Horizontális kommunikáció: alapfogalmak, típusok, vezetési módszerek egy szervezetben

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A kommunikációt általában az információtovábbítás különféle formáinak nevezik. Ami az üzleti környezetet illeti, szokás különbséget tenni vertikális és horizontális kommunikáció között. Mindegyiküknek megvannak a maga sajátosságai, a résztvevők interakciójának jellemző vonásai. Ez a cikk ezt fogja részletesebben megvizsgálni. Nézzük meg a fő különbségeket az ilyen típusú kommunikáció között.

Mi ez?

Először is fontolja meg a kulcsfogalmat. Tehát a kommunikáció az emberek által használt információátadás folyamata. Többféle formában is megjelenhet:

• Explicit. Ez a beszélt nyelv, szöveg vagy valamilyen grafikus kép, látványelem stb. használata.
• Implicit. Kommunikáció non-verbális gesztusokon, arckifejezéseken és bizonyos arckifejezéseken keresztül.

Ami az üzleti kommunikáció fő eszközeit illeti, ezek a következők:

• Találkozás.
• Videokonferencia.
• E-mail.
• Telefonbeszélgetések.
• Jegyzetek továbbítása.
• Személyesbeszélgetés.
• Internetes technológiák (csevegések, azonnali üzenetküldők) használata.
• Jelentések benyújtása.

A következő kommunikációs elemeket szokás kiemelni:

• Feladók. Ezek olyan személyek, akik adatokat formálnak, kódolnak és továbbítanak a folyamat többi résztvevőjének.
• Üzenetek. Feladó-specifikus kódolt információ.
• Csatornák. Itt kiemelkednek a kommunikációs eszközök, azok a környezetek, amelyekben az információ terjeszthető.
• Címzett. Az a személy, akinek az információt elküldték. Információkat értelmező elem.

Belső és külső csoportok

A vertikális és horizontális kommunikáció egy szervezetben a természetben alkategóriák.

Az üzleti kommunikációt általában külsőre és belsőre osztják. Ez utóbbiakat a közvetlenül a szervezeten belüli kommunikáció képviseli, különösen az egyes alkalmazottak, részlegek, műhelyek, vállalati részlegek között. A külső kommunikáció a külső entitásokkal való kommunikáció. Lehetnek vállalkozók, beszállítók, ügyfelek, szolgáltató szervezetek, kormányzati szervek képviselői stb.

A szervezet belső kommunikációját viszont horizontális és vertikális, valamint kommunikációs hálózatok képviselik. A függőlegesek további két kategóriába sorolhatók:

• Fordítva (alulról felfelé elv).
• Hierarchikus (felülről lefelé irányuló elv).

Ezek jellemzőia bemutatott fajtákat a cikkben részletesen tárgyaljuk.

Horizontális kommunikáció

Hogy érted ezt? A horizontális kommunikáció a hivatalos, üzleti információk cseréje a vállalatnál azonos, egyenlő pozíciót betöltő munkavállalók között. Itt a kommunikáció fontos lehet ugyanannak a műhelynek, részlegnek, ágazatnak a dolgozói, valamint a műhelyek és fióktelepek egyenértékű részlegeinek dolgozói között.

A horizontális kommunikáció az azonos kompetenciákkal rendelkező vezetők, valamint az azonos besorolású, azonos beosztású, azonos hatáskörrel és felelősséggel rendelkező alkalmazottak közötti kommunikáció.

A szervezetben a horizontális kommunikáció mindenekelőtt az egészséges, barátságos, kényelmes munkahelyi légkör megteremtéséhez szükséges. Ez egy teljes értékű, gyümölcsöző üzleti kommunikáció megszervezése. A horizontális kommunikáció megfelelően szervezett rendszere lehetővé teszi pozitív eredmények elérését a csapat minden egyes tagjának munkájának eredményei alapján.

Lehetséges problémák

Az ilyen jellegű üzleti kommunikációt bizonyos problémák beárnyékolhatják. Íme a legfontosabbak, amelyek a menedzsment horizontális kommunikációjára jellemzőek:

• Professzionális zsargont használva. Érthetetlen lehet az újonnan felvett alkalmazottak, egy másik osztály dolgozói számára.
• