Irányítás a vállalatban: eszközök, célok és célkitűzések

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Azok, akik először hallják az „ellenőrzés” szót, általában azt képzelik, hogy irányítanak valamit, de valójában ez egyáltalán nem így van. A vállalati kontrolling egy olyan komplex rendszer, amelynek célja a pénzügyi, személyi és technológiai folyamatok fejlesztése a szervezet egészének hatékony működése érdekében. Ellentétben a kontrollal, amelynek célja a múltban elkövetett problémák és hibák azonosítása, a controlling olyan folyamatirányítási rendszert igyekszik kiépíteni a vállalatban, amely az aktuális és jövőbeli ügyekre összpontosít. Miért olyan fontos ez?

Fontos elem a kontrolling szolgáltatás a vállalkozásnál, hiszen munkatársai minimalizálhatják az erőforrás-veszteséget, elemezhetik a jelenlegi és jövőbeli terveket, illetve azonosíthatják az esetleges hibákat, vagyis azokat, amelyek a munkavégzés során előfordulhatnak. a cég tevékenységét. Ahhoz azonban, hogy megértsük, mi ez a fajta tevékenység, fontos részletesebben tanulmányozni a jellemzőit és a legfontosabb pontokat. Ez a cikk az alapvető fogalmakat, célokat és célkitűzéseket tárgyaljavezérlés, valamint annak fogalmai, eszközei és funkciói.

Fogalmak és definíciók

A kontrolling egy új irány az irányítási rendszerben, így ma már nincs egyértelmű definíciója ennek a fogalomnak. Vannak azonban olyan definíciók, amelyek a legnépszerűbbek és ennek a kifejezésnek a lényegét tükrözik.

Eredete az angol irányítani igéhez kapcsolódik. A fordításban a „controlling” az „irányítás, felügyelet, ellenőrzés, irányítás, szabályozás”. Egy ilyen leírás azonban nem elegendő a jelenség lényegének megértéséhez, ezért érdemes megfontolni a következő két pontosabb definíciót.

A kontrolling egy külön tevékenységi terület a szervezetekben, amely a gazdasági funkció megvalósításához kapcsolódik, és a vezetés megfelelő stratégiai és operatív döntéseinek meghozatalára irányul.

A vezérlés olyan műveletek összessége, amelyek célja az összes folyamat támogatása a szükséges információkkal és elemzési támogatással a helyes vezetési döntések meghozatalához. Leggyakrabban a szervezet profitjának növelését célozzák.

A modern controllingnak egy vállalatban szükségszerűen tartalmaznia kell minőségirányítási rendszert, kockázatkezelést és kulcsmutatók rendszerét, valamint folyamatmenedzsmentet bármilyen típusú tervezés megvalósítása során.

Célok és célkitűzések

Az alapfogalmak alapján megállapíthatjuk, hogy a főa controlling célja egy vállalkozásban az összes vezetési folyamat bizonyos célok elérése felé történő orientálása, ami kifejezésre juthat a termékek fejlesztésében, a megfelelő versenyképességi szint elérésében stb. Vagyis a cél a szervezet hatékony irányításának fenntartása. Mi a célja?

A cél alapján a következő főbb kontrolling feladatokat különböztetjük meg a vállalatirányítás során:

• tervezési módszertan kidolgozása és szervezése;
• könyvelés, beleértve az információgyűjtést és azok feldolgozását;
• kontroll;
• speciális megfigyelőrendszeri események szervezése.

Ezeknek a feladatoknak összefoglalva sajátos részfeladatai vannak, amelyeket a kontrolling funkcióval megbízott szolgálatnak vagy osztálynak kell elvégeznie. A tervezési módszertan kidolgozása és szervezése a következőket tartalmazza:

• olyan szabályozási keret létrehozásának biztosítása, amely segíti a vállalati fejlesztési előrejelzések megvalósítását;
• tanácsadás azoknak, akik stratégiai terveket dolgoznak ki;
• koordinációs munka a különböző tervek elkészítésében, a cég főbb céljainak meghatározásában és a költségvetés tervezésében;
• részvétel a megbeszélésekben és a munka (minőségi és mennyiségi) paramétereinek meghatározásában.

