A leltározás eredményének elkészítése: dokumentumjegyzék, összeállítás menete

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A leltárt a meglévő eszközök és a társaság számviteli nyilvántartásában rendelkezésre álló információk összehasonlításának eljárása jelenti. A folyamatot egy speciális bizottság végzi, amelyet a vállalkozás vezetője megbízásából jelöl ki. Gyakran az eljárás eredményeként hiány vagy többlet derül ki. Ezért a leltározás eredményeinek nyilvántartását illetékes és hivatalos dokumentumok segítségével kell elvégezni. Ezeket a bizottság tagjai állítják össze és írják alá.

Készlet koncepció

Ez egy szabványos és gyakran használt módszer a különféle ingatlanok és pénzek állapotának és mozgásának számviteli ellenőrzésére egy vállalkozásban. Azonosítja az eltéréseket a számviteli nyilvántartások nyilvántartásai és a vállalat különböző tételeinek vagy pénzeszközeinek tényleges egyenlege között.

A vállalkozások különböző ingatlanjaival kapcsolatban leltár készül. A megvalósítás során figyelembe vesziA Pénzügyminisztérium 49. számú rendeletével jóváhagyott speciális Útmutató. A leltározás eredményének nyilvántartásba vételi eljárása is itt található

A rendezvény céljai

A leltár a cég igazgatója által kiadott megbízás alapján évente többször is elvégezhető. A folyamat szükségszerűen megvalósul, ha a céget kivásárolják, lízingelik vagy eladják. Emellett az éves beszámolók összeállítása, az anyagilag felelős személy változása előtt, vagy a cégnél lopás észlelésekor kerül sor. A befektetett eszközöket háromévente felül kell vizsgálni. Különböző természeti katasztrófák vagy vészhelyzetek után a cégeknek azonosítaniuk kell a felmerült veszteségeket, amelyekről leltárt készítenek.

Ezzel a folyamattal több cél is elérhető:

• A számviteli jártasság ellenőrzése a cég könyvelője által;
• különféle nem rögzített tranzakciók észlelése;
• a könyvelők által elkövetett hibák azonosítása;
• az értéktárgyak biztonságának és a fizetések időszerűségének ellenőrzése;
• ingatlan állapotának és tárolási feltételeinek ellenőrzése;
• lassú vagy elavult áruk azonosítása;
• A pénzügyileg felelős személyek munkájának feddhetetlenségének ellenőrzése;
• a készletek mozgásának tanulmányozása a vállalaton belül;
• olyan tranzakciók észlelése, amelyek különböző okok miatt nem jelennek meg a könyvelésben.

A fenti célok eléréséhez fontos, hogy helyesen tanulmányozzuk az eredmények lebonyolítására és jelentésére vonatkozó eljárástleltár. Ha a folyamat után készített dokumentáció bármilyen szabálysértést vagy hibát tartalmaz, akkor az eredményeket nem ismerjük el megbízhatónak.

Folyamattípusok

A készlet többféleképpen is bemutatható. Lehet teljes vagy privát, valamint szelektív vagy folyamatos.

Ezenkívül az eljárás nem ütemezett, ütemezett, kontrollált vagy ismétlődő.

Hogyan készül?

A leltár lebonyolítása és eredményeinek formalizálása összetett folyamat, amelyet csak a leltári bizottság hajt végre. Olyan céges szakembereket foglal magában, akiket nem érdekelnek a folyamat eredményei, és rendelkeznek a szükséges tudással és tapasztalattal.

A leltározási eljárás a következő lépésekre oszlik:

• kezdetben kezelési utasítás kerül kiadásra, amely alapján ez a folyamat elindul;
• leltári bizottságot neveznek ki;
• a kiválasztott szakemberek áttanulmányozzák a bizonylatokat és kiadási bizonylatokat, valamint a pénz vagy tárgyi értékek mozgásával kapcsolatos különféle jelentéseket;
• a bizottság elnöke jóváhagyja a nyilvántartásokhoz csatolt összes dokumentációt;
• a nyugtákat pénzügyileg felelős személyek állítják ki;
• valós anyagi eszközök összehasonlítása a dokumentációban szereplő nyilvántartásokkal;
• ellenőrzések a folyamat végén elvégezhetők;
• csak ezután jelennek meg az eredmények.

A bizottságnak hozzáértőnek kell lenniea kapott eredményekről dokumentumokat készít, amelyeket tanulmányozás céljából átad a vállalkozás vezetőjének. A leltározás eredményeinek szakszerű végrehajtása a kulcsa a társaság jogszerű és nyereséges tevékenységének. Ez az oka annak, hogy azok, akik érdeklődnek a kapott eredmények iránt, nem hajthatják végre a folyamatot.

A leltári eredmények dokumentálási eljárása

A folyamat végén számos dokumentumot kell elkészíteni. Ezeket a leltári bizottság tagjai tanulmányozzák és töltik ki, majd tanulmányozásra átkerülnek a cég vezetéséhez. Ezen papírok alapján születik döntés a pénzügyi felelősök vagy könyvelők felelősségre vonásáról, így a bizottság tagjainak komolyan kell venniük a leltározási eredmények végrehajtását. Az ebben az esetben elkészített dokumentumokat a következő papírok képviselik:

• megrendelés, amely alapján az ellenőrzési eljárás megkezdődik, és azt a vállalkozás vezetője adja ki;
• ellenőrzési napló, amely jelzi, hogy a leltári bizottság tagjai hogyan hajtják végre az igazgató utasításait;
• különféle ingatlanok leltárát, amelyeket állóeszközök, immateriális javak, áruk vagy készpénz képvisel;
• a szállított értéktárgyak vizsgálata;
• tárolásra vagy szállításra átvett ingatlan leltár;
• a nemesfémek vagy nemestermékek leltárának aktusa;
• értékpapír- és BSO-leltár;
• az elvégzett számítások ellenőrzésevevőkkel, hitelezőkkel, adósokkal vagy beszállítókkal;
• befektetett eszközökkel vagy egyéb ingatlanokkal kapcsolatos összevetési nyilatkozatok;
• ellenőrző ellenőrzés aktusa, melynek segítségével ellenőrizheti az eljárás helyes végrehajtását;
• vezetési utasítás az eredményekről.

Minden dokumentumnak megvannak a maga sajátosságai. A leltár eredményeinek helyes dokumentálása teszi lehetővé, hogy azokat felhasználják a szabálysértők vádemelésére vagy a lopás azonosítására.

A megbízások kiadásának szabályai

A leltározás kizárólag a vállalkozás vezetője által kiadott hatósági utasítás alapján történik. Ezt a dokumentumot az ellenőrző könyv tartalmazza, amely alapján az igazgatói utasítások végrehajtásának eredményességét és eredményességét értékelik.

Egy ilyen sorrend példáját az alábbiakban tanulmányozhatja. Egy dokumentum akár nem ütemezett revízióhoz is létrehozható.

A leltárkészítés árnyalatai

A leltár eredményeinek nyilvántartása különböző aktusok, leltárak kialakításából áll. Az összeállításukra vonatkozó szabályok a következők:

• naprakész adatokat tartalmaznak, amelyek a bizottság tagjai általi ellenőrzés során jelennek meg;
• számítógéppel vagy manuálisan is kitöltheti;
• hibák, foltok vagy javítások nem megengedettek;
• különböző értékek neve,amelyek ellenőrzés alatt állnak, minden bizonnyal a nómenklatúrából származó információk alapján kerültek nyilvántartásba;
• a mértékegységeknek meg kell egyezniük a számviteli nyilvántartásokban szereplőkkel;
• a leltárak összes oldalán a ténylegesen azonosított tárgyi eszközök számát, valamint számviteli bizonylatok alapján történő számát;
• hiba esetén azt áthúzással kell javítani, amely után a helyes adatot fent kell megadni, és a helyesbítést a bizottság elnöke és az anyagilag felelős személy aláírásával igazolja. a cég;
• a készletekben nem lehetnek üres sorok, ezért az összes fennmaradó hely egyszerűen át van húzva;
• A dokumentumok végén feljegyzés található, hogy a kulcsokat és az adókat ellenőrizték, valamint minden számítást a bizottság tagjai végeztek.

Ha a leltározásra az anyagilag felelős személy változása miatt kerül sor, akkor a dokumentumot a korábbi és az új munkavállaló írja alá.

A fej sorrendje az ellenőrzés eredménye alapján

A leltározási eredmények megfogalmazása és elszámolása fontos lépés ebben az eljárásban. Ez szükségszerűen magában foglalja a cég vezetése általi megbízás kiadását. Ez a sorrend csak azután jön létre, hogy a cég igazgatója áttanulmányozta a leltári aktusokat, az összevetési nyilatkozatokat, a leltárakat és más hasonló dokumentumokat.

A beérkezett adatok alapján a vezetőség dönt az ellenőrzés eredményéről. Az ilyen döntést hatósági utasítással hagyják jóvá. Abbana dokumentum a következő adatokat tartalmazza:

• cégnév;
• választott szervezeti forma;
• dokumentum kiállításának dátuma;
• dokumentumokat szolgáltat, amelyek alapján a szervezet vezetője a döntéshozatali folyamat során vezérelt;
• ellenőrzési eredmények jóváhagyva;
• parancsot ad, amely alapján a feltárt szabálysértéseket, eltéréseket megszüntetjük;
• kinevezett személyek, akik a parancs végrehajtói, valamint az igazgatói határozat végrehajtásáért felelősek.

Ezt a megbízást a cég közvetlen vezetője írja alá, majd ezt követően egy könyvelő záradékolja, aki köteles a szövegtervezetet megismerni. Ezt követően a dokumentáció a számviteli osztályhoz kerül, amelynek dolgozói felelősek az igazgatói határozat végrehajtásáért.

Miért van szükség dokumentációra?

Ügyeljen arra, hogy az ellenőrzés eredményei alapján készítsen hivatalos elsődleges dokumentumokat. Ők erősítik meg, hogy jó minőségű leltárt végeztek, és hogy minden azonosított információ megbízható.

A leltározás eredményeinek megfelelő nyilvántartása lehetővé teszi a következtetés levonását arra vonatkozóan, hogy a könyvelésből származó információk mennyire felelnek meg a különböző értékek tényleges számának. Gyakran egy audit segítségével azonosítható a cég alkalmazottainak hátraléka, csalása vagy akár lopása is.

Következtetés

A leltár ésszerű módja a karbantartás helyességének ellenőrzésénekkönyvelés. Eredményeit helyesen kell elkészíteni, amelyhez sok elsődleges dokumentum készül. Ezeket közvetlenül a leltári bizottság tagjainak kell megalakítaniuk, majd a cégvezető tanulmányozza és aláírja őket.

Ezek a dokumentumok alapján felmérheti, hogy a szervezet könyvelését milyen jól vezetik.