A személyi szükséglet meghatározása: koncepció, tervezési módszerek és fedezet módjai

2025 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2025-01-24 13:17

Minden vállalat egyik legértékesebb erőforrása a személyzet. Ez azonban meglehetősen drága. Ezért rendkívül fontos meghatározni azt a létszámot, amelyben a legalacsonyabb költséggel a maximális gazdasági hatást tudja elérni. Ehhez speciális módszereket és megközelítéseket alkalmaznak. A személyi szükséglet meghatározása a vezetés egyik kiemelt feladata. A folyamat végrehajtásáról később lesz szó.

A munkaerőigény típusai

A személyi szükséglet meghatározásának folyamata beépített átfogó intézkedések rendszere. Feladata a gyártási folyamatra vonatkozó konkrét célok elérése. Ez egy meglehetősen bonyolult eljárás, mivel nem csak a szükséges alkalmazottak számát kell meghatároznifeladatok elvégzésére, hanem a leghatékonyabb termelési rendszer kialakítására is. Ezért a személyzetet is képzettségüknek és tapasztalatuknak megfelelően választják ki. Szükség szerint képzést biztosítunk.

Egy szervezetben a tervezésnek több különböző fejlesztési területre kell kiterjednie. Ebben az esetben a munkaerő-erőforrások terén a tervezési folyamat a lehető leghatékonyabb lesz.

Különböző megközelítések és módszerek léteznek a személyzeti igények meghatározására. Leggyakrabban 2 fő típusra osztják őket:

• Ígéretes. Ezt a megközelítést stratégiainak is nevezik. Ez összefügg a szervezet jövőjével. A személyzeti igényt ebben az esetben a szervezet választott irányvonalának megfelelően határozzák meg. Ugyanakkor hosszú távon nemcsak a munkaerő-erőforrások számát számolják, hanem az alkalmazottak képzettségi szintjét is.
• Helyzetfüggő. Az ilyen tervezés lehetővé teszi, hogy a termelést rövid távon biztosítsák a szükséges mennyiségű erőforrással. Ezzel a megközelítéssel figyelmet fordítanak a személyzet fluktuációjára, valamint a szabadságok, betegszabadságok, szülési és hosszú távú szabadságok, leépítések stb. számának mutatóira.

A tervezési eljárást folyamatosan, különböző időszakokban hajtják végre. Tehát egy hasonló eljárás lehet:

• Rövid távú – akár 12 hónapig.
• Félidő – 1 évtől 5 évig.
• Hosszú távú – több mint 5 év.

A tapaszt alt vezetők határozzák meg a személyzet minőségi és mennyiségi igényeit is. Ban benA második esetben beállíthatja a cég alkalmazottainak pontos számát. A minőségi értékelés során meghatározzák az adott végzettségű személyzet szükségességét.

Mennyiségi szükséglet

A minőségi és mennyiségi személyzeti igény meghatározása jelentősen eltér. A tervezés mindkét irányban megy. A mennyiségi mutatók meghatározásakor olyan módszert választanak, amellyel kiszámítható az állam optimális létszáma. Ennek az értéknek a meghatározása egy bizonyos időkereten belül megtörténik.

A személyi szükséglet mennyiségi meghatározása több alapvető mutató segítségével történik:

• Rendszeres létszám. Ez a listán szereplő alkalmazottak száma egy adott időpontban. Ez figyelembe veszi azon alkalmazottak számát, akik az elemzés napján távoztak és érkeztek.
• Melléklet száma. Azon alkalmazottak száma, akik a vállalat államában vannak, és akiknek aznap munkába kell jönniük munkaköri feladataik ellátása érdekében. Ha megtaláljuk a különbséget az átlaglétszám és a jelenléti szám között, akkor mutatót kapunk az egész napos állásidőről a szabadság, az üzleti út, az alkalmazottak betegsége miatt.
• Az alkalmazottak átlagos száma. Ez a mutató az alkalmazottak számának nyomon követésére szolgál egy bizonyos időszakra. Az átlagkereset, a munkatermelékenység, a fluktuáció, a fluktuáció stb. kiszámítása során használják. Ha meg kell találni az átlagos létszámotalkalmazottak egy hónapra vagy más időszakra, az egyes napok létszáma összeadódik, osztva a napok számával. Ez magában foglalja a hétvégéket és az ünnepnapokat is. Ha meg kell határoznia az év átlagát, akkor minden hónapban összegezze az alkalmazottak átlagos számát. Az eredményt elosztjuk 12-vel.

