AHO specialista – ki ez? Igazgatási és gazdasági osztály: szerkezet, alkalmazottak, vezetés

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden munkatapasztalattal rendelkező személy megérti, milyen fontos, hogy egy vállalat megfelelően fenntartsa a létfontosságú tevékenységét és gondoskodjon az alkalmazottak biztonságáról. Nézzük meg, hogy mely alkalmazottakat érdemes beépíteni a cég személyzetébe a kényelmes tartózkodás érdekében.

Miért jött létre az AXO?

Először is tisztázzuk, hogy az AHO egy adminisztratív és gazdasági osztály. Az ilyen szerkezeti egységeket jellemzően elágazó gazdasági tevékenységgel rendelkező nagyvállalkozásoknál hozzák létre. Kis cégeknél egy egész osztály feladatait egy személy is elláthatja. Az osztály dolgozóinak fő feladata az adminisztratív és gazdasági tevékenységek kompetens megszervezése, minimalizálva a vállalat létfontosságú tevékenységének biztosításához szükséges költségeket, és kényelmes körülményeket teremtve a munkahelyen való tartózkodáshoz.

Osztálystruktúra

Ahogy fentebb említettük, az AHO alkalmazottja inkább egy nagy szervezetre jellemző pozíció, ahol önálló szerkezeti egységet alkotnak és egy pozíciót hoznak létre.az AXO-ról.

Az AHO keretein belül többezres birtokokban parcellák, csoportok kioszthatók.

Tehát az osztályon belül a szektorok megkülönböztethetők:

1. Tervezés és számítás, melynek fő feladata a kiadások tervezése és megvalósíthatóságának meghatározása.

2. Anyag és erőforrás – szabályozza a fogyóeszközök elfogadását.

3. Társadalombiztosítás - megteremti a feltételeket a vállalat alkalmazottainak kényelmes életéhez.

Az osztály fő feladatai

Ez az egység elég sok feladatot kapott, egy nagy szervezetben ritkán hallani a kérdést: „AHO szakember – ki ez?”

A csapat minden tagja megérti, hogy az osztály dolgozói olyan fontos kérdésekkel foglalkoznak, amelyek megoldása hozzájárul a vállalkozás hatékony működéséhez:

• háztartás;
• belső és épület karbantartása;
• kényelmes munkakörülmények megteremtése.

Közigazgatási és gazdasági osztály. Jellemzők

Tekintettel arra, hogy e szerkezeti egység előtti feladatok igen sokrétűek lehetnek, de így vagy úgy a megfelelő szintű gazdasági szolgáltatások nyújtásához kapcsolódnak, a következő funkciók azonosíthatók:

• biztosítja a vállalkozás helyiségeinek megfelelő karbantartását;
• a berendezések megfelelő működésének ellenőrzése;
• épületek rekonstrukciójának, javításának tervezése;
• tervszerű javítások végrehajtása, annakellenőrzés és elfogadás;
• épület és homlokzatának szépítése, tereprendezés;
• költségbecslés;
• az összes szükséges dokumentáció elkészítése;
• az irodai dolgozók számára mindent megadunk, amire szükségük van a hatékony munkához.

Ennek alapján megállapíthatjuk, hogy az AHO-ban végzett munka számos szabály és előírás betartását követeli meg, és elválaszthatatlanul összefügg a munkavégzésért való nagyfokú felelősséggel.

A jogokról

Most beszéljünk arról, hogy egy AXO szakembernek milyen jogai vannak (már eldöntöttük, hogy ki az). Ebben a bekezdésben is feltüntetésre kerül, hogy ki a felelős az osztály dolgozóinak feladatellátásáért.

Amint az várható volt, ez a bekezdés mindent tartalmaz, ami a különböző szabványok betartásának ellenőrzésével kapcsolatos, a vállalat üzemi használatban lévő vagyonának megőrzésére vonatkozó követelmények.

Az osztály emellett ellenőrizheti az ingatlanok megfelelő tárolását a raktárban, jelentéseket kérhet az irodai fogyóeszközök használatáról.

Természetesen ennek a szerkezeti egységnek a joga, hogy a különböző intézményekkel (javító, építőipari szervezetekkel) együttműködve képviselje a cég érdekeit, ha a feladatkörébe tartozó kérdések megoldása szükséges.

Az ACS vezetője az ellenőrzések eredménye alapján a vezetőségen keresztül kezdeményezheti vagyonkár miatti fegyelmi büntetés kiszabásának elrendelését.

Az interakcióról

AHO specialista (akivezetőről vagy közönséges alkalmazottról van szó, mindegy) munkája során hibátlanul épít ki hivatalos kapcsolatokat más osztályok munkatársaival. Ez szükséges a funkciók minőségi teljesítéséhez.

Más szerkezeti részleg dolgozóitól az adminisztratív osztály munkatársa kapja meg a munkához szükséges dolgok (irodai felszerelés, írószer stb.) vásárlására vonatkozó kérelmeket, valamint az anyagi károkról szóló jelentéseket, írásos magyarázatokat az üzemzavarok okai.

