A mentorálás, mint a személyzet képzésének módszere. Segítsen a fiatal szakembereknek új munkahelyeken

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A vállalati mentorálás az egyik leghatékonyabb és legeredményesebb módszer az új alkalmazottak képzésére.

Az üzleti világ jelenlegi helyzetének egyik jellemzője a szakmai személyzet kiválasztásával kapcsolatos komoly nehézségeknek nevezhető. Szinte lehetetlen olyan kész szakembert találni, aki azonnal munkához lát. A mentorálás, mint a személyzet képzésének módszere, lehetővé teszi, hogy gyakorlatiasan oktassa a személyzetet olyan speciális ismeretekkel és készségekkel, amelyek egy adott vállalat számára relevánsak. Sok nagyvállalat tér át a csapatépítés ezen módszerére. Ez a technika különösen fontossá válik olyan esetekben, amikor a vállalkozás személyzete minimális munkatapasztalattal rendelkező fiatalok.

Mi a mentorálás

A szervezet méretétől, valamint a gazdasági tevékenységek (termelés, kereskedelem, szolgáltatás, tanácsadás) sajátosságaitól és összetettségétől függően a vezető alkalmazhat csekély tapasztalattal rendelkező munkatársakat. A képzés során egy magasan képzett szakember (ezmentor) biztosítja az újonnan érkezőt a munkához szükséges információkkal.

Az ő felelőssége az is, hogy figyelemmel kísérje ezen ismeretek asszimilációs folyamatát, a szükséges készségek kialakulását és általában a munkavágyat. A képzés befejeztével a fiatal szakember bizonyítványt szerez, és engedélyezhető a munkaügyi feladatok ellátására.

A mentorálás megkülönböztető jellemzője, hogy az egész folyamat közvetlenül a munkahelyen zajlik, érinti a valós élethelyzeteket, és szemlélteti a teljes munkafolyamatot. Vagyis az ilyen képzés minimális elméletet tartalmaz, és a hallgató figyelmét a tevékenység gyakorlati oldalára összpontosítja.

Belső és külső iskola a vállalatnál

A „mentorálás” kifejezést leggyakrabban a „tanuló cég” fogalmával kapcsolatban használják. Ez azoknak a szervezeteknek és vállalkozásoknak a neve, amelyek nagy sebességgel és hatékonyan reagálnak az üzleti területükön megjelenő változásokra. Új technológiákat hoznak létre, tanulnak és sajátítanak el készségeket és ismereteket, valamint rendkívül gyorsan integrálják az új fejlesztéseket a termelési (kereskedelmi, tanácsadási vagy egyéb) folyamatokba. Ezen intézkedések célja az alaptevékenység átalakítása a versenyképesség fenntartása és javítása érdekében.

Ennek a folyamatnak szerves része a munkatársak képzettségének és professzionalizmusának folyamatos fejlesztése. Az alkalmazottak hatékony és magas színvonalú képzéséhez két rendszert használnak:

1. A külső iskola biztosítjaegyfajta képzési központ szervezése a vállalat területén vagy falain kívül. Itt a vállalkozás „a nulláról” képzett vagy készségeiket fejlesztõ munkatársai a cég saját oktatói vagy meghívott szakemberei által tartott tréningeken, szemináriumokon vagy elõadásokon vehetnek részt.
2. A Belső Iskola a tanulás egyénibb módja. A fiatal szakember egy tapaszt altabb dolgozó utasításait, tanácsait, ajánlásait alkalmazza a munkahelyén. A belső iskola előnye az egyéni tapasztalatok és megfigyelések átadása.

Ki a mentor, és mi legyen?

A mentorálás, mint a személyzet képzésének egyik módja, magában foglalja magának az oktatónak az előzetes képzését. Csak az a vezető, szakember vagy menedzser választhatja ki őket, aki sikeresen teljesítette a kiválasztást, beiratkozott egy mentorcsoportba, és megfelel számos követelménynek:

• A kompetencia jelenlegi szintje megfelel az általa betöltött pozíció profiljának.
• Óvatosan végezze munkáját, valamint más munkavállalókkal kapcsolatban.
• Legalább egy éves munkatapasztalat ebben a szervezetben.
• Legalább három év szakmai feladataik ellátásában szerzett tapasztalat.
• Személyes vágy, hogy mentor legyek.
• Jó teljesítmény az MVO-ban.

Amikor a vállalatnak új alkalmazottakat kell betanítania, a menedzser kiválaszt egy jelöltet, és aláírja a mentorálási utasítást. E dokumentum szerintkésőbb minden intézkedés megtörténik annak érdekében, hogy a gyakornokot egy adott oktatóhoz rendeljék, felhalmozzák az utolsó javadalmazást, és a sikeres képzés után új alkalmazottat vonjanak be az államba.

