Matrix menedzsment struktúra: séma, alapelvek, hatékonyság

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A szervezeti struktúra a pozíciók és az emberek közötti kapcsolatok modellje egy adott szervezetben.

A szervezeti struktúra különféle (pl. funkcionális, hierarchikus) függőségek összessége a szervezetek egyes elemei (például szervezeti pozíciók, cellák, egységek) között, amelyek lehetővé teszik annak kezelését. Az OS lényege a célok és célkitűzések helyes összekapcsolása az emberekkel, illetve befolyásolásuk módjai a munkafolyamatokban, vagyis bizonyos részegységek létrehozása a szervezetben, majd ezek integrálása a hatékonyabb kezelés érdekében.

A mátrix struktúra az egyik legkeresettebb struktúra olyan komplex szervezetek számára, amelyeket a projekttevékenységekre való összpontosítás jellemez.

A mátrix struktúrát az a hagyományos feltevéstől való eltérés jellemzi, hogy a formális szervezeti struktúra egészének állandó és változatlan rendszernek kell lennie. Ebben a struktúrában lehetőség nyílt a személyzeti struktúrák pozitív tulajdonságainak és a struktúra tulajdonságainak kombinálására.

Koncepció

A vezetői szervezet mátrix formája a vállalat szervezeti struktúráinak egyik formájára utal, amely a modern körülmények között meglehetősen elterjedt. Két átfedő összevonási feltételen alapul. A funkcionális osztályok képezik a mátrix létrehozásának alapját. Meghatározásuk után a csoportok halmazait kiválasztjuk és ábrázoljuk. A korábban említett csoportok megkülönböztetésének fő kritériuma a vállalkozás profiljától függően az adott feladattal foglalkozó termelési vagy ideiglenes osztály.

Ez a fajta szerkezet a mátrix matematikai fogalmához kapcsolódik, vagyis a valós számok téglalap alakú tömbje, amelyet oszlopok és sorok kombinációja jellemez.

A mátrixstruktúrában az oszlopok egyenértékűek az állandóan ismétlődő függvényekkel. A mátrix minden elemének 2 döntési központja van - egy funkciókezelő és egy feladatkezelő. Előnyei a rugalmasság és a környezet változásai iránti nyitottság, a projektvezető fokozott felelőssége a projektért, a jobb információáramlás, valamint az alkalmazottak kreativitásuk növelésének lehetősége.

Az ilyen típusú szervezeti felépítést a hatvanas években vezették be a repülőgépiparban. A NASA vezető szerepet játszott e keretrendszer alkalmazásában. A tömb szerkezete leggyakrabban azon problémák vagy projektek köré épül fel, amelyekben a szervezet részt vesz. Általában a mátrix soraiban ismerik fel őket. A mátrixoszlopok az állandó, ismétlődő függvények analógjai.

Alkalmazások

Matrix szerkezetakkor használatos, ha bizonyos speciális tevékenységek elvégzésére van szükség, amelyek projektcsapatok kijelölését igénylik a vállalatirányítási rendszerben. E csoportok tagjai a struktúra állandó szervezeti egységeinek alkalmazottai.

A munkavállalók beosztása a következő esetekben történhet:

• teljes leválasztás az eredeti celláról (részlegről) a vállalkozás feladatának (projektjének) idejére, és teljes alárendeltség a hozzárendelt projektcsoport vezetőjének (ún. projektcsoportokról beszélünk);
• alkalmazottak kettős alárendeltsége: mind a főcella osztályvezetőjének, mind a csoportvezetőnek (ez a megoldás megfelel a tipikus mátrixstruktúráknak).

Minden alkalmazott, aki a tömb szerkezetének egyik láncszeme, tagja a projektcsapatnak, valamint a funkcionális osztálynak. Ennek a kétpárti kapcsolatnak az az eredménye, hogy több vezető is van. A mátrix szervezeti struktúra meglehetősen összetett vállalkozás. Nem minden cég tudja hatékonyan megvalósítani. Ennek a struktúrának az alkalmazása sok pozitív és negatív dologhoz vezethet a szervezetben.

Előnyök

A mátrixstruktúra használatának pozitív jellemzői közé tartozik:

• feltételek megteremtése az interdiszciplináris munkavégzéshez;
• együttműködési készségek előmozdítása;
• rugalmasság;
• támogatja az alkalmazottak magas szintű azonosulását célokkal;
• független irányítási és koordinációs mechanizmusok létrehozása;
• a szinergia jelenségének megjelenésének elősegítése;
• az alkalmazottak kreatív potenciáljának felszabadítása;
• egy részletes probléma átfogó összpontosításának lehetősége;
• nagyobb nyitottság és rugalmasság a környezet változásaihoz való alkalmazkodásban;
• a menedzser-koordinátor vállalkozás iránti felelősségének növelése a projektvégrehajtás teljes ciklusára vonatkozó kompetenciájának bővítése miatt;
• az információáramlás javítása.

