Mi a kérés: definíció, típusok, jellemzők és minta

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Mi az a kérés? Röviden, ez egyfajta üzleti levél. Szinte bárkinek elküldhető, még állami szerveknek is. Az ilyen levél rendszerint tájékoztatási vagy valaminek tisztázására irányuló kérést tartalmaz. Szállítási szerződés megkötése előtt nemcsak információkat kérhet, hanem tételeket is, például árumintákat.

Dokumentum szerkezete

A mintakérelemnek tartalmaznia kell az összes szabványos üzleti papíradatot.

Ha a dokumentumot jogi személy állítja össze, akkor annak a megfelelő nyomtatványon kell lennie, a feltüntetett összeállítási dátummal, és rendelkeznie kell egy kimenő számmal is.

Mit kell jeleznem? Mintakérelem minta:

• A menedzsernek vagy igazgatónak.
• A beosztása és a címzett neve.
• A dokumentum rövid neve. Például a (dokumentumnév) pontosításáról.
• A dolog lényege. Például: "Vállalkozásunknak (dátum) állandó telekhasználati okirata van. Módosult az Adótörvénykönyv, mely szerint módosult a telekadó számítási rendje. A fentiek alapján kéremmagyarázza el, hogyan kell a gyakorlatba átültetni az adótörvény cikkének (számának) részét.
• Hála vagy remény kifejezése a további együttműködésért.
• A jelentkező beosztása, aláírás, teljes név

A kérelem lényegének megírásának szabályai

Tudva, hogy miért és mi a kérés, továbbra sem érdemes tisztázni vagy megadni valamit. Érdemesebb a jelenlegi helyzet rövid leírásával kezdeni. Azt is érdemes megmagyarázni, hogy miért kellett a kérést benyújtani.

Ha partnerekről beszélünk, akkor a levél a következő mondattal kezdődhet: „Cégeink között korábban kötött megállapodások alapján…” vagy „A szerződés (szám) (dátum) pontja alapján, kérjük, ….”

A hatóságokhoz intézett információkéréskor jobb, ha hivatkozik a szabályozás konkrét pontjaira, amelyek pontosításra szorulnak, vagy amelyek feljogosítanak az információszerzésre.

A lényeg, hogy a megkeresés címzettjének ne legyen kérdése, hogy miért kérik ezt vagy azt az információt.

Nincs szükség magyarázatra, ha a kérelmet meghatározott, előírt formában nyújtják be. Például a föld pénzbeli értékelésének kérésekor.

Nem ajánlott több témát egy levélben tárgyalni. Ha a cégnek kérdései vannak a telekadó és az ingatlanadó fizetésével kapcsolatban, akkor ez két külön kérés legyen.

A levél végén ajánlatos megjelölni a válaszadás kényelmes módját: postai úton vagy futárral, e-mailben. Ha a válaszidőt nem szabályozzaszintű jogszabály, és sürgősen szükség van rá, akkor ezt jelezheti. A végén jelezheti, hogy rendkívül hálás lesz, ha 10 napon belül megkapja a választ.

Információs menedzser kérése

A nyilvános információkhoz való hozzáférésről szóló jelenlegi jogszabályok értelmezik, hogy mi a kérés. De ez még nem minden. Lehetővé teszi továbbá bármely jogi személy vagy magánszemély számára, hogy információkat szerezzen. A megkeresés ugyanakkor olyan témát is érinthet, amely nemcsak a kérelmezőt személyesen, hanem más állampolgárokat is érint. Ebben az esetben nem szükséges megmagyarázni azokat az okokat, amelyek a kérés megírására késztették.

Az ilyen levelek egyénileg vagy csoportosan is összeállíthatók, és bármilyen kényelmes módon továbbíthatók az információkezelőnek. A levél szövegét bármilyen formában elkészítik. Ilyen kérés lehet például a helyi hatóságoknak a szállítási díjak idei emeléséről szóló határozata, amely indokolja azokat az okokat, amelyek miatt szavazásra kényszerítették a képviselőket.

