Gantt-diagram az Ön tervezési asszisztense. Mi az a Gantt-diagram, és hogyan kell elkészíteni?

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A Gantt-diagram az egyik legnépszerűbb eszköz a projektmenedzsment ütemtervének vizuális szemléltetésére.

Mi ez?

A Gantt-diagram célja, hogy bemutassa a kis- és középvállalkozások területén a munka különböző szakaszait. Vizuálisan ez egy egyszerű szalagkészlet, amely két fő tengelyből áll: esetekből és időből. Minden időszakhoz hozzá van rendelve egy konkrét feladat, amelyet el kell végezni.

A diagramon a fő blokkon kívül egy speciális kiegészítő oszlop is lehet, amely az elvégzett munka százalékos arányát mutatja. Különleges jelek - mérföldkövek - két vagy több feladat kiemelésére és végrehajtásuk sorrendjének bemutatására szolgálnak.

A Gantt-diagram egyfajta szabvány a projektmenedzsment területén, mert segítségével válik lehetővé a projekt valamennyi szakaszának megvalósítási struktúrájának egyértelmű bemutatása.

Mire való a Gantt-diagram?

Tekintettel arra, hogy a legtöbb ember vizuális, a diagram lehetőséget ad az egyik fő feladat megoldására, és megmutatja a személyzetnek, min dolgozzanak, milyen erőforrásokat kell alkalmazni a folyamatban ésmilyen gyorsan kell végrehajtani bizonyos feladatokat. Minden információ tömörített formában jelenik meg, zavaró táblázatok és hatalmas mennyiségű szöveg használata nélkül. Ugyanakkor a lényeg világos és érthető kivétel nélkül a projekt résztvevői számára.

A diagram használata nagymértékben leegyszerűsíti a kis projektek kezelését, és lehetővé teszi az alkalmazottak tevékenységének mindig ellenőrzés alatt tartását.

Az első diagram megjelenésének története

Az első diagramformátumot Henry L. Gant fejlesztette ki és tesztelte a 20. század elején. A tudóst az első világháborúban használt hajók építésének irányítására bérelték fel. Egy speciális ütemterv lehetővé tette számára, hogy több mérnök munkáját koordinálja, ellenőrizve a feladatok időben történő elvégzését. Gant közvetlenül az összes szükséges feladat felsorolásával és a rendelkezésre álló erőforrások szerint ütemezésével kezdte.

Fontos szakasz volt annak bemutatása, hogy egyes feladatok másoktól függenek. Mindemellett Gant minden személy számára kijelölt egy időtartamot, amely alatt egy bizonyos típusú tevékenységet el kellett végeznie, jelezte, hogy ki és milyen feladatot lát el, figyelembe véve a projektre szánt időt.

A Gantt-diagram a különböző feladatokat jelző függőleges tengely, az időt jelző vízszintes tengely használatával történik.

Gantt-diagram a modern világban

Ez a tervezési módszer ma sem veszíti el relevanciáját, mert lehetővé teszi a gyártási terv grafikus megjelenítését, leegyszerűsíti a megvalósítás előrehaladásának nyomon követésétkiosztott feladatokat. A Gantt-diagram olyan erős analitikai eszközzé vált, amely közel 100 éve nem változott. Csak a múlt század 90-es éveiben, az összefüggések részletesebb leírása érdekében vezették be a különféle feladatok közötti kommunikációs vonalakat:

• "finish-start" - B tevékenység nem indulhat el, amíg az A tevékenység be nem fejeződik;
• "start-finish" - B akció nem indulhat el, amíg az A akció el nem kezdődik;
• "start-start" - B akció nem kezdődik el korábban, mint A művelet;
• "befejezés-befejezés" – a B műveletnek legkorábban kell véget érnie, mint az A műveletnek.

Bizonyítékok vannak arra, hogy a Gantt-diagramot olyan óriási mérnöki építmények építésekor használták, mint a Hoover-gát (Las Vegas, 1939) és az Eisenhower Highway rendszer (az Egyesült Államok legtöbb nagyvárosát összeköti).

Utasítás: hogyan készítsünk Gantt-diagramot 5 lépésben?

Ezután megnézzük a Gantt-diagram felépítésének szabályait, és megpróbáljuk magunk létrehozni egy Microsoft Excel-táblázatban.

1. lépés: Adatgyűjtés

A grafikon felépítéséhez a következő adatokra van szükségünk:

• az összes adatkészlet koordinátái (ahol minden oszlopnak kezdődnie kell);
• az egyes szakaszok neve;
• az egyes szakaszok időtartama.

A kényelem kedvéért azonnal beírjuk a táblázat megfelelő mezőibe. Miután megadtuk az összes szükséges információt, folytathatjuk magának a diagramnak a létrehozását.

Fontos: győződjön meg arról, hogy minden adatformátum megfelelőhelyesek: ez különösen a dátumokra vonatkozik.

2. lépés: Az elrendezés kialakítása

Tehát ismerjük a tervezés célját és a legfontosabb adatokat, amelyek alapján ütemtervet készítünk. Most a táblázatkezelő ablakban el kell mennünk a "-> diagram beszúrása" szakaszba, majd kattintson a "Sor" elemre. Nem a szokásosra van szükségünk, hanem halmozással, hiszen csak ez biztosítja a második adatsort, ami esetünkben a fő lesz.

3. lépés: Minden más törlése

Ehhez a program speciális eszközöket biztosít. A képernyőn megjelenő diagramon vigye az egeret a kék sáv fölé, kattintson rá jobb gombbal, és a megjelenő menüből válassza ki az "Adatsorozat formázása" menüpontot. Megjelenik egy ablak, amelyben a "Kitöltés" elemre kell lépnünk, és ki kell választani a "Nincs kitöltés" elemet. Ezt követően a diagram így fog kinézni:

4. lépés: simítások

Mivel a grafikonon alapértelmezés szerint az összes adat alulról felfelé sorrendben van, egy kicsit módosítanunk kell. Ehhez jobb gombbal kattintunk a kategóriatengelyre (amely mellett a feladatlistánk van), menjünk a "Tengely formázása" ablakba. Azonnal megnyílik a szükséges lap - „Tengelyparaméterek”. Jelölje be a Fordított kategóriasorrend melletti négyzetet. Valójában a Gantt-diagram már készen van, már csak egy-két hasznos apróság van hátra.

5. lépés: Formázás

Tehát, folytatjuk a munkát a diagramon. Amint látja, továbbra is csúnyán néz ki, és most a táblázat segítségével kijavítjuk:

1. Nyújtsa ki a diagramot a kívánt méretre a jobb felső sarokban lévő nyíl segítségével.
2. Válassza ki az összes dátumot a táblázatban, kattintson a kijelölési területre a jobb egérgombbal, és lépjen a "Cellák->-es szám formázása" menüpontra. Ez a rész bemutatja azokat a fő számformátumokat, amelyekkel dolgozunk. Annak érdekében, hogy a feliratok ne fedjék egymást, javasoljuk, hogy a bejegyzés rövidebb változatát válasszon. Ezután ismét kattintson a jobb gombbal a diagram dátumait tartalmazó tengelyre, válassza ki a „Tengely formázása -> Szám” lehetőséget, és jelölje be a „Hivatkozás a forráshoz” melletti négyzetet.
3. Válassza ki a jelmagyarázatot (a "Dátum" és az "Időtartam" szimbólumok a jobb oldalon), és nyomja meg a Törlés gombot a billentyűzeten.
4. N Nyissa meg a "Format Axis -> Parameters" elemet, és állítsa be a minimális és maximális értékeket (december 15-ét állítottuk be, mivel hétfő van, és január 3-át). Itt beállíthatjuk a fő részlegek árát (ez kényelmes olyan esetekben, amikor például egy projekten végzett munka több hétig vagy hónapig tart). Esetünkben kényelmesebb az alapértelmezett (2.0) értéket hagyni.

Kicsit több kísérletezés a formázással – és ez a szépség a végén. Itt van egy kész Gantt-diagram. Az általunk felhozott példa természetesen nagyon egyszerű – de elég megérteni ennek a tervezési módszernek a lényegét, ill.bizonyos feladatok végrehajtási folyamatának vizuális bemutatása.

Egyéb térképező programok

Természetesen sok más, jobb program is megkönnyíti a projektmenedzsmentet. Bármilyen bonyolultságú Gantt-diagram könnyen elkészíthető olyan alkalmazásokkal, mint:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project és még sokan mások.

Emellett számos olyan online szolgáltatás is elérhető, amelyek lehetőséget biztosítanak felhasználóiknak nem csak ügyeik megtervezésére, hanem arra is, hogy e-mailben rendszeres jelentéseket, értesítéseket kapjanak a feladatok aktuális állásáról. Nem tagadható azonban, hogy a hálózaton tárolt adatok titkossága veszélyben van, és a közvetlenül a felhasználó számítógépére telepített helyhez kötött szoftverek általában sokkal szélesebb funkcionalitásúak és megbízhatóbbak.

A módszer előnyei és hátrányai

Végül érdemes részletesen átgondolni a leírt tervezési és irányítási módszer fő előnyeit és hátrányait.

A fő előny kétségtelenül az anyag grafikus megjelenítése. Az üzletemberek számára általában kényelmes a Gantt-diagramokkal való munkavégzés - szeretik, ha egyértelműen azonosítják és kijelölik a projekt munkafázisait. A feladatok különböző színű sávok formájában történő bemutatásával a csapat minden tagja szó szerint egy pillantással azonosíthatja a feladatait.

Azt is meg kell jegyezni, hogy a Gantt-diagramokkiváló prezentációs eszköz, amely képes bemutatni a projekt legfontosabb prioritásait. Ez azt jelenti, hogy amint a vezetők kiosztják és szétosztják a rendelkezésre álló erőforrásokat, a csapat azonnal értesül róla, és követi a további utasításokat. A Gantt-diagram ezen funkciója rendkívül hasznos a felsővezetők számára - használatával sokkal könnyebben készíthet részletes, terjedelmes jelentést a különböző projektek állapotáról.

Azonban, mint minden más tervezési módszernek, a Gantt-diagramnak is megvannak a maga hátrányai. Ezek egyike a feladatfüggőség. Gyakran a projektek bemutatása során a vezetőknek meg kell mutatniuk, hogy ezek közül a feladatok közül melyek kapcsolódnak egymáshoz. De sajnos maga a diagramformátum ezt nem teszi lehetővé. Ennek a korlátozásnak a megkerülésére a menedzserek különféle trükkökhöz folyamodnak: például speciális függőleges vonalakat adnak a diagramhoz, amelyek bemutatják a kulcsfontosságú függőségeket. Ez azonban csak ideiglenes megoldás, nem tudja teljes egészében átadni az információkat.

A Gantt-diagramok másik hátránya a rugalmatlanságuk. Manapság a projektek nem statikusak - folyamatosan változásokon, eltolódásokon mennek keresztül, amelyeket egyszerűen lehetetlen figyelembe venni az ábrán. A grafikon készítésének megkezdése előtt a vezetőknek mindent a legapróbb részletekig ki kell számolniuk, mert a becslés legkisebb változása esetén a teljes diagramot a nulláról kell újrarajzolni. Arról nem is beszélve, hogy egyszerre több különböző tervezési módot is bemutathatunkszintén hiányzik.

Attól függetlenül, hogy miért van szükség Gantt-diagramra, egy program (még a "legfejlettebb" sem) nem fogja tudni megjeleníteni egyes művek jelentőségét, erőforrás-intenzitását, lényegét. Ezért ritkán használják különösen nagyszabású projektekhez.

Annak ellenére tagadhatatlan, hogy ez a módszer rendkívül elterjedt a projektmenedzsment gyakorlatában – több mint egy évszázados használat során az embereknek lehetőségük volt igazolni hatékonyságát és nagy hatékonyságát.