A rendezvényszervezés a rendezvények szervezésének irányítása. Rendezvényszervezés és fejlesztése Oroszországban

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A rendezvényszervezés olyan tevékenységek összessége, amelyeket tömeges és vállalati rendezvények létrehozására végeznek. Ugyanakkor az előbbiek erőteljes támogatást nyújtanak a reklámcégeknek, míg az utóbbiak célja a vállalatokon belüli szellem erősítése.

A rendezvényszervezés más néven is ismert - "eseménykezelés". Fő feladata egy hétköznapi eseményből egy nagyszabású rendezvény megszervezése, amelyre a befejezése után még sokáig emlékezni fog.

Egy kis történelem

Ha ezt a fogalmat angol fordításban tekintjük, akkor ez egy esemény, egy esemény. Elsődleges forrásokból ismeretes, hogy az első szórakoztató rendezvények a 19. század elején jelentek meg. Ekkor indult el a jegyek árusítása a professzionális sport különböző versenyeire. Ugyanakkor az ókori Görögországban az olimpiai játékok, vagy az ókori Rómában különböző versenyek is a szórakozás körébe sorolhatók.

Joe Goldblatt kultikus rendezvénymenedzser bebizonyítja, hogy a különféle szórakoztató rendezvények szervezésének szakmája a XX.században (1955 – Disneyland megnyitása). Ebben a kiváló emberben meg lehet bízni, hiszen ő az International Community of Event Management alapítója. Ezen a területen kidolgozta a világ első képzési kurzusait és szakmai minősítési programját is.

A rendezvényszervezés jelenlegi állapota

Mint tudod, a modern társadalomnak két fő jellemzője van – a tömegtermelés és a fogyasztás. Ők befolyásolták az eseménymarketing iránti egyre növekvő igényt.

Mint tudod, a modern társadalomnak két fő jellemzője van – a tömegtermelés és a fogyasztás. Ők befolyásolták az eseménymarketing iránti egyre növekvő igényt.

Oroszországban a rendezvényszervezés nem vert gyökeret azonnal. Tehát a Szovjetunióban ezt a fajta szolgáltatást sokáig az állam nyújtotta, és a nagyszabású ünnepek (például olimpia) megszervezéséért is felelős volt.

A professzionális rendezvény-cégek Oroszországban csak a 20. század 90-es éveiben kezdték meg tevékenységüket. Ennek a tevékenységi körnek a sajátosságai miatt kiderült, hogy a legtöbb szakember a show-bizniszből származik. Ezért néhány rendezvényt azokban az években nem a haszonszerzés jegyében tartottak, hanem a szokásos show kedvéért.

A vállalati kultúra fejlődésével tovább nőtt a kereslet nemcsak az eseménymarketing, hanem a rendezvényszervező szakemberek iránt is. Nemcsak kreatívnak kell lenniük, hanem jártasnak kell lenniük a különféle eszközökben és tudásbanpszichológia területei. Az ilyen irányú modern ügynökségekben képzett alkalmazottak vannak az államban, akik képesek bármilyen rendezvényt megszervezni. Az is feltételezhető, hogy ez a szolgáltatási ágazat tovább fog fejlődni.

Az ilyen események okai

Hogy indulhat egy esemény? Az okok, amelyek az „előjáték”, amelyek után a rendezvények megszervezését végzik, teljesen eltérőek lehetnek. A jellegtől és a céloktól függően a következő akciókat kell kiemelni: szemináriumok, versenyek, továbbképző tanfolyamok, értekezletek és értekezletek, valamint évfordulók. A rendezvényszervezés által lebonyolított rendezvények közé tartozik: adománygyűjtés (meghatározott célú forrásgyűjtés), gratulációk, szertartások, ünnepségek, sportversenyek, koncertek és zenés előadások, valamint tömegünnepségek. Ebben a folyamatban a legfontosabb az egyes alkalmak helyes felhasználása és az ünnep maximális haszonnal járó megszervezése.

Tapasztalatból ismert, hogy a rendezvények megszervezése, még a legkisebb léptékű is, jelentős (anyagi és szellemi) költségeket és erőfeszítéseket igényelhet. Ezért a magas színvonalú képzéshez világos elképzelésre van szükség a végső célokról, célkitűzésekről és a kívánt közfelkiáltásról. Csak miután megkapta a teljes választ ezekre a kérdésekre, kezdheti el közvetlenül az eseményszervezést. A tervezés során azonban figyelembe kell venni bizonyos kulcsfontosságú pontokat, amelyeket alább tárgyalunk.