A számviteli feladat a következőket tartalmazza:

• információ továbbítására és fogadására szolgáló struktúra kialakítása;
• információs támogató rendszer létrehozása referenciák, információk ésjelentést tesz a vállalat egy bizonyos folyamatáért felelős személyeknek;
• meghatározza a szükséges információk megadásának szükségességét a vezetők vagy más felelős személyek számára;
• tervek és jelentések összehasonlítása, valamint a tervek előrehaladását bemutató időközi jelentési dokumentáció összeállítása;
• a tervektől való eltérések elemzése, a lehetséges okok azonosítása és javaslatok kidolgozása a munkában fennakadást okozó negatív tényezők hatásának megelőzésére.

Az ellenőrzési feladat a következőket tartalmazza:

• stratégiai célok elérését célzó tervek megvalósításának nyomon követése;
• stratégiai tervek kidolgozásához kapcsolódó környezeti állapotok nyomon követése;
• a program előrehaladásának tervezése vagy felülvizsgálata során feltárt hiányosságok nyomon követése.

Egy speciális megfigyelőrendszer rendezvényszervezési feladata a következőket tartalmazza:

• a szervezeten belüli információszerzés és -szolgáltatás szabályozási keretének kialakítása;
• további információkat és elemzési támogatást nyújtó tevékenységek fejlesztése.

Különleges helyet foglal el a pénzügyek, a személyzet és az erőforrások ellenőrzésének rendszerében a számvitel. A hagyományos jelentéstétel általában a múltra való összpontosítást és a múltbeli folyamatokról és jelenségekről szóló tényadatok bemutatását jelenti, míg a kontrollingban a jelentéskészítés a jövőre összpontosít.

Így látható, hogy a kontrolling szervezettsége a vállalkozásban hozzájárul a létrehozáshozfolyamatok feletti aktuális kontroll bizonyos vezetői döntések következményeinek meghatározása érdekében. Az is elmondható, hogy a controlling bevezetése lehetővé teszi, hogy a vállalat vezetése megkímélje a cégvezetést az elhamarkodott vagy veszteséges, erőforrás-pazarlással járó döntésektől.

Módszerek

A szervezetirányítás során kitűzött összes feladat teljesítéséhez a kontrolling a következő általános tudományos módszereket foglalja magában:

• elemzés;
• levonás;
• indukció;
• specifikáció;
• absztrakció;
• szintézis;
• analógia;
• szimuláció.

E tevékenységi terület céljainak, célkitűzéseinek és módszereinek átgondolása után rendkívül fontos, hogy elidőzzünk a funkcióinál.

Funkciók

A vállalati kontrolling rendszer olyan alapvető funkciókat tartalmaz, mint:

• információs;
• könyvelés és ellenőrzés;
• analitikai;
• tervezési funkció.

És feltételesen három funkció különböztethető meg, ami a fentiek kombinációja lesz - szolgáltatás, kommentelés és kezelés.

Az ellenőrzés okai

A tizenkilencedik és huszadik század fordulóján sok amerikai vezetőnek a szervezetirányítási folyamatban kellett sürgősen javítania a gazdasági számvitel és a pénzügyi ellenőrzés módszereit. A számviteli rendszer javítására tett első kísérletek így néztek kimódon - a gazdasági-gazdasági rész kérdéseiben elemző tájékoztatással megbízott vállalkozásvezetők és a társaság titkára. Így szoros munkakapcsolat alakult ki a pénzügyi szolgálat és a vezérigazgatót segítő személy között. Ezt követően kiderült, hogy az információk sokfélesége és részletezésének igénye miatt célszerűbb ezt a feladatot egyes tisztségviselőkre bízni. Így megtörtént a kontrolling bevezetése a vállalkozásban.

