Értékesítési részleg létrehozása: toborzás, célok és célkitűzések

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A profit és a fejlődés minden vállalkozás fő célja. A modern piacon való bennmaradáshoz sok erőfeszítést kell tenni, aminek ennek eredményeképpen mindenképpen meg kell térülnie. Bármilyen szolgáltatásnyújtás vagy árueladás olyan eladás, amelytől a teljes nyereség függ. Ahhoz, hogy az értékesítés szinten legyen, bizonyos személyeknek kell kezelniük, akik ezt korrektül tudják, figyelembe véve a termék sajátosságait, a megrendelő kívánságait stb.

Ez a cikk segít megérteni, hogyan lehet gyorsan eladni egy terméket vagy szolgáltatást az értékesítési osztályon keresztül, milyen feladatokat lát el ez a részleg, és milyen alkalmazottakból állhat. Ezenkívül az alábbiakban szó lesz arról, hogyan kell helyesen létrehozni ezt a részleget, kiválasztani a megfelelő alkalmazottakat és megszervezni munkájukat, hogy a cég állandó és stabil bevétele legyen.

Az értékesítési osztály jelentősége egy vállalatnál

Minden vállalkozás tisztességes nyereségre vágyik. Ma a hazai tér keretein belül működő vállalkozók körében sok vita folyik az áruk és szolgáltatások helyes promóciójának témájában.piac. Gyakran lehet találkozni azzal, hogy egy vezető kizárólag „kézi” módban építi fel egy szervezet munkáját, csak az intuícióra, a saját tapasztalataira és a véletlenre koncentrálva. Ez gyakran oda vezet, hogy az értékesítési szakemberek minden lépését túlságosan irányítják, és a részükről érkező kezdeményezések nem kapnak jóváhagyást.

A hatékonyság elérése az áruk vagy szolgáltatások értékesítése irányában csak akkor lehetséges, ha egy jól működő rendszer nyomon követhető, és van egy bizonyos cselekvési algoritmus. Ugyanakkor formalizálni kell az értékesítési osztály felépítését, és az alkalmazottaknak meg kell érteniük, hogy mind az egész vállalkozás nyeresége, mind a bérek munkájuktól függenek. Ezt néha nehéz megtenni, mert ennek a feladatnak a helyes végrehajtásához bizonyos ismeretekkel kell rendelkeznie.

Értékesítési osztály kiépítése: kulcsfontosságú feladatok és célok

Minden vezetőnek az a feladata, hogy az egyes részlegek eredményes munkáját úgy építse fel, hogy azok zökkenőmentesen és túlzott kontroll nélkül tudják ellátni feladataikat. Az irányítási rendszer kiépítéséhez való ilyen hozzáállás lehetővé teszi az igazgató számára, hogy megszabaduljon a rutinfeladatoktól, és a felszabaduló időt globális projektekre, nagyobb ügyfelek vonzására, tárgyalásokra és a vállalat fejlesztési stratégiájának megvalósítására fordítsa. Természetesen minden vállalatvezetőnek rendelkeznie kell egy ötlettel, hogyan kínáljon fel egy terméket, és el tudja adni azt, de nem szabad ezt folyamatosan csinálnia. Ebből a célból van egy részleg, amelyen keresztül a megvalósítás történik.

Az értékesítési részleg létrehozása egy lépés a fejlődés felé. Az egység dolgozóinak tudatosan kell reklámozniuk, kínálniuk és eladniuk.

Általában az értékesítési osztály következő céljai és célkitűzései különböztethetők meg:

1. Vásárlók és ügyfelek keresése és vonzása. Itt érdemes megjegyezni, hogy az alkalmazottaknak különféle toborzási módszereket és technikákat kell alkalmazniuk, a hideghívástól kezdve a gyaloglásig a potenciális ügyfelekig.
2. Keressen meg egy célközönséget, akit érdekelni fog a cég által kínált termék vagy szolgáltatás.
3. A fő termékek és kapcsolódó termékek értékesítése.

A célok és célkitűzések mellett érdemes részletesebben kitérni az osztály funkcióira is. A fő funkciók közül a következőket különböztetjük meg:

1. Ügyfelek keresése.
2. Szisztematikus keresés új ügyfelek után.
3. Rendszeres ügyfelekkel dolgozzon.
4. Fő és kapcsolódó termékek értékesítése.
5. A szükséges dokumentáció karbantartása.
6. Akciós támogatás.
7. Bejövő kérések feldolgozása és információs támogatás.

Az értékesítési csapat létrehozása a fenti feladatokon, célokon és funkciókon alapuljon. Az ezeken belüli célok kitűzése lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak tudatosan végezzék munkájukat, a rendszer megértése pedig növeli a szervezet bevételét.

Ahhoz, hogy az értékesítési részleg létrehozásának valódi értelme legyen, számos belső dokumentáció elkészítése szükséges, nevezetesen:

1. Az osztályra vonatkozó előírások.
2. A főnök munkaköri leírásaértékesítési vezető és közönséges specialisták.

A legtöbb kkv figyelmen kívül hagyja ezt a szabályt. Érdemes azonban emlékezni: amikor a munkavállalók tevékenységét bizonyos dokumentumok szabályozzák, könnyebben megértik, milyen feladatokat kell ellátniuk.

Az egység szervezeti felépítése

Az értékesítési részleg felépítését előre, a létrehozásának szakaszában szükséges meghatározni. Nem szabad elfelejteni, hogy a különböző vállalatoknál az ilyen osztályok az alkalmazottak összlétszámát tekintve nagyobbak vagy kisebbek lehetnek, de a funkciók ugyanazok maradnak.

A teljes létszámtól, a termelés méretétől és a vállalat egészétől függően az is meghatározásra kerül, hogy ki dolgozik az értékesítési osztályon. A pozíciókat általában vezetői és magánszemélyekre osztják. A vezetők lehetnek:

• osztályvezető (vezető);
• vezető-helyettes;
• vezető menedzser.

A rendes osztály pozíciói a következők:

• menedzserek;
• specialisták;
• asszisztensek (titkárok).

Amint korábban említettük, az alkalmazottak számát a termelés mennyisége alapján határozzák meg. Így, ha a vállalat eladásai kicsik, akkor először fel kell vennie az értékesítési osztály vezetőjét vagy menedzserét, valamint egy vagy két szakembert.

Amikor nő az eladott áruk vagy szolgáltatások mennyisége, bővül az osztály, elsősorban hétköznapi személyzetet vesznek fel, akik "hideg" és "meleg" bázissal dolgoznak, majd ezt követőenfőnök-helyettest, titkárt vagy vezérigazgatót vonnak be. Az utolsó felsorolt pozíciók felvétele biztosítja az egység zökkenőmentes működését.

Személyzeti szabályzat osztály létrehozásakor

A személyzeti politika néhány olyan norma, amelyet a szervezet betart, amikor az alkalmazottaival dolgozik, és célja a vállalat és a benne dolgozók céljainak maximális ötvözése.

Személyzeti szabályzat minden szervezetben létezik, még akkor is, ha a cég két-három főből áll, az egyetlen különbség a súlyosság foka. Ennek a kérdésnek az a jelentősége az értékesítési osztály kialakításában, hogy bizonyos folyamatok segítségével úgy építsenek munkát, hogy az alkalmazottak felelősséget érezzenek a cég sorsáért és az áruk értékesítéséért, valamint megértsék a vállalat átfogó stratégiáját, ill. időben reagálhat a változásokra.

Az értékesítési osztály létrehozásakor a menedzsernek meg kell értenie a következőket:

1. A vezetési stílus teljes mértékben tükröződik az alkalmazottak hatékonyságában. Nem szabad elfelejteni, hogy az értékesítés nem mindig egyszerű, ezért egy ilyen egység munkatársai ne érezzék állandóan a főnök „kemény kezét”, ugyanakkor érdeklődjenek a munkájuk iránt, mint maga az igazgató.
2. A munka anyagi összetevője alapvető fontosságú, ha valakit bármilyen munkára alkalmaznak. Gyakran előfordul, hogy egy alkalmazott nagyban hozzájárul a közös ügyhöz, látja a cég profitját, ugyanakkor ő maga alulbecsült fizetést kap. Esetébenaz értékesítési osztálynak teljes mértékben ki kell elégítenie a munkavállaló anyagi érdekeit. A fizetési mód kiválasztásánál az optimális megoldás egy kis fix kamatláb és az értékesítés százalékos meghatározása. Ebben az esetben az értékesítési szakember megmutathatja minden kreatív hajlamát, és megtalálhatja magának a legmegbízhatóbb és legjövedelmezőbb értékesítési utat.
3. Minden alkalmazottnak szüksége van fejlődésre és szakmai előmenetelre. Rendszeresen szemináriumokat kell szervezni a vezérigazgató vezetésével a „Hogyan lehet gyorsan eladni egy terméket” témában, vagy egyszerűen ossza meg tapasztalatait az alkalmazottakkal. Ezenkívül tanfolyamokra vagy előadásokra küldhet munkatársakat. Fontos észben tartani, hogy ha a munkaerőbe fektet, az egyben a vállalkozásába is fektet.
4. Szükséges a helyes szankciórendszer bevezetése, amellyel a munkavállalókat előzetesen meg kell ismerni. Ez segít elkerülni a fegyelem megsértését és a „szúrásokat” a munkában. Ebben a kérdésben azonban a vezetőnek embernek kell maradnia, és meg kell próbálnia minden alkalmazottat egyéni megközelítésben büntetni.

A vállalaton belüli meghatározott személyzeti politika kialakítása után az értékesítők megértik, hogy munkájukat megbecsülik, és egyáltalán nem hiába jönnek el a munkahelyükre, és végeznek feladatokat.

Toborzás

Az értékesítési osztály személyzetének kiválasztásakor a következő szempontokat kell figyelembe venni:

1. A jelölt iskolai végzettsége.
2. Értékesítésben szerzett tapasztalat.
3. Az üzleti levelezés, telefonbeszélgetés megfelelő lebonyolításának képessége.
4. Légy vonzó és ügyesúgy néz ki.

Az ügyfelek általában inkább hozzáértő, udvarias és kellemes emberekkel dolgoznak. Ezért az értékesítőről alkotott képnek meg kell felelnie az ügyfél elvárásainak.

Előfordul, hogy a jelöltek között nem mindig akad olyan, aki megfelelő végzettséggel vagy munkatapasztalattal rendelkezne. Ebben az esetben a vezetőnek meg kell értenie, hogy egy ilyen szakember képzése némi időt vesz igénybe.

Annak meghatározásához, hogy egy személy alkalmas-e az értékesítési osztály megüresedett pozíciójára, az önéletrajzok, kérdőívek és tesztelések szokásos tanulmányozása mellett a következő értékelési módszerek alkalmazása javasolt:

• A kompetencia elsajátítását célzó interjú. Ez a módszer egyfajta játékot foglal magában, amelyben minden kérdést feltesznek a pályázónak, azzal a szándékkal, hogy megállapítsák, mennyire érti a munkát. A kérdések a következők lehetnek: „Mondja, milyen értékesítési technikákat ismer?”, „Mi az a „hideg alap?”, „Mit fog tenni, ha az ügyfél megtagadja a vásárlást?” stb. A válaszok alapján világossá válik, hogy egy személy képes lesz-e bizonyítani egy értékesítési szállodában. Ennek a módszernek a pontossága több mint 60%.
• „Assessment Center” vagy modellezési helyzetek. Itt célszerű bizonyos feltételeket megteremteni a jelentkező számára, és felkérni, hogy mutassa be készségeit és képességeit. A szimulált helyzet nem lehet túl nehéz vagy stresszes. Az ember viselkedése szerint meg lehet határozni képességeit és kompetenciáját. A módszer pontossága 70%.

Az értékesítési osztályon a személyzet gondos kiválasztásának célja egy jól koordinált csapat kialakítása, amely egyértelműen képes reklámozni és értékesíteni a termékeket. A kiválasztott személyzetnek előre tudnia kell, vagy legalább elképzeléssel kell rendelkeznie arról, hogyan tanulja meg a termék értékesítését, és segítse a menedzsmentet az üzletfejlesztésben. Az alkalmazottak kiválasztását általában személyzeti szakember, és ha lehetséges, maga a vállalat vezetője végzi.

