Elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS): mi az, jellemzői és javaslatai

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Néhány évvel ezelőtt az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekről úgy beszéltek, mint a fényes jövőről. Ma már aktívan használják magán- és állami vállalkozásokban. De a legfontosabb dolog az, hogy az EDMS iránti kereslet folyamatosan növekszik. Mi az elektronikus dokumentumkezelő rendszer és hogyan működik, nézzük meg az Orosz Föderációban működő rendszerek példáját.

Háttér

Az EDMS-programok működésének jobb megértéséhez át kell tekinteni az alapvető fogalmakat és feladatokat. A kulcstényezők azok, amelyek meghatározzák egy adott rendszer kiválasztását.

Ha egy szervezet informális menedzsment körülményei között tud működni, akkor nincs szükség dokumentumkezelésre. Az üzleti folyamatok megjelenésével szükség van a mechanizmus rendezett dokumentáció segítségével történő kezelésére. Ha nem foglalkozik időben a papírokkal, akkor azok felhalmozódni kezdenek és elvesznek.

A papírhordozók alternatívájaként egy speciális fájltárolási sémát használnakszerveren. De ez sem működik sokáig. A vállalat volumenének növekedésével az információk tárolásának és szinkronizálásának igénye nő.

Van egy dilemma: régi papírhordozót vagy EDMS-t kell-e használni az információk tárolására. Mi olyan fontos, amit az elektronikus rendszernek köszönhet? Növelje a szervezet hatékonyságát.

Gazdasági hatás

A munka hatékonyságát kétféleképpen lehet növelni: csökkenteni a költségeket vagy növelni az eredményeket. Dokumentumok Az EDMS lehetővé teszi, hogy egyszerre két célt érjen el. Vagyis a rendszer bevezetése lehetővé teszi a szervezet számára, hogy kevesebbet költsön, de többet keressen.

Költségek csökkentése csökkentett papírköltségek, elvesztegetett idő, a kommunikáció felgyorsítása, a vállalati kultúra megváltoztatása révén.

Az EDMS program hatékonyságának értékeléséhez ki kell számítania a papírmunkára fordított időt. A tanácsadó cégek becslései szerint az ilyen műveletek a munkaidő 20%-át teszik ki. Az orosz bürokrácia rendszerében ez még többet vesz igénybe - az idő 60%-át. Az EDMS bevezetése ezeket a költségeket legalább 10-szeresére csökkenti.

Irodai munka és dokumentumfolyamat

A két kifejezés összefügg. A nyilvántartás egy olyan kifejezés, amely a dokumentumokkal való munkavégzés formális szabályrendszerére utal. Néhány EDMS rendszer az irodai munka szabályai szerint testreszabható, de vannak olyan rendszerek is, amelyek alapján már kialakul az irodai munka.

A dokumentum egy adattárolási egység az EDMS-ben. A dokumentumfolyamat ebből keletkezikkülönböző forrásokból: más rendszerek, alkalmazások, e-mail, de mindenekelőtt - beszkennelt papírról. Ezért a szkennerek és egyéb berendezések az EDMS szerves részét képezik. A rendszer tárolja az összes dokumentumot, megőrzi azok előzményeit, biztosítja a szervezeten keresztüli mozgást, és üzleti folyamatokat hajt végre velük.

Egy ilyen adatbázisban a SED határozata, utasítása és parancsa található. Rajtuk keresztül irányítják a szervezetet. Bármely dokumentumhoz „súgó” tartozik. Az űrlap mezőinek készlete a dokumentum típusától függ. Az információkat a rendszer adatbázis formájában tárolja az ilyen kártya minden egyes mezőjéről.

Az EDMS funkciói és feladatai

A dokumentumkezelő program a következő feladatok megoldására készült:

• dokumentumokkal végzett munka rendszerezése.
• dokumentumok készítése sablonok szerint, azok regisztrációs tárolása;
• számviteli automatizálás;
• dokumentum minősítés.

Nézzük meg közelebbről a SED funkcióit. A munkafolyamat-program a következőkhöz használható:

• kártyák létrehozása.
• a dokumentum szövegének kialakítása;
• adatok mentése pdf vagy ms word formátumban;
• felhasználói hozzáférési jogok kezelése;
• útvonalak létrehozása;
• dokumentumfolyamat-vezérlés;
• értesítések, emlékeztetők küldése;
• naplózás, könyvtárak, osztályozók;
• rendelés generálása;
• dokumentumok keresése és aláírása;
• jelentéskészítés.

Az általános rendszerfunkciók a következők:

• távirányítódolgozni dokumentumokkal;
• adatbázis-kezelő rendszer használata adatok tárolására;
• egyidejű munka az EDMS-sel;
• biztonság tanúsítványokkal, vonalkódokkal és személyre szabással.

Előnyök és hátrányok

A SED-re váltásnak több előnye van, mint hátránya. Egy rosszul szervezett projekt azonban tönkreteheti az automatizálás minden előnyét. Az EDMS megvalósításának céljainak elérhetőnek kell lenniük. Az előnyök a következők:

• központosított, strukturált információtárolás;
• ugyanaz a megközelítés a dokumentumok kialakításához és feldolgozásához;
• sablonok használata;
• keresés;
• audit hozzáférés.

A hátrányok közé tartozik a magas indítási költségek és a szigorú felhasználói képzés.

Dokumentumfolyamatok

Az EDMS-ben az elektronikus dokumentumkezelés több szakaszon megy keresztül, amelyek során bizonyos tulajdonságokat rendelnek a dokumentumhoz. A feldolgozás manuálisan és automatikusan történik. A második esetben állítsa be:

• a szakaszok közötti átmenet feltételei;
• útvonal-elválasztás;
• megmunkálási ciklusok;
• alfolyamatok, időzítők, feldolgozási eljárások indítása;
• a felhasználói szerepkörök beállítva.