Az AHO nemcsak felügyeli a többi osztályt a rábízott feladatok végrehajtása során, hanem a pénzügyi és számviteli szolgálatok által biztosított szabványok alapján terveket is készít a helyiségekben a javítások végrehajtására.

Emellett a strukturális egység együttműködik a személyzeti adminisztrációs osztállyal (személyzet igénylése, az alkalmazottak üzleti útjairól tájékoztatást kér) és a jogi osztállyal (szerződések elkészítéséhez tanácsadási segítséget kér).

A felelősségről

Most érinteni kell az AHO szakembert terhelő felelősségi kört. Aki ennek ellenőrzése mellett dönt, annak tudnia kell, hogy az adminisztratív és gazdasági osztály vezetője teljes mértékben felelős a funkciók ellátásáért.

Feladatai közé tartozik többek között a rábízott szerkezeti egység dolgozóinak munkájának megszervezése. A vezető gondoskodik a dokumentációk minőségi és időben történő elkészítéséről, dokumentumkezeléséről. Az alkalmazottak általi végrehajtásért az AHO vezetője a felelősipari fegyelem. A gazdasági osztály többi dolgozójának felelősségi körét a munkaköri leírások határozzák meg, amelyekről ebben a cikkben lesz szó röviden.

Az AHO vezetőjének munkaköri leírása

Azok az alkalmazottak, akik nem vesznek részt a személyi dokumentumok kezelésében, valószínűleg nem gondolják, hogy a kijelölt utasításnak meg kell felelnie bizonyos követelményeknek.

Mindazonáltal az. A dokumentumnak feltétlenül tartalmaznia kell az osztályvezető képesítésének és a munkatapasztalat követelményeinek megjelölését. Vezetői pozícióra főszabály szerint felsőfokú végzettséggel (esetünkben műszaki vagy gazdasági végzettség), szakmai gyakorlattal (legalább három év szakemberként, 1-2 év vezetőként) rendelkező szakembereket fogadnak.

Az osztályvezetőnek ismernie kell az összes helyi előírást, a szervezetre vonatkozó, tevékenységét szabályozó előírást, valamint a vállalatban elfogadott vállalati kultúra karmesterének kell lennie.

Bármely munkaköri leírásban, legyen az vezető, ACS mérnök vagy más alkalmazott, szükséges tartalmaznia az OHS, tűzbiztonság normáinak és szabályainak ismeretére vonatkozó követelményeket.

A dokumentumnak tartalmaznia kell azt is, hogy ki a munkavállaló közvetlen felettese, aki helyettesíti őt betegség esetén.

Az "AHO vezetői" posztra háruló feladatok sok tekintetben hasonlítanak az osztály funkcióihoz, ami nem meglepő. Ennek ellenére jelöljük őket:

• biztosítsa a minőségi szolgáltatást és a megfelelőségetvalamint az SNiP szabályai az épület és a belső helyiségek állapotára vonatkozóan;
• költségvetés, felújítás tervezés;
• a cég dolgozóinak biztosítása a szükséges bútorokkal, gépekkel, leltárral, a vállalkozás könyvelésének vezetése, az ésszerű anyaghasználat megszervezése;
• területjavítási munkák irányításának végrehajtása;
• megbeszélések, konferenciák és egyéb rendezvények megfelelő szintű kiszolgálásának megszervezése;
• a rábízott egység alkalmazottainak irányítása.

A jogokkal kapcsolatos információkat a munkaköri leírásban is meg kell adni. Itt kell beszélni a menedzsment szolgáltatásának javítását célzó projektek benyújtásáról, a társaság tevékenységét szabályozó dokumentumok megismeréséről, a menedzsment tájékoztatásáról a gazdasági tevékenység hiányosságairól. Az alkalmazottak irányítása keretében a tisztviselő javaslatot tehet szakemberei előléptetésére/büntetésére.

A felelősséggel kapcsolatos rész információkat tartalmaz a feladatai megfelelő ellátásának és a munkáltatója vagyonának megfelelő gondozásának szükségességéről.

Egyéb pozíciók az osztályon

Az AHO felépítése azt feltételezi, hogy kellően sok alkalmazott van benne: lehetnek mérnökök, szakemberek, asszisztensek.

A szervezet összetettségétől függően lehetnek vezető, vezető, junior specialisták, asszisztensek. A munkaköri leírás természetesen ebben az esetben közvetlenül egy adott pozícióra, szervezetre van előírva,a felelősségek egyértelmű megosztását jelenti.

Külön meg kell említeni az olyan alkalmazottak feladatait, mint a portás, takarító, akik a terület és a helyiségek megfelelő állapotba hozásával foglalkoznak. Munkájuk nem különösebben nehéz, de bizonyos fokú felelősséggel is jár.

A fentiekből azt a következtetést vonhatjuk le, hogy az AHO dolgozóinak munkája a hozzáértő tervezésből és a dolgozók erőforrás-ellátásából áll. Ugyanakkor a szakemberek nem engedhetik meg a túlköltekezést és a vészhelyzeteket.

Így az AHO-ban végzett munka nem kevésbé felelősségteljes, mint más pozíciókban.