Értékesítési rendszer fejlesztése

Osztály létrehozásakor fontos egy bizonyos rendszer kiépítése, amelyen keresztül árukat és szolgáltatásokat értékesítenek. A rendszer három fő cél elérését segíti elő:

1. A szükséges értékesítési szint elérése. Ehhez fontos a garantált értékesítés mértékének meghatározása, értékesítési terv kijelölése. Ez a pillanat fontos ahhoz, hogy a vállalkozás nyereséges legyen, és legyen lehetősége fejlődni.

A fő munka nem az egyes alkalmazottakra összpontosulhat, vagyis a vállalkozás nem függhet a személyzettől. Minden alkalmazott megbetegedhet, nyaralni, üzleti útra küldhet, vagy bizonyos okok miatt bármikor felmondhat. Ebben az esetben, ha ez az alkalmazott kulcsfontosságú munkavállaló volt, azonnal vészhelyzet következik be. Ezért fontos az ilyen eredmény elérése, ha a teljes terhelés egyenletesen oszlik el a személyzet között.

2. Értékesítés növekedési terv. A garantált értékesítési terv mellett mérlegelni kell azok növelésének lehetőségét is. Ugyanakkor minden munkavállalónak időben, előre tisztában kell lennie az ilyen tervekkelkészen áll a végrehajtásukra, és megvan az érdeklődésük is.

Ha az értékesítési részleg teljesítménymutatói növekednek, ez a további fejlődés lehetőségét jelzi. E szabályok betartásával minden vezető különösebb erőfeszítés nélkül erősítheti meg vállalkozását.

CRM-rendszer

Az értékesítési részleg létrehozásakor érdemes odafigyelni a munkatársak munkájának optimalizálásának kérdésére. Ebben segít egy olyan eszköz, mint a Customer Relationship Management (CRM-rendszer).

Ez a szoftver segít automatizálni a személyzet munkáját az ügyfelekkel való kapcsolattartás érdekében. A program segít az értékesítések nyilvántartásában, riportok készítésében, az alkalmazottak munkájáról szóló beszámolókban stb.

Minden tranzakció tárolódik az adatbázisban, és az ügyféllel való kommunikáció során a menedzser megtekintheti az előzményeket, ami lehetővé teszi, hogy gyorsan eligazodjon és megértse, mit kell kínálnia az ügyfélnek. A gyors reagálás és a megértés segít az ügyfélnek növelni a cég iránti lojalitását, ami az eladások növekedéséhez vezet.

Vezérlés és optimalizálás

Az osztály üzembe helyezése után fontos időszakonként figyelemmel kísérni tevékenységét, korrigálni a személyzet tevékenységét, és szükség esetén optimalizálni.

Az optimalizálás a következőket tartalmazza:

1. Audit.
2. A szükséges bejelentőlapok kitöltése, motivációs rendszer kialakítása, az ügyfelekkel végzett munka minőségének elemzése, szükség esetén néhány norma, szabály kidolgozása.
3. Fejlesztések bemutatása.

Ezt a három lépést követően egy ideig figyelnie kell a teljesítményt, és meg kell határoznia, hogy min kell változtatni és min kell javítani.

Az értékesítési csapat fejlesztése

Az osztály munkájának fejlesztése kulcsfontosságú tényező a magas értékesítési teljesítmény elérésében. A teljesítménymutatók a következők:

1. (új) ügyfelek bejövő áramlása.
2. Átlagos rendelési (vásárlási) pontszám.
3. Értékesítési ismételhetőség.
4. Profit.

A mennyiségi és minőségi mutatók, valamint az összehasonlítás segítségével megértheti, hogy az üzlet fejlődik-e vagy sem, valamint azt is, hogy az értékesítési csapat mennyire hatékonyan dolgozik.

Következtetés

Miután áttekintette azokat az információkat, amelyek arról szólnak, hogyan lehet megtanulni, hogyan kell eladni bármely terméket egy erre szakosodott részleg segítségével, fontos hangsúlyozni, hogy a vállalat olyan fontos területének átruházásával, mint az értékesítés, szakemberekre ruházzuk át., növelheti a meglévő jövedelmet. Rendkívül fontos azonban, hogy tudatosan építse fel munkáját, és kövesse a fentebb vázolt szabályokat.