A dokumentáció megőrzésének ideje és helye.

Számviteli nyilvántartások

Az elsődleges dokumentáció regisztrálásához szükségesek. Ugyanakkor bea papírokat számviteli jelzéssel látják el. Meg kell akadályozni a dokumentumok újranyilvántartását.

Az elsődleges iratok elektronikus nyilvántartásokban tárolhatók. Kormányhivatalok vagy szerződő felek kérésére azonban a vállalatnak nyomtatott példányt kell benyújtania.

A dokumentum-helyreállítás jellemzői

Jelenleg nincs egyértelmű eljárás a papírok visszaállítására a szabályzatban. A gyakorlatban ez a folyamat a következő tevékenységeket tartalmazza:

• Bizottság kijelölése a dokumentumok elvesztésének vagy megsemmisülésének okainak kivizsgálására. A vállalkozás vezetője szükség esetén a rendvédelmi szerveket bevonhatja az eljárásba.
• Fellebbezés egy banki szervezethez, a szerződő felekhez az elsődleges dokumentumok másolatáért.
• A jövedelemadó-bevallás helyesbítése. A frissített jelentés benyújtásának szükségessége abból adódik, hogy a nem dokumentált költségek adózási szempontból nem kerülnek kiadásra.

Az elsődleges dokumentáció elvesztése esetén az IFTS a rendelkezésre álló papírok alapján számítja ki az adólevonás mértékét. Ugyanakkor fennáll annak a lehetősége, hogy az adóhatóság bírság formájában felelősségi intézkedéseket alkalmaz.

Gyakori hibák az elsődleges papírok kiadásának folyamatában

Az iratkezelők általában a következő szabálysértéseket követik el:

• Töltsön ki olyan űrlapokat, amelyeket nem egységes vagy a vállalkozás vezetője hagyott jóvá.
• Ne adjon meg részleteket vagytükrözze őket hibákkal.
• Ne hagyja jóvá a dokumentumokat aláírásukkal, és ne engedje, hogy a felhatalmazással nem rendelkező alkalmazottak aláírják a papírokat.

Az üzleti tranzakciók tényeit igazoló dokumentáció rendkívül fontos a vállalkozás számára. A kialakítását nagyon óvatosan kell megközelíteni. Minden hiba negatív következményekkel járhat.