Általános ügyekért felelős igazgatóhelyettes: Munkaköri leírás és felelősségi körök

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Milyen követelmények vonatkoznak az igazgatóhelyettesre? Mik ennek a szakembernek a feladatai? Ezekre és sok más kérdésre választ kapunk a cikkben.

Fő célok

Általános ügyekért felelős igazgatóhelyettesnek a munkaköri leírás szerint több fő szakmai célja van:

1. Ez magában foglalja a szervezet információs és gazdasági biztonságának biztosítását. A bemutatott szakembernek hozzá kell járulnia a cég folyamatos fejlődéséhez, valamint személyi tartalékot kell képeznie.
2. A munkavállaló köteles hozzáértően és hatékonyan részt venni a személyzet kiválasztásában és képzésében. A konkrét kiküldetésben lévő dolgozók irányítása is szakember hatáskörébe tartozik. Ne feledkezzen meg az igazgatóhelyettes fő céljáról: kényelmes és korszerű munkakörülmények biztosítása a személyzet számára.
3. Végül az általános ügyekért felelős igazgatóhelyettesnek mindenkor be kell tartania a megállapított szabványokat és normákat. Ha szükséges, szabványokat kell létrehozni.

Speciális követelmények

Ebben az esetben, mint bármelyikmás munkavállaló által, bizonyos követelményeket támasztanak az adott szakemberrel szemben. És az első dolog, amit érdemes megjegyezni, hogy az általános ügyekért felelős igazgatóhelyettesnek felsőfokú végzettséggel kell rendelkeznie. Ennek jogi vagy műszaki jellegűnek kell lennie – a szervezet irányától függően.

A szakértőnek legalább 5 éves tapasztalattal kell rendelkeznie. Ezen túlmenően a munkaköri leírás speciális rendelkezéseket rögzít a munkavállaló munkavégzéshez szükséges tudására vonatkozóan:

• A küldetésekért, a szabványokért, a helyi szabályozásokért és a különféle üzleti tervekért a képviselt személynek kell felelnie.
• A munkavállalónak el kell sajátítania a személyzeti menedzsment minden elméletét.
• A munkavállalónak mindent tudnia kell a csapat erkölcsi támogatásának módjairól.
• Az általános ügyek igazgató-helyettesének magas szintű számítógépes ismeretekkel kell rendelkeznie.
• A munkavállalónak ismernie kell a szervezet összes alapelvét.

A munkahelyről a szervezetben

Az általános ügyekért felelős igazgatóhelyettes munkaköri leírása tartalmazza a képviselt munkavállaló szervezeti felépítésében elfogl alt helyére vonatkozó tételeket. Mit lehet itt kiemelni?

Először is, a szóban forgó szakembert a vezetők csoportjába kell besorolni. Csak az igazgató rendelete alapján nevezik ki, vagy bocsátják el onnan.

Másodszor a dokumentum szerint a munkásmásodik szintű menedzser. Tehát a szakembernek nincs saját munkatársa, ha operatív alárendeltségről van szó. Azonban mindenben, ami a személyzeti politika és biztonság témájával kapcsolatos, a dolgozóknak engedelmeskedniük kell neki.

A szakember munkájának értékeléséről

Az általános igazgatóhelyettes utasítása speciális szempontokat ír elő a szakember munkafunkcióinak értékelésére.

Az értékelést a szervezet igazgatója végzi. Íme a mutatók, amelyek kiemelkednek a dokumentumból:

• a munkaköri leírásban rögzített összes munkaügyi funkció ellátása;
• a dolgozók fegyelmezettsége és koncentráltsága, a dolgozók magas szintű feladatellátása;
• biztonság a szervezetben; a vészhelyzetben alkalmazható módszerek hatékonyságának mértéke;
• hatékony erkölcsi és anyagi ösztönzőrendszer vagy a munkavállalók ösztönző rendszerének jelenléte a szervezetben;
• hatékony és gazdaságos személyzeti politika folytatása;
• magas színvonalú személyi tartalék biztosítása, amelybe képzettségi szinttel rendelkező munkavállalók tartoznak;
• a barátságos légkör jelenléte a csapaton belül, a konfliktusok és viták hiánya.

Így nagyon sok értékelési szempontot speciális (szakmai vagy hivatalos) utasítás rögzít. Az általános ügyekért felelős igazgatóhelyettesnek nagyon hatékonyan és eredményesen kell ellátnia feladatait,hogy a vezetőség a megfelelő szinten értékelje őket.

A szakértői feladatok első csoportja

Az általános ügyekért felelős igazgatóhelyettes munkaköri leírása rögzíti a követelményeket és a funkciókat. Íme a leggyakoribbak:

A szervezet biztonságával kapcsolatos üzleti tervek időben történő kidolgozása, végrehajtása és frissítése (az ilyen tervek kidolgozásának gyakorisága magától a szervezettől függ; ez általában évente egyszer történik meg)

• Szervezeti személyzeti politika kialakítása; éves személyi terv elkészítése.
• Rendszer kidolgozása és bevezetése a pályázók megüresedésének ellenőrzésére; minőségügyi rendszer szervezése az állásra jelentkezők ellenőrzésére.
• Állandó és hatékony munka szervezése a személyi tartalék felkészítésére.
• Hatékony versenyek szervezése, hogy a legígéretesebb és legkompetensebb szakembereket vonzzák a szervezetbe.

Természetesen csak egy részét mutattuk be fent azoknak a funkcióknak, amelyeket szakembernek kell ellátnia. Az alábbiakban bemutatjuk a munkavállaló munkafeladatainak második csoportját.

A szakértői feladatok második csoportja

A munkavállaló munkaköri leírása a következő fő funkciókat is rögzíti:

minőségi alkalmazkodási eljárás szervezése minden egyes új személy számára a szervezetben; vének vagy mentorok kinevezése erre a célra, akik segítik az új alkalmazottakat, hogy a lehető leggyorsabban hozzászokjanak a munkahelyhezhely

• A személyzeti dokumentációval való munkavégzés felelősségi körének ellenőrzése.
• Az összes szükséges anyag és dokumentum elkészítése bizonyos alkalmazottak díjazásához vagy ösztönzőihez.
• Az alkalmazottakra, szükség esetén adminisztratív vagy fegyelmi felelősségre vonáshoz szükséges összes dokumentum és anyag felkutatása és végrehajtása.

Az általános ügyekért felelős igazgatóhelyettes feladatai tehát meglehetősen kiterjedtek és összetettek. Külön érdemes kiemelni a biztonsági intézkedések rendszerét és a különféle hatóságokkal folytatott tárgyalások módszereit.

További követelmények egy alkalmazott számára

Az igazgatóhelyettes egyik fő feladata továbbra is a biztonsági intézkedések egységes rendszerként történő biztosítása.

Itt a következőket emelhetjük ki:

• A szervezetben lévő objektumok állapotának elemzése a biztonság érdekében; ezen objektumok értékelése.
• Tegyen intézkedéseket a vállalat biztonsági rendszerének korszerűsítésére.
• A biztonsági kockázatok megelőzése.

A képviselt szakembernek a fentieken túlmenően az információvédelemmel is foglalkoznia kell a szervezetben. Az általános ügyekért felelős vezérigazgató-helyettes teljesíti:

• a szervezet információs bázisának elemzése;
• üzleti titkokra vonatkozó információk és adatok listájának elkészítése;
• dolgozz az üzleti titkok hatékony védelmén.

A helyettesi feladatokban. rendező,többek között párbeszédet is magában foglal a különböző szervekkel és vállalkozásokkal. Különösen a bűnüldöző szervekkel folytatott tárgyalások leggyakrabban zajlanak és szükségesek. A szakember ebben az esetben köteles válaszolni minden tőlük küldött megkeresésre, és részt venni minden szükséges jogi eljárásban.

Dokumentációval dolgozni

Elég sok funkciót lát el az általános ügyekért felelős vezérigazgató-helyettes. A dokumentációs kötelezettségek valószínűleg a leggyakoribbak a szakemberek munkájában.

A munkavállalónak különösen a következő papírokat kell benyújtania:

• Munkaterv a következő hónapra – minden hónap ötödik napjáig; a címzett a megbízó.
• Pénzügyi havi jelentés - minden hónap első napja előtt; a címzett a főkönyvelő.
• Utolsó havi jelentés az elvégzett munkáról - a hónap ötödik napjáig. Címzett – vezérigazgató.
• Utasítások és előírások – ahogy érkeznek a megrendelések. A felhasználók maguk a szervezet alkalmazottai.