Tervezési és gazdasági osztály: funkciói, feladatai. A tervezési és gazdasági osztályról szóló szabályzat

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Tervezési és gazdasági osztályok (továbbiakban PEO) jönnek létre a szervezetek, vállalkozások gazdaságának hatékony szervezésére. Bár gyakran az ilyen osztályok munkája nincs egyértelműen szabályozva. Hogyan kell őket felépíteni, milyen felépítésűek és milyen funkciókat kell ellátniuk?

Bevezetés

Bármely közgazdasági tankönyvben elhangzik, hogy a PEO összegyűjti a vállalat részletének gazdasági mutatóit, ezeket elemzi, és az elemzés során kapott következtetések alapján fejlesztési terveket készít.

Ha kisvállalkozásról beszélünk, akkor ezt a funkciót a cég vezetője (vagy egyéni vállalkozó) is elláthatja, a tevékenységi kör növekedésével ezek a jogkörök átruházhatók egy másik személyre vagy akár egy ember csoport. Minél nagyobb a szervezet, annál többen felelősek a gazdasági tervezésért. A munka kényelme érdekében ezek az emberek a PEO-ban egyesülnek.

PEO-struktúra

A PEO szabványos szerkezetű. Ennek az osztálynak az élén olyan személy áll, akiközvetlenül a pénzügyi vezetőnek, a reklám- és promóciós igazgatónak vagy akár a vezérigazgatónak számol be. Minden a vállalat egészének szervezeti felépítésétől függ.

Két típusú PEO szerkezeti szervezet létezik:

1. Olyan szervezet, amelyben a PEO alkalmazottainak munkahelyei az osztályon belül találhatók.
2. Olyan szervezet, amelyben az alkalmazottak egy része az osztályon kívül dolgozik (információkat gyűjt a cég munkájáról), mások pedig belül dolgoznak (elemzik a kapott információkat és terveket készítenek).

Az utolsó típusú szervezet a gyártó cégekre jellemző.

Az első típusú szervezet előnye, hogy a vállalat ilyen szerkezeti egységeinek munkája könnyen ellenőrizhető. Hátránya, hogy a PEO munkatársai nem mindig kapják meg időben az információkat.

Ha az első lehetőséget használja a tervezési-gazdasági osztály és funkcióinak megszervezésére, akkor a következő funkciókat kell a munkatársaihoz rendelni:

• primer adatok beszerzése pénzügyi forrásokból és szerkezeti egységekből;
• tervezési módszerek és vezetői jelentéskészítés;
• vezetői jelentéskészítés közvetlen létrehozása;
• a vállalat egészének ellenőrzése és elemzése.

A PEO-szervezés második módszerét nem ritkábban alkalmazzák. Ebben az esetben az osztály dolgozóit a következő funkciókkal kell megbízni:

• a kidolgozott tervek megvalósításának nyomon követése;
• egy adott egység költségvetése végrehajtásának nyomon követése;
• teljesítményelemzésadott egység.

Fontos, hogy az egységükön kívül dolgozó PEO-k mindennel rendelkezzenek, amelyre szükségük van a szervezetek és vállalkozások gazdaságának további elemzéséhez és tervezéséhez.

A PEO alkalmazottai közvetlenül az osztályvezetőnek és bármely termelési egység vezetőjének jelenthetnek be. Az első esetben az alárendeltséget funkcionálisnak, a másodikban adminisztratívnak nevezik. Így néz ki a kettős benyújtás.

A tervezési és gazdasági osztály közgazdászát a következő funkciókkal kell ellátni:

1. Üzleti módszertanok fejlesztése (mind a cégen belül, mind a szervezet egyes részlegei között).
2. A cég részlegeinek teljesítménymutatóit tartalmazó alapkönyvtárak fejlesztése.
3. Vállalatirányítási politika kidolgozása.
4. Tervezési és jelentési űrlapok fejlesztése.
5. A cég teljesítményének elemzésére és értékelésére szolgáló módszerek kidolgozása.

A tervezési és gazdasági osztály és funkcióinak ilyen típusú szervezetének előnye, hogy minden szükséges információ késedelem nélkül eljut az egység elemzőihez. Hátránya az osztályon kívül dolgozó közgazdászok munkája feletti gyenge kontroll, valamint az alkalmazottak kettős alárendeltségének ténye.

Ez a munkaszervezési mód jelentősen indokolatlan létszámra növelheti a PEO létszámát.

Példa a PEO-struktúrára különböző vállalkozásoknál

Amikor a közepes méretű vállalatokról van szóméretű, akkor a bennük lévő PEO leggyakrabban a következő felépítésű: a vezető az osztályvezető, és a PEO három szakembere van alárendelve.

Ha egy nagyvállalkozásról beszélünk, akkor rajta a tervezési és gazdasági osztály felépítése a következő: a főosztályvezető a főosztályvezető, a helyettes osztály az ő alárendeltje, a akiknek mind az osztály vezető közgazdásza, mind az osztály vezető közgazdásza közvetlenül alárendeltje. A PEO két közgazdásza jelentést tesz a vezető közgazdásznak.

Az IEE problémái

A társaság ezen részlegének feladatai közé tartozik az alábbi dokumentumok és pályázatok elkészítése:

• cégfejlesztési tervek és előrejelzések;
• különböző jellegű (egyszeri és rendszeres) jelentési dokumentációk;
• szükséges hivatkozások és elemző magyarázatok;
• gazdasági számítások;
• beruházási projektek és üzleti tervek.

A PEO-nak vannak bizonyos funkciói is, amelyeket egyértelműen fel kell tüntetni a vállalat szabályozási dokumentációjában.

A PEO funkciói

A PEO funkciói a következők:

• a cég teljesítményének elemzése;
• a cég teljesítményének előrejelzése;
• a szervezet pénzügyi helyzetének felmérése;
• gyártási folyamatokra vonatkozó szabványok kidolgozása;
• az előállítási költségek kialakulásának és változásának ellenőrzése;
• termékek árszabályozása;
• vezetői jelentéskészítés;
• alakításban való részvételrészleg költségvetése.

A PEO összes funkciója összefügg a vállalatban zajló üzleti folyamatokkal. Az alábbiakban e fogalmak közötti kapcsolatot ismertetjük.

A PEO funkció és az üzleti folyamatok közötti kapcsolat a cégben

A cégben zajló fő üzleti folyamatok:

• értékesítés;
• gyártás;
• vásárlások;
• kutatás és kísérleti fejlesztés.

A vállalati munka minden egyes szakaszában a PEO-nak megvan a maga feladata.

A termékek értékesítése során a PEO értékesítési tervezést, ellenőrzést és további elemzéseket végez. A termékek gyártásában a PEO feladatai hasonlóak.

Amikor a gyártási folyamat a szükséges erőforrások beszerzésének szakaszában van, a PEO foglalkozik a beszerzések tervezésével, ellenőrzésével és a megszerzett értékek és források elemzésével is. Ugyanez a helyzet a kutatással és a kísérleti fejlesztéssel is.

A tervezés, ellenőrzés és elemzés a közgazdász három feladata egy vállalatnál, amikor alapvető üzleti folyamatokkal dolgozik. Miért csinálja ezt? Ugyanezen folyamatok optimalizálása a jövőben.

Az üzleti folyamatok kisegítő jellegűek is lehetnek. Ezek:

• gyártási technológiák;
• termékminőség;
• mérnöki;
• létesítmények tőkeépítése;
• logisztika.

Milyen feladatai vannak ebben az esetben a PEO-nak? Ugyanaz: tervezés, ellenőrzés és elemzés. Az első esetben a kísérleti fejlesztések előállításának technológiáján folyik a munka, bena második - a tanúsítás, engedélyezés és metrológia felett, a harmadik - a berendezések karbantartása és az energiaellátás, a negyedik - az épületek építése, az ötödik - a szállítási költségek felett.

Megkülönböztetik az üzleti folyamatokat kiszolgáló szervezeteket, amelyek a következők:

• munka a személyzettel;
• marketing;
• pénzügyi menedzsment;
• jogi szolgáltatások;
• közigazgatás.

Ebben az esetben a közgazdász feladatai a vállalkozásnál nem változnak.

A PEO munka szabályozása

Egyes cégek létrehozzák a PEO-t, de egyáltalán nem törődnek e szerkezeti egység munkájának szabályozásával. A tervezési és gazdasági osztályra nincs előirányzat.

