Irányítási folyamat – leírás, célok, funkciók és meghatározás

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden vállalati rendszernek megvan a maga szervezeti felépítése, aminek köszönhetően létezik egy irányítási folyamat. Mindenkinek, aki vezetői pályát választott magának, és abban magas teljesítményt szeretne elérni, ismernie kell a vezetési folyamatokat.

A folyamat neve:

1. A jelenségek és állapotok lépcsőzetes változása.
2. Lépések sorozata a cél eléréséhez.

A menedzsmentben a folyamat olyan tevékenységek összessége, amelyek célja a vállalat funkcióinak kiigazítása. Most fontolja meg ezt a kifejezést részletesebben.

Jellemző

A menedzsmentben a cél és a folyamat elengedhetetlen összetevői a sikeres vállalatnak. Bármilyen mozgás, amit a vállalatban végzünk, munkavégzés eredménye. A fő paraméterek lehetnek: tárgyak, eszközök, munkatermékek, valamint maga az előadó.

Az irányítási folyamat fő linkjei:

1. A tartalom az irányítási rendszert alkotó személyekkel kapcsolatos tevékenységre vonatkozik.
2. A szervezés a folyamat módszeres megvalósításának koordinálása, amely meghatározza az irányítási ciklust. A ciklus célmeghatározási és irányítási funkciókat tartalmaz.
3. A megvalósítási eljárás a folyamat lépései és fázisai közötti kapcsolat.

Mit kell még tudni a vizsgált kifejezésről? Az irányítási folyamat a menedzsmentben lépésekre tagolódik, és alrendszerekhez tartozik.

Alrendszerek típusai

A szakértők a következőket emelik ki:

• vonali útmutató;
• cél - tartalmazza a termékek, erőforrások, vállalkozásfejlesztés, környezetvédelem, csapatfejlesztés, gyártási tervek és termékszállítások minőségének koordinálását;
• funkcionális - sajátos és speciális vezetői funkciók megvalósítására irányuló tevékenységek előkészítését takarja;
• menedzsment biztosítása - jogi és információs támogatásból, gyártási folyamatok koordinálásából, a cég technikai eszközökkel való ellátásából áll.

Tulajdonságok

Minden folyamatot a következő tulajdonságok jellemeznek:

1. A dinamizmus a különböző műveletek és szervek kölcsönhatása.
2. A fenntarthatóság a folyamatok kiépítéséről és fenntartásáról szól.
3. Folytonosság – a vezérlés nem szakad meg a gyártás közben.
4. A diszkrétség az irányítási folyamat belső tulajdonságainak egyenetlensége.
5. Sorozat – a lépések egy bizonyos sorrendben történnek.
6. Ciklikus - a hatás után a rendszer új szintre lép, majd vagy másik célt kell kitűznie, vagy módosítania kellrégi.

Feldolgozás lépései

Annak érdekében, hogy a menedzsment folyamat sikeres legyen, bizonyos szakaszok sorrendjét be kell tartani:

1. A célok kitűzése egy cél meghatározásából, megfogalmazásából, kitűzéséből és javításából áll.
2. Az információval végzett munka magában foglalja azok felhalmozását, megőrzését, keresését, feldolgozását és továbbítását.
3. Az elemző munkát a paraméterek monitorozása, a számláló mutatók, a grafikonok és az elemzések jellemzik.
4. A cselekvési lehetőségek kiválasztása a különböző verziók keresése, a választás megjelölése, a különböző verziók korrelációja, az ellenőrzési módszerek kiválasztása, a koordinációs jóváhagyás és a döntéshozatal.
5. A szervezési és gyakorlati munka abból áll, hogy a döntést a végrehajtókra bízzuk, a döntések magyarázatát és részletezését, a feladatok kijelölését, a felhatalmazást, a termelés ellenőrzését.

A rendszerelemek egymásra gyakorolt hatásának formái

A szakértők három formát különböztetnek meg. Művelet – egy aktív objektum hatással van egy inaktívra. Hatás – az aktív objektumok hatással vannak egymásra. Interakció – több aktív objektum hatással van más objektumokra.

Minőségirányítási rendszerek

A folyamat folyamatban lévő és befejezett lépések sorozatának felel meg. Ennek fényében a szakértők egy másik jellemzőt emelnek ki. Fontolja meg ezt tovább.

Minden minőségirányítási folyamat nélkülözhetetlen:

1. Egy konkrét cél, amely viszont a vállalkozás fő céljának van alárendelve.
2. Egy hozzáértő tulajdonos, aki tudja, hogyan kell kezelni az erőforrásokat, és felelős a folyamat végrehajtásáért.
3. Bemenetek – a minőségirányítási rendszer folyamata által konvertálandó objektumok.
4. Kimenetek – konverziós eredmények.
5. Erőforrások – az eredmény elérésének módja.
6. A folyamat normális működését biztosító vezérlő és hibajavító rendszer.
7. Folyamatteljesítmény-jellemző rendszerek.

Tartalom feldolgozása

A menedzsment folyamatában a funkcióknak világos tartalmat, megvalósítási tervet és meghatározott struktúrát kell tartalmazniuk. Ennek megértéséhez meg kell értened a terminológiát. A tartalom a funkció folyosóin belül végrehajtott tevékenységek. Mit jelent ez azonban a vizsgált téma kontextusa alapján? A menedzsmentben az irányítási folyamat funkciói a cselekvések fázisokkal kombinált összetétele:

1. A módszertani szakaszok logikusan következnek. Először egy cél kitűzése, majd a helyzet felmérése, majd a probléma meghatározása, végső soron az előző szakaszok alapján vezetői döntést hoz a vezető. Ugyanakkor a cél a rendszer képe abban a formában, ahogy azt a vezető látni szeretné. A helyzet az, hogy a rendszer hogyan viszonyul a célhoz. A probléma a cél és a helyzet közötti eltérés. A megoldás a probléma megoldásának megtalálása.
2. Funkcionális – elhelyezés és előnyfunkciók végrehajtása. Lépésekből áll: tervezés - szervezés - motiváció - ellenőrzés.
3. Gazdasági – a vállalati gazdaságossági igények meghatározása, az erőforrások elérhetőségének, megosztásának és forgalmának felmérése.
4. Társadalmi – A folyamat során a személy a legfontosabb.
5. Szervezeti - nyomókarok módszeres alkalmazása: szabályozás, jelölés, utasítás, felelősség.
6. Információs – az információval végzett munka az információk kereséséből, gyűjtéséből, feldolgozásából és továbbításából áll.

Döntési folyamat

A menedzsmentben a fenti kifejezés a legjobb alternatíva választása. Mit jelent? Ahhoz, hogy a megoldás hatékony legyen, az előkészítési és a megvalósítási szakaszban a folyamat összes funkcióját végre kell hajtani és össze kell hangolni.

Típusok

A menedzsment folyamatok kezelésében létezik a végrehajtás típusa szerinti osztályozás. Vegye figyelembe őket:

1. Lineáris – az egyes szakaszokon való áthaladás egyértelmű sorrendjét tartalmazza.
2. Javítva - erre a típusra jellemző az előző szakaszok korrekciója a következő szakaszok befejezése után.
3. Elágazó – ennek a típusnak gyakran sok szempontja és változata van a folyamattervezésben.
4. Situációs – ezzel az opcióval kezdetben egy indikatív cél kerül meghatározásra. A cél végső változata a helyzet értékelése, a probléma felvetése és a megoldások feltárása után alakul ki.
5. Feltáró - a cél és a helyzetértékelés alapján megoldás születik, majd korrigálódik.

A legmegfelelőbb típus kiválasztásához értékelnie kell a nyújtott információ minőségét és mértékét.

Stratégiai menedzsment folyamat

A fenti kifejezés a cél elérését célzó konkrét lépések halmazát jelenti. Ez is egy mérföldkő a cég által a folyamatosan változó környezetben. A stratégiai menedzsment folyamat lehetővé teszi a meglévő potenciál optimális kihasználását.

Fő lépések

A stratégiai menedzsmentet a következő lépések jellemzik:

1. Cél meghatározása.
2. Problémák és lehetséges megoldások keresése.
3. Problémaelemzés.
4. Alternatívák keresése.
5. Az egyes döntéseket követő eredmények elemzése.
6. A legmegfelelőbb alternatíva kiválasztása.
7. Költségvetés kidolgozása.
8. A megoldás megvalósítása.
9. Az eredmény elérési fokának felmérése.
10. Fontos trendek és zűrzavarok tanulmányozása, amelyek magában a vállalatban és a környezetében egyaránt előfordulhatnak.
11. Bármely lépés megismétlése.

Az első lépés a cél kitűzése és a küldetés megfogalmazása. Ez a lépés segít meghatározni:

• feladatok a cég termékei szempontjából;
• külső környezet: hozzáállás a vállalathoz;
• a szervezet kultúrája – az alkalmazottak közötti légkör.

A cél eléréséhez ellenőriznie kell néhány jellemzőt. A cél legyen:

• specifikus: adja meg a cél eléréséhez szükséges munka mennyiségét és az ehhez szükséges időt;
• minőségben és/vagy mennyiségben mérhető
• elérhető - a cél kitűzése előtt a vezetőnek meg kell győződnie arról, hogy az valóban megvalósítható;
• egyetértünk – a célokat együtt kell figyelembe venni;
• rugalmas - a célnak dinamikusnak kell lennie, hogy alkalmazkodni lehessen az objektív vagy szubjektív változásokhoz;
• elfogadható - a cél kitűzése előtt a vezetőnek ellenőriznie kell, hogy az nem sérti-e a társadalomban kialakult általános erkölcsi rendet, nem mond-e ellent a hagyományoknak, törvényeknek.

Mindig ne feledje, hogy a cél kitűzése a legfontosabb döntés a tervezés során.

A második szakasz a külső és belső környezet elemzése. Három irány segíti a külső környezet elemzését:

• változások, amelyek hatással vannak a vállalat jelenlegi politikájára;
• tényezők, amelyek veszélyt jelentenek a vállalat jelenlegi politikájára;
• tényezők, amelyek kiterjesztik a lehetőségek horizontját.

A külsõ környezet elemzésének köszönhetõen lehetõségeket lehet megjósolni, elõre nem látható körülmények esetén terveket készíteni. A külső környezet elemzéséhez választ kell kapnia a következő kérdésekre:

• Hol található jelenleg a létesítmény?
• Hol legyen a vállalkozás a jövőben?
• Mit tegyenek a vezetők annak érdekében, hogy a vállalatabba az állapotba költözött, amelyben a vezetést látja?

A vállalat belső erejének meghatározásához ügyeljen a szervezet belső összetevőire, és végezzen vezetői felmérést. A folyamat egyszerűsítése érdekében ellenőrizze az öt fő területet: marketing, gyártás, kutatás és fejlesztés, pénzügyi, erőforrás.

A marketingterület felmérése után megállapíthatja:

• piaci részesedés és versenyképesség;
• gyártott termékek fajtái és jellemzői;
• demográfiai statisztika;
• piacfejlesztés;
• ügyfélszolgálat;
• reklám és termékpromóció hatékonysága;
• profitszázalék.

A termelést kutatni kell, hogy a vállalat hosszú távon talpon maradjon. A kutatás során a legfontosabb az erősségek és gyengeségek azonosítása. A termelési felmérés során megválaszolandó kérdések:

1. A vállalat képes a versenytársaknál alacsonyabb áron gyártani és forgalmazni termékeket?
2. Vonzhat-e a vállalat új anyagokat a termékek előállításához?
3. Elég modern berendezést telepített a cég?
4. A vásárlások csökkentik a termék értékesítéséhez szükséges erőforrásokat és időt?
5. Függ a termékek értékesítése az évszaktól?
6. Szállíthat-e egy vállalat termékeket olyan piacra, amely nem elérhető a versengő vállalatok számára?
7. A minőség-ellenőrzési munka hoz eredményt? Hatékony?
8. Jómaga a termék gyártási folyamata hibakeresésre került?

A kutatás és fejlesztés a vállalat jövőbeli sikerének kulcsa.

A pénzügyi oldal elemzése képes feltárni a vállalat gyengeségeit és megérteni a vállalat helyzetét a versenytársakhoz képest.

Az emberi erőforrások vizsgálatának szükségessége egy vállalatnál az, hogy gyakran az alkalmazottak okozzák a problémákat az üzleti életben.