Főkönyvelő asszisztens: kinevezés, felvételi feltételek, munkaköri leírások és elvégzett munkakör

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Bármely állami, költségvetési vagy kereskedelmi vállalkozás a főkönyvelői számvitel és beszámolás keretében végzi tevékenységét. Egyetlen üzleti tranzakció, egyetlen gazdasági folyamat sem megy el a főkönyvelő mellett, aki a cég összes számviteli eljárását ellenőrzi. De elég nehéz egy embernek, sőt egy nagyvállalatnál is felfogni a főkönyvelőre háruló feladatok teljes körét. Ezért a számviteli osztály minden vezetője egy kötelező személyzeti egységet vesz a segítségére - a főkönyvelő asszisztensét.

A főkönyvelő "jobb keze"

Mi ez a pozíció? Ki ő - helyettes főkönyvelő? Mely tervfelelősségek szerepelnek a munkaköri leírásában?

Valójában a számviteli osztály vezetőjének asszisztense olyan ember, aki mindent megtesz érteműszaki kérdéseket, és felelősséget vállal a vezető által a számára kijelölt összes dokumentáció karbantartásáért. A főkönyvelő-helyettes a támasza, nélkülözhetetlen tanítványa, gyakorlatilag „jobb kezének” tekinthető. Kezdetben egy fiatal és ígéretes személy, aki nem nélkülözi ambíciót és a szakmai fejlődési vágyat, egy ilyen pozícióba kerül. Ez gyakran egy nemrég végzett diplomás, akinek kevés munkatapasztalata van abban az elsődleges vállalkozásban, ahová az oktatási intézmény küldte. Egy ilyen alkalmazott arra törekszik, hogy méltó káderként valósítsa meg magát, és kitartóan megragadja a neki adott bizonyítási lehetőséget, és minden erejével igyekszik bebizonyítani fontosságát közvetlen felettesének, szakmai segítséget nyújtani. Eközben e munka során maga az asszisztens szerzi meg a szükséges tapasztalatokat, új ismeretekre tesz szert, megtanulja a vállalkozás módját és bekerül a gazdasági folyamatokba.

A főkönyvelő asszisztens tudásspektruma

Azonban nem elég csak ígéretesnek lenni és új karriercsúcsok meghódítására törekedni. A főkönyvelő asszisztens munkája elsősorban az adott vállalkozás részlegének működése konkrét pontjainak kötelező ismeretén alapul, nevezetesen:

• számviteli jogalap;
• parancsok és utasítások a számvitel és jelentéskészítés megszervezésére vonatkozóan;
• polgári jogi, adó- és pénzügyi jogszabályok főbb pontjai;
• cégstruktúra és fejlesztésének stratégiai kilátásai;
• P(S)BU;
• IFRS;
• számviteli dokumentációs eljárás;
• gyártástechnológia alapjai;
• piacgazdasági módszerek;
• munkaügyi törvények;
• munkavédelmi szabályok és normák.

Időbejegyzési eljárás

Mint minden más munkavállaló esetében, a főkönyvelő-helyettes kinevezésére vonatkozó eljárás a hatályos munkaügyi jogszabályoknak megfelelően történik. Formálisan ez az igazgató utasításával valósul meg új munkatárs felvételére a főkönyvelő bűntársa személyében. Valójában maga a főkönyvelő választ ki egy jelöltet az asszisztense posztjára, átnéz mindenféle önéletrajzot, konkrét interjúkat készít, kigyomlálja az alkalmatlan jelölteket, és megjegyzi magának az asszisztensi pozícióra potenciális jelentkezők legjelentősebb tulajdonságait. De mindenesetre a számviteli osztály alkalmazottjának felsőfokú számviteli vagy közgazdász végzettséggel, vagy szakirányú középfokú végzettséggel kell rendelkeznie, legalább egy éves szakmai gyakorlattal.

