Belső kontrollrendszer szervezése egy szervezetben: létrehozás, cél, követelmények és elemzés

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Bármely gazdasági tárgy tulajdonosa mindig törődik gazdasági tevékenysége megszervezésének minőségével. Minden nyereséges vállalkozás potenciális nyereséget hordoz a tulajdonosa számára. Melyik az a hozzáértő vállalkozó, akit ne érdekelnének saját utódainak működési feltételei, amivel ilyen komoly jövedelmet hozna neki? Valószínűleg bolondnak kell lenni ahhoz, hogy hagyja, hogy minden menjen a maga útján, és feltételezze, hogy ez mindig így lesz, hogy a szervezetben a munka a tervek szerint halad, és örökre ugyanazt a pozitív pénzügyi eredményt hozza, anélkül, hogy belemélyedne és beleavatkozna. beosztottai munkafolyamatát. Pontosan azért, mert minden józan eszével és cége vezetéséhez objektív hozzáállással rendelkező üzletember fél attól, hogy elveszíti a nyereségét, és egy naponcsődbe ment, bevezeti a szervezet belső ellenőrzési rendszerét. Ami? Mit ad ez a rendszer? Hogyan van megszervezve? És mik a célok? Az első dolgok az elsők.

Mi a belső kontrollrendszer egy szervezetben

Minden példaértékű gazdálkodó szervezet mintája az a vállalkozás, amely megszakítás nélkül végzi gazdasági tevékenységét és teljesíti fennállásának fő feltételét - nyereséget termel, azt rendszeresen növelve. A cég tulajdonosa minden erőfeszítését és befektetését mindig csak arra irányítja, ami szervezetét még erősebbé, erősebbé teszi, kibővítve a megtérülési forrásokat bevétel formájában. Természetesen minden tulajdonos azt akarja, hogy cége zökkenőmentesen működjön. És megérti, hogy ehhez meg kell tennie a megfelelő lépéseket. Itt merül fel a globális igény a szervezet belső kontrollrendszerének megszervezésére. Itt egyértelműen látható annak szükségessége, hogy a vállalaton belül egy olyan berendezést kell kialakítani az irányítási folyamat megfigyelésére és hiányosságainak azonosítására, amely jelzi a tulajdonosnak az esetleges jogsértéseket és következetlenségeket. Milyen legyen egy ilyen eszköz?

A szervezet irányításában a belső kontrollrendszer olyan módszerek összessége, amelyek nyomon követik, nyomon követik, ellenőrizhetik, értékelik és elemzik a vállalatnál lezajló összes olyan eljárást és üzleti folyamatot, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a szervezet eredményeihez. a vállalat egészének gazdasági tevékenysége. Vagyis speciális alkalmazottakról, sajátos módszerekről van szókutatás, elemző berendezések és kapcsolódó technológiák listája, amelyek együttesen azt a kontrolláló hatást adják, amelyet egy cégtulajdonos szeretne biztosítani. Szüksége van ilyen ellenőrzésre, hogy megvédje magát a tisztességtelen beosztottaktól vagy feladataik rossz minőségű ellátásától, ami végül befolyásolhatja a vállalkozás egészének pénzügyi eredményét. De hogyan szerveződik ez a folyamat?

A belső ellenőrzési rendszer megszervezése egy vállalaton belül a szabályozó hatóságok működéséhez olyan kedvező talaj kialakítása, amely a műszaki berendezésekhez és a gazdasági egység minden szükséges információjához való hozzáféréssel együtt jár. -minőség-ellenőrzés a dolgozók munkájának és közvetlen feladataik ellenőrzésében a munkaköri leírásuknak megfelelően. Egyszerűen fogalmazva, a kontrolling apparátus létrehozása egy vállalatnál azt jelenti, hogy szakosodott könyvvizsgálók végeznek ellenőrzéseket a vállalat minden funkcionális területén.

Gólok

Egy hozzáértő üzletember soha nem csinál semmit céltalanul, ezért akciójának, innovációjának, az igazgatón keresztül adott parancsának, parancsának minden részletét átgondolja és beépíti vállalkozása üzleti tevékenységébe egy konkrét eredmény elérése érdekében. Ennek megfelelően ugyanez a helyzet a vezérlőberendezéssel is. A szervezet belső kontrollrendszerének négy fő célja van, amelyek elkerülése érdekében minden tulajdonost vezérelnekproblémák merülnek fel:

1. A gazdasági tevékenység eredményességének ellenőrzése. Magában foglalja a vállalkozásnál lebonyolított gazdasági tranzakciók nyomon követésének és nyomon követésének szükségességét az esetleges eltérések azonosítása és elnyomása érdekében.
2. Információbiztonság. Ez magában foglalja a számviteli osztály átlátható működésének megszervezését a menedzsment és a felsőbb hatóságok felé történő megbízható, objektív, teljes és időben történő jelentéstétel érdekében.
3. A lopások és az alkalmazottak jogellenes cselekményeinek visszaszorítása. Ez a vállalaton belüli alkalmazottak által elkövetett pénzmosás és csalás lehetséges eseteinek szigorúbb ellenőrzésére utal.
4. Az előírásoknak való megfelelés. A személyzeti apparátusban minden egyes állami egységnek szigorúan be kell tartania a belső szabályozási munkarendet.

Igyekszik megvédeni magát és cége működésének gyümölcsét bevétel formájában, tulajdonosa konkrét célokat tűz ki maga elé. Ezek a célok a szervezeten belüli belső kontrollrendszer hatékony megszervezésének köszönhetően sikeresen megvalósulnak.

Struktúra

Az ellenőrzés mechanizmusa minden vállalkozásnál az ellenőrző szervek hierarchikus alárendeltségén keresztül valósul meg. Minden telephelyen vannak felügyeleti és ellenőrzési tevékenységekért felelős szervek. Hogyan néz ki egy példa egy belső kontrollrendszerre egy szervezetben a strukturális és hierarchikus alárendeltség szempontjából?

TermészetesenSok múlik a vállalat kormányzatán. Egy kis cégnél, három-négy fős létszámnál minden világos, nincs semmi különösebb ellenőriznivaló, ezt a közvetlen felettes végzi. A nagyvállalatoknál azonban minden más: minél nagyobb a vállalat, annál relevánsabb belső ellenőrzési intézkedéseket kell kiosztani a strukturális osztályaira. Például a vállalati rendszerek belső ellenőrzésének megszervezése több strukturális blokk keretében valósul meg:

• Az első blokk az igazgatótanács, a fő és megingathatatlan adminisztratív apparátus, amelyet központilag kezelnek és ellenőrzünk.
• A második blokk az igazgatóságtól az irányítást két fő testületre osztja, az irányító apparátus és az ellenőrző bizottság formájában.
• A harmadik blokk – az irányítás megosztását írja elő a vezetői apparátustól a vállalat összes osztályának vezetőjére, akik viszont az egyes részlegeken irányítják beosztottjaik közvetlen tevékenységét.
• A negyedik blokk – az audit bizottság kontrolling feladatainak szétosztását jelenti a kockázatkezelési egység és a belső kontroll egység között.

A vállalaton belüli ellenőrző szervek tömbszerű felépítése alapján megállapítható, hogy a társasági államformákban két irányvonal van: ezek a vállalaton belüli különálló strukturális szervek és a beosztottjaikat felügyelő osztályvezetők. Gyakran így szerveződik a belső rendszervezérlés a vállalkozásban.

A pénzügyi intézmények felügyeleti struktúrája kicsit másképp néz ki. A hitelintézet belső kontrollrendszere hat fő forrást biztosít a vonatkozó intézkedések terjesztéséhez a hierarchia bizonyos szintjein:

• hitelintézet vezető testületei;
• fő és helyettesei;
• főkönyvelő és helyettese;
• felülvizsgáló bizottság vagy könyvvizsgáló összevonva;
• speciális vezérlőegységek;
• a hitelintézet ellenőrző szerveinek egyéb szervezeti egységei.

Megtekintések

A belső felügyelet fajtáinak osztályozása meglehetősen sokrétű az egység jellemzőinek nagy száma miatt. Így egy szervezet belső kontrollrendszerének kialakítása több ágat biztosít a főbb területeken.

A megvalósítás sorrendjében:

• adminisztratív;
• adminisztratív;
• pénzügyi;
• technológiai;
• legális;
• számvitel.

A benyújtási forma szerint:

• tényleges;
• számítógép;
• dokumentumfilm.

Ideiglenesen:

• előzetes;
• aktuális;
• következő.

Lefedettség szerint:

• teljes és részleges;
• szilárd vagy szelektív;
• komplex vagy tematikus.

Módszerek

A vállalkozásnál lefolytatott ellenőrzési eljárások a felsorolt felügyeleti típusokon túlmenően megnyilvánulhatnak az igazolás különböző módszertani megközelítéseinek megvalósításában. Ezért a belső kontrollrendszer megszervezése egy vállalatnál három fő módszertani terület felhasználásával jár.

Általános módszerek:

• Audit – magában foglalja a számvitel és a pénzügyi beszámolás ellenőrzését.
• Monitoring - magában foglalja az egyes területeken végrehajtott eljárások helyességének tanulmányozását a vállalat egyes részlegeiben.
• Felülvizsgálat – a dokumentációval végzett ellenőrzési manipulációkkal.
• Elemzés - konkrét gazdasági mutatókat számít ki, és összehasonlítja azokat a norma értékeivel.
• Tematikus ellenőrzés - valami konkrét témában hajtják végre, például a pénztárgép és a készpénz ellenőrzése.
• Hivatalos nyomozás - akkor fordul elő, ha az előírások be nem tartása vagy egy anyagi felelősséggel rendelkező személy vétsége derül ki.

Dokumentumvezérlők:

• Jogi értékelés – közvetlenül a vállalkozás jogi osztályának a szerződésekkel és egyéb dokumentációkkal kapcsolatos ellenőrzési tevékenységekkel kapcsolatos hatáskörére vonatkozik.
• Logikai ellenőrzés - a folyamatban lévő üzleti tevékenységek jövedelmezőségének ellenőrzésére szolgál, amely tükröződik a vonatkozó dokumentumokban.
• Aritmetikai ellenőrzés - a dokumentumokban szereplő mutatók sajátos hibás számításában és a valós mutatók összehasonlításában nyilvánul megadatok.
• Ellenőrzés – magában foglalja az elsődleges érték emelését egy adott időszakra és annak elemzését: ide tartoznak a fuvarlevelek, adószámlák, az adószámlák módosításai és még sok más.
• Formális ellenőrzés - ellenőrzést biztosít azon kötelező dokumentumok elérhetősége felett, amelyek alapján bizonyos műveleteket elvégeztek.
• Összehasonlító ellenőrzés – pontatlanságokat és következetlenségeket tár fel a digitális, összefoglaló és egyenértékű adatokban.

A tényleges vezérlés technikái:

• Leltár - biztosítja a számviteli belső ellenőrzési rendszer általi ellenőrzését az ilyen ingatlanok, mint befektetett eszközök, tárgyi eszközök és immateriális javak, készpénz, bankszámlán lévő nem készpénzes finanszírozás meglétének és újraszámításának megszervezése, stb.
• Szakértelem – szakértő vagy személyzeti szakember bevonásával valósul meg egy adott témakörben, egy bizonyos fókuszban.
• Vizuális megfigyelés – magában foglalja a munkavállaló és munkatevékenységének kívülről történő megfigyelését. Például egy vezető könyvelő így figyelheti meg, hogy egy közönséges könyvelő hogyan látja el feladatait.
• Ellenőrző mérés – olyan hirtelen döntés jellemzi, hogy ellenőrizni kell egy adott művelet mennyiségi vagy minőségi reprodukálását a vállalaton belül annak érdekében, hogy összehasonlítsa a normával.
• A vezetői információk elemzése - előre meghatározza a belső jellegű parancsok, utasítások, rendeletek tanulmányozását és végrehajtásuk eredményének ellenőrzését.

Funkciók

A belső felügyeleti rendszer megszervezése bármely tulajdonformájú szervezetben biztosítja az érintett szervek által meghatározott funkciók ellátását. Végtére is, minden kontrolling művelet egy bizonyos eredmény elérésével jár. A globális eredmény a vállalkozás zavartalan működése kell, hogy legyen, rendszeres és stabil bevétellel. És úgy tűnik, hogy ez csak stratégiai funkciók végrehajtása esetén lehetséges. Íme néhány közülük:

• A vállalat üzleti tevékenységének és külső környezetének nyomon követése – magában foglalja a piaci trendek, a keresleti igények változásainak, valamint a versenyképes létesítmények és azok politikájának nyomon követését.
• A társaság tevékenységének stratégiai irányainak kialakítása - biztosítja a társaság fő céljának elérését az operatív és gazdasági tevékenységek taktikai lépéseivel.
• Kockázatértékelési és -kezelési rendszer kialakítása – minden vállalkozás szabályozó hatóságának legyen fogalma arról, hogy tevékenysége során milyen kedvezőtlen tényezők fenyegetik.
• Beruházási és tőkebefektetési projektek értékelése – a belső ellenőrzésnek olyan munkát kell végeznie, amely felméri az általa befektetett projektek termelékenységét, ésszerűségét és jövedelmezőségét.

Az általánostól a konkrét felé haladva kiemelhetjük a belső számviteli ellenőrzési rendszer jelenlegi funkcióit a szervezetben, mint alapvető információs adatokat a magas színvonalú belső lebonyolításhoz.gyári ellenőrzések:

• a jelenlegi számviteli rendszerek tanulmányozása;
• e rendszerek termelékenységének és jövedelmezőségének értékelése;
• pénzügyi elemzés és számviteli ellenőrzés;
• kontrolling módszerek monitorozása;
• globális megfelelőség;
• a belső előírások betartása a munkavállalók részéről;
• a megadott információs adatok megbízhatósági szintjének értékelése;
• tanácsadás számviteli, adózási, jogi kérdésekben;
• részvétel a számvitel, gazdálkodás és adóelszámolás közvetlen automatizálásában;
• A tervezett mutatók megvalósulásának ellenőrzése.

Lépések

Mint minden más gazdasági vagy eljárási eljárás, az ellenőrzési intézkedések végrehajtása is biztosítja a meghatározott feladatok végrehajtásának szakaszos sorrendjét. Íme a belső kontrollrendszer megszervezésének főbb állomásai, amelyek ezt a fajta felvonulást jellemzik:

1. Ellenőrzés kezdeményezése. Bármilyen ellenőrző intézkedésre vagy a vállalat vezetőségének utasítására, vagy tervezett eseményként kerül sor. Az ellenőrzés az igazgató utasítása alapján vagy a kontrolling eljárások tervezett ütemezésében történik.
2. Tervezésvezérlés. Minden ellenőrzést megelőz a vállalkozás működésében tapasztalható eltérések feltárása, vagy a vezetők azon vágya, hogy értékeljék a személyzeten belüli helyzetet és az általuk végzett munkát. Ezért a közvetlen ellenőrzési eljárások előttaz ellenőrizendő terület tervezett felmérése és a közelgő események reprodukálására vonatkozó taktikai irányok kialakítása folyamatban van.
3. Közvetlen ellenőrzés. Egy adott telephelyen, meghatározott időtartamra bizonyos dokumentumokat megvizsgálnak, és az üzleti tranzakciókat a vállalkozás gazdasági tevékenységének kapcsolódó folyamataihoz viszonyítva elemzik.
4. Vizsgálati eredmények előkészítése. Az összes ellenőrzési művelet eredménye alapján a kontrolling eredményeit kötelezően dokumentálni kell annak érdekében, hogy végső mutatókkal szolgáljanak a vállalat vezetése számára.
5. A megfelelő munka elvégzése az ellenőrzés eredményeinek tanulmányozása után. Az ellenőrzési műveletek végrehajtása során kiderülnek az anyagilag felelős személyek által elkövetett jogsértések, feltárják a normáktól való eltéréseket, megfigyelik egyes munkavállalók hanyag munkához való viszonyulását, amely bizonyos értelemben a vállalkozás gazdaságának kárát okozza. mint egész. Ezért az ilyen szituációs precedensek a vezetői apparátustól megrovás, bónuszmegvonás vagy hanyag beosztottak elbocsátása formájában reagálnak. Ezen túlmenően kötelező elemezni a kapott adatokat, és következtetéseket levonni a munkafolyamat ebben a szakaszban szükséges lehetséges korszerűsítésével kapcsolatban a vállalat egészének hatékonyságának növelése érdekében.

Elemzés

A szervezet belső kontrollrendszerének elemzése nem kis jelentőséggel bír a belső ellenőrzés minőségének és korrektségének megőrzésében.vállalkozás. Miért olyan fontos ez a modern üzleti rendszerben? Mert a szervezet belső kontrollrendszerének elemzése és értékelése lendületet ad az annak javítására és az üzleti folyamat egészének korszerűsítésére vonatkozó ajánlások kidolgozásának. Egy vállalkozás gazdasági tevékenysége eljárási műveleteinek ellenőrzése nemcsak önmagában fontos, hanem annak eredményességének szintje is befolyásolhatja a vállalat mint olyan jólétét és jövedelmező működését.

A szervezet belső pénzügyi ellenőrzési rendszerének elemzését a társaság illetékes központosított alárendeltségi szervei végzik az alábbi területeken:

• kontrolling folyamatok elemzése mint analitikus kutatás tárgya;
• ellenőrzési tevékenységet végző munkavállalók képesítési potenciáljának és professzionalizmusának felmérése;
• a könyvvizsgálók által elvégzett tervezett munka megszervezése minőségének figyelembevétele magára az ellenőrzési folyamatra való felkészülés formájában;
• a felvázolt stratégiai cselekvési terv ellenőrzése a vállalati szintű belső ellenőrzés során;
• tanulmány a jövőre vonatkozó ellenőrzési tervek elérhetőségéről, valamint azok relevanciájának és a felügyeleti apparátus által mérlegelt kérdések mélységének elemzése.

Értékelés

Az elemzés fogalma elválaszthatatlanul kapcsolódik az értékelés fogalmához. Tágabb értelemben ez a fogalom a vizsgált tárgy, szubjektum, jelenség abszolút vagy relatív értékének megállapítását jelenti. Gazdasági szempontbóla szervezet belső kontrollrendszerének szubtext értékelése magában foglalja az ellenőrök által az intézkedések ellenőrzése során végzett normákkal való összehasonlítást, valamint az általuk összeállított intézkedések minőségének figyelembevételét, amelyek célja a következetlenségek, pontatlanságok, hibák azonosítása. üzleti tevékenysége során. Egyszerűen fogalmazva, ez egy teszt az ellenőrök munkájának minőségéről.

Két összefüggő fogalom – értékelés és elemzés – kombinációja előre meghatározza a további tevékenységek szükségességét az audit után. Hiszen a szervezeten belüli számvitel belső kontrollrendszerének elemzésének eredményei alapján szükség van például a bizonylatok lebonyolítására, tárolására vonatkozó munkaügyi előírások szigorítására, vagy az alaposabb és gyakoribb döntések meghozatalára. a vállalkozás tárgyi eszközeinek leltárait, mivel a számvitel ezen részében gyakran előfordulnak ellentmondások a korábbi pontszámokkal stb. És ez nem csak kifejezetten a vállalkozás számviteli osztályára vonatkozik. Vagyis az audit során elért eredmények értékelése lehetővé teszi annak megítélését, hogy szükséges-e a szervezet belső kontrollrendszerének fejlesztése, vagy éppen ellenkezőleg, következtetéseket vonhatunk le a minőségi működésére vonatkozóan ebben a szakaszban. Az ellenőrzés során szerzett végső mutatók értékelésével maguk a szabályozó szervek munkája is értékelhető, az ellenőrzési tevékenység végén készített jelentésük mélysége és tartalma alapján.

Követelmények

Mindezekkel nem szabad elfelejteni, hogy a szervezet által használt belső kontrollrendszermeg kell felelnie a megállapított szabványoknak és előírásoknak. Ezenkívül ezt a megfelelést mind vállalati szinten, mind pedig a hatályos jogszabályoknak való megfelelés tekintetében végre kell hajtani. A Szövetségi Adószolgálat előírja, hogy minden létező szervezet gazdasági egységként kövesse a 2017. június 16-i „A belső ellenőrzési rendszer megszervezésére vonatkozó követelmények jóváhagyásáról” szóló rendeletet. Ezek a követelmények:

• Olyan kontrolling apparátus kialakítása a cégben, amely biztosítja az üzleti tevékenység rendezett és hatékony lebonyolítását, a pozitív pénzügyi eredmények elérését, a vállalkozás eszközeinek és vagyonának biztonságát.
• A vállalaton belüli magas színvonalú kontrollinghoz igazított környezet kialakítása.
• Kockázatkezelési rendszer fejlesztése.
• Az adóelkerülés, díjak, biztosítási díjak fennálló tényeinek ellenőrzése.
• A lehetséges kockázatokról szükséges információk nyilvánosságra hozatala és megfelelő formában történő eljuttatása a vezetőség felé.
• A kockázatok minimalizálását és csökkentését célzó ellenőrzési eljárások végrehajtása.

A belső kontrollrendszer szervezési követelményei alapján arra a következtetésre juthatunk, hogy a kifejezetten a kockázatokhoz - a meglévő lehetséges fenyegetésekhez - tulajdonított komoly súlyrészesedés, amelyek szerves részét képezik a vállalkozók esetleges félelmeinek.

Kockázatok

A kockázatalapú belső ellenőrzési modell egy olyan modell, amely lehetővé teszi a fenyegetések elemzésétvállalkozásokat, mert megbízható információkat kell szerezniük egy adott gazdálkodó szervezet eszközeiről és forrásairól. A kockázatorientáltság a belső kontrollrendszer megszervezésében azt a célt jelenti, hogy a vállalat vezetése kellő mértékű bizalomra tegyen szert abban, hogy a vállalat a leghatékonyabb módon fogja elérni céljait. Ebben a szellemben az ellenőrzés fő célja a pénzügyi kimutatások megbízhatóságával kapcsolatos kockázatok időben történő azonosítása és elemzése, a munkavállalók betartása a munkavégzés folyamatát szabályozó előírásoknak és normáknak a számviteli politikájában előírtak szerint. vállalkozás, valamint a pénzügyi-gazdasági tervek megvalósítása, az erőforrások hatékony felhasználása, a pénzügyi és vezetői információk valóságtartalma. Ezért a gazdálkodó egység fő pajzsa a normál körülmények közötti működését akadályozó fenyegetések és kockázatok elleni küzdelemben a jól felépített és megfelelően szervezett ellenőrzés.