Hierarchikus munkastruktúra: koncepció és cél. Projektmenedzsment

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden projektnek vannak céljai és megvalósítási szakaszai. A projekt megvalósítása magában foglalja a célok, bizonyos típusú tevékenységek, készségek és képességek meglétét. Minden szakasz folyamatirányítást igényel. Ez egy összetett, kreatív művészet a projekt megvalósításában részt vevő összes erőforrás – emberi és anyagi – összehangolásának.

Alapfogalmak

A projektmenedzsment korlátlan lehetőségeket rejtő folyamat. Ennek ellenére minden típusú cselekvés kiszámítható. A projekt teljes életciklusa során korszerű irányítási módszereket és technológiákat alkalmaznak. Cél: bizonyos eredmények elérése a projektben az összetétel, mennyiség, költség, minőség és időköltségek tekintetében. Végső soron a folyamat minden résztvevőjének elégedettnek kell lennie az eredménnyel.

A legelső és fő eszköz a projekt hatókörének meghatározása. Itt fontos a munkalebontási struktúra (WBS) koncepciója. Egy érvényes valódi dokumentum létrehozása elméletben egyszerű, a gyakorlatban azonban általában nehéznek bizonyul.olyan folyamat, amely megköveteli a saját sajátosságait és árnyalatait.

ISR – teljes mértékben meghatározza a projekt tartalmát, és annak eredményeire összpontosít. A szakaszok céljainak és összetételének meghatározásához kiváló a módszertan: a munkabontási struktúra (WBS), vagy angolul WBS. Ezt a technikát CPP-nek is nevezik, ami munkabontási struktúrát jelent. De leggyakrabban az ISR rövidítést használják.

A teljes csapat alkotói tevékenységének eredményeként egy hivatalos dokumentum születik, amely ismerteti a projekt tartalmát és összetevőit. A WBS-ben nem szereplő munkák nem tartoznak a tervezési munkához. Maga a dokumentum több szintet is tartalmazhat, amelyek minden eleme egyedi, kóddal rendelkezik, és a szabályok szerint le kell írni a WBS szótárban.

A módszertan, amellyel a munka hierarchikus struktúrája jön létre a siker érdekében

Az ISR értéke is nő a feladat léptékének növekedésével. Ez a siker egyik kulcstényezője. Az IRS a következőket szolgálja ki:

• részletes projektfeladatok;
• kockázat, erőforrás, ütemezés, költség- és minőségtervezés;
• pontos elosztás egyértelmű határokkal és a résztvevők felelősségének meghatározásával;
• szervezetek az interakciós projekt résztvevői között;
• a munka és a változtatások végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezése;
• bejelentő szervezetek;
• szervezeti struktúrának nevezett projektstruktúra létrehozása.

Minden olyan elem, amely hierarchikus munkaszerkezettel rendelkezik, kényelmes grafikus formában készül. Ennek a megközelítésnek vannak előnyeilista előtt. Az IRS létrehozásában végzett kollektív munkának köszönhetően növekszik a kommunikáció szintje, a legjobb láthatóság, felügyelet és ellenőrzés érhető el. A grafikus formában bemutatott információk lehetővé teszik, hogy vizuálisan lefedje a teljes sémát.

Csomagok és szótárak

A munka hierarchikus felépítésének fontos eleme a csomagok, amelyek a feladat eredményének eléréséhez szükséges műveletek listáját tartalmazzák. Ennek köszönhetően a munka kiegészítések nélkül történik. Lehetővé teszi a reális értékelést és a mérhető eredményt. Egy ilyen csomag nagyon alkalmas a kivitelezőnek történő átadásra.

A munkavégzéshez kézzelfogható segítséget egy speciális szótár játszik. Lehetővé teszi a projektmunka hierarchikus felépítésének összes elemének és kifejezésének értelmezését, és a vezető számára a felelősségi határok meghatározását a csapat egyes tagjai számára. Erre azért van szükség, hogy elkerüljük a műveletek megkettőzését.

A szótár a következőket tartalmazza: elemek száma; a nevük; egy adott művelet végrehajtására szánt idő; az elemek sorrendje; a várt eredményt és a projekt minden szakaszáért felelőst.