A kontrolling kialakulásának a következő előfeltételei különböztethetők meg:

• globális gazdasági válság;
• a vállalkozók adórendszerének bonyolítása és szigorítása;
• finanszírozási formák bonyolultsága.

A kontrolling, mint a gazdaságtudomány ágának fejlődése a következő okokra vezethető vissza:

• cégek nemzetközivé válása és differenciálódása;
• technológiák változása a termelési területeken;
• a vállalatirányítási rendszer bonyodalma;
• külső környezet komplikációja;
• a kommunikációs folyamatok bonyolítása a vezetési döntések meghozatalához, ami sürgősen szükségessé tette hozzáértő személyzetet a rendszertervezés és -szervezés területén.

Ma sok külföldi vállalkozás vezetője megjegyzi, hogy például a kontrolling részlegek létrehozását követően a vállalatnál nőtt a cég bevétele, helyesebbé vált a pénzügyi, humán és egyéb erőforrások felhasználása, és sikerült jelentős módon.csökkentse a költségeket.

A szervezetben a controlling szolgálat előtt nagyon komoly feladat áll – a vállalkozás irányítása érdekében az összes rendelkezésre álló költségre vonatkozó információk gyors összegyűjtése és részletes elemzésének biztosítása. A vállalkozás igazgatójának, a pénzügyi szolgálat vezetőjének és a termelési osztályok vezetőinek kellő időben és rendszeres tájékoztatást kell kapniuk, hogy az esetleges eltérések esetén a megfelelő intézkedéseket megtehessék, a teljes vállalkozás munkáját korrigálni tudják.

Koncepciók

Ma a közgazdasági irodalomban megkülönböztetik a kontrolling német és amerikai fogalmát. Általánosságban elmondható, hogy ezek a fogalmak nagyon hasonlóak egymáshoz, de fő különbségük az, hogy az első inkább a belső számvitel és a szervezet belső környezetének elemzésének problémáira koncentrál, a második pedig inkább a szervezet belső elszámolásának problémáira koncentrál. a külső környezet, amellyel a vállalat szorosan összefügg.

Érdemes megjegyezni, hogy a német koncepció szélesebb körben elfogadott. E koncepció szerint a központi feladat a belső számvitel problémáinak tervezett, ellenőrző és bizonylatos formában történő megoldása.

Az amerikai koncepció is előtérbe helyezi a belső számvitel tervszerű, ellenőrzési és bizonylati formájával kapcsolatos kérdések megoldását, de itt is központi helyet kap a külső környezet felmérésének és annak részletezésének problémáinak megoldása. elemzés.

Eszközök

A vezérlőeszközök olyan műveletek összessége, amelyek lehetővé teszik bizonyos funkciók és feladatok végrehajtását. Ezek az eszközök besorolhatókkritériumok:

• érvényességi időszak (stratégiai vagy működési);
• hatókör (a feladatoktól függ).

Annak érdekében, hogy világosan megértse, melyek a vezérlés főbb eszközei, és milyen körülmények között a legjobb használni őket, tekintse át az alábbi táblázatot.

Alkalmazási kör	Eszközkészlet	Érvényességi időszak
Számvitel	Üzleti tevékenységekről szóló jelentések Rögzítési űrlapok Számviteli adatok Jelentéselemzési módszerek	Működési
Az információáramlás szervezése	Dokumentumkezelő rendszer	Stratégiai
Tervezés	Munka a rendelési mennyiségekkel Kitörési pont elemzés ABC elemzés A cég gyengeségeinek elemzése Beruházási projektek elemzése Kedvezményelemzés Értékesítési és fogyasztási minták elemzése A saját termékeink gyártásához szükséges alapanyagok gyártás megkezdésének jövedelmezőségének értékelése A tanulási görbe becslése Logisztikai módszerek Benchmarking A cég potenciáljának felmérése SWOT-elemzés Érzékelési térképek A szolgáltatás minőségének mérése Gantt-diagram Készletszint-számítás Kapacitástervezés Árképzés A belépési korlátok elemzése Hálózattervezés és egyebek	Stratégiai
Megfigyelés és vezérlés	Korai figyelmeztető rendszer Költségelemzés A mutatók megfelelésének elemzése (tervezett és tényleges) Hézagelemzés	Stratégiai

