Szimbólumok az időlapon. A munkaidő-nyilvántartás kitöltése (minta)

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A munkaidő és annak elszámolása minden szervezet fontos összetevője, lehetővé téve a vállalat tevékenységének ellenőrzését és az alkalmazottak fegyelmezését. Ennek az eljárásnak az egyszerűsítése érdekében egy speciális űrlapot fejlesztettek ki - egy munkaidő-nyilvántartást. Papír és elektronikus változatban is létezik. És mindegyik fajnak megvannak a maga árnyalatai a kitöltést illetően.

Ki tölti ki a munkaidő-nyilvántartást

Minden szervezet kijelöl egy személyt, aki felelős a munkaidő-nyilvántartás vezetéséért, a tevékenység sajátosságaira és a létszámra összpontosítva. Ha a szervezet kicsi, és minden munkát az irodában végeznek, akkor a személyzeti ellenőr, könyvelő vagy más felhatalmazott személy ütemezi be az alkalmazottakat.

Abban az esetben, ha egy vállalkozásnak több létesítménye van, sokkal egyszerűbb az alkalmazottak munkaidő-nyilvántartása közvetlenül a munkahelyükön. Ebben az esetben ez a felelősség a művezetőt vagy főnököt terhelifelosztások külön végzéssel vagy munkaszerződésben előírtak.

Algoritmus a munkaidő-nyilvántartáshoz

Mindenekelőtt tudnia kell, hogy minden vállalkozásnak rendelkeznie kell rendes (vagyis papíralapú) munkaidő-nyilvántartással. Az űrlapot kinyomtathatja saját maga, vagy megrendelheti egy nyomdától.

Két jóváhagyott nyomtatvány létezik: T-12 és T-13. Különbségük az, hogy az első nem csak a munkaidőt veszi figyelembe, hanem a havibér kiszámítására szolgáló oszlopokkal is rendelkezik. Ugyanazon séma szerint töltik ki, nevezetesen minden hónap első napján új munkaidő-nyilvántartást nyitnak meg. A következő oszlopokat kell kitölteni:

• Cégnév (alapító dokumentumok szerint), sorozatszám és a teljesítési dátum.
• Az időszak, amelyre a munkaidő-nyilvántartás megnyílik.
• A személyzet rendes száma és adatai a személyi kártyákról.

A többi adat beírása egy hónapon belül megtörténik, a munkabérre vonatkozó rész kitöltése pedig a könyvelőnél marad.

Szimbólumok a munkaidő-nyilvántartásban

A munkaidő-nyilvántartás gyorsabb és kényelmesebb kitöltése érdekében jelölési rendszert dolgoztunk ki és hagytunk jóvá. Tükrözik a munka- és pihenési módot és egyéb árnyalatokat. 36 jelölés található. De néha ez a szám nem elég ahhoz, hogy pontosan megjelenítse az alkalmazottakkal kapcsolatos összes információt.

Szimbólumok a munkaidő-nyilvántartásban

	Név	Betűmegjelölés	Numerikus megjelölés
1	Nappali és esti órák	Én	01
2	Éjszakai nyitvatartás	N	02
3	Munkavégzés hétvégén és ünnepnapokon	RP	03
4	Túlóra	c	05
5	Üzleti út	K	10
6	Fő vakáció	tól	14
7	Extra szabadság	egy	15
8	Tanulmányi vakáció	U	16
9	Rövid munkaidő a diákok számára	UV	17
10	További tanulmányi szabadság fizetés nélkül	UD	18
11	Szülési szabadság	r	19
12	Apasági szabadság (részben fizetett)	veh	20
13	Apasági szabadság (fizetés nélküli)	oj	21
14	Fizetetlen szabadság	to	22
15	Jogi okokból fizetés nélküli szabadság	OZ	24
16	Betegszabadság	B	25
17	Nem fizetettfogyatékosság	t	26
18	Csökkentett munkaórák	ch	27
19	Leállás (nem alkalmazotti okokból)	vp	28
20	Jogi okokból való távolmaradás (fizetéssel)	g	29
21	Igazolatlan távollét	OL	31
22	Nem ledolgozott órák (ha a munkáltató részmunkaidős állást határozott meg)	NS	32
23	Hétvégék	to	33
24	Sztrájkok	ZB	34
25	Tisztázatlan okok miatti távolmaradások	НН	35

A táblázat a munkaidő-nyilvántartásban leggyakrabban használt szimbólumokat mutatja. A részletesebb leírás és a teljes lista általában az űrlap első oldalán található. Ez megkönnyíti a szimbólumok közötti navigálást és annak meghatározását, hogy milyen helyzetben mit kell beírni egy cellába.

Rendszeres űrlapkitöltés

A munkaidő-nyilvántartás kitöltése gondos, odafigyelést igénylő munka. Megtehető például a folyamatos jelenlét és távollét módszerével.

Ebben az esetben minden oszlopba be kell írni az adatokat. A szimbólumok jelzik a munkavállalók munkahelyi jelenlétét és távolmaradásukat is, jelezve az okokat. Az órák számát is jelzia munkahelyen töltött.

Magában a munkaidő-nyilvántartásban ez így fog kinézni: szabadnapon tegye a "B" betűt, alá 0-t, munkanapon pedig az "I"-t és az órák számát, pl. 8. A hétvégékhez hasonlóan a távolmaradások különféle okait észlelik, az üzleti utaktól a tisztázatlan okok miatti hiányzásokig.