Elemek

A projektmunka hierarchikus felépítését az egész csapat az integrációs módszerrel alakítja ki. A projekt minden aspektusa sorrendben le van bontva: célok, eredmények, kritériumok, eredmények, termékek, funkcionális területek, mennyiségek, műszaki követelmények. A munkalebontási struktúra létrehozásához szükséges feltételek a következők:

• minden elemnek saját megfogalmazott mérhető eredménnyel kell rendelkeznie;
• a fenti elem minden eredménye a dekompozíciós elemek szorzata;
• a csomagoknak és néhány műveletnek egyedinek kell lennie.

A munkaszervezés sikeressége érdekében a struktúra teljes, de nem redundáns.

A felsőbb szintek elemeit a teljes szervezeti felépítéssel kombinálni kell. Az alsó szint elemei ne legyenek túl nagy méretűek, de elégségesek a feladat és az ellenőrzés végrehajtásához.

A projektteljesítmények elemekre bontásához két fő megközelítés létezik: funkcionális és termék. Ezek a kritériumok nem kombinálhatók ugyanazon a szinten. Különbözőeken azonban még nagyon is célszerű. Az is fontos, hogy ne keverjük a vezetői és az érdemi munkát. Termékszemléletre van szükség, hogy a vásárló lássa, mikor és milyen termékeket ad át neki a menedzser. Funkcionális - a menedzser és az előadóművészek interakciója, valamint bizonyos munkaterületekért felelős személyek kinevezése.

Megközelítések

Ha a projekt szervezése több szakaszban történik, használhatja a projekt köbös szerkezetén alapuló megközelítést.

A legfelső szinten az eredmények életciklus-szakaszok alapján vannak lebontva. Ezt követően kerül sor a projekttermékek szerinti strukturálásra. Az utolsó szakaszban a munkacsomagok a funkcionális kritériumnak vagy a tevékenységek típusának megfelelően készülnek.

Útmutatáskénta projekt hierarchikus struktúrájának felépítése és az ehhez szükséges összes kulcsfontosságú információ megtalálható a chartában. Az értelmes munka leírása először történik meg. Ezt követően elkészítheti a kezelési blokk leírását. Általában egy feltételes modulban van kiosztva, mint "Projektmenedzsment rendszer". Ezenkívül a hierarchia első szintjén a tervdokumentációnak és az üzembe helyezett objektumnak megfelelően modulokat alakítanak ki.

A projekt végrehajtásának megközelítése gyakran szakszerűtlen, figyelmen kívül hagyva az IRS-t. Egy ilyen megközelítés a legjobb esetben is sok hibához vezet, amelyek kijavítása jelentős anyagi és fizikai költségekkel jár.

Bomlás

Ahhoz, hogy az eredetileg tervezett formában, minimális erőforrás ráfordítással eredmény szülessen, szakszerűen kell megközelíteni a projekt megvalósítását. Erre való a munkalebontási struktúra, hatékony eszköz a vezetők számára.

Felbontás folyamatban:

• nem lesz lehetséges reálisan felmérni az időt, a kockázatot és a költségeket;
• elem többé nem bontható logikailag.

Ha az elem elég gyorsan elkészülhet (akár 10 munkanapig), akkor a bontás befejezettnek tekinthető.

Az adóhivatal szakaszai

1. Tűzz ki célokat és tervezz célokat.
2. Gólbontási szakasz.
3. A műveletek meg vannak határozva.
4. Függőben lévő tartalom.
5. Az erőforrások azonosítása folyamatban van.
6. Színpaderőforrás-hozzárendelések.
7. A költség becslés alatt áll.
8. A költségvetés becslése folyamatban van.
9. Becsült kifejezések és mennyiségek.
10. Ütemezés.
11. A terv kidolgozása folyamatban van a projekt befejezéséhez.
12. A kapcsolatok azonosítása folyamatban van.
13. A siker kritériumai meg vannak határozva.

A gazdasági modellezés értékes segítség lehet a tervezésben. A megfelelően kidolgozott funkcionális modell csökkenti a műveletek részletezésére fordított időt és a prioritási műveletek részletes átgondolását.

Elegendő számú módszert fejlesztettek ki a projekt optimális munkarendjének ütemezésére, köztük a heurisztikus megközelítés és a kritikus út módszere. Előnyös az ütemezések ellenőrzési pont diagram formájában történő bemutatása (az eredmény elérésének pillanatának megfelelő nulla hosszúságú események és a projekt fontos mérföldkövei). Egy ilyen diagram a tényleges és tervezett feltételeket tükrözi.