Az értekezlet típusai: protokoll, szerkezet és tartalom

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Elképzelhetetlen bármely szervezet munkáját elképzelni üzleti kommunikáció nélkül. Az alkalmazottak közötti megfelelően felépített kommunikáció lehetővé teszi a feladatok gördülékeny és gyors megoldását.

Sokféle találkozó létezik a szervezetekben, és mindegyiknek megvan a maga sajátossága és feladata. Az ilyen árnyalatok ismerete elősegíti az üzleti kérdések megvitatását. Ez a cikk bemutatja az értekezletek típusait, segít megérteni, miért tartják őket, és hogyan rögzítik őket az irodai munkában.

Üzleti találkozók céljai

Bármilyen típusú értekezlet és értekezlet megtartásának fő célja konkrét konstruktív megoldások kidolgozása sürgető problémákra és sürgető üzleti kérdések mérlegelése. A kollektív megbeszélés során a munkatársaknak lehetőségük van véleményeket, ötleteket megosztani vagy javaslatot tenni a problémák legjobb megoldására a felsőbb vezetőkkel.

Bármilyen üzleti találkozó lehetővé teszi, hogy átfogó képet lásson a szervezet helyzetéről, meghatározza erősségeit és gyengeségeit. Meg kell jegyezni, hogy amikor részt vesz ebben a formátumbanAz üzleti kommunikáció a vállalat vagy vállalkozás új alkalmazottainak gyors alkalmazkodása.

Feladatok

A következő feladatok különböztethetők meg minden típusú értekezletről:

• aktuális problémák és problémák megoldása;
• osztályok tevékenységének integrálása a vállalat stratégiai céljával összhangban;
• a cég és egyes szerkezeti részlegeinek értékelése;
• vállalati politika fenntartása és fejlesztése.

Ahhoz, hogy megértse, milyen formátumban tartson egy ilyen üzleti eseményt, el kell döntenie, hogy a fenti feladatok közül melyik feleljen meg neki, és ezt követően meg kell értenie, hogy melyik besorolásba fog tartozni.

Típusok és besorolás

Egy értekezletnek, mint az üzleti kommunikáció egyik fajtájának, eltérő lebonyolítási formája is lehet, ami meghatározza a tárgyát és a jelenlévő tisztviselők listáját.

Kiemelendő az ülések fő besorolása:

1. Tulajdonosi régió. Itt megkülönböztethetünk olyan típusú találkozókat, mint az adminisztratív (amelyek problémás kérdések megvitatását biztosítják), a tudományos (szemináriumok és konferenciák, amelyek célja az aktuális tudományos kérdések megvitatása), a politikai (bármilyen politikai képviselők találkozóját biztosítják). pártok és mozgalmak) és vegyes típusok.
2. Skála. Itt megkülönböztetik a nemzetközieket, ahol más országok vagy külföldi partnerek szakemberei vesznek részt, országos, regionális és városi is.
3. Rendszeresség. Bármilyen találkozó formátumban lehetállandó vagy időszakos.
4. Helyszín szerint - helyi vagy utazó.

És minden típusú megbeszélés felosztható a következőképpen:

1. Tanulmányos, egy irányító magatartásformát biztosít, ahol a felettes vezető közvetlenül a beosztottjai felé továbbítja az információkat, amelyek aztán szétválnak és a hatalmi vertikális mentén továbbítják. Az ilyen üzleti kommunikáció során leggyakrabban olyan vezérigazgatói utasítások hangzanak el, amelyek jelentősen befolyásolhatják a vállalkozás menetét, és ezek magatartási normák vagy fontos újítások is lehetnek.
2. Üzemeltető (vezérlő helyiségek). Az ilyen típusú találkozó célja, hogy információkat szerezzen egy szervezet vagy vállalkozás helyzetéről. Az információáramlás ebben az esetben a beosztott beosztottaktól az osztályvezetőkhöz vagy a főigazgatóhoz irányul. Az operatív értekezleteken alapvetően az ütemtervek, a tervezett tevékenységek, a stratégiai és operatív tervek megvalósításával kapcsolatos kérdések kerülnek megvitatásra. Lényeges különbség az operatív (kiküldő) értekezlet és az összes többi között, hogy rendszeresen tartják, és rögzített a résztvevők listája. Azt is érdemes megjegyezni, hogy az ülésen előfordulhat, hogy nem lesz napirend.
3. Problémás. Ilyen értekezletet akkor hívnak össze, ha sürgős döntést kell hozni a feladatok rövid időn belüli elvégzéséről vagy a vállalkozás globális problémájának megoldásáról.

A fentiek mellett külön kiemelhető az egyik legnépszerűbb gyártási típustalálkozók - tervezés. Általában naponta vagy hetente egyszer kerül megrendezésre egy ilyen rendezvény, amelyen jelen van az osztályvezető és a közvetlen előadók, akik aznapi feladatokat kapnak, és megbeszélik a megvalósítás előrehaladását.

A megbeszélésen a vállalkozás személyzeti értekezletének témája lehet bármilyen, a vállalkozás során felmerülő kérdés, és a megbeszélés menete a külső környezet változásainak szentelhető. amelyet egy adott szervezet működtet.

Találkozó szervezése

Bármilyen megbeszélés, formátumától függetlenül, alapos felkészülést igényel, mivel a hatékonysága ettől a pillanattól függ. Kezdetben a következő pontokat kell meghatároznia:

• cél;
• megbeszélt problémák;
• feladatok meghatározása a személyzet számára (a funkcionalitás és az alárendeltség alapján);
• lépések a feladatok elvégzéséhez.

Ma a legtöbb megbeszélés nagyon közepesen zajlik, emiatt értelmét veszti, a kiosztott feladatokat pedig rosszul lehet végrehajtani. Ezért rendkívül fontos, hogy az ilyen üzleti találkozók teljes menetét átgondoljuk, és egy működő megbeszélést úgy építsünk fel, hogy az ne csak időt vesz igénybe, hanem visszajelzést kapjon a csapattól.

Találkozások

Megjegyzendő, hogy azok a nagy cégek és szervezetek, amelyek egy bizonyos piaci részesedés megszerzésére és cégük fejlesztésére törekszenek azzal a céllal, hogy nagy nyereségre tegyenek szerthogy a fontos kérdéseket pontosan megbeszéléseken keresztül vitassák meg. A sikeres vezetők gyakorlatából a következő szabályrendszert alakíthatja ki a találkozóra való felkészülésről:

Először a résztvevők listája kerül meghatározásra. Világosnak kell lennie, hogy kit kell meghívni a találkozóra, és milyen szerepet fog játszani rajta. Gyakran előfordul, hogy a meghívottak nem értik a kérdést, és "minden esetre" meghívják őket, de abban a pillanatban el tudják végezni a munkájukat, és nem vesztegetik az időt.

Fontos napirendet készíteni. Ha az ülés ütemezett, akkor előzetesen napirendet dolgoznak ki, amely jelzi a megvitatásra kerülő kérdéseket, és meghatározza a fő előadókat is. Fontos megjegyezni, hogy ezt a dokumentumot el kell küldeni az információk előkészítéséért felelős személyeknek és azoknak, akik jelen lesznek, hogy minden résztvevő elkészíthesse a jelentéseket, javaslatokat és további kérdéseket. Szükség esetén a napirend módosítható.

A fő és stratégiai kérdéseket a találkozó előterébe kell helyezni. Az ilyen kérdések előadóinak feltétlenül olyan személyeknek kell lenniük (részlegek, részlegek, műhelyek vezetői), akik személyesen felelősek a vállalat bármely stratégiai tevékenységének végrehajtásáért.