A kontrolling eszközválasztásának kérdését rendkívül óvatosan kell megközelíteni. Például egy oligopólium- vagy monopóliumpiacon működő szervezet esetében egyáltalán nincs értelme a versenytársak elemzésének.

A fenti eszközök a pénzügyek ellenőrzésében nagyban leegyszerűsíthetik a gazdaságfejlesztési eljárást, valamint a tervezési és beszámolási dokumentáció elkészítését.

Stratégiai és működési vezérlés

Kétféle kontrolling létezik, amelyek működésük időtartama, valamint a feladatok és a megoldási módok szerint különböznek egymástól.

A stratégiai kontrolling célja a hosszú távú programok, stratégiák megvalósítása. Célja egy világos tervezési rendszer kialakítása, amely lehetővé teszi a vállalat megbízható irányítását, ami a nyereség növekedéséhez vezet.

A. Galweiter (tudós-közgazdász) írásaiban nyolc olyan területet azonosított, amelyekre a stratégiai kontrollnak ki kell terjednie, nevezetesen:

1. A cég tervei teljességének, formai és pénzügyi tartalmának meghatározása.
2. Az instabil irányításaszervezeten belüli és külső környezeti feltételek, amelyek szorosan kapcsolódnak a vállalat stratégiai terveinek megvalósításához.
3. A fontos döntések meghozatalának és végrehajtásának ellenőrzése az időzítés szempontja alapján.
4. A tervek megvalósításának nyomon követése, különösen a megvalósítás nehéz vagy fontos szakaszaiban.
5. Időben történő reagálás azokra a kedvezőtlen külső és belső körülményekre, amelyek anyagi károkat okozhatnak a szervezetnek, vagy mellékterméket okozhatnak a tevékenységnek.
6. A cég stratégiai helyzetének nyomon követése rendszeres felülvizsgálatok alapján.
7. A vállalkozás stratégiai egységei lehatárolásának ellenőrzése.
8. A vállalkozás meghatározó alapelvei betartásának nyomon követése, amelyeket korábban meghatároztunk.

Ebből a típusú vezérlésből a következő feladatok különböztethetők meg:

• határozzon meg mennyiségi és minőségi célokat;
• tervezési felelősség;
• alternatív stratégiák rendszerének kidolgozása;
• kritikus pontok meghatározása a belső és külső környezetben az alternatív stratégiák rendszeréhez;
• a szervezeti gyengeségek azonosítása és kezelése;
• pontozókártya kialakítása;
• eltérések és mutatóik kezelése;
• motivációmenedzsment egy intézményben;
• gazdasági potenciál kezelése.

Az operatív kontrolling egy vállalatnál abban különbözik a stratégiaitól, hogy célja, hogy segítse a vezetőket a rövid távú célok elérésében. Megjegyzendő, hogy fő feladata a válság megelőzéseállapotát a szervezetben, és nyomon követheti a tervezett tevékenységek aktuális előrehaladását.

A két faj közötti különbségek megértéséhez tekintse át az alábbi táblázatot.

Jelek	Stratégiai vezérlés	Működési vezérlés
Tájolás	Belső környezet Külső környezet	Jövedelmezőség Költséghatékonyság
Vezérlési szint	Stratégiai (hosszú távú)	Taktikai és hadműveleti
Gólok	A túlélés feltételeinek megteremtése Válságellenes intézkedések végrehajtása A sikeres potenciál fenntartása	A likviditás és a jövedelmezőség biztosítása
Fő feladatok	Határozzon meg mennyiségi és minőségi célokat Tervezési felelősség Alternatív stratégiák rendszerének kidolgozása A belső és külső környezet kritikus pontjainak meghatározása az alternatív stratégiák rendszeréhez A szervezeti hiányosságok azonosítása és kezelése Költséghatékonysági elemzés	Módszertani segítség a költségvetés fejlesztésében A taktikai irányítás gyenge pontjainak keresése A vezérelhető indikátorkészlet meghatározása az áramerősségnek megfelelőengólok A tervezett és a tényleges mutatók összehasonlítása Az eltérések jelenlegi tervek végrehajtására gyakorolt hatásának meghatározása Motiváció

Az operatív és a stratégiai kontrolling kapcsolata

Ez a két típusú vezérlés egymás szerves részét képezi. A stratégiai kontrolling legfontosabb feladata egy adott vállalkozás hosszú távú fennállásának biztosítása, valamint bizonyos profittervek operatív - aktuális tervezése és megvalósítása.

E két típus kapcsolata a következő mondásokkal ábrázolható:

• "a helyes dolgot cselekedni" stratégiai kontrolling;
• A „helyes dolgot cselekszünk” működik.

Így megállapíthatjuk, hogy az operatív kontrolling a stratégiai megvalósítás szerves része.

A szolgáltatás bemutatása és szervezése

Ha a vállalkozás vezetője kontrolling rendszer bevezetése mellett döntött, akkor először a szervezeti struktúrában kell változtatásokat végrehajtania, és létre kell hoznia egy szolgálatot (osztályt), amely közvetlenül a vezérigazgatónak vagy a vezetőnek kell alárendelnie. végrehajtó. A kontrolling szolgáltatás a következő szakemberekből állhat:

• szolgálatvezető;
• műhelyek irányítója-kurátora (részlegek/részlegek/osztályok);
• gazdálkodási könyvelő;
• Információs rendszerek specialistája.

Ha a termelési mennyiségek illa szervezet mérete kicsi, akkor ezeknek a területeknek a funkcióit kombinálhatja és egy pozíciót kizárhat.

Egy ilyen rendszer bevezetésekor a munka megfelelő megszervezése érdekében minden szakembernek munkaköri leírást kell kapnia, amelyek működőképességét a vállalkozás igényei alapján határozzák meg.

Minden vezetőnek, különösen a posztszovjet területeken található vállalkozásoknak, emlékezniük kell arra, hogy az innovatív irányítási módszerek bevezetése kritikát, sőt egyes esetekben teljes elutasítást válthat ki a személyzet részéről. Ezért a kontrolling szolgálat munkájának megkezdése előtt be kell mutatni az újdonságokat, és valamennyi dolgozó figyelmébe ajánlani azokat a fő feladatokat, célokat és fő funkciókat, amelyeket ez a szerkezeti egység ellát majd.

Azt is érdemes megjegyezni, hogy egy ilyen szolgáltatás megvalósítását szakaszosan kell megvalósítani, és tartalmaznia kell egy előkészítő szakaszt, amelyben a vállalkozás állapotát tanulmányozzák, majd magát a megvalósítást, és végül egy automatizálási szakaszt, ha szükséges.

Következtetés

Általában a kontrolling a tudományos közgazdasági és vezetési tudományágak széles skáláját tükrözi – menedzsment, stratégiai tervezés, kibernetika, közgazdasági elmélet és így tovább. Ennek köszönhetően a kontrolling funkcióval megbízott szakmai vezető vagy több szakemberből álló csapat képes termelési, gazdasági és személyi kérdéseket megoldani, figyelembe véve e tevékenység sokszínűségét és széleskörű problémakörét. Éppen ezért a kiépített kontrolling rendszer jelenléte a vállalkozásnál lehetővé teszi a problémák megoldását, sokszor előrelátását, ami viszont időben történő reagáláshoz, a különféle költségek és komoly pénzügyi veszteségek minimalizálásához vezet.