Elsődleges számviteli bizonylatok: típusok, feldolgozás és tárolás

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A különböző tulajdonformájú vállalkozásoknál a könyvelés lebonyolítása lehetetlen dokumentálás nélkül. Egyetlen eljárás, egyetlen projekt, egyetlen üzleti tranzakció sem valósul meg megfelelően elkészített dokumentum nélkül, amelyet a vállalkozás belső utasításai és külső jogszabályi normák szabályoznak. Minden egyes tevékenység, amelyet például egy kereskedelmi vállalat alkalmazottja végez, kezdve a jelentkezések fogadására szolgáló operátortól az igazgatóig, megjelenik a dokumentumbázisban, amely az elsődleges dokumentumok listáján alapul.

Koncepció és jelentősége

Valószínűleg nehéz elképzelni egy meglévő vállalkozás működését bármely lehetséges tevékenységi körön belül az üzleti tranzakciókat igazoló dokumentumok nélkül. Mint minden más kérdésben, itt is nagyon fontos szerepe van a dokumentációnak. Alig tudod elképzelnia repülőtér magas színvonalú és jogilag indokolt munkája, amely lehetővé teszi az utas számára, hogy személyazonosságát igazoló dokumentumok - útlevél és állampolgári azonosító kód - nélkül induljon el. Ugyanígy nehéz feltételezni egy olyan autó forgalomba hozatalát, amelynek sofőrje nem rendelkezik az általa vezetett autóhoz szükséges jogosítvány és műszaki útlevél formájában megfelelő dokumentumokkal. Ilyenek az elsődleges számviteli bizonylatok is. Az állami vállalkozók listájára bejegyzett társaságoknak rendelkezniük kell a számvitelhez szükséges dokumentumokkal, amelyek az üzleti folyamatok szabályozási szabályozási láncának alapvető alapját és kezdeti láncszemét jelentik.

Az elsődleges számviteli dokumentáció olyan igazolások, okiratok, megbízások, számlák, kimutatások és jelentések összessége, amelyen keresztül a cég működését rögzítik és üzletmeneteit szabályozzák.

Dokumentumtípusok

A számviteli munkafolyamat besorolása az elsődleges bizonylatok következő fő típusait tartalmazza:

• funkcionális cél szerint - számvitel, vezetés, személyzet;
• szabályozás mértéke szerint - belső és külső.

A besorolás első iránya lehetővé teszi, hogy bármely gazdasági társaság három fő funkcionális szintjének dokumentumait céljuk jellege szerint, a második pedig a jogi rendszerezés módja szerint különböztesse meg. a gazdasági kapcsolatok szabályozása. Mindegyik irány tartalmaz egy tömegetbizonyos típusú dokumentumok, amelyek tükrözik a vállalat alkalmazottai által végzett konkrét tevékenységeket.

Számviteli dokumentáció

Ha figyelembe vesszük az elsődleges számviteli bizonylatokat, akkor ezek az üzleti tranzakciók három szakaszának szabályozására oszlanak.

Az első szakaszt a tranzakció megkötése jellemzi. Itt az elsődleges számviteli dokumentációt a szerződés megkötése és a fizetésről szóló számla kiállítása jelenti. A megállapodás olyan dokumentum, amely szabályozza a két fél közötti kapcsolatot, hogy megteremtse a köztük lévő interakció feltételeit. A fizetési számla egy olyan követelmény, amely egy meghatározott összeg meghatározását tartalmazza, amelyet a szerződés feltételei szerint a vevőnek kell fizetnie az eladónak az eladott árukért vagy a nyújtott szolgáltatásért.

A vállalkozói tevékenység második szakasza megjelenik a fizetési bizonylatokon, és a tranzakció fizetési szakaszának nevezik. Abból kiindulva, hogy a fizetés nem készpénzzel vagy készpénzzel is történhet, az erre vonatkozó elsődleges bizonylatokat vagy folyószámla kivonatként és fizetési utalványként, vagy bejövő készpénzes utalványok pénztári csekkjeként és nyugtáiként mutatják be.