Hogy zajlik a beiratkozás a mentorcsoportba

Abból kiindulva, hogy a személyzettel való munka meglehetősen összetett folyamat, melynek eredményei jelentős hatással vannak a vállalat termelékenységére, a mentorok kiválasztását és képzését a legnagyobb felelősséggel közelítik meg. A csoportba kerülésről a mentori munkakörre jelentkező munkavállaló képességei és vágya mellett a HR-szakember dönt a munkavállaló közvetlen felettesével egyetértésben.

Ez akkor fordul elő, amikor a főnök tanulmányozza a saját munkavállaló által írásban vagy elektronikus formában benyújtott kérelmet (a vállalati portál felépítésétől függ). Ezen kívül a menedzser önállóan kiválaszthat és ajánlhat egy alkalmazottat, a mentorjelöltnek pedig az éves létszámfelmérés eredménye alapján van esélye bekerülni a csoportba.

Csoportban a mentorok olyan képzéseken vesznek részt, amelyek célja a mentori folyamat rendszerezése és harmonizálása. Bemutatják az oktatási anyagok tartalmát, stílusát és helyes bemutatási sorrendjét.

Miért zárják ki a mentorokat a csoportból

Az oktatók között az alkalmazottaknak megfelelő szinten kell ellátniuk feladataikat, ellenkező esetben kizárásra kerülnek. A vezetők ilyen radikális fellépésének okai a következő tényezők lehetnek:

• A munkavállaló nem mutat személyes fejlődést, nem fejlődik kompetenciája.
• A vállalat új alkalmazottainak több mint 20%-a, akiket ez a mentor felügyelt, nem ment át a beiskolázási programon.
• A szakember közvetlen munkaköri feladatait nem tudja minőségileg ellátni.
• A gyakornokok több mint 30%-a panaszkodott erre az alkalmazottra egy éven belül.

A mentor eljegyzése

A mentorálás, mint a személyzet képzésének módszere, bizonyos kötelezettségeket ró az oktatóra és a gyakornokra, de számos jog gyakorlására is lehetőséget kapnak.

A hallgatóhoz rendelt szakember a törekvéseik és képességeik megvalósítása mellett pénzjutalomban részesül. Ahhoz azonban, hogy megkapja ezt a pénzt, a mentornak minden funkcióját jól kell ellátnia, és meg kell várnia, amíg a személyzet képzési folyamata befejeződik, és a tanúsítvány átadja. Bevett gyakorlat, hogy két hónappal azután fizetnek kártérítést, hogy a HR-szakértő felmérte az új alkalmazott tudását és jóváhagyta a felvételét.

Az ilyen intézkedések igencsak indokoltak, mert a mentorálás célja a tapasztalat átadása és a vállalkozás számára hasznos munkatárs nevelése. A cég nem érdekelt abban, hogy a mentorok alkalmatlansága, a hallgatók hanyagsága, lustasága vagy hanyagsága miatt pénzt veszítsenek.

A megfelelő célmeghatározás fontossága

Az egyik legfontosabb feladat, amelyet egy magasan kvalifikált szakember mentorként végez, az az eredményről alkotott kép kialakítása a gyakornok fejében és képzeletében.

MitőlAz, hogy a célt mennyire lesz elérhető és érthető, az attól függ, hogy a tanuló számára milyen valóságot ér el. Ezenkívül a megfelelő megfogalmazás arra ösztönözheti az alkalmazkodóképes alkalmazottat, hogy nagyobb kihívást jelentő feladatokat is vállaljon.

A kitűzött célok relevanciája és megfelelősége a következő kritériumokkal történő összehasonlítással értékelhető:

• Speciális.
• Mérhető.
• Elérhető.
• Signifika.
• Konkrét dátumhoz kötött.

Konkrét célok

Minden vezető vagy mentor számára a személyzettel végzett munka mindenekelőtt a konkrétság elvén alapul a feladatok, a felelősségek és az elvárt eredmények megfogalmazása során.

Ugyanakkor a konkrétság mellett a cél is pozitív pozícióból van kitűzve. Rossz lenne például a címlap elrendezését kérni piros és fekete nélkül.

Ezzel szemben helyesebb lesz az a feladat, hogy több elrendezési lehetőséget készítsünk egy, a munkavállaló számára ismert sablon alapján.

A mentorálásnak, mint a személyzet képzésének módszerének pozitív kijelentéseken kell alapulnia, a „nem” részecske nélkül. Bebizonyosodott, hogy a tudatalatti nem érzékeli, így komoly a veszélye annak, hogy pontosan azt az eredményt kapja, amelyet annyira el akart kerülni (piros és fekete elrendezés).