A munkaidő-nyilvántartás kiszámítása ebben az esetben egy kicsit egyszerűbb, mert minden szükséges szám és jelölés a szemed előtt van. Ez különösen igaz a kevés munkatapasztalattal rendelkező szakemberekre – így kisebb eséllyel fognak összezavarodni és hibázni.

Töltsd ki okosan a munkaidő-nyilvántartást

Van egy módszer az eltérések regisztrálására is. Akkor kell alkalmazni, ha a munkanap időtartama a teljes időszakon belül azonos. Ebben az esetben csak a nem szabványos helyzeteket jegyezzük fel, vagyis a hiányzásokat, a túlórákat, az üzleti utakat stb. Ezzel a módszerrel sokkal kevesebb időt kell eltölteni, és a végeredmény mindkét esetben ugyanaz.

A lapon így néz ki: a felső sor információkat tartalmaz a munkavállaló munkahelyi távollétéről - V, K, FROM, HH, PR, B és mások. Az alsó sor üresen marad. Valójában a ledolgozott órák végső számításánál a nullák nem számítanak, és a munkanap azonos hosszúsága mellett csak a legegyszerűbb műveletek végrehajtása marad: számolja meg a felső sorban lévő üres cellák számát (ezek jelenlétek), és szorozzuk meg az órák számával.

Ez a módszer a tapaszt altabbak számára kényelmesebbszemélyzeti tisztek és könyvelők. Jól alkalmazható kis szervezetek számára is, ahol kicsi az alkalmazottak száma. Ha az Ön vezetősége nem ismer egy egyszerűbb időkövető rendszert, akkor itt az ideje, hogy javasolja nekik.

Időív vezetése számítógépen

A papíralapú változat mellett számos elektronikus is létezik. Ahogy fentebb említettük, a munkaidő-nyilvántartásokat hiba nélkül meg kell másolni. Erre azért van szükség, hogy az alkalmazottak munkájára vonatkozó adatok ne vesszenek el, és megbízhatóságuk igazolódjon (végül is nem lehet mindenhol számítógépet használni).

Az egyik megfizethetőbb lehetőség az irodai programokban készített munkaidő-nyilvántartás. Az Excel tökéletes erre a célra. A táblázatok lehetővé teszik bármilyen típusú és méretű dokumentum létrehozását. Ezenkívül a képletek beállításának köszönhetően a köztes adatok összegzése és kiszámítása sokkal egyszerűbb.

Dedikált szoftver használata

A táblázatkezelési ismeretek elégtelensége esetén az alkalmazott vagy a vezetőség választhat másik hasonló programot. Az óralap ebben az esetben a papíralapú változathoz fog hasonlítani. Ez segít csökkenteni a dokumentum feldolgozásához szükséges időt.

Azt is szem előtt kell tartani, hogy minden program licencelt verziók használatát foglalja magában. A különböző beszállítóknál természetesen saját költségük van. Például a Time Sheet program költsége a felhasználóknak1000 dörzsölje. és felette – a létszámtól függően.

További előnye az ilyen segédprogramoknak, hogy nem kell papíralapú munkaidő-nyilvántartást kitöltenie. Az összes jelet tartalmazó űrlap bármikor könnyen kinyomtatható. Ez a funkció minden hasonló programban biztosan megtalálható.

A dokumentumok tárolásáról

Mire használják a munkaidő-nyilvántartást? Ez az alapja a bérszámfejtés egy vagy olyan összegben történő elszámolásának, valamint a fő bizonyíték arra, hogy a munkavállaló a munkahelyén tartózkodott és ellátta feladatait. Kétségtelen, hogy ez a dokumentum nagyon fontos minden szervezet számára.

Akkor meddig őrzik ezt az űrlapot? A munkaidő lapot egy évig meg kell őrizni. Ezt törvény állapítja meg, és az ilyen normákat be kell tartani.

Ha elveszít egy már lezárt munkaidő-nyilvántartást, ne essen pánikba. Más dokumentumok felhasználásával mindig visszaállítható. Ehhez magyarázó, betegszabadság, üzleti utakra vonatkozó információkat, nyaralási menetrendeket stb. használnak. Minden, ami megerősíti és megmagyarázza egy személy munkahelyi távollétét, felhasználható az adatok visszaállítására.

Kinek lehet szüksége jelentési kártyára?

Ez a dokumentum gyakran szükséges különféle ellenőrzésekhez. Például az adószolgálat ellenőrzi a szervezetben való jelenlétét és a kitöltés helyességét.

A munkaidő-nyilvántartás hiánya még a legkisebb cégnél is meglehetősen nagy bírság oka lehet. Azonosakkor fordul elő, ha hibákat követnek el az űrlapok kitöltése során. Ez vonatkozik a számításokra és a szimbólumokkal való visszaélésekre is.

A munkaidő-nyilvántartás megléte kötelező. Szükség van rájuk magának a vállalatnak (számvitel, alkalmazottak fegyelmezése), valamint a könyvvizsgáló szervezetek számára. És ami a legfontosabb - helyesen alkalmazza a szimbólumokat az időlapon. Így számos problémát elkerülhet az alkalmazottakkal és a szabályozó hatóságokkal.