Milyen lépésekből áll az irányítási folyamat? Vezetési folyamatok alapjai

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-01-17 18:54

A vezetési folyamat szakaszaira vonatkozó kérdés aktualitása annak köszönhető, hogy vörös szálként fut végig a szervezet összes tevékenységén. Az irányítási folyamatok hatékonysága egy órához hasonlítható. Egy jól olajozott és világos mechanizmus vezet a tervezett eredményhez. Ugyanakkor a jó irányítási rendszert a rugalmasság – az új feltételekhez való alkalmazkodás képessége – jellemzi.

Az irányítás lényege

A menedzsment egy objektum (vállalat, erőforrás) vagy egy alany (személy) kezelését jelenti. A menedzsment, mint folyamat a vállalkozás sikeres működéséhez, a célok eléréséhez és a fejlődéshez szükséges különféle tevékenységek, koordináció, rendfenntartás kombinációja.

A menedzsment folyamat egy taktikai és stratégiai feladat megoldását foglalja magában:

• egy taktikával kapcsolatos feladat megköveteli a kezelt entitás elemei összhangjának, integritásának és hatékonyságának megőrzését;
• a stratégia fejlődést, javulást és pozitív állapotváltást jelent.

A vezetési folyamatok jellemzői

Az irányítási folyamat folyamatos és ciklikus. Ez vezetői munkából, tárgyból, eszközökből és végtermékből áll. Bármely objektum kezelése a munka egyes szakaszainak időszakos ismétlésével jár. Ezek lehetnek az adatgyűjtés és -elemzés, a vezetői döntés kidolgozásának, a végrehajtás megszervezésének fázisai.

Az irányítási folyamat technológiája a szervezet fejlődésével párhuzamosan javul. Ha a vezető késik a döntésekkel, akkor a vezetési folyamat kaotikussá, tehetetlenné válik.

A vezetési műveletek zárt sorozatát, amelyek ismétlődnek a célok elérése érdekében, irányítási ciklusnak nevezzük. A ciklus kezdete a probléma azonosítása, az eredménye a működő eredmény elérése. Az irányítási folyamatok gyakorisága segít megtalálni a közös mintákat és elveket a különböző profilú szervezetek számára.

Irányítási elvek

A vezetési folyamatok alapjait az alapelvek fejezik ki. Objektívek és összhangban vannak a gazdálkodás törvényeivel. A tankönyvekben fellelhető általános irányítási elvek listája nem kicsi. Ezek közé tartozik:

• fókusz;
• visszajelzés;
• információ átalakítása;
• optimalitás;
• ígéretes.

Az irányítási rendszer kialakítása és működése számos egyéb elvre épül.

Munkamegosztás	A menedzsment funkciók elkülönülnek egymástól, és az irányítási struktúra alapjává válnak. Vannak olyan osztályok, csapatok, amelyek különböző, de általános jellegű munkát végeznek.
Funkciók kombinálása	Műveletek kombinációja a vezetői funkciókban. Az irányító testületek funkcióinak kapcsolata a belső struktúrával.
Centrizmus és függetlenség	Az irányítási folyamat és a szervezeti struktúra továbbra is centralizált és független a külső környezettől.
Alárendeltség az irányítási rendszerben	Az információáramlás lépéseken keresztül kapcsolja össze a felső, középső és alsó vezetési szintet.

Az alapelvek megvalósítása hozzájárul a vezetői funkciók hatékony egységesítéséhez, a kapcsolatok erősítéséhez a kormányzat minden szintjén.

Kezelési funkciók

A vezetők szakmai tevékenysége fokozatosan megjelenik a vezetői funkciókban.

Funkciócsoportosítás	Az irányítási folyamat tevékenységeket foglal magában
Gyakori (univerzális) függvények	Tervezés, előrejelzések megvalósítása, koordináció, szervezés, ellenőrzés, számviteli funkciók és egyebek. Hozzájárulás az irányítási folyamatok fejlesztéséhez, javításához és összekapcsolásához.
Speciális funkciók	Adminisztráció, személyzeti menedzsment, motiváció. Az általános funkciók eszközeiként segítenekproduktív tevékenységeket szervezni.
Segédfunkciók	Vezetési folyamatok karbantartása a vezetés minden szintjének sikeres működése érdekében.

A tevékenység jellege szerint megkülönböztethetők olyan funkciók, amelyeket a termelés, a gazdasági rész, a gazdaság és a technológia különböző területein használnak.

Henri Fayol egy ipari szervezet irányítási funkcióit 6 csoportra osztotta: adminisztratív, kereskedelmi, termelési, számviteli, biztosítási és számviteli tevékenységek.

Az irányítási folyamat lépései

Minden vezetői tevékenységet és döntést az információ, a célok, a társadalom és egyéb szempontok egysége kísér. A menedzsment lényege a menedzsment ciklust tükrözi, amely szakaszok összességeként ábrázolható.

A kezelési folyamat folyamatosan váltakozó lépéseket tartalmaz.

A probléma azonosítása	Előrejelzés	Cél meghatározása	Vezetői döntés
A helyzet elemzése, a probléma „diagnózisa”	A valószínű forgatókönyv meghatározása	Célok és célkitűzések kidolgozása, stratégiák ezek elérésére	A fejlesztés és a legjobb döntés meghozatalának folyamata

A fenti lépéseken kívül az irányítási folyamat magában foglalja a vezetői döntés végrehajtásához szükséges lépéseket.

Tervezés	Tevékenységrendszer létrehozása a cél elérése érdekében
Szervezet	A munkavállalók mozgósítása a feladatok elvégzésére, a szerepek elosztása
Motiváció	Az előadók munkára ösztönzése
Ellenőrzés és számvitel	Eredmények megfigyelése, koordinálása és feldolgozása
Rendelet	A munkatársak közötti kommunikáció biztosítása

7 lépés a HR folyamatban

A humán erőforrás területén a vezetési feladatok sokrétűek. A személyzeti menedzsment folyamat hét szakaszból áll.

• A vállalat összes funkciójához szükséges személyzet tervezése.
• Személyzet vonzása, személyi tartalék képzése, kiválasztás és felvétel.
• Munkamotiváció. Anyagi (bér, prémium) és nem anyagi motivációs rendszer kialakítása a stabil csapat kialakításához.
• A munkavállalók alkalmazkodási és pályaorientációs rendszere. Ennek eredményeként mindenkinek gyorsan bele kell kezdenie a munkába, ismernie kell a vállalati célokat, meg kell értenie tevékenységének lényegét és követelményeit.
• A munkavállalók és a munkaerő értékelése. A tudás, készségek, készségek értékelése a hatékony munkavégzés érdekében. Az egyesek munkájának értékelésére és a csapat egészének tájékoztatására szolgáló rendszer.
• Áthelyezés, karriertervezés, munkarotáció.
• Személyzet képzése a vezetők helyettesítésére. Vezetői felsőfokú képzésdolgozók.

A hatékony személyzetirányítási folyamat nem lehetséges a dolgozók szakmai potenciáljának fejlesztése és bővítése nélkül. Ez a tényező meghatározóvá válik a termelésben és a munka termelékenységében.

Projektmenedzsment

A projektmenedzsment folyamatok funkciók és meghatározott tevékenységek gyűjteménye.

Célok kitűzése és előrejelzés

Tervezés

Erőforrások kezelése és elosztása

Az előadók motivációja és kontrollja

Működési és folyamatos irányítás

Az egész projekt és minden egyes szereplő értékelhető számos mutató segítségével. Ezek a határidők betartásával végzett munka mennyisége, időtartama és minősége, a befektetett erőforrások (tárgyi, pénzügyi) mértéke, a projektcsapat létszáma, a várható kockázati szint.

A projektmenedzsment folyamatok a következő feladatokhoz kapcsolódnak:

• projektcélok megfogalmazása;
• megoldások keresése és kiválasztása a projekt megvalósításához;
• struktúra létrehozása (előadók csapata, erőforrások, idővonal és költségvetés);
• kommunikáció a külső környezettel;
• előadókból álló csapat vezetése és a munka előrehaladásának koordinálása.

Információkezelés

Az információ ismeretek, információk gyűjteménye bármely eseményről, tényről, jelenségről vagy folyamatról. A termelésirányításban az információ a kommunikáció szükséges eszközévé válik,kommunikáció az alkalmazottak között.

Az információ nagy jelentősége az irányítási rendszerben annak univerzalitásából adódik. Nemcsak a vezetői munka tárgya és terméke, hanem az irányítási rendszer állapotáról, a belső és külső környezetről szóló adatgyűjtemény is.

Az információkezelési folyamatok az információgyűjtés, átvitel, átalakítás, feldolgozás és alkalmazás szakaszai. Az információs bázis tárolását és megsemmisítését külön folyamatként különítjük el.

Kockázatkezelés

A kockázatkezelés minden cégnél nem egyszeri esemény, hanem folyamatos szükségszerűség. A kockázatkezelés az üzletvezetés olyan szakaszává vált, amely nélkül lehetetlen profitot termelni és célokat elérni. A kockázatkezelési folyamat öt lépésből áll a célzott cselekvésből.

Piacelemzés

Alternatív kockázatkezelési módszerek

A kezelési módszerek kiválasztása

Kockázatkezelési intézkedések végrehajtása

A kockázatértékelési rendszer nyomon követése és fejlesztése

A gyakorlatban ezeket a folyamatokat nem mindig ebben a sorrendben hajtják végre, vagy egyszerre is végrehajthatók.

Az összképet ki kell egészíteni az egyes szakaszokra vonatkozó visszajelzésekkel, vagyis szükség esetén visszatéréssel az áthaladt szakaszhoz. Az utolsó szakasz a következtetésekhez és a végső értékeléshez kapcsolódik. Az eredményeket fel kell használni a kockázatok értékelésén és minimalizálásána jövőben.

Gyártástechnológia irányítása

A folyamatirányítási rendszerek a szervezeti struktúrától függenek, amelyet a modern vállalatok három változatban mutatnak be.

• A központosított irányítási módszer magában foglalja a funkciók osztályokba való koncentrálását. A termelésben tulajdonképpen csak vonalvezetés van. Ezért a központosítás csak kis termelésben alkalmazható.
• Decentralizáció - az irányítási folyamat felépítése az összes funkciónak az üzletekhez való átadásához kapcsolódik. A műhelyek részben önálló részlegekké válnak.
• A központosítás és a decentralizált rendszer kombinációját használja a legtöbb gyártóvállalat. Az üzemeltetési kérdéseket műhelyekben vagy irodákban oldják meg, míg az irányítási módszerek és a minőség-ellenőrzés a menedzsment részlegeknél marad. A műhelyek saját irányítási apparátussal rendelkeznek, és a teljes technológiai folyamatot lefolytatják.

Pénzügyi menedzsment

A pénzügyi irányítási rendszernek egy kis cégnél is jelen kell lennie, és nem csak könyvelésből kell állnia. Az irányítási folyamat öt pénzügyi munkaterületet foglal magában.

Üzleti folyamatirányítás	Segít azonosítani a lehetséges készpénzveszteségeket
Hozzon létre pénzügyi osztályt	A pénzügyi struktúra és a pénzügyi részlegek felosztása a felelősség egyértelmű megosztása, a pénzáramlások hatékony ellenőrzése.
A pénz és az áruk mozgásának szabályozása	Pénzügyi cash flow-terv segítségével valósítottuk meg.
A vezetői számvitel bevezetése	A pénzügyek helyzetét, az osztályok eredményességét értékelő mutatók kidolgozása után vezették be.
Költségvetés kezelése	Az irányítási folyamat magában foglalja a költségvetés tervezését a pénzügyi osztályoktól származó elemző információk alapján.

Az irányítási folyamat elemzése

A vezetői elemzés fő célja, hogy a vezetőséget információkkal látja el a megalapozott döntések meghozatalához. Három elemzési területet tartalmaz:

• retrospektív (a múltbeli eseményekre vonatkozó információkat vizsgálja);
• operatív (a jelenlegi helyzet elemzése);
• előretekintő (a jövőbeni lehetséges helyzet rövid távú és stratégiai elemzése).

Az irányítási rendszer fejlesztése

Az irányítási rendszer fejlesztésének folyamata a gazdálkodási és számviteli adatok elemzésén alapul. Hatékonyságának értékeléséhez számos együttható kiszámítása szükséges: irányíthatóság, munkaautomatizálás szintje, munkahatékonyság, gazdálkodás gazdasági hatékonysága, vezetési hatékonyság, munkatermelékenység.

Az irányítási rendszer fejlesztése egy sikeres szervezet elkerülhetetlen folyamata. Ebben a szakaszban az irányítási folyamat például:

1) vezetői auditrendszer;

2) a jogszabályoknak, a nemzetközi szabványoknak és az Orosz Föderáció Bankja ajánlásainak való megfelelés ellenőrzése;

3) intézkedések kidolgozása az irányítási rendszer javítására és a belső dokumentáció frissítésére;

4) az igazgatóság együttműködése a részvényesekkel és javaslatok megfogalmazása.

A társadalom és a gazdaság jelenlegi állapota hozzájárul a menedzsment és a vezetői szakmaiság újragondolásához. A menedzser számára fontossá válik a személyzet fejlesztésére irányuló aktív munka, amely a vállalkozás fő erőforrása. A sikeres menedzser tudja, hogyan tekintsen a jövőbe, legyen rugalmas a döntések meghozatalában egy teljesen kiszámíthatatlan külső környezetben.