Mi az elsődleges dokumentáció a számvitelben? A töltet meghatározása, típusai, jellemzői és követelményei

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden vállalat könyvelése foglalkozik az elsődleges jelentéssel. A számviteli elsődleges dokumentációk listája számos kötelező papírt tartalmaz. Mindegyik az üzleti folyamat szakaszaihoz kapcsolódik. Ha a szervezet alkalmazottai nem vezetik az elsődleges dokumentációt az „1C: Számvitel”-ben, a vállalat kézzelfogható szankciókkal szembesül.

Mi ez?

A számviteli elsődleges dokumentáció elszámolása kiemelt prioritás. Minden ebben az irányban végzett tevékenységet a „Számvitelről” szóló szövetségi törvény szabályoz. Tehát a kilencedik fejezet első bekezdésében az szerepel, hogy elsődleges dokumentációnak nevezhető minden olyan, a menedzsment által megfelelően elkészített és hitelesített papír, amely a cég üzleti tevékenységének különböző epizódjait tükrözi. Egyébként ezeknek az epizódoknak a neve:

• pénzt kap a nyújtott árukért vagy szolgáltatásokértvállalkozás;
• átutalás átvett árukért és anyagokért.

Így a számvitelben kötelező elsődleges bizonylatok listája mellett van egy további. Általában a cégvezetés kérésére állítják össze. És beírnak bele olyan űrlapokat, amelyek a kölcsönös beszámításokról tartalmaznak információkat, amelyeknek nincs pénzügyi alapjuk.

Az elsődleges dokumentációval való munkavégzés jellemzői a könyvelésben

Az első dolog, amire figyelnie kell, hogy minden "elsődleges" űrlapot társítani kell a pénzátutaláshoz. Ezért ebben a listában ne szerepeltessen dokumentumok átvételére vonatkozó meghatalmazást.

Az ilyen típusú papírokat az aláírástól számított legalább öt évig tárolják. Az adóellenőrzés során az ellenőr egytől három évig terjedő időszakra előírja az elsődleges dokumentációt. Így a hosszabb időtartamú iratok az archívumba kerülhetnek tárolásra. Öt év elteltével teljesen ártalmatlaníthatók. Az "elsődleges" megsemmisítése a vállalat belső alapszabálya és az ország jogszabályai szerint történik. Ez az eljárás meglehetősen bonyolult és időigényes. Ezért sok vállalkozás megtartja az "elsődlegeset", amíg van helye a számviteli osztályon. A papírok oroszországi archívumban való tárolási ideje semmilyen módon nincs korlátozva.

Lista

Ahhoz, hogy megértse, mi az elsődleges dokumentáció a számvitelben, tudnia kell, hogy milyen típusú dokumentumokat tartalmaz. Emlékeztetni kell arra a beszédrepénzmozgással kapcsolatos papírokról szól. Íme egy lista arról, hogy mit tartalmaz a számviteli elsődleges dokumentáció:

1. Szerződés.
2. Fizetési számla.
3. Készpénz és eladási bizonylatok.
4. Szigorú jelentési űrlapok.
5. Akt.
6. Számlák.

Az egyes elsődleges dokumentumokról a következő bekezdésekben talál további információt.

Megállapodás

Ez a tétel sok vitát vált ki a számviteli osztály dolgozói között. Az a helyzet, hogy a számviteli osztályon az elsődleges dokumentációt mindenképpen meg kell őrizni, de a szerződések néha ügyvédekhez vagy akár a személyzeti osztályhoz kötődnek. De van az éremnek egy másik oldala is. Hiszen a szerződés az alapja a pénzáramlások mozgásával kapcsolatos ügyletnek.

Számla

Ez az űrlap a számviteli osztály elsődleges dokumentációjára vonatkozik. Mi az a számla, az üzleti folyamat minden résztvevője tudja. Valójában ez a dokumentum az alapja a kapott áruk vagy szolgáltatások pénzeszközeinek átutalásának. Ha az egyik fél elfogadja a számlát, az azt jelenti, hogy hallgatólagosan beleegyezik a tranzakcióba. Tartalmazhat információkat egy korábbi megállapodásról is. A számla nem csak ezeket az adatokat tartalmazza, hanem a pénzeszközök visszafizetésének eljárását is, ha erre szükség lenne.

fuvarlevél

Ez a cikk a számviteli elsődleges dokumentáció egyik legfényesebb képviselője. A lényeg az, hogy bea vevőnek szállított áruk teljes listáját jelzi. Ebben az esetben késztermékekről és alapanyagokról is beszélünk. A fuvarlevél korlátlan számú példányban készül. Ennek a pillanatnak nincs egyértelmű szabályozása, és valójában csak azon alapul, hogy hány pártnak van szüksége ilyen dokumentumra. Vagyis hány résztvevőt kell a tranzakciónak biztosítani, annyi példányt kell biztosítani. Érdemes megjegyezni, hogy csak azok a nyomtatványok érvényesek, amelyeken a felelős személy aláírása szerepel. Ebben a helyzetben nincs szükség pecsétre vagy bélyegzőre.