Ahelyett, hogy arról beszélnénk, hogy mit ne tegyünk, egy jó mentor a megfelelő és világos irányt ad a gyakornoknak.

Mit jelent a "mérhető cél" fogalma

Jellemzés helyesa cél mennyiségi vagy minőségi mérésének lehetőségévé válik. Ehhez használjon különféle paramétereket és mértékeket: darabok, lapok, százalékok, rubelek, méterek.

A helytelenül megfogalmazott feladatra példa egy jól ismert anekdota, melynek sója egy hadsereg zászlós zárómondatában van: "Áss innen hajnalig."

Megfelelő cél lenne napi tíz hideghívás lebonyolítása vagy három emberrel való tárgyalás.

A cél elérése: valóban számít-e

A mentor feladatai közé tartozik a tanulók saját képességeibe és kompetenciáiba vetett bizalmának építése. A mentorálás nem lehet módja a tapaszt alt alkalmazottak érvényesülésének az újoncok rovására.

Ezért, amikor egy gyakornoknak feladatot ad, egy jó menedzser összehasonlítja annak összetettségét a tanuló képességeivel. Nincs remény sem szerencsére, sem csodára

Az adekvát cél kitűzésének sajátossága, hogy ez motiválja a tanulót a további tevékenységekre, ami azt jelenti, hogy a megszokottnál nehezebbnek kell lennie. Ugyanakkor a túlzott bonyolultság megijeszti a bizonytalan tanulókat.

Az összetett és egyszerű közötti "arany középútba" eső célok legjobb leírása a "nehéz, de megvalósítható" kifejezés lenne. Idővel a gyakornok számára kitűzött célok nehézségi szintje nőni fog, mert új ismereteket kap, és ezeket alkalmaznia kell.

Feladat elvégzésének határidejének meghatározása

A célmeghatározás homályos megfogalmazása az egyik fő tényező, amely a feladat kudarcát provokálja, ill.gyenge teljesítménye.

Az új munkának mindenekelőtt meg kell határoznia a határidőt, valamint a köztes eredmények átadásának vagy egyeztetésének időpontját.

Rendkívül nem professzionális a határidő durva becslése, például „a hónap végéig” vagy „a következő héten”. Az a feladat, hogy szeptember 15-ig elkészüljön az elrendezés, sokkal tisztábban és konkrétabban hangzik.

A cél fontossága

Az új munka csak akkor válik kihívássá a gyakornok számára, és nem megterhelő kötelességgé, csak akkor, ha érdekes a számára. Tudva, hogy motiválnia kell a hallgatót, egy képzett mentor úgy fogalmazza meg a célt, hogy az magának az előadónak is fontossá váljon.

A mentornak csak nem anyagi motivációja áll rendelkezésére, a gyakornokok pénzbeli jutalma vagy büntetés nem áll rendelkezésére. Ezért a jó menedzser művészete az, hogy határozottan és tartósan érdekelje a hallgatót a munkafolyamat iránt.

Példa a rossz célmeghatározásra: "Szeretném elkészíteni ezt az elrendezést." A tanuló nem érti, miért kell ezt a feladatot elvégeznie, belsőleg ellenáll.

Egy ilyen elrendezésre irányuló kérésnek gyökeresen ellentétes hatása van, és jó eredmény esetén az egész csapat tudni fogja a gyakornok érdemeit.

Visszajelzés mentori eszközként

A tanulási folyamatban az oktató szerepe nem csak az, hogy mechanikusan továbbítsa a szükséges információkat a tanulónak, hanem annak helyes és teljes asszimilációjának ellenőrzése is.

FordítvaA kommunikáció során a vezető elemezni tudja a tanuló észlelési szintjét, hibáit, hiányosságait, téveszméit. A munkavégzési funkció teljesítésének korrekciója a helyes irány megbeszélésével és finom javaslatával, azaz építő kritikával történik.

Minden megjegyzést így kell felépíteni:

1. A mentor leírja a megbeszélés tárgyát képező helyzetet (feladat, projekt, csapat viselkedése, vállalati etika betartása).
2. Ezután kifejezi hozzáállását a lányhoz és a következményeihez.
3. A menedzser hangot ad óhajának a tanuló hasonló (hasonló) körülmények közötti cselekvéseinek jövőbeni eredményeivel kapcsolatban. Egyszerűbb viselkedést is kínálhat a leghatékonyabb munkafolyamat elérése érdekében.

Mindenesetre a mentornak az alkalmazkodóképes alkalmazottakkal szembeni magatartásának a tapintaton, a türelemen és a diplomácián kell alapulnia.