Költségvetés

Ez a kifejezésa jövőbeni események költségét határozzák meg. Például egy jól megszervezett céges buli akár 20 ezer hagyományos egységbe is kerül. És egy másik nagyszabású rendezvény (például egy kiemelkedő előadó koncertje) egy teljesen más rendezvényszervezés. Ez egy legmagasabb szintű ünnep, további szervezési eseményekkel: sajtótájékoztatóval, sajtóinterjúkkal és TV adásokkal. Az ilyen nagyszabású rendezvények ára gyakran óriási.

Cselekvési terv

Egyenlőre fontos szakasz, amelyen a rendezvény szervezése alapul, a terv. A megoldásra váró kérdések konkrét listájának összeállítása és az időzítés meghatározása nemcsak egy adott nyaralás megfelelő megszervezését teszi lehetővé, hanem a költségek optimális becslését is.

Személyzet

A személyi kérdés rendezése egyszerűen szükséges a rendezvényszervezési munka korrekt lebonyolításához. Tehát a kezdeti szakaszban meg kell határozni az adott ünnepen dolgozó művészek, hangmérnökök, világítástechnikai szakemberek számát. Világosan meg kell érteni, hogy hány ember vesz részt az eszközök szállításában, a terület előkészítésében, valamint a vállalkozókkal való egyeztetésben.

Szponzorok vonzása

A rendezvények szervezése és lebonyolítása gyakran szponzorációval történik. Néha azonban egy vállalati ünnepet a vállalatnál önállóan tartanak. Minden az adott párt méretétől függ.

A közfigyelem felkeltése

Az egyik legfontosabb feladat, amelya rendezvényszervezés megoldása a szükséges közfelháborodás elérése. Ezért egy akció megtervezésekor pontosan el kell képzelni, hogy egy adott eseményre milyen mennyiségben és milyen választ kívánunk kapni.

Outsourcing

Ezzel a kérdéssel mindenesetre egy kezdő rendezvényszervező vagy marketingvezető szembesül. A szélesebb körű rendezvények lebonyolítását szakemberekre bízzák. Bár az ilyen ünnepek egy kicsit többe kerülhetnek egy vállalkozásnak, egy elkötelezett ügynökség elkerüli a legtöbb gondot azzal, hogy magára vállalja a munka teljes terhét.

A szakemberek az elfogadott szabályok szerint eljárva először általános koncepciót dolgoznak ki. És csak ezután, kreatív potenciáljukat kihasználva kínálnak olyan ötletet, amely maximálisan kifejezi a jövőbeli esemény egyéniségét és lényegét.

A következő lépés a megfelelő berendezések és helyiségek kiválasztása. Ennek a folyamatnak egy meglehetősen fontos pontja a kész script létrehozása. Az ilyen ügynökségek szakemberei tárgyalásokat szerveznek a vállalkozókkal, professzionális hangmérnököket és műsorvezetőket keresnek. A szakemberek is találnak módot arra, hogy spóroljanak néhány apróságon, ugyanakkor az ünnepi forgatagban semmiről sem maradnak le.

Hatékonyabb lesz a rendezvények lebonyolítása az illetékes ügynökség szakembereinek bevonásával, különösen a PR területén. Például azok a kommunikációs ügynökségek, amelyek régóta kapcsolatban állnak a médiával, elérhetik a nyilvánosságotrezonancia sokkal gyorsabb. A célok elérése érdekében a szakemberek különféle módokat alkalmaznak az információ terjesztésére: direkt e-mailt, kültéri reklámozást és speciális források segítségével juttatják el az információkat a célközönséghez. Így a modern orosz nagyvállalatok szembesülnek azzal az igénysel, hogy nyaralást szervezzenek szakemberek részvételével.

Összehasonlítás a nyugati gyakorlattal

Nyugaton a rendezvényszervezés meglehetősen új típusú vállalkozás, húsz évnél nem adható tovább. Az orosz vállalkozók figyelmét csak az 1990-es évek közepén hívták fel erre az üzlettípusra. Ebben az időszakban a hazai gazdaság új fejlődésen ment keresztül, és a különféle munkákat bizonyos módon nemesíteni kezdték. A rendezvényszervező a kommunikációs piac egyik legkeresettebb szakembere lett. Az ilyen típusú szolgáltatásokat nyújtó ügynökségek száma folyamatosan növekszik, és a tömegrendezvények nemcsak Moszkvában, hanem a nagy központokban is kezdenek európai orientációt kapni.

