Üzleti folyamat: üzleti folyamatok elemzése. Leírás, alkalmazás, eredmények

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden vállalkozónak legalább közvetve tudnia kell, mi az üzleti folyamat. Az üzleti folyamatelemzés segít a költségek csökkentésében, a jövedelmezőség növelésében és végső soron a vállalkozás profitjának növelésében. A közgazdasági irodalomban ezzel a fogalommal a múlt század 80-as éveinek kutatói munkáiban találkozhatunk először. Ekkor gondolták először az Egyesült Államokban, hogy az összes termelés hatékonysága az üzleti folyamatoknak nevezett, egymással összefüggő tevékenységektől függ.

Definíciók

Az üzleti folyamat összetett fogalom. Az üzletfejlesztés nagymértékben függ az egymással összefüggő műveletektől, eljárásoktól és tevékenységektől. Elképzelhetetlen egy üzem az alapanyag-ellátás, azok feldolgozása, a gépeknél dolgozók és könyvelők nélkül. A vállalkozás egy zárt rendszer, amely integrált szervezetként működik. Ahhoz pedig, hogy minden gondok és késések nélkül megfelelően működjön, szükség van egy fő agyra – egy tapaszt alt menedzserre, aki elemzi és felügyeli az összes üzleti folyamat koherenciáját.

Ha közgazdasági szempontból nézzük, akkor az összes lehetséges tevékenység összekapcsolódását, amelynek során a környezeti erőforrásoknak a fogyasztó számára végtermékké való feldolgozása, üzleti folyamatnak nevezzük. Az üzleti folyamatelemzés egy adott, a termeléshez kapcsolódó tevékenység, művelet vagy esemény hatékonyságának értékelése.

Mire valók

Az üzleti folyamatok leírása meglehetősen egyszerű. A legnagyobb probléma azonban az, hogy hazánk bármely vállalkozásában ritkán találni olyan embert, aki valóban érdekelt a különféle termelési folyamatok hatékonyságának javításában. A kis- és középvállalkozások régen elavult módszerekkel próbálják csökkenteni a költségeket, míg nyugaton már régen megértették, hogy egy vállalkozás sikere egy hozzáértő felvett menedzseren múlik, aki abban érdekelt, hogy munkájával maximális eredményt érjen el.

Az üzleti folyamatok létrehozása világos megértést ad: ki melyik szakaszért felelős, milyen pozíciót tölt be, és mit kell tenni. Az ilyen strukturáltság átláthatóvá teszi a termelés szervezését és könnyebbé teszi annak irányítását. A célok fájának az alkalmazottakkal való kommunikálásával növelheti motivációjukat azáltal, hogy bemutatja, hogy munkájuk közös célokra irányul. Ezenkívül a vállalkozás ilyen módon történő megszervezése segít azonosítani a pénzügyi és időforrások szükségtelen költségeit.

Hogyan készítsünk

Attól függetlenül, hogy a vállalkozás nagy vagy kicsi, a részletes terv elkészítésének megközelítése ugyanaz. Fontolgatkonkrét példa. Van egy kanapékat árusító cég. Az üzleti folyamat diagramja hasonló egy fához. A fő ágak főbb funkciókat tartalmaznak, amelyek kisebbekre ágaznak. Tehát melyek a kiskereskedő üzleti folyamatának fő szakaszai?

1. Áruk vásárlása. Ez az első és központi üzleti folyamat. Melyek a szakaszai?

• Beszállítói elemzés.
• Szerződések készítése gyártóüzemekkel.
• Szerződések készítése közlekedési vállalatokkal.

2. Kanapé elhelyezése. Ebben a szakaszban a következő pillanatok vannak:

• Szoba kiválasztása.
• Termékek építése vagy bérbeadása.
• Az értékesítés feltételeinek megteremtése.

3. Értékesítési folyamat.

• Toborzás.
• Pénztár vásárlása.
• Légkör és dizájn megteremtése az értékesítéshez.

4. Marketing és reklám.

• Tábla elhelyezése.
• Névjegykártyák, füzetek, brosúrák, katalógusok stb. létrehozása
• Hirdetés elhelyezése.

A lista hosszú lehet. Fontos megérteni, hogyan jönnek létre az üzleti folyamatok. És akkor adunk néhány aranyszabályt a sikeres vállalkozás megszervezéséhez.

1. szabály

Egy adott személy felelős minden egyes kiválasztott üzleti szakaszért. Vonja be őket a rendszer létrehozásába. Ez lehetőséget ad a folyamat részletesebb megértésére, a munkatársak érdeklődésének felkeltésére és a közös célok elérésére irányuló motivációjuk növelésére. Ez különösen fontos a vállalkozás alapításának korai szakaszában. A vállalkozás elindítása mindig összefügg azzalhatalmas nehézségek, és az egyes szakaszokra vonatkozó célok időben történő kitűzése részletesebb cselekvési tervet ad.

2. szabály

Használjon automatizált programokat és jelenítse meg az áramköreit. A mai napig számos kész program létezik, amely segít az információk strukturálásában. A kis- és középvállalkozások mindenhol használják őket.

Ha csoportban dolgozik, vegyen elő egy táblát vagy papírdarabokat, és írjon le mindent, és rajzoljon egy fát a folyamatairól. Kezdje a nagy műveletekkel, és bontsa őket kisebbre. A nagyvállalatok számára az üzleti folyamatok létrehozása hatalmas gondos munka, amely minden alkalmazotttól maximális koncentrációt és cselekvések összehangolását igényli.

3. szabály

Az üzleti folyamatok kialakításakor a vállalat stratégiája vezérelje, ne a szervezeti felépítése. Ugyanez a funkció túlmutathat a létrehozott osztályokon. Például egy beszállítótól való termék kiszállításakor figyelembe lehet venni az üzleti folyamat határát egészen addig, amíg a termék elhagyja magát a kiskereskedelmi üzletet, vagyis amikor a polcokra kerül és a fogyasztó rendelkezésére áll. Ez a folyamat több olyan osztályt is magában foglal, amelyek a szervezeti struktúra részét képezik.

4. szabály

Ne részletezze túl a tervet. Ha túlterheli a diagramot szükségtelen információkkal, az általános zavart okoz, és súlyos terhet ró a felelős alkalmazottakra. Ha változtatásokat tervez egy adott szegmensben, ezt a részt részletezni kell, és az összes többit figyelembe kell venni.csak felületesen, a részletekbe nem bocsátkozva. Az üzleti folyamatok hatékonyságát a "20/80" Pareto törvény határozza meg, amikor is a részletes leírások 20%-a a teljes működés sikerének 80%-át hozza.

5. szabály

Ne féljen az igazságtól, és építsen fel egy sémát az alapján, ami valójában van. Ez a helyzet nagyon gyakran előfordul. A főmenedzser kikérdezi beosztottjait az osztályaikról, hogy üzleti folyamat diagramot készítsen. Azok megpróbálják elmondani, hogyan állnak jól. Bár valójában a valós helyzet messze nem ideális. De hamis adatok alapján rossz séma épül fel, ami után nem hatékony döntések születnek, és minden munka kárba megy.

Ne keverje össze az „úgy ahogy van”, „ahogy lennie kell” és „ahogy én akarom” kifejezéseket. Bármilyen rossz is minden, az üzleti folyamatokat pontosan azért állítják össze, hogy javítsák ezt az állapotot. Ezért feltétlenül csak egy valós helyzetet kell leírni.

Üzleti folyamatok automatizálása

A vállalaton belüli események nyomon követése nagyon nehéz, különösen, ha nagyvállalatokról és szindikátusokról van szó. A nagy üzletet nehéz elképzelni automatizált programok teljes rendszere nélkül, amelyek lehetővé teszik a bejövő adatok elemzését a döntés meghozatalához. Ezért ma nagyon gyakran az üzleti folyamatok automatizálásáról beszélünk.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy létezik egy speciális számítógépes program, amely mindenféle üzleti folyamatot biztosító információáramlást feldolgoz. Az üzleti folyamatok elemzése offline módban történikmódban, és a személy csak megismerkedik az eredményekkel, és levonja a megfelelő következtetést.

Az elemzési módszer kiválasztása

Amikor azzal a kérdéssel szembesül, hogyan írja le a legjobban az üzleti folyamatokat automatikus módon, a hazai vállalkozó számos olyan lehetőséget talál majd, amelyek nincsenek megfelelően optimalizálva az orosz piacra. A javasolt szoftverek szinte mindegyike olyan nyugati cégek számára készült, amelyek tapasztalattal rendelkeznek a termelés optimalizálása terén. Néhány adat elemzése után azonban elkészítettük saját listánkat az üzleti folyamatot megvalósító programokról.

1. BEST-5 A „My Business” egy olyan szoftver, amelyet gyakran használnak kis- és középvállalkozások. A program bármely számítógépre elérhető, és nagyon könnyen használható. Előnye, hogy képes elemezni kis mennyiségű adatot egy kisvállalattól.
2. Vállalati modellező. Gyakran használják a modern vállalkozásokban, főleg azért, mert olcsó. Ezzel a programmal a vállalkozás indítása könnyen megszervezhető, hiszen nagyon kényelmes üzleti folyamat diagramokat készíteni, de gyakorlatilag nem elemez.
3. iGrafx Enterprise Central. Nagyon jó kanadai dizájn. Nemcsak felismeri és üzleti terveket tud készíteni, hanem sikeresen elemzi a bemeneti adatok tömbjeit is. Hazánkban nagyon kevés forgalmazású, pedig a termék nagyon méltó.
4. Business Studio. A leghíresebb orosz fejlesztés. Integrálható más MS Office termékekkel (Word, Excel, Visio). Mertár-eredmény arányban a hazai vállalkozó a legjobb választás. Kiváló üzleti folyamatelemzés. A program eredményeként kapott eredményeknek köszönhetően a termelés sikeresen optimalizálható.

Technológia az üzleti folyamatok felépítéséhez

Ma a legelterjedtebb az „Üzleti folyamat” séma automatikus és manuális módszerének integrálása. Az üzleti folyamatok elemzése ebben az esetben két szakaszban történik: az első a számítógépen kapott eredmények segítségével, a második - manuálisan a vezető által.

Vegyünk két fő megközelítést a grafikonok és diagramok ábrázolására. Ebben az esetben az üzleti folyamattechnológia a következő módszerekkel épül fel:

1. DFD (adatfolyamdiagramozás).
2. WFD (munkafolyamat diagram).

Az első DFD-módszer az adatfolyamok diagramjának elkészítését foglalja magában. Ide tartoznak: a folyamat munkájának részletezése, felelős alkalmazottak, szükséges dokumentáció. Egy ilyen konstrukció teljes képet ad a vállalat tevékenységéről, a környező input és output adatokról, a termelési folyamat minden eleméről és a köztük lévő kapcsolatokról. Ez a megközelítés lehetővé teszi az ingyenes (extra) üzleti folyamatok kiemelését, amelyek csökkentik az eredmény hatékonyságát, és többféleképpen optimalizálhatók.

WFD – munkafolyamat-diagramok, amelyek az alacsonyabb szintű üzleti folyamatokat írják le. Az üzletfejlesztés jelentősen megváltozhat, ha nemcsak a cselekvések vertikális hierarchiáját ismeri, hanem a horizontálist is. Mit jelent ez?

Ha megnézedNyilvánvaló, hogy a VKI diagramok időkeretek rácsát jelentik, amelyek minden grafikonja egy adott folyamatért felelős. Tegyük fel, hogy az áruk szállítása két napig tart - a grafikon a folyamat kezdetét és végét mutatja. Ezután jön a termékelhelyezés eseménye a kereskedési téren, és ez a folyamat csak a szállítás befejezése után kezdődik. Az adatok sorban jelennek meg a grafikonon. Az események, műveletek és cselekvések összefonódhatnak, ha egyidejűleg hajtják végre őket. Kényelmes egy vállalkozás fejlesztését a korai szakaszban elkezdeni ilyen módon, meghatározva, hogy mennyi időre van szükség a teljes termelési ciklushoz.

Következtetések

Kicsinek vagy nagynak, újnak vagy réginek meg kell értenie, mi az üzleti folyamat. A termelés optimalizálása a cég életciklusának bármely szakaszában jelentősen befolyásolhatja a további fejlődést. Hiszen ma minden szervezet létezésének fő célja a fogyasztói igények kielégítése. És ha az ügyfél elégedett, akkor profitot termel. A függőség itt egyenesen arányos. Minél magasabb a fogyasztói elégedettség szintje, annál nagyobb a vállalat profitja. Ez pedig csak úgy érhető el, ha elemezzük, majd megváltoztatjuk a folyamatot a vállalaton belül.