A harmadik, utolsó szakaszt kifejezetten a termék vagy szolgáltatás átvétele határozza meg. Ennek megfelelően a szállítólevél, az adásvételi bizonylat, valamint a termék átvételi és átadási okirat, vagy elvégzett munkavégzési aktus formájában történő elsődleges dokumentáció is szabályozza bármilyen szolgáltatás nyújtása esetén.

Vezetői számviteli dokumentáció

A számviteli és a vezetési munkafolyamat közötti különbség főként abban rejlik, hogy a számviteli tevékenységet állami jogszabályok szabályozzák, kifejezetten a hatóság által kialakított üzleti tevékenység tükrözésére szolgáló keretrendszerrel, a gazdálkodást pedig a belső döntések és személyes preferenciák határozzák meg. egy adott cég igazgatója vagy közvetlen tulajdonosa. Más szóval, az elsődleges számviteli bizonylatok szigorú formájúak, amelyet egy közös szabályozási keret szabályoz, míg a vezetői bizonylatokat kizárólag vállalati szinten dolgozzák ki. Milyen papírok szabályozzák a vezetői számvitel lefolytatását a vállalatnál? A főbbek közé tartoznak a következők:

• belső munkaügyi szabályzat kódja;
• a vállalkozás számviteli politikája;
• kollektív szerződés;
• a társaság igazgatójának előírásai és utasításai;
• munkaköri leírások;
• adminisztratív dokumentumok.

HR dokumentáció

Ami a vállalatnál dolgozó alkalmazottak szintközi kapcsolatait szabályozó elsődleges dokumentumok listáját, valamint a bérszámítási eljárás ellenőrzését és a vállalat egyes alkalmazottai felelősségének meghatározását illeti, itt a munkadokumentáció a következő főbb dokumentumokat tartalmazza. típusok:

• személyzet - magában foglalja a vállalkozás összes beosztását, számának és személyi egységek számának tükrözését, valamint a bérek szintjének leírásátdíjak, a bónuszok eljárása, a lekötés, a juttatásokra vonatkozó rendelkezések elfogadása;
• munkarend - információkat tartalmaz a munkanapról, a szervezési és adminisztrációs kérdésekről, az alkalmazottak felvételének és elbocsátásának szabályairól, valamint a munkavégzés pótlékaként történő előléptetésének feltételeiről vagy megrovás formájában. és levonások a munkabérből;
• munkaköri leírás - az egyes vállalkozások személyzeti osztályának munkája jogokon és kötelezettségeken, általános rendelkezéseken, feladatokon, felelősségeken, képesítési követelményeken és a különböző szintű személyzeti egységek közötti alárendeltségi viszonyokon alapul. vállalkozás.

Szükséges dokumentumok

Minden bejegyzett és jogszerűen működő cégnek van egy listája azokról a kötelező dokumentumokról, amelyeknek a tevékenysége keretében meg kell jelenniük. A kötelező elsődleges dokumentumok a következők:

• megállapodás – bármilyen megállapodásról is legyen szó, ez a dokumentum az alapvető alapja két vállalkozó, az eladó és a vevő, a kereslet és a kínálat közötti kapcsolat létrehozásának;
• számla kiállítása - az áru eladásáról vagy szolgáltatásnyújtásáról szóló döntés meghozatalakor az eladó fél a tranzakció előfeltételeként számlát állít ki a vevő oldalára;
• szigorú jelentéstételi formák - az egyeztetés során nem teljes a kötelező listához kapcsolódó csekk, készpénz és áru okmányok nélkül;
• áru-fuvarlevél - olyan dokumentum, amely feltünteti az áru címzettjét, fuvarozóját, feladóját, magát az árut a nómenklatúra választékában, a kiszállított termékek számát, árat és mennyiségét;
• Az elkészült munka vagy a kiszállított áru átvételének és átadásának okmánya.

Belső dokumentumok

Amint azt korábban említettük, minden cég munkája magában foglalja a külső és belső dokumentáció meglétét. A belső célú főbb elsődleges dokumentumok mindazon nyomtatványok, igazolások, nyilatkozatok, utasítások, utasítások listája, amelyeket közvetlenül a vállalkozáson belül dolgoznak ki, és csak a vállalaton belül dolgozó személyzetre vonatkoznak, anélkül, hogy a társadalomra túlmenően törvényi befolyásuk lenne. ez a cég.

Külső dokumentumok

A külső célú dokumentálás magasabb hierarchikus alárendeltségi szintet jelent, mivel a külső dokumentumok azok, amelyeket az állam és annak jogszabályi keretei szabályoznak. A számvitelre vonatkozó kidolgozott rendelkezések, a számviteli levelezés számviteli készlete, a számviteli és pénzügyi beszámolási standardok - mindez szabályozási háttérrel rendelkezik, és az állam jogszabályi keretei szabályozzák.

Dokumentuműrlapok

Az elsődleges dokumentumok formái céljuk, kialakításuk és tulajdoni jellegük tekintetében sokrétűek. Jogilag a következő főbb felosztások különböztethetők meg:

• személyzeti nyilvántartások (megrendelések, rendelések, ütemezések,normál módok és menetrendek);
• bér- és munkaidő-elszámolási formák (munkaidő-nyilvántartás, személyes elszámolás, napló, bérszámfejtés);
• tőkeépítési számviteli nyomtatványok (igazolások, naplók, okiratok);
• termékelszámolási nyomtatványok (leltári okiratok és nyilvántartások, súlylapok, pártkártyák, készletmozgási jelentések);
• pénzelszámolási nyomtatványok (pénztári napló, átutalások és készpénz a pénztárban);
• kereskedelmi elszámolási űrlapok (megrendelések, számlák, okiratok, specifikációk, minőségi tanúsítványok);
• pénztári tranzakciók elszámolási formái (előlegjelentés, PKO, RKO, nyilvántartási napló);
• űrlapok a leltári eredmények rögzítésére (leltári listák, okiratok, igazolások, naplók, kimutatások).

A fentieken túlmenően az építőipari gépek és mechanizmusok, a közúti szállítás, az állóeszközök és immateriális javak, anyagok, kis értékű cikkek, mezőgazdasági termékek és nyersanyagok elszámolására szolgáló elsődleges bizonylatok is léteznek.

Regisztrációs eljárás

Az elsődleges dokumentumok bizonyos teljesítendő követelmények miatt készülnek. Például a dokumentációban szereplő bejegyzéseknek kizárólag kék tintával kell lenniük, de tisztának és olvashatónak kell lenniük. Ezenkívül a dokumentumnak tartalmaznia kell az egyes típusokhoz szükséges számos adatot, és azt a vezető, a főkönyvelő vagy a meghatalmazott személy személyes aláírásával kell hitelesíteni, valamint a vállalkozás pecsétjével kell ellátni. Számok a pénzes dokumentumokbanszavakkal is kell írni, és ahol a dokumentum oszlopa üres, kötőjelnek kell lennie, hogy elkerülje a későbbi hamis számok beírását a rosszindulatú személyek által.

Tárhely

Az elsődleges dokumentumok tárolása közvetlenül a vállalkozásnál történik. Vagy igénybe veheti egy magán (vagy állami) archívum szolgáltatásait. Ha az adófelügyelőség ellenőrzése során az elsődleges irat hiányát tárja fel, a vállalkozást pénzbírsággal sújtják, amelynek összegét az elveszett iratok konkrét típusától és számától függően határozzák meg. Az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályai szerint az elsődleges dokumentumokat legalább öt évig megőrzik a vállalkozásnál.