A bármilyen léptékű rendezvény megszervezésénél azonban figyelembe kell venni a hazai mentalitás sajátosságait: ha lakoma - akkor reggelig. Az orosz lélek ilyen kiterjedése néha nehézségeket okoz, de ez semmilyen módon nem befolyásolja az eredményt.

Szükséges azt is megjegyezni, hogy ennek a tevékenységi területnek széles kilátásai vannak. Ugyanakkor azt is korai lenne állítani, hogy egy ilyen szolgáltatási piac teljesen kialakult. Gyakran az alacsony árak jelenléte a minőség rovására az ilyen típusú cégeknéltevékenységének oka a rendezvényszervezés kultúrájának hiánya a különböző cégeknél. Tehát sokan emlékeznek arra, hogy néhány nappal az esemény előtt meg kell ünnepelni az újévet vagy a cég évfordulóját. Valójában azonban a megfelelő költségeket bele kell foglalni a becslésbe egy ilyen ünneplés további hat hónapjára.

Rendezvényszervezési tanfolyamok

Sajnos nincs olyan oktatási intézmény, ahol ilyen szakembereket képeznének. Ezt a szakmát általában művészek, pszichológusok, hirdetők és tanárok sajátítják el. A legtöbb esetben speciális végzettséggel nem rendelkezők kapják meg a „rendezvényszervező” szakmát. A tanfolyamok csak azok számára alkalmasak, akiknek témái összecsengenek a rendezvényszervezés alapjaival. Sajnos ma is nagyon kevés van belőlük.

Gyakran maguk a rendezvényügynökségek is foglalkoznak alkalmazottaik felkészítésével. Ehhez gyakornokokat vesznek fel. És közülük a legjobbak már beiratkoztak az államba.

Jelölt követelmények

Biztosan kijelenthetjük, hogy az ebbe a kategóriába tartozó menedzser munkája az ő életmódja. Éppen ezért annak a személynek, aki ezt a szakmát választotta, olyan tulajdonságokkal kell rendelkeznie, amelyek közvetlenül összecsengenek a szakmai tevékenységével.

Egy rendezvényszervező szükséges személyes tulajdonságai:

- nyitott és vidám jellem, társaságkedvelő, valamint megnyerő megjelenés;

- kreatív és művészi képesség;

- analitikus és kreatív gondolkodás;

- nagy teljesítmény és stresszállóság;

-vezetői tulajdonságok;

- szervezőkészség;

- készenlét az önfejlesztésre.

A fenti tulajdonságok listája alapján arra a következtetésre juthatunk, hogy a kanapékrumplinak és a flegma embereknek nem szabad erre a területre jelentkezniük.

Az ebben a szakmában dolgozó embereknek művészi és kreatív tehetségekkel kell rendelkezniük. A szervezési készségek azonban ebben az esetben is fontos szerepet játszanak. A menedzsernek helyesen kell rangsorolnia és a célt bármi áron elérnie. Képesnek kell lennie arra is, hogy hatalmas mennyiségű információval dolgozzon, és képesnek kell lennie a meggyőzésre.

Így úgy tűnhet, hogy ez a rendezvényszervezés nagyon bonyolult dolog. Az sem teljesen világos, hogy ebben az esetben hol tanuljunk. Egy dolog biztos - ha egy személy legalább felével rendelkezik az ebben a cikkben felsorolt tulajdonságoknak, akkor már megpróbálhat segíteni egy esemény megszervezésében, például abban a vállalkozásban, ahol dolgozik. És ha jól csinálja és szereti csinálni, akkor már más cégeknek is ajánlhatja szolgáltatásait.

A rendezvényszervezés főbb irányai

Ma a PR üzleti szakemberei a rendezvényszervezés alábbi területeit emelték ki: belső vállalati rendezvények szervezése a vállalkozási szellem erősítését célzó; nagyszabású akciók.

A szakemberek azonban minden esetben azokból a feladatokból indulnak ki, amelyeket meg kell oldaniuk. A cél pontos megfogalmazása segít a széles választékból való választásbaneszközöket az adott esetben megfelelő formában. Vegyünk egy példát.

Például egy gyógyszergyártó cég megrendelt egy rendezvényügynökséget, hogy ünnepelje meg fennállásának ötödik évfordulóját. Egy ekkora ünneplés elsősorban a vállalati szellem erősítését segíti elő. Ezért a legjobb lehetőségként a csapat vidéki klubba való távozását vették fontolóra. Meglehetősen megfelelő kommunikációs eszközként a csapatversenyeket és a sport váltóversenyeket választották, az ünnep fénypontja pedig az volt, hogy bárki lufikosárból is megtekinthesse a várost.