Hibák

A mátrixstruktúra használatának negatív jellemzői közé tartozik:

• magas kezelési költség;
• anarchia lehetősége;
• megnövekedett feladatvégzési idő;
• a parancsegység elvének megsértése, valamint a funkcióvezetők és a projektkoordinátorok közötti hatásköri viták lehetősége;
• a kapcsolat és a bizalom hiánya a funkció- és projektvezetők részéről;
• meglehetősen magas követelményeket támaszt a vezetőkkel és a beosztottakkal szemben, ami nehézségeket okoz a munkacsoportok kitöltésében;
• bizonytalanság és fenyegetés, amely a csapatvezetőt és a projektmenedzsment mechanizmusban résztvevőket kíséri;
• túlterheljük a projektmenedzsereket folyamatos koordinációs problémákkal.

Struktúra jellemzői

A mátrix szerkezetét modernnek ajánljuk, mivel a szervezet mátrixban működik könnyenrendszer, amely képes reagálni a változó környezeti feltételekre. Ez a fajta szerkezet a kétdimenziós csoportosítás elvén épül fel: az oszlopok az állandóan ismétlődő függvények megfelelői, a vonalak pedig a szokatlan, periodikusan változó feladatokat, termékeket, projekteket.

Ha egy szervezet több különálló feladatot (projektet) hajt végre egyidejűleg, az ezeket végrehajtó csapatok úgy viselkednek, mintha „átlépnék” a hagyományos „személyzeti vonal” struktúrát, létrehozva a feladatok és funkciók mátrixát.

A mátrix minden eleme - egy pozíció vagy egy szervezeti egység - két döntéshozatali központ: egy funkciómenedzser és egy feladat- (projekt)menedzser. Mindkét rendszer keresztezi egymást a régi funkcióki felosztás és az új projektfelosztás behatolása következtében. Ez az információ átadásához és a munka koordinációjához vízszintes elrendezésben vezet, és a tehermentesítés általában túlterheli a függőleges csatornákat (hierarchikus felosztás funkció szerint).

A két egymást átfedő csoportosítási szabályt alkalmazó mátrixstruktúrában a vállalatirányítás olyan szerkezeti jellemzői vannak, mint:

• magas fokú szakmai típusú specializáció;
• mély decentralizáció;
• kis fokú formalizáltság.

Matrix szerkezet a gyakorlatban

A világhírű amerikai autóipari konszern, a Ford tömbszerű megközelítést alkalmazott egyik legnépszerűbb modelljének, nevezetesen a Ford Focusnak a megalkotásához. Az erre a célra létrehozott csoportot "csapatnak" nevezték elfókuszpontok", beleértve a mérnököket, tervezőket, marketing- és termelési szakembereket. A vezető munkájának megszervezését a cég más területeinek szakemberei végezték. Ennek a struktúrának a megvalósításának és a szakemberek összegyűjtésének köszönhetően a projekt létrehozása egy új modell legalább egy évvel korábban sikeres volt, mint amennyit a vállalat korábbi megközelítésével el lehetett volna érni.

A következő vállalatok is használják a mátrixstruktúrát: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid és Manhattan Bank. A mátrix struktúra azonban a bevezetéssel járó erőfeszítések és az implementációs kísérletek ellenére sem talált alkalmazásra olyan cégeknél, mint a Philips vagy a Citibank. A fenti helyzet feltételezi, hogy a mátrixstruktúra nem egy univerzális struktúra, amely egyetlen vállalatnál sem alkalmazható.

Példa a mátrix szerkezetére

Az alábbi ábra egy mátrixvezérlési struktúrára mutat példát és a benne lévő kapcsolatok diagramját.

Mint az ábrán látható, a szerkezet tartalmazza az alárendeltségi kapcsolatok funkcionális és tervezési szétválasztásának elvét is.

A vállalat vezetőjének ebben a struktúrában több helyettese van. igazgató: marketing, K+F, termelés, gazdaság és pénzügy, műszaki osztály. Ez a lista cégenként változhat. Mindegyik helyettes az igazgatók a profilnak megfelelően viselik funkcionális felelősségüket.

Mindegyik alárendeltségében funkcionális láthatóalkalmazottak. Ha a személyzeti osztályt vesszük, akkor a személyzeti vezető a személyügyi helyettes alá tartozik. Ha marketing asszisztenst veszünk, akkor marketinges lesz beosztott, stb.

A HR vezető funkcionális feladatait a személyzeti munka területén látja el, ugyanakkor van egy másik projektvezetője is (nem csak funkcionális). Ez az alkalmazott engedelmeskedik és teljesíti projektvezetője utasításait, amelyekhez csatlakozott. Ez kiemeli a kettős parancsnoki lánc lényegét.

Hasonlóan példát vehet egy ellátási szakemberről. Egyrészt a szervezeti felépítés keretein belül a beszerzési osztályvezetőjének, másrészt a projektben való részvétellel az ellátási funkció ellátásában a projektmenedzser felé számol be.

Mikor érdemes alkalmazni a mátrixstruktúrát?

A mátrixvezérlő szerkezet és alkalmazási sémája a következő helyzetekben lehetséges:

• Amikor a vállalkozás külső környezete erős nyomást gyakorol rá, például erős piaci verseny esetén. A tömbstruktúra összes cellájára kiterjedő átfogó mérések elfogadásával gyorsan és hatékonyan felhívhatja a fogyasztók figyelmét.
• Olyan helyzetben, amikor egy vállalkozás számtalan mennyiségű adatot és információt dolgoz fel. Ennek a struktúrának a használata nagyban megkönnyíti a felelősségek megosztását és a feladatok összehangolását.
• Abban az esetben, ha az erőforrások, amelyekben a szervezet található, korlátozottak, a mátrixstruktúra takarékosnak bizonyuldöntés. A korlátozott erőforrások, például a termelési szakemberek igénybevételével nem csak az A terméket előállító részleg használható, hanem a B terméket előállító részleg is.

Az aktív tömbstruktúra létrehozásával járó nehézségek ellenére működik a vállalatoknál, és gyakran hozzájárul a projektek sikeréhez és felgyorsítja a projektek ütemezését.

Alakítási alapelvek

A mátrix vezérlési struktúrában és kialakításának sémájában két külön rész különböztethető meg: a fix és a változó. A fix rész a személyi struktúrára (általános ügyvitel) jellemző szervezeti egységekből, míg a változó része egy meghatározott kötelezettséghez (projekthez) rendelt munkavállalói csoportokból áll. A projekt befejezése után ezek a csapatok szétválnak, és az intézmény igényeitől függően újra létrehozhatók.

Így a struktúra változó része a termelési folyamatot alkotó funkciók részeként (például kutatás-fejlesztés, tervezés, beszerzés, gyártás, értékesítés), egyedi projektek megvalósításához. A vállalkozás típusától függően projektmenedzsereket és az ipari részlegek egyéb alkalmazottait nevezik ki. Ennek a struktúrának a rögzített része a tipikus támogató szervezeti egységekből (pl. személyzet, pénzügy, számvitel stb.) áll, amelyek szükségesekhatékony intézményirányítás.

A mátrixkezelési struktúra és felépítésének sémája egy olyan mátrix, amelyben az oszlopok funkcionális hierarchiát, a hivatkozások sorai pedig technikai hierarchiát alkotnak. Így a végrehajtó cellák (részlegek) a vertikális rendszerben a funkcionális vezetőnek, míg a horizontális rendszerben a projektkoordinátoroktól függenek.

A mátrixstruktúra neve a matematikából származik: a tudományban a "mátrix" kifejezés a valós számok négyszögletes tömbjét jelenti, amely a sorok és oszlopok visszacsatolását jellemzi. Ez együtt egy mátrixot hoz létre, amely meghatározza a sorelemek és az oszlopok közötti kapcsolatot.

A mátrixos szervezeti diagramban a sorok általában szokatlan, visszatérő tárgyi vállalásokat jelentenek, míg az oszlopok a személyzeti csoportok által végzett állandó, ismétlődő funkciók megfelelői. Ha több vagy tucatnyi nagyprojektet hajtanak végre egyidejűleg, akkor az ezeket a munkákat végző csapatok a hagyományos személyi-vonali struktúra „keresztjében” lépnek fel, objektum-funkcionális feladatok mátrixát hozva létre. A mátrixszerkezet jellegzetessége az egyedüli irányítás elvétől való eltérés.

Következtetés

A mátrix struktúra univerzális megoldásnak tekinthető, különösen azokban az intézményekben, ahol összetett egyéni feladatokat látnak el, amelyekhez különböző iparágak szakembereinek koordinációja és együttműködése szükséges. Ezért a mátrixa struktúra különösen hasznos tudományos és kutatóintézetekben, tervezőirodákban, kutatóközpontokban stb. Jelenleg számos nagy intézményben (holdingok, társaságok), valamint szervezeti tanácsadó cégeknél és reklámügynökségeknél is alkalmaznak ilyen struktúrát. A mátrix felépítése rugalmas, és lehetővé teszi az emberek közötti interakciót a szervezet minden vezetési szintjén.