A bemutatott mutatók meghatározásához a termelés rögzíti a bérszámfejtést és a jelenlétet. Ugyanakkor az információforrás a munkaerő felvételére, elbocsátására, áthelyezésére, helyettesítésére, a munkavállaló alapos okból való ideiglenes távollétére stb. vonatkozó utasítások.

Az alkalmazottak számának egy adott időpontban történő kiszámításához különböző módszereket alkalmaznak a munkaerő-szükséglet meghatározására:

1. A munkaintenzitás módszere. Felvállalja a munkafolyamat idejére vonatkozó információk felhasználását.
2. Számítási módszerek. Használja a szolgáltatási díjakra, a munkákra, a számokra és a kezelhetőségre vonatkozó adatokat.
3. Sztochasztikus módszerek. Lehetővé teszi a numerikus jellemzők meghatározását korrelációs vagy regressziós elemzéssel.
4. Szakértői becslés módszere. Egyszerű vagy kiterjesztett (egyszeri, többszörös) számításokat foglal magában.

Minőségjelzők

A minőségi személyi szükséglet meghatározását jelentős nehézségek jellemzik. Az elemzőnek egy ilyen vizsgálat során meg kell határoznia nemcsak a személyzet számát, hanem azt is, hogy a szervezetnek milyen professzionalizmusra, képzettségre van szüksége.

A nehézség abban rejlik, hogy jelenleg nincs egységes rendszer a munka minőségének, a munkavállalók potenciáljának meghatározására. Csak egy alapvető jellemzők és tulajdonságok vannak felsorolva, amelyek meghatározzák a munkavállaló képzettségi fokát, készségeit:

• Gazdasági. Meghatározzák a munkavállaló által végzett munka összetettségét, képzettségét, munkakörülményeit, szolgálati idejét és iparági hovatartozását.
• Személyes. Bizonyos készségek, fegyelem, hatékonyság, kötelességük lelkiismeretes ellátása, kreativitás és kreativitás jelenléte.
• Szervezeti és technikai. A munkaerő technikai felszereltsége, vonzereje, a gyártástechnológia szervezettsége, racionalizálása.
• Szociokulturális. Társadalmi aktivitás, kollektivizmus, erkölcsi és általános kulturális fejlődés.

A szervezet személyi szükségletének minőségi szempontú meghatározása a következő adatokon alapul:

• Szervezeti felépítés.
• A dolgozók megoszlása szakképzettségi szint szerint (a gyártási és műszaki dokumentációban feltüntetve).
• Az állásokra vonatkozó követelmények.
• A cég szerkezeti részlegeinek létszáma.
• Szervezeti és vezetési folyamatok szabályozása.

Minden minőségi jellemzőnél meghatározzák a személyzet létszámának szükségességét. Az eredmények összesítésével kerül meghatározásra a szervezet megfelelő működéséhez szükséges teljes létszámminden kritériumhoz. Ehhez a következő szervezeti dokumentumokat dolgozzák ki:

• Rendszercélok, amelyek alapján a vállalat szervezeti struktúrája épül.
• A vállalkozás és részlegeinek általános szervezeti felépítése.
• Személyzet.
• Munkaköri leírások. Ezeket a fő- és vezetői állomány munkaintenzitásának kiszámításához is használják.

A munkaerő-szükségletet befolyásoló tényezők

Bizonyos tényezők befolyásolják a munkaerő-tervezési folyamatokat és a személyzeti követelményeket.