A tisztségéből való felmentés is a hatályos munkaügyi jogszabályokban meghatározott eljárás szerint történik az igazgató utasítására, a közvetlen felettes - maga a főkönyvelő - előzetes szóbeli nyilatkozata alapján.

Foglalkoztatási feltételek

A feltételeknek megfelelőenmunkaviszonyban a főkönyvelő-helyettes közvetlenül felettesének számol be, és közvetlen felettesei utasítása szerint végrehajtja az utasításait. A főkönyvelő asszisztensnek munkája végzése során a jogszabályi keretek, a társaság alapszabálya, a társaság számviteli rendelkezései, a hatályos munkaköri leírások és belső munkaügyi szabályzatok szerint kell eljárnia. Ugyanakkor a személyzet felvételének előfeltétele nem csak a speciális szabályozási keret ismerete, hanem a szabványos számítógépes ismeretek megléte, a szoftveralkalmazások folyékony ismerete, a számviteli programok gyakorlati alkalmazása, beleértve az "1C"-t is. A felvett asszisztensnek meg kell értenie, hogy üzleti útra küldhető, és a főkönyvelő üzleti útja esetén a helyettese.

Munkaköri leírások

A főkönyvelő asszisztens feladatkörét a vállalkozás igazgatója által jóváhagyott belső munkarendje, valamint a főkönyvelő, mint a felvett munkavállaló közvetlen felettesének egyéni lábjegyzete határozza meg. A megfelelő munkavégzés érdekében felvételkor megismertetik a kötelező végrehajtáshoz szükséges konkrét funkciók listájával. Tehát a főkönyvelő asszisztens munkaköri leírása tartalmazza:

• megbízások, vezetői és cégvezetési megbízások teljesítése;
• munkavégzés a kijelölt számviteli területen;
• reflexió az elsődlegesbenreleváns üzleti tranzakciók dokumentációja;
• pénzáramlás szabályozása bankszámlákon;
• fizetési megbízások teljesítése és időben történő benyújtása a bankhoz;
• a pénzeszközök jóváírása és terhelése időszerűségének és helyességének ellenőrzése;
• pénztári és egyéb pénztári jelentések elkészítése;
• befizetések teljesítése az állami költségvetésbe és a költségvetésbe helyi szinten;
• bérleti szerződések szerinti számítások;
• a számviteli dokumentáció biztonságának biztosítása;
• dokumentáció elkészítése az archívumba való későbbi továbbításhoz;
• részvétel a leltárban;
• egy távollévő vezető vagy rendes könyvelő helyettesítése;
• módszertani segítségnyújtás az egység kollégáinak és dolgozóinak számviteli, kontrolling, elemzési és jelentési kérdésekben;
• munka- és termelési fegyelem betartása.

Személyi tulajdonságok és munkakészségek

A főkönyvelő asszisztens munkakör a speciális feladatok ellátása mellett számos olyan személyes tulajdonság birtoklását biztosítja a munkavállaló számára, amelyek hozzájárulnak a munkatársak minőségi működéséhez. Itt nagyon fontos a kitartás, a figyelmesség, a kitartás, hiszen a munka nem könnyű, állandó koncentrációt igényel az elvégzett feladatokra. Az olyan tulajdonságok, mint az óvatosság és a mértékletesség, nem zavarják, mert a munkát nemcsak mennyiségileg kell elvégezni, hanemminőségileg. A logikus és elemző gondolkodás, mint a főkönyvelő asszisztens professzionalizmusának kötelező eleme, a dolgozó nélkülözhetetlen ütőkártyája lesz a vezetőjének segítésében. Meglehetősen fontos szerepe van az állandó memóriaedzésnek, különösen a vizuálisnak, valamint a kötelesség és a munka iránti elkötelezettségnek, mert ettől függ az elvégzett munka hasznos tevékenységének együtthatója.

Jogok

Nem csak a feladatok és a készségek külön csoportját kell birtokolnia a vállalkozás főkönyvelő-helyettesének. Mindenesetre vannak bizonyos jogai, amelyek vezérlik a főkönyvelő által rábízott meghatározott feladatok ellátásában. Mik ezek a jogok?

Először is, bármikor kérheti vagy igényelheti a szükséges anyagokat és dokumentumokat, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a könyvelő tevékenységéhez. Senkinek sincs joga megtagadni a főkönyvelő asszisztenst pénzügyi és számviteli jellegű kérelmében, illetve a vállalkozás gazdasági tevékenységével kapcsolatos kérdéseiben.

Másodszor, elmondhatja következtetéseit a vállalkozás adminisztrációja felé, ami elősegíti a számviteli osztály és a teljes vállalkozás részlegeinek funkcionális apparátusával kapcsolatos munka javítását. Az asszisztensnek nincs joga megtámadni vagy kifogásolni a főkönyvelő utasításait, de saját javaslatokat tehet, amelyek valóban ésszerűek lesznek.

Felelősség

A felelősséggel kapcsolatban:amelyet a főkönyvelő asszisztens visel, akkor az a következő szempontokra korlátozódik, amelyek azonosítása esetén megrovás vagy kiabálás formájában közigazgatási bírságot vonhat maga után:

• a munkaköri leírások pontjainak teljes vagy részleges elmulasztása;
• hamis adatszolgáltatás felsőbb vezetés részére a tőle kapott feladatok, utasítások, utasítások teljesítéséről, valamint e feladatok végrehajtására szánt határidő megsértéséről;
• a vállalat igazgatójának utasításai, utasításai és utasításai végrehajtásának megtagadása;
• fegyelem bomlása és belső szabályzatok megszegése;
• a cég tulajdonában, beleértve az árukat és egyéb anyagi eszközöket ért kár;
• hivatali vagy kereskedelmi titkot képező információk nyilvánosságra hozatala.

Munkakörülmények

Üzemmóddal kapcsolatban: a főkönyvelő asszisztens az igazgató megbízásából vállalja, hogy a belső munkaügyi szabályzatként meghirdetett kilépési rendet betartja, valamint betartja a hatósági pontosságot a a munkahely látogatása és a megbeszélt fegyelem a cég öltözködési szabályzatának kötelező betartásával. Ha termelési igény merül fel, a vezetőség utasítására a főkönyvelő-helyettes közvetlen feletteseinek egyetértésével ez utóbbit üzleti útra lehet küldeni.

Kimondatlan kötelességek

Ha az asszisztens titkos feladatairól beszélünk, feltételezhetjük, hogy a főkönyvelőnek lehetnek olyan követelményei az asszisztensével szemben, amelyeket hivatalosan nem papíron rögzítenek, de megtörténneklenni. Például minden nap főzzön kávét a hatóságok munkába érkezésére, vagy öntözze meg a virágokat, amíg távol van a munkahelyéről. Az ilyen jellegű feladatok nem szerepelnek a munkaköri leírásban, de a főnök és a beosztott közötti kapcsolatok normális, barátságos mikroklímájának fenntartása érdekében jobb, ha az asszisztens betartja ezeket az egyszerű, kimondatlan szabályokat.

A keret gyakorlati jelentősége

A vezető könyvelő asszisztens gyárban, kereskedelmi vállalkozásnál, költségvetési intézményben egyaránt fontos vezetőjének és a cég egészének. Ez ugyanaz a keret, amely biztosítja a számviteli osztály vezetői apparátusának zavartalan működését. Neki köszönhetően a számviteli osztály egészének jól kiépített rendszerében a főkönyvelő közvetlen tevékenysége megszerveződik, a technikai problémák megszűnnek. Ezért tévedés azt hinni, hogy a főkönyvelő asszisztense csak „mancs” a kezében. Az arra érdemes jelentkezők tömegéből a megfelelő személyzet kiválasztásával a számviteli osztály vezetőjének asszisztense valóban értékes munkavállalóvá és a vállalkozás üzleti életében nélkülözhetetlen személyi egységgé válhat.