Kezelési típusok:

• Dokumentum létrehozása.
• Szerkesztés.
• Átnevezés.
• Move.
• Mentés.
• Indexelés.
• Törlés.

SED költségek

A dokumentumkezelés nem működik teljes mértékben licenc, szerverek, teljes beállítás és az összes felhasználó képzése nélkül. Ezen elemek mindegyike nagy készpénzkiadást igényel. Emellett nem szabad megfeledkezni az EDMS más rendszerekkel való integrációjáról, az adatbázisok és szoftverek frissítéséről, a műszaki támogatási konzultációkról és egyéb karbantartási költségekről sem.

Az EDMS bemutatása

A projekt megvalósítása több hónapig is eltarthat. A folyamat mind a dokumentációs folyamatok számától, mind a pénzügyi, szervezeti és erőforrás-képességektől függ. A megvalósítás a következő algoritmus szerint történik:

• munkacsoport létrehozása, vezető azonosítása;
• határozzon meg célokat és célkitűzéseket;
• meglévő dokumentációs folyamatok ellenőrzése;
• feladatkör kidolgozása;
• SED választás;
• szerződés megkötése az EDS megvalósítására;
• munkaszabályzat kialakítása és jóváhagyása;
• A könyvtárak kezdeti tartalmának ellenőrzése;
• EDS előteszt;
• személyzet képzése a munkahelyen;
• EDMS tesztelése;
• vizsgálati eredmények elemzése;
• hibajavítás;
• az EDMS teljes megvalósítása.

Megvalósítási hibák

Különös figyelmet kell fordítani azokra a folyamatokra, amelyek papíralapú dokumentumot igényelnek. A fő hiba a papíralapú dokumentum és az elektronikus dokumentum másolása. Ez megnehezíti a munkát és negatív hozzáállást okoz az automatizáláshoz. Senki nem fizet külön a dupla munkáért. Az automatizálási folyamatokat anélkül kell kiépítenimegkettőzés. A második hiba a személyzet felkészületlensége. Leggyakrabban az új folyamatokat ellenségesen érzékelik. Ezért el kell magyarázni az alkalmazottaknak, hogy egyáltalán miért vezetnek be EDMS-t, hogy tudatosan közelítsék meg a tanulási folyamatot.

Dokumentumtárolási technológiák

Az EDMS-ben az elektronikus dokumentumkezelés attribútumokból áll, ezek alapján történik a keresés, osztályozás, csoportosítás és jelentés. Néha sablon alapján, néha adatbázisból adatátvitellel készül egy dokumentum. Az attribútumokat táblázatokban tároljuk. Maga a fájl a tárolási mappába kerül, az abból származó információk a DBMS könyvtárba. Csak az EDMS-felhasználók férhetnek hozzá az adatokhoz.

Mi az a beépített szkennelés?

A dokumentumok teljes feldolgozása, majd a minták archívumban való elhelyezése szkennerek segítségével történik. A szkennelési folyamat során lehetőség van a dokumentumon automatikusan vonalkódot létrehozni és az adatbázisban regisztrálni, a megadott útvonalon haladva.

Optikai szövegfelismerés

Ez az elektronikus dokumentumkezelő rendszer, az EDMS a dokumentum elektronikus képét fotó vagy jpeg formátumban szöveges formátumba konvertálja. Ebben az esetben speciális szoftvert használnak önálló alkalmazás vagy az EDMS-be integrált ESCOM. BPM formájában. Mi az ESCOM. BPM? Ez egy program a különböző betűtípusokkal gépelt dokumentumok felismerésére. Érdemes azonban megjegyezni, hogy az önálló alkalmazások több funkcióval rendelkeznek, és még a kézzel írt szöveget is felismerik.

Vonalkódolás

Ez a technológia egy sor eljárást biztosít grafikus vonalkód létrehozására és dokumentumra való alkalmazására. A rendszerszerveren keresztül egyedi vonalkód jön létre. Biztosítja továbbá az iratok azonosítását, gyors keresését az adatbázisban és a tárolási helyeken való elosztását. Dokumentum regisztrálásakor az elektronikus kártya azonosítójának megfelelő vonalkód kerül a címkére. A dokumentum papíralapú változatához van ragasztva.

EDS

A digitális aláírás lehetővé teszi a dokumentum helyességének és az adatok megváltoztathatatlanságának ellenőrzését. Az aláírás egy kriptográfiai szolgáltató és egy szoftverkulcs - egy tanúsítvány - segítségével történik. Ez utóbbi egy speciális formátumú fájl, amelyet a licenckiadó központban generálnak újra. Az információk biztonsága érdekében a tanúsítványt intelligens kártyán vagy I-Token kulcson kell tárolni. PIN kóddal védettek. Ha a PIN-kódot többször is helytelenül adja meg, a tanúsítvány automatikusan blokkolódik.

Teljes szöveg és attribútum keresése

Az attribútumok keresése egy speciális űrlapon keresztül történik a kártyamezők több értékének felhasználásával. Például a "Számla" feltétel a "Címzett" vagy a "Feladó" mezőben keres adatokat. Ezzel egyidejűleg a rendszer összehasonlítja a beírt kritériumokat a kártyákon lévő adatokkal, és beírja az eredménybe azokat a kártyákat, amelyek megfeleltek. A keresés pontos vagy részleges egyezésen alapul.

A teljes szöveges keresés a következőben található adatok szerint történikdokumentumot, beleértve a szóformákat a beépített DBMS-eszközökön keresztül, például MS SQL SERVER, ORACLE. A teljes értékű kereséshez fájlokat kell bevinni az adatbázisba dokumentum (doc), táblázat (xls), prezentáció, üzenet formátumban.