Lehet közvetlen vagy közvetett, belső vagy külső. A következő tényezők befolyásolják a legnagyobb mértékben:

• Munkaerő-piaci feltételek. Számos jellemző határozza meg őket. A feltételek között szerepel a demográfiai helyzet, a munkanélküliség, az oktatás minősége, a munkaerő-kínálat és -kereslet a különböző ágazatokban, a foglalkoztatási szolgálat bevonása a szakemberképzési folyamatokba.
• Technológiai újítások. Az aktív haladás a modern világban az emberi munka egyszerűsítéséhez vezet, megváltoztatja annak tartalmát. Ez megköveteli a képzett szakemberek időben történő átképzését.
• Változások a jogalkotás területén. Ezt a tényezőt nehéz megjósolni. Ez a munkavédelem és a foglalkoztatás területére vonatkozó jogszabályokra vonatkozik.
• Versenytársak toborzási megközelítése. A szervezetnek folyamatosan figyelemmel kell kísérnie és tanulmányoznia kell a személyzettel való munkavégzés módszereit és megközelítéseitversenytársak. Ezen információk alapján a szervezet saját személyzeti szabályzata kiigazítás alatt áll.
• Vállalati célok. Lehetnek rövid vagy hosszú távúak, és egy közös stratégiát követnek.
• Finanszírozás. Minden szervezet rendelkezik bizonyos pénzügyi lehetőségekkel. Ez alapján kerül kiválasztásra a szervezet személyzeti politikája is.
• Személyzeti potenciál. Ez az alapja a marketingterv sikeres megvalósításának. Ha a vállalkozás személyzeti osztálya figyelembe tudja venni a fejlesztési zónát, a személyzet képességeit, ez lehetővé teszi a feltörekvő állások időben történő bezárását.

Munkaszakaszok

A személyzeti igények meghatározásának több alapvető lépése van. Leggyakrabban három nagy folyamat emelkedik ki egy hasonló feladat végrehajtása során.

Az első szakaszban a vállalat elemzi saját erőforrásait. Erre annak megállapításához van szükség, hogy a jövőben lehetséges-e ilyen igények önálló kielégítése. Ebben az esetben fontos mutatók a profit, a vállalat forgalma. Elég forrással kell rendelkeznie ahhoz, hogy az alkalmazottait kifizesse.

Ezután a második szakaszban az elmúlt időszak személyi szükségleteinek elemzését végzik el. Következtetés a munkaerő-erőforrás felhasználás célszerűségére és hatékonyságára vonatkozik. Az elemző azonosítja ennek a folyamatnak a gyenge pontjait. Folyamatban van egy hosszú távú terv kidolgozása, amely lehetővé teszi az elrettentő tényezők negatív hatásának teljes kiküszöbölését vagy minimalizálását.

A harmadik szakaszban elfogadásra kerülhatározatot konkrét intézkedésekről a személyzeti politika területén jelenleg. Ez figyelembe veszi a szervezet általános céljait és célkitűzéseit. Döntés születik egyes alkalmazottak megtartásáról, leépítéséről. A személyi szükséglet megállapításának elemzése után több döntés is meghozható:

• létszámcsökkentés;
• személyzet vonzása kívülről;
• személyzet képzése és átképzése.

Sőt, a felsorolt műveletek egyidejűleg is végrehajthatók. Ez a szervezetben kialakult helyzettől függ.

A szükséglet meghatározásának módszerei

A vállalkozás személyi szükségleteinek meghatározása bizonyos módszerek szerint történik.