Átvételi-átadási okmány

Ennek az osztálynak a rendes alkalmazottai a számviteli osztályon az elsődleges dokumentáció feldolgozásával foglalkoznak. Leggyakrabban az elvégzett munkáról (szolgáltatásról) igazolásokat kapnak alátámasztó dokumentumként. Ez a papír, ahogy a neve is sugallja, szolgáltatásnyújtás vagy munkavégzés után készült. A kétoldalúan aláírt átvételi és átadási okirat érvényesnek minősül. Vannak esetek, amikor az egyik szerződő fél megtagadja a dokumentum jóváhagyását. Ebben az esetben a nyomtatványt csak egy fél hitelesítheti, de azzal a feltétellel, hogy az aláíráskor megfigyelők jelen vannak. Az átvételi és átadási aktus az alapinformációk mellett pontosító vagy pontosító jellegű adatokat is tartalmazhat. Általában egy speciálisan kialakított táblázatba kerülnek. A bélyegző jóváhagyásával kapcsolatban mindig üdvözlendő, de ha nincs nyomat, az nem érvényteleníti a papírt. Érdemes megjegyezni, hogy a számviteli elsődleges dokumentációk vezetésekor a tárgyi eszközök mozgását tükröző aktusvállalkozásokat is fel kell venni az elsődleges dokumentumok listájára.

Bérszámfejtés

Ez a fajta elsődleges dokumentáció tükrözi a pénzeszközök mozgását a vállalat és alkalmazottai között. A munkabér alapösszegén kívül minden prémiumot és kompenzációt tartalmaz. Ebben a helyzetben a főkönyvelő a vállalkozás vezetőjével együtt jár el a nyilatkozat tanújaként. Az okirat érvényességéhez és hatályba lépéséhez le kell bélyegezni. Ha ez nem történik meg, az űrlap érvénytelennek tekinthető. Érdemes megjegyezni, hogy ez a pecsét nem kötelező a fenti két dokumentumban.

Készpénzes dokumentumok

Ez a lista a következő űrlapokat tartalmazza:

• átvételi rendelés,
• kifizetési bizonylat,
• pénztárkönyv.

Ez az elsődleges dokumentáció tartalmazza a pénzmozgással kapcsolatos legteljesebb információkat. A készpénzes utalványok több típusra oszthatók. Tehát a számviteli munkában leggyakrabban KO-1, KO-2 és KO-4 használják. A szervezet gazdasági életének minden tényét tükrözik. Így egy adóellenőrzés során az ellenőrök leginkább rájuk válogatnak. Ezeken a típusokon kívül vannak KO-3 és KO-5 formák. A harmadik a készpénzes utalványok nyilvántartása, az ötödik pedig a készpénz mozgását veszi figyelembe a vállalkozásban. Általában az ellenőrök sokkal kevesebb figyelmet fordítanak az ilyen típusú elsődleges dokumentációkra. Ami a tárolásukat és regisztrációjukat illeti, ezek a folyamatokáltalános eljárás szerint kell végrehajtani.

Elválasztás a tranzakció szakaszától függően

Minden tranzakció három szakaszra oszlik. És mindegyikhez külön dokumentáció tartozik.

Először is, a felek mindig megegyeznek a tranzakció feltételeiben. Ekkor megállapodást kötnek és fizetésről számlát állítanak ki. Ezt követően az egyik fél igény szerint hozzájárul. Ennek alátámasztására pedig a kifizető köteles alátámasztó papírokat bemutatni. Ha az összeget folyószámláról küldték, akkor kivonatot kell bemutatni. Ha a fizetés készpénzzel történik, a visszaigazolás pénztári csekkekkel, szigorú bejelentőlapokkal vagy nyugtákkal történik. Minden tranzakció utolsó szakasza a fizetett áruk vagy szolgáltatások nyújtása. Ezt a pillanatot egy elvégzett munka (szolgáltatás) vagy fuvarlevéllel kell megerősíteni, ha különféle termékekről beszélünk.

Töltse ki a követelményeket

A megfelelő munkafolyamathoz nem elég csak tudni, mi az elsődleges dokumentáció a számvitelben. Fontos figyelembe venni a kitöltéshez szükséges alapvető követelményeket. Mindenekelőtt minden űrlapnak saját névvel kell rendelkeznie. Ezenfelül a dokumentum összeállítója köteles feltüntetni ezen jelentések elkészítésének dátumát és a vállalkozás nevét. A vállalkozás beszállítót, vállalkozót vagy vevőt jelent. Banki adatok,a tisztviselők kezdőbetűi és a művelet megnevezése a számviteli osztályon az elsődleges dokumentáció külön oszlopaiban is megjelennek. Mindenki tudja, mi a művelet neve, csak ne feledje, hogy ezt az értéket mennyiségi formában kell kifejezni. Az ilyen típusú papír elkészítésének utolsó pillanata a felelős személyek aláírása és pecsétje.

Szerkesztés

A nagyszámú dokumentum kezelése során az alkalmazottak gyakran követnek el hibákat. A törvényben meghatározott szabályok szerint kell javítani. Kétféle szerkesztés létezik:

1. A szigorú elszámoltathatóságért. Ha az adatlapon kisebb javításra van szükség, úgy a felelős köteles a hibás sort vékony vonallal áthúzni, és annak tetején feltüntetni a helyes bejegyzést. A papíron végrehajtott változtatások pontosságának megerősítéséhez a "Helyesített hit" feliratot kell írni, és az űrlapot hivatalos személy aláírásával és pecsétjével kell hitelesíteni. Ha az irat pontszerűen nem javítható, úgy a felelős személy köteles a hibásan elkészített nyomtatványt saroktól sarokig vékony piros vonallal áthúzni. A "Törölve" jelölést is fel kell tüntetni. A megfelelő példány létrehozása után a hibás példányt tilos megsemmisíteni.
2. A nem szigorú dokumentációhoz. Ebben az esetben a sérült űrlap megsemmisül, és a megfelelő információkat tartalmazó papírt készítenek.

Érdemes tudni, hogy az áthúzást csak nagyon vékony vonallal szabad elvégezni. Ha egy alkalmazottúgy áthúzza a szöveget, hogy az olvashatatlanná válik, ez nagyon durva hiba.