Minta tipikus munkaköri leírás egy levéltáros számára

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A levéltári alkalmazott beosztását levéltárosnak nevezzük. Az ezen a területen dolgozó szakember fő feladata magának az archívumnak a munkájának és a benne található dokumentációk forgalmának megteremtése. Ilyen szakemberekre mindenhol szükség van, ahol nagy a hivatalos papírforgalom, különösen a biztosítással, pénzügyekkel kapcsolatos szervezetekben, és különösen az állami vállalatoknál. A fő dokumentum, amelyre az új alkalmazottnak hivatkoznia kell, a levéltáros munkaköri leírása.

Általános rendelkezések

Csak a vállalat vezetője fogadhat be vagy bocsáthat el levéltárost. És mindenekelőtt az ország hatályos jogszabályaira kell hivatkoznia. Az utasításban fel kell tüntetni azt a személyt, aki a beosztást betöltő szakember közvetlen felettese.

A levéltáros munkavégzéshez az embernek szakmai alapképzésben kell részesülnie, majd e területen szerzett tapasztalat nélkül is fel lehet venni egy pozícióra. Van olyan lehetőség,középfokú vagy általános végzettséggel rendelkező személy kap munkát, de akkor speciális ilyen irányú képzésben kell részesülnie. Ehhez a pozícióhoz nem szükséges tapasztalat.

Amit tudnod kell

A vállalati irattáros munkaköri leírása azt sugallja, hogy a munkavállalónak bizonyos ismeretekkel kell rendelkeznie: köteles áttanulmányozni a szervezet irattári kezelésével kapcsolatos szabályzatokat, utasításokat és a jogi dokumentumok teljes listáját. Emellett tudnia kell a dokumentumok tárolását, felhasználását, valamint azt, hogy milyen szabványok szerint fogadják és adják át azokat. Ismereteinek tartalmaznia kell a hivatali munka egységes állami rendszerét. Emellett értenie kell a megőrzött iratok leírásának összeállítását, melyeket kell tartósan, és melyeket csak ideiglenesen megőrizni, valamint megsemmisítésükről jegyzőkönyvet kell készítenie.

Az asszisztens irattáros munkaköri leírása magában foglalja, hogy ismernie kell az iratok iktatási módját, milyen szabályok szerint készítik elő azokat a későbbi felhasználásra, megőrzésre, hogyan vezetik a nyilvántartásokat és hogyan készülnek a jelentések a vállalkozásnál. Ennek a személynek meg kell értenie annak a cégnek a felépítését, ahol dolgozik, valamint az archívumban végzett munka elvégzéséhez szükséges berendezések és műszaki eszközök használatának szabályait. Ezenkívül ismernie kell a szervezet összes belső szabályát és törvényét, beleértve a munkavédelmet, a tűzbiztonságot, a rutint és így tovább.

Felelősségek

Költségvetési intézmény irattárosának munkaköri leírásafeltételezi, hogy bizonyos feladatokat el kell látnia: az irattári tevékenységgel kapcsolatos munkák végrehajtása, az irattárba kerülő dokumentáció megőrzése, a beérkező iratok nyilvántartása, a nómenklatúra kialakítása és az ügyek benyújtása előtti iktatás helyességének ellenőrzése az archívumba. Ha van ilyen igény, akkor titkosítja a tárolóegységeket, megszervezi az ügyek elhelyezését és bevezeti a nyilvántartásba.

Az egészségügyi intézmény irattárosának munkaköri leírása azt javasolja, hogy a tárolt dokumentációról összefoglaló leírásokat kell készítenie, azokat ideiglenes és örökös egységekre osztani. Nyilvántartást kell vezetnie, és haladéktalanul meg kell semmisítenie a már lejárt dokumentumokat, és olyan rendszert kell kidolgoznia, amellyel gyorsan és egyszerűen megtalálhatja a kívánt dokumentumot.

Egyéb funkciók

Emellett hivatali feladatai megkövetelik, hogy a vizsgák során jelen legyen a dokumentumok tudományos értékének és nem csak. Gondoskodnia kell arról, hogy az iratok sértetlenek maradjanak, szükség esetén helyreállítási munkákat végezzen velük. Ez a szakember gondoskodik arról is, hogy az archívumban minden szükséges feltétel rendelkezésre álljon a dokumentumok normál tárolásához.

A levéltárosnak figyelemmel kell kísérnie a tűzvédelmi szabályok betartását, valamint korszerű technikai eszközöket kell alkalmaznia a dokumentumokkal való munkához. A szervezet alkalmazottainak és látogatóinak kérésére kötelesmásolatot vagy eredeti példányt állítanak ki a levéltári dokumentumokról, az archívumban található információk alapján igazolásokat készítenek, és munkájukról jelentéseket készítenek.

Jogok

Az orvosi levéltáros munkaköri leírása arra utal, hogy bizonyos jogai vannak. Kérhet és kaphat olyan dokumentumokat, amelyek a munkatevékenységére vonatkoznak. Szükség esetén együttműködhet a vállalkozás más részlegeinek vagy más szervezetek szakembereivel, ha ez segíti őt illetékes kérdéseinek megoldásában. Igény esetén más szervezetekben is képviselheti cége érdekeit minden olyan kérdésben, amely közvetlenül kapcsolódik a levéltár munkájához.

Felelősség

A levéltáros munkaköri leírása azt feltételezi, hogy felelősséggel tartozik a feladatainak elmulasztásáért és a rossz minőségű munkavégzésért, az elvégzett feladatokról valótlan vagy torz tájékoztatásért, a feletteseitől kapott parancsok teljesítésének megtagadásáért.

Ezen túlmenően felelősséggel tartozik azokért a helyzetekért, amelyekben a vállalkozás normál működését veszélyeztető szabálysértéseket, biztonsági megsértéseket vagy egyéb cselekményeket azonosítottak, és a munkavállaló ezeket nem jelentette, és nem tett semmilyen intézkedést a probléma megszüntetésére. A munkafegyelem megsértéséért a levéltáros a felelős.

Munkakörülmények

A levéltáros munkaköri leírása azt javasolja, hogy a szervezet vezetése határozza meg a munkaidejét a munkavégzéssel összhangban.jogszabályokat. Szükség esetén a cégnek olyan munkahelyet kell biztosítania számára, amely figyelembe veszi az összes normát és szabványt, valamint mindent, ami az üzleti utakhoz szükséges, beleértve a helyieket is. A hatáskörébe tartozó dokumentumok aláírási joga is van.

Következtetés

A fő dokumentum, amelyre az erre a pozícióra felvett szakembernek támaszkodnia kell, a levéltáros munkaköri leírása. Függetlenül attól, hogy melyik szervezetben dolgozik, a jogok, kötelezettségek, funkciók és ismeretek gyakorlatilag azonosak, és változhatnak attól függően, hogy egy adott vállalkozás milyen szükségletekkel rendelkezik, és milyen feladatokat bíz a vezetőség munkatársaira.

Az ilyen munkához odafigyelés, kitartás, a fontos papírok biztonságára vonatkozó szabályok ismerete, egyes dokumentumok értékbecslésének ismerete, valamint a dokumentumok rendszerezésének, gyors megtalálásának és titkosításának képessége szükséges. Szintén fontos tényező az emberrel való munka, hiszen a levéltáros szakma különféle dokumentációk kiállításával és átvételével, összeállításuk helyességének, hitelességének ellenőrzésével jár. Ebben a pozícióban csak az a figyelmes személy tudja megfelelően és megbízhatóan ellátni munkaköri feladatait, aki készen áll arra, hogy nagy mennyiségű információval dolgozzon, és képviselje a vállalat érdekeit más szervezetekben.