Több népszerű technika létezik:

1. Egy munkanap fotózása. Ez egy hatékony, de nagyon időigényes módszer. A munkavállalónak számos felelőssége van. Végrehajtásuk során rögzítik az időt. Ez a megközelítés lehetővé teszi a redundáns műveletek azonosítását. Egyes esetekben döntés születik arról, hogy egy adott alkalmazottnak szüksége van-e munkájára a teljes termelési folyamatban, vagy egy üresedést. Kis mennyiségű munkához szükség lehet két személyzeti egység egyesítésére.
2. Számítás a szolgáltatási szabványok szerint. Minden alkalmazott esetében különböző szabványok és szabályok alapján meghatározott teljesítménymutatókat határoznak meg. A napi termelési ütemre vonatkozó információk birtokában a vezetők ki tudják számítani a munkaerő-szükségletetegy ideig.
3. Szakértői értékelések. Ez az egyik legnépszerűbb módszer. Különféle cégek használják. A személyi szükséglet meghatározásában meghatározó a vezetők véleménye. Ugyanakkor a vezetőket magas szintű képzettségnek és professzionalizmusnak kell jellemeznie. Fontos, hogy világosan megértsük ennek az iparágnak a jövőbeni fejlődését.
4. Extrapoláció. A jelenlegi adatok alapján hosszú távú előrejelzés készül. Ez figyelembe veszi az esetleges változásokat. Ez lehet az árak emelkedése, az állam tervezett intézkedései ebben az iparágban, a jövőbeni fejlődése stb. Ezt a megközelítést akkor alkalmazzák, ha a szervezet belső és külső feltételei stabilak. Hazánkban csak rövid távú tervezésre használható.
5. Számítógépes modell építése. Az osztályvezetők információkat továbbítanak, amelyek alapján számítógépes előrejelzés készül a szervezet munkaerő-szükségletéről adott perspektívára. Ez egy viszonylag új módszer, így nem volt ideje jelentősebb eloszlásra. Jelentős anyagi ráfordítást igényel, valamint megfelelő szakemberek bevonását a munkába. A technika alkalmasabb a nagyvállalatok számára.

Számítási képletek

A személyzeti igény meghatározása speciális számításokkal történik.

A képlet kiválasztása előtt meg kell határoznia, hogy a vállalat mire hajlik jobban a személyzeti politikája során:

• Növelnitermelési volumen, amely további munkaerő bevonását igényli.
• A termelés mennyiségének csökkentése, ami a munkaerő-források felszabadulásához vezet.
• A termelés mennyisége a tervek szerint nem változik. A személyi szükségletet a személyi állomány természetes mozgása határozza meg elbocsátás, rendelet, nyugdíjkorhatár stb. esetén.

Ezért a vállalkozások tervezési osztályain történik a termelésnövekedés számítása, indoklása. A termelékenység növelése érdekében minden tényezőt figyelembe vesznek. A tervezett alkalmazotti létszám meghatározásához használja a következő képletet:

Chpsp=ChbpI + OI, ahol Nspp a tervezési időszak átlagos tervezett létszáma, Nbp az elmúlt (bázis) időszak létszáma, I a termelési volumen jövőbeni változásának indexe, OI a létszám teljes változása az alapidőszak.

Átlagos alkalmazottak száma

A személyzeti szükséglet meghatározása más képlet segítségével is elvégezhető. Az alkalmazottak átlagos számát a következőképpen határozhatja meg:

Chss=ChyavKss, ahol Nss az átlagos létszám, Nyav az egy műszak alatt a feladat elvégzéséhez szükséges alkalmazottak száma, Kss az átlagos létszám együtthatója.

A szükségletek fedezésének módjai

A munkaerő-szükséglet meghatározásakor vázolja fel annak fedezésének módjait:

• Külső. Ebben az esetben figyelmet fordítanak a szakosodott oktatási intézmények, a személyzeti átképző központok végzettjeire, valamint a javaslatokratoborzó ügynökségek, nyílt munkaerőpiac.
• Belföldi. A cég munkatársai átképzésen vesznek részt, fejlesztik készségeiket. Ennek érdekében szakmai továbbképzést végeznek a karrier-növekedés lehetőségére. Ez a megközelítés csökkenti a személyzet fluktuációját.

A kisegítő személyzet száma

A segédszemélyzet szükségletének meghatározása is egy egyszerű képlet alapján történik:

Chsvr=KrmRSKss, ahol Nvvr a felsorolt kisegítő alkalmazottak száma, Krm a kisegítő alkalmazottak állásainak száma, RS pedig az egy napon belüli műszakok száma.