Fontos pontok

Fontos emlékezni arra, hogy minden találkozónak két fő szakasza van: az arra való felkészülés és a tényleges tartás. Az első szakasz magában foglalja az üzletvitel relevanciájának meghatározásátgyűjtemény, feladatok, fő- és mellékcélok feltüntetése, a résztvevők és az előadók névsora, a témának vagy előre meghatározott napirendnek megfelelően beszámolók, előadások, beszámoló készül. A második szakasz a találkozó korábban tervezett menetének megvalósítását, a beszámolók meghallgatását, az aktuális és stratégiai kérdések megvitatását foglalja magában.

Ha egy ilyen üzleti kommunikáció során el kell dönteni, hogy mit és kinek tegyenek az alkalmazottak, akkor kiemelhetjük a harmadik szakaszt - a döntéshozat alt. A döntéseket általában az elnök hozza meg, aki az ülést vezeti, saját belátása alapján, vagy megbeszélés vagy kollektív szavazás útján.

Minta értekezletterv

Egy világos tervvel minden vezető hatékonyan és eredményesen tud lebonyolítani egy értekezletet, amely lehetővé teszi, hogy visszajelzést kapjon a személyzettől, és meghatározza a megfelelő feladatokat számukra. Ez a terv a következőket tartalmazhatja:

• köszöntő beszéd;
• jelentések meghallgatása és összegzés egy bizonyos időszakra (negyedév, hét, fél év, hónap);
• a céget érintő aktuális kérdések ismertetése;
• meghallgatási javaslatok a hibaelhárításhoz (ötletgyűjtés);
• a javasolt lehetőségek értékelése és megvalósításuk megvitatása;
• lehetőségek felhalmozódása;
• egyik vagy másik lehetőség elfogadása mellett szavaz;
• határok meghatározása a problémamegoldás során (felelősök meghatározása, időzítés, módszerek és módszerek).

Felvétel

Nagybizonyos típusú megbeszéléseket papírra (dokumentumra) kell rögzíteni, amit protokollnak neveznek. Az ilyen jellegű dokumentáció megőrzése lehetővé teszi a meghozott döntések legitimálását. Ezenkívül a protokollnak köszönhetően mindig nyomon követheti a tevékenységek végrehajtásának előrehaladását, és a feladatok elvégzésének elmulasztása esetén meghatározhatja, hogy ki a felelős ezért.

A szúrást általában a vezető titkára végzi, aki az ülés elnöke. Ezt a funkciót azonban gyakran más dolgozók is végrehajthatják.

A titkár feladatai és feladatai

Az üzleti megbeszélések megkezdése előtt a titkárnak ismernie kell a meghívottak listáját és a megvitatott kérdések listáját. Érdemes azonban megjegyezni, hogy ha az értekezletet rendszeresen tartják, akkor ez a tisztviselő az összes dokumentációt (listák, tervek, napirend stb.) összegyűjti, és segít a vezetőnek felkészülni az ülésre.

Először és szükség esetén a titkár kérheti a megjelent személyeket, hogy töltsenek ki egy regisztrációs lapot, ahol a teljes nevüket feltüntetik. és pozícióját. Erre a jegyzőkönyv elkészítésekor lesz szükség. Ezt követően a titkár kihirdeti a napirendet, amely az ülés kezdetét jelenti. Továbbá, amikor a jelenlévők elkezdenek megvitatni a kérdéseket, a titkár feljegyzi az esemény előrehaladását. Az ülés végén ez a tisztségviselő elkészíti a jegyzőkönyv kész változatát, majd aláírja az elnökkel, és mindent megküld az érintetteknek.

Rendkívül fontos, hogy összeállításkor a titkár fizessen beügyeljen az ülés jegyzőkönyvének megjelenésére. Tartalmaznia kell egy fejlécet, a helyszínt, a résztvevők listáját, a megvitatott kérdéseket és a meghozott döntéseket.

Következtetés

A fenti információkból világossá válik, hogy a megbeszélések megtartása a vállalkozásokban rendkívül fontos. Mindig érdemes azonban emlékezni arra, hogy az ilyen rendezvényekre való magas színvonalú felkészülés a siker kulcsának több mint 50%-át hordozza a tájékoztatásban, a célok kitűzésében és azok minőségi megvalósításában.