Ha a szervezet semmilyen módon nem szabályozza a PEO munkáját, sürgős egy dokumentum elkészítése, amely ezt a hiányosságot orvosolja. Ez a dokumentum lesz az alapja a WtE-ben dolgozó alkalmazottak munkaköri leírásának elkészítésének, amely megoldja a cikk elején leírt problémákat.

A tervezési és gazdasági osztály és funkcióinak szabványos szabályozó dokumentuma a következő tételeket tartalmazza:

1. Általános rendelkezések.
2. Osztálystruktúra.
3. Az osztály fő feladatai.
4. Részlegi funkciók.
5. Jogok.
6. Együttműködjön a vállalat más struktúráival.
7. Felelősség.
8. Az osztály tevékenységének értékelési kritériumai.

Ezután a tervezési és a gazdasági munkát és feladatait szabályozó dokumentum szerkezeteosztály.

Az IEE munkáját szabályozó dokumentum szerkezete

Az Általános rendelkezések szakasz általános információkat tartalmaz erről a készülékről. Megadva:

• egy osztály létrehozásának célja a vállalkozás gazdaságpolitikájával összhangban;
• alapfeltételek;
• a vezető által kinevezett személy;
• dokumentumok, amelyek alapján ezt az osztályt feladatai ellátása során vezérlik.

A „Osztálystruktúra” rész információkat tartalmaz a PEO szerkezetéről és mennyiségi összetételéről.

Az „Osztály kiemelt feladatai” című rész ismerteti az EEO legfontosabb feladatait, valamint azoknak a jelentéseknek és terveknek a listáját, amelyeket az alkalmazottaknak megfontolásra a vezetőség elé kell terjeszteniük.

A PEO fő feladatai

A tervezési és gazdasági osztály fő feladatai, amelyeket a szabályozó dokumentumban fel kell tüntetni, a következők:

1. Gazdasági tervezéssel, a gazdasági tevékenység racionalizálásával kapcsolatos munka.
2. Vállalati fejlesztési stratégia kidolgozása annak érdekében, hogy az üzleti tevékenységeket gyorsan hozzáigazítsuk a folyamatosan változó piaci feltételekhez.
3. A vállalkozás pénzügyi és gazdasági tevékenységének átfogó közgazdasági elemzésének elkészítése.
4. A cég működésére vonatkozó összes mutató statisztikai elszámolása.
5. A vállalat egyéb részlegeinek tevékenységének műszaki és gazdasági tervezése.

A PEO fő funkciói

A PEO fő funkciói, amelyeket általában feltüntetnek a szabályozási dokumentációban, a következők:

1. Gazdaságia cég munkájának megtervezése, az üzleti tevékenységek racionalizálása érdekében.
2. Tervtervezetek készítése a vállalat más részlegeinek tevékenységére. Az előkészület egyes szerződések megkötésének számításokkal alátámasztott indoklását is tartalmazza.
3. Tervek készítése a vállalat termelési, pénzügyi és kereskedelmi tevékenységére különböző időszakokra (rövid, közép és hosszú távra).
4. A vállalati részlegek tájékoztatása az aktuális tervekről.
5. A cég tevékenységeinek átfogó elemzése minden területen.
6. Az aktuális tervek részlegenkénti végrehajtásának nyomon követése, valamint az időben történő jelentéstétel.
7. Hozzon racionális nyilvántartásokat, amelyek kis mértékben növelik az alkalmazottak bürokratikus terheit.

Ez nem egy teljes lista a főbb funkciókról, amelyeket a tervezési és gazdasági osztálynak el kell látnia.

PEO-jogok

A tervezési és gazdasági osztályon dolgozó szakember munkaköri leírása keretében jogosult:

• a tevékenységük ellenőrzéséhez és elemzéséhez szükséges adatok kérése a társaság más részlegeinek meghatalmazott képviselőitől;
• szakértői munkacsoportok létrehozása, amelyek feladata a szervezet gazdasági tervezése;
• kompetenciáján belül üzleti tárgyalásokon vesz részt más cégek, szervezetek képviselőivel, szerződéseket köt;
• megszervezi a cég új programjainak, tudományos projektjeinek elemzését azok eredményessége ésa fejlesztés célszerűsége;
• tegyen javaslatot az IEE hatáskörébe tartozó kérdésekben projektek formájában.

Interakció, felelősség, értékelés

A PEO munkáját szabályozó szabályozási dokumentáció gyakran tartalmaz olyan szakaszokat, amelyek meghatározzák a PEO és a szervezet más struktúrái közötti interakcióját; felelősség a részleg alkalmazottai által elkövetett minden tevékenységért; Az IEE tevékenységének értékelése.

A „Vállalkozás egyéb struktúráival való munkavégzés” részben a sablon szerint csak egy bevezetés történik: „Tevékenysége során az osztály az alábbi strukturális részlegekkel áll kapcsolatban (ezeket a részlegeket az alábbiakban soroljuk fel)”. Az áthelyezéskor minden attól függ, hogy a PEO alkalmazottait milyen széles jogkörrel tervezik biztosítani.

A „Felelősség” részben fel van tüntetve, hogy az IEE vezetője teljes felelősséget vállal az osztály munkájáért; a munkavállalók felelősségének mértékét munkaköri leírásuknak megfelelően állapítják meg; minden alkalmazott és a PEO vezetője személyesen felelős az általuk készített dokumentumokért és az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban végzett műveletekért.

A "Az osztály tevékenységének értékelési szempontjai" részben két kritérium van előírva:

1. A feladatok időszerű és minőségi végrehajtása.
2. Azonnali feladatok minőségi ellátása.

Más értékelési szempontokat is megadhat.

Ezzel befejeződik a szabályozási dokumentum kidolgozása. Természetesen a tervezési szabályoknak megfelelően kell formázni.hasonló papírok: minden adatot alá kell írni, bélyegezni és dátumozni kell.

A PEO működésének vezérlése

A PEO munkájának irányítása az alábbi alkalmazottak közül:

• egy cég pénzügyi igazgatója (nagy cégnél);
• CFO (kis- vagy közepes cégnél);
• vezető közgazdász (termelésben).

A PEO-tevékenységek ellenőrzése a következő célokból történik:

1. Egyszeri feladatok azonnali végrehajtása.
2. Beszámolási és dokumentumkezelési előírásoknak való megfelelés, a cég belső szabályzatának megfelelően.
3. A benyújtott számítások és jelentési dokumentáció megbízhatóságának biztosítása.
4. A munka elemzése az IEE működésének hatékonyságának meghatározására.

Következtetés

Minden közgazdasági tankönyv azt mondja, hogy a PEO valóban szükséges szerkezeti egysége egy vállalatnak. Enélkül számos vállalkozás és szervezet hatékonysága jelentősen csökken. Bár nem minden vállalat rendelkezik megfelelően beállított PEO-val.

Vanhol az osztály funkciói nincsenek egyértelműen meghatározva, hol a munkatársak feladatai. Egyes cégeknél nehéz a helyzet a PEO alkalmazottainak alárendeltségével. Bár a piacgazdaságban a tervezés a legfontosabb folyamat.

A probléma megoldásához szükséges, hogy a cégvezető egyértelműen megértse a válaszokat a következő kérdésekre:

1. Mi az a PEO?
2. Mi a felépítése?
3. Szüksége van-e ennek a cégnek vagy a funkciójának?kivégezni egy embert?

Ha egyértelműen PEO létrehozása mellett döntöttek, akkor azonnal érdemes a hatósági dokumentáció elkészítésével foglalkozni, ahol az általános rendelkezéseken túl a következőket írják:

• osztálystruktúra;
• jogok és funkciók;
• felelősség;
• együttműködik a cég más struktúráival.

Ha betartja ezeket az ajánlásokat a tervezési és gazdasági osztály és funkcióinak kialakításakor, akkor a cég hatékony szerkezeti egységgel rendelkezik.

Valóban, ha ennek az egységnek a munkája egyértelműen megalapozott, akkor szakemberei képesek optimalizálni az összes termelési folyamatot anélkül, hogy a tevékenységet károsítanák. A pénz nyelvére lefordítva ez azt jelenti, hogy a hatékony PEO lehetővé teszi, hogy kevesebb erőforrást költsön, és többet keressen.