A betűtervezés fontos momentum egy személy és egy szervezet tevékenységében

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Az írást azután találták fel, hogy az emberiség megtanult beszélni és megérteni egymást. Ősidők óta az emberek levelet írnak egymásnak, kifejezve érzéseiket, érzelmeiket, élményeiket benne, vagy egyszerűen csak mesélnek egy eseményről. Korábban ez volt az egyetlen módja a nagy távolságú kommunikációnak. Mára a kézzel írott szövegek használata jóval kevesebb lett, de a betűk helyes formázása változatlan maradt.

A leveleknek sokféle formája van. Ez lehet egy egyszerű szöveg, amelyet rokonok, barátok vagy ismerősök küldenek át. Ebben az esetben a levelet saját belátása szerint formázhatja. Ugyanakkor senki sem fog figyelni arra, hogy vannak hiányosságok.

Az üzleti levelek teljesen más helyzetet jelentenek. Különleges stílust igényel az udvarias kifejezések és a szükséges szavak használatával. Az üzleti levelek írásának szabályai magukban foglalják a bevezető és a befejezés meglétét, valamintfő rész. Ez utóbbi általában valamilyen magyarázattal vagy bizonyítékkal szolgál. Egy üzleti levél következetességet, tömörséget, korrektséget és meggyőző képességet igényel. Az előadás általában többes szám első személyből, illetve egyes szám első vagy harmadik személyből készül. Ha a levél például a menedzsernek szól, akkor használhatja a „Kedves (k) …” kifejezést, majd a következtetésben alá kell írnia: „Tisztelettel …”. Az üzleti stílusú levelek megkövetelik egy bizonyos hosszúság betartását, amely lehetőség szerint nem haladhatja meg az A4-es old alt. Minden kérdést külön bekezdésben kell megfogalmazni, mivel ebben a formában sokkal könnyebb a kapott információk elemzése.

Mint fentebb említettük, az üzleti levelek tervezése szigorú hivatalos stílusban történik. Ezért ezt az előadás során végig fenn kell tartani. Fontos megjegyezni, hogy a levelezést tisztségviselőkkel vagy vezetőkkel folytatják, ezért a tájékoztatást úgy kell megadni, hogy ne lépje túl a megengedettet (ne személyeskedjen, és ne kényszerítse ki véleményét), és a vita fő témája a szervezet tevékenysége.

Ez a betűtípus a hivatalos levelezés minden típusához elfogadható. Ez lehet:

- Válasz, kérés, ajánlat, fellebbezés

- Értesítés, amely leggyakrabban egy beérkezett fellebbezésre adott válasz. Itt használhat olyan kifejezéseket, mint „informálunk”, „Értesítés” stb.

- Garancialevél. A levél formátuma azt jelentivalamilyen intézkedés vagy kérés megerősítése.- Irányelvlevél, amely néhány utasítást vagy értesítést tartalmaz a felettesektől a beosztottak felé.

Minden üzleti levél csak megbízható és naprakész információkat tartalmazhat. Az ebben a környezetben elfogadhatatlan obszcén kifejezések vagy kifejezések használata kizárt. A levélírás egy nagyon komoly és felelősségteljes pillanat, amelytől esetenként egy tranzakció sikere, a munkavállalás vagy az ember életének más fontos mozzanatai és egy szervezet tevékenysége múlik.