A szervezet dokumentumforgalmának szabályozása. Példa munkafolyamatokra egy szervezetben

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A dokumentum a tartalmának és céljának megfelelő formában bemutatott információ. A dokumentumot céllal, valaki valakinek hozza létre. A dokumentum forrása és/vagy címzettje azonban nem mindig egy személy. A modern szint - amikor lehetséges és szükséges a gépek és mechanizmusok hatékony és praktikus bevonása a vezérlőkörbe.

Egy dokumentum mozgásának folyamata, jellemzői és sebessége a dokumentum formájától, tartalmától és a „mozgási környezet” működésétől függ. A siker, a gazdasági mutatók és a társadalmi hatékonyság attól függ, hogy a szervezetben milyen jól van felállítva a dokumentumáramlás, ez pedig: a vállalat minősége és élete.

A dokumentumokról és a munkafolyamatokról

Az adminisztrációt, a munkafolyamat formáját és menetét egy szervezet példáján törvény nem szabályozza. Vannak GOST-ok, szabályzatok és kötelező ajánlások. Számviteli bizonylatok részeként hitelfelvételhez szükséges papírok illaz orvosi jelentések a törvény normái.

A dokumentum nem mindig szigorú írott forma. Ez lehet:

• olyan űrlap, amelyben bizonyos mezők meghatározott módon vannak kitöltve, pontos szemantikai és szintaktikai tartalommal;
• egy adott pályázathoz (levél, megrendelés, feladatmeghatározás, létszám, …) meghatározott űrlap szerint készült oldal;
• szabad formában (munkavállaló magyarázó megjegyzése, köszönet a munkában elért eredményekért, állásfoglalás a pályázatról, …).

A dokumentumok mindhárom változata bemutatható papíron vagy elektronikusan is, és a technikai és jogi eszközök rendelkezésre állása miatt teljesen egyenértékűek, bár még mindig vannak esetek, amikor csak papíralapú forma lehetséges.

A dokumentum és a munkafolyamat formájának és tartalmának jogszabályi szabályozásának hiánya ellenére a dokumentumok létrehozásának, mozgatásának, tárolásának vagy megsemmisítésének merev, általánosan elfogadott és nem tárgy alt gyakorlata van, amelyet minden szervezet szabadon módosíthat. önmagának bármilyen módon.

Tökéletes példa a szervezet dokumentumfolyamatára

Az ideális elérése alapvetően lehetetlen:

• az élet és a tevékenység bármely területén,
• bármikor,
• bárhol az űrben,

mert minden új megközelítés új távlatokat tesz lehetővé. Van vágy és igény követni őket. Ez alól a dokumentáció sem kivétel. Éppen ellenkezőleg, az információmozgás folyamatának dinamikus rögzítésének demonstratív és élénk példája.

Nem mindegy, hogyan rögzítik az információkat: papíron vagy elektronikus formában. Jelenleg mindkét forma azonos jogi értékű, bár a papíralapú változat bizonyos esetekben előnyökkel is jár.

mozgásuk ciklusa a megjelenés (létrehozás) pillanatától a lerakás vagy megsemmisítés pillanatáig.

Nem minden szervezet érti, hogy sok dokumentumot közvetlenül, gépekkel és mechanizmusokkal lehet végrehajtani emberi beavatkozás nélkül, mint ahogy nem minden forrásnak (szerzőnek) csak embernek kell lennie.

A munkafolyamatok automatizálásának szokásos megértése az esetek túlnyomó többségében az egyszerű "jelötlet" szintjén van, amikor a programra csak az események előfordulásának jelentését bízzák.

Belső és külső iratok forgalma

Mindkét áramkör fontos a sikeres szervezethez. A külső forgalom statikus, míg a belső forgalom dinamikus értékű.

Minél jobban megérti ezt a körülményt a cég vezetése, annál ígéretesebb elektronikus dokumentumkezelő rendszert választ. Azok, akik ideális példát szeretnének mutatni az üzleti papírok mozgásának egy szervezetben, saját információs rendszert írnak.

A dokumentumok lehetnek elsődlegesek ésmásodlagos. Az utóbbiaknak mindig van mozgástörténete a szervezeten belül.

A dokumentummal és felhasználásával kapcsolatos ismeretek alkalmazásának elemzésével lehetőség nyílik a vállalat funkcionális jellemzőinek, társadalmi-gazdasági mutatóinak és időparamétereinek értékelésére. Ez mind a partnerek, mind a fogyasztók számára fontos.

Papír, de hatékony vagy elektronikus, de megvásárolva

Az egyediség nemcsak egy személy, hanem egy szervezet velejárója is. Sőt, mindenki értékeli egyéniségét, és minden lehetséges módon arra törekszik, hogy ezt ruházatával, viselkedésével, oktatásával és így tovább hangsúlyozza.

A kész információs rendszert vásárló cég tökéletes példája a szervezet munkafolyamatának, amely megfosztja saját arcától, és arra kényszeríti az alkalmazottakat, hogy „valaki más ruhájába” öltözzenek.

Jobb, ha saját alkalmazottait bízza meg a papír médiával való régimódi munkavégzéssel, mint egy harmadik féltől származó, de modern véleményt rákényszeríteni a dokumentumokra és azok felhasználására. Minden alkalmazott fontos eleme a szervezet működésének, nem pedig mások ötletei és a harmadik fél munkafolyamat-struktúráinak hatékonyságának kutatója.

Prioritások, dinamika és funkcionalitás

A munkafolyamat külső kontúrja mindig korlátozott, szerény és statikailag stabil. Általában véve nem szabad nagyobb jelentőséget tulajdonítani, mint amennyit megérdemel. Például mi értelme „befektetni a lelkedet” az adóval, szabályozó hatóságokkal vagy partnerekkel való kapcsolatokba. Valahogy diverzifikálhatja az információcsere folyamatátreklámügynökségek, de végül még ez is statikus, hétköznapi formát ölt.

Saját információfeldolgozó rendszerünk prioritása, melynek mindig fontos része az elektronikus dokumentumkezelés, kétségtelen. De mindig és mindenki sajnálja a saját rendszer létrehozására fordított időt és pénzt.

A klasszikus "one es" vagy "galaxy" opciók kombinációja, amelyek soha nem működnek a xel és néhány külső féltől származó helyi gazdasági vagy számviteli program nélkül, saját webhelyükkel párosítva, ahol visszajelzéseket és dokumentumokat (megrendeléseket, panaszok, ajánlatok, …) ügyfelektől és partnerektől - a szokásos állapot, az alkalmazottak folyamatosan rutinnal vannak elfoglalva, és nincsenek költségek.

A gyártási folyamat dinamikáját csak a saját funkcionalitásának hatékony megvalósítása tudja biztosítani. Csak ebben a minőségében az elektronikus dokumentumkezelés egy szervezetben utánzásra méltó példa, a saját üzleti ötlet megvalósításával összefüggésben pedig kiváló termelési dinamika, gazdasági és társadalmi mutatók.

A szervezet információs rendszerére vonatkozó szabályzat

Minden szervezet információs rendszer, amely hasonló környezetben keletkezik és létezik. A dokumentumok kívülről érkeznek a szervezetbe, belülről is dokumentumokat kell készíteni, amelyek egy része szabályozott és kötelező.

Egy egyszerű szervezeti munkafolyamat-diagram példa arra, amit általában mindenki csinál. -ról szóló rendeleteka munkavégzés szabályai, a napi rutin, az alkalmazottak feladatai - a szokásos norma, de nagyon kevesen vesznek részt a "Szervezet információs rendszeréről szóló szabályzat" kidolgozásában.

A szervezet vezetőit objektív szempontból bármi vezérelheti, bármilyen szabályzatot, munkaköri leírást írhatnak. De ennek a szabályalkotásnak a hatékonysága és gyakorlatiassága csak attól függ, hogy a belső szabályozási arzenál mennyire felel meg a valóság követelményeinek.

Az okmányokról és mozgásukról szóló szabályzat

Egy vállalkozás dokumentumkezelési rendszere a vállalat információs szférájának szerves részét képezi, melynek eredményeként a „Szervezeti Információs Rendszer Szabályzatának” mellékletét képezi az „Irmánykezelési Szabályzat”, de nagyon fontos, és minden alkotóelemét egyetlen információs organizmusba köti.

Ha a vezetés eltökélt szándéka, hogy egy szervezet munkafolyamatának tökéletes példáját hozza létre, az azt jelenti, hogy valóban részt vesz egy sikeres vállalkozás fejlesztésében, azzal a céllal, hogy profitot termeljen és javítsa az alkalmazottak jólétét.

A szoftverfejlesztés jelenlegi állapotának sajátossága, különösen az elosztott információfeldolgozás élvonalában (internetes programozási példák), hogy szinte lehetetlen mobil önadaptáló alkalmazást létrehozni.

Az elektronikus dokumentumkezelés feladata egy szervezetben egy egyszerű, de szemléltető példa. Itt a dinamika sajátos:

• bejövő és kimenő dokumentumok;
• algoritmusok belső és külső üzleti papírok feldolgozásához.

Nagyon nehéz olyan kódot írni, amely az adatok és az algoritmusok változásával változhat. Az idő és az erőforrások költsége nem minden szervezet számára elérhető.

Elektronikus dokumentumkezelés a dinamikában

A munkafolyamat szervezése a vállalatnál az elektronikus változat feladatának példáján releváns, egyszerű, tájékoztató jellegű és praktikus. A bonyolultság a dinamikusan változó kód tervezési folyamatából fakad. A fejlesztési idő is probléma.

használjon közös feldolgozási logikát.

Akkor a munkafolyamat a szervezetben=egy példa + saját üzleti ötleted jellemzői. Első közelítésben az eredmény nem lesz praktikus, de amint a feladatok első megvalósítása üzembe helyeződik, megoldásuk ciklusa visszafordíthatatlanná válik, és kellő odafigyeléssel az eredmény is elérhető.

A dinamikusan változó információk feldolgozására képes információs rendszer létrehozása mindenekelőtt magának az alkotási folyamatnak a dinamikája.

Amíg nem jön létre egy mechanizmus a bejövő, kimenő és a megfelelő változtatásrabelső dokumentumokat, és a kód programozó közreműködése nélkül önállóan nem változtatható, nem lehet majd elektronikus dokumentumkezelő rendszer létrehozásának tényéről beszélni.

Azonban a saját rendszer kitalálása és megvalósítása a szervezet információs folyamatainak teljes körű támogatása érdekében ugyanaz, mint annak sikerét ragyogóvá és tökéletessé tenni.