Ajánlatkérés

Sok jogi személy gyakran felteszi a kérdést, hogy mi az ajánlatkérés. Ez egy meglehetősen új kifejezés, amely a szerződési rendszerről szóló törvény elfogadása kapcsán jelent meg. A koncepció azt jelenti, hogy az állami és önkormányzati szervek korlátlan számú személyhez jogosultak javaslattételi kérelmet küldeni. Mit ad? A postázás azért történik, hogy szerződéseket kössünk az állam és az önkormányzatok áru- és szolgáltatásigényének kielégítésére, vagy inkább azért, hogy a beszállítóktól és vállalkozóktól a lehető legjövedelmezőbbet kapjuk.minőségben és árban egyaránt kínálunk. Az ajánlatkérés az egységes értesítési rendszerben kerül elhelyezésre.

RFQ szerkezet

A dokumentumnak a következő információkat kell tartalmaznia:

• Név, a vásárlás tárgyának teljes leírása.
• Kiinduló és maximális ár, valamint annak indoklása.
• Nevezési feltételek azon személyek számára, akik részt vesznek a versenyen, anélkül, hogy teljesíteniük kell további követelményeket, ami a verseny korlátozásának okává válhat.
• A vásárlónak a vásárolt termékek mennyiségének vagy a nyújtott szolgáltatások mennyiségének módosítására vonatkozó jogainak leírása a szerződés megkötését követően.
• Hogyan, milyen határidőn belül lehet visszavonni a kérelmet.
• Milyen szempontok alapján határozzák meg a nyertest.
• Szerződési feltételek, feltételek, ki fogja aláírni, az üzlet egyoldalú visszautasításának lehetősége vagy hiánya.

A verseny szervezője nem jogosult az ajánlatkérés lebonyolítására irányuló eljárás megszakítására vagy a feltételek módosítására a bontási szakaszban.

Archívum kérése

Gyakran megesik, hogy dokumentumokat kell kérnie az archívumban, a munkatapasztalatról vagy a kapcsolatáról. Az információszerzéshez kérést kell benyújtania, amelynek hozzávetőleges tartalma a következő lehet:

• A címzett be van írva a dokumentum fejlécébe.
• Az archívum neve és címe.
• A jelentkező adatait alább írjuk.
• Név, cím és elérhetőségadatok.
• A kérelemnek lehet tárgya.
• A kérés rövid története.
• A kérelem végén adja meg a kommunikációhoz szükséges adatokat és a válaszküldés lehetséges módját.
• A pályázó teljes neve, aláírása, összeállítás dátuma.

A kérés szabad formában történik. A szövegből egyértelműen ki kell derülnie a kérelmező és az általa kért információ közötti kapcsolatnak. Ha egy dokumentumnak vannak részletei, például határozat vagy végzés, akkor ezeket meg kell adni, hogy az irattári szakember a lehető legegyszerűbben megtalálhassa a szükséges dokumentumokat.

Ha a pályázó korábban más szervezeteknél jelentkezett ugyanabban a kérdésben, akkor ezt meg kell említeni.

A kérés mérlegelése után az archívum kiadhatja:

• bíróságon bemutatható irattári bizonyítvány;
• archív másolat, olyan dokumentum, amely szó szerint reprodukálja az eredeti dokumentum szövegét;
• archív kivonat;
• egy tájékoztató levél, amely arról tájékoztat, hogy bizonyos dokumentumok vannak az archívumban.

Az archívum számos papírt kiadhat. Mindezek a dokumentumok jogilag érvényesek, és bizonyítékul szolgálhatnak bármilyen eljárásban, még bírósági, büntetőeljárásban is.

A bármely kormányzati szervhez vagy partnerhez intézett mintakéréssel élhet jogaival, kérheti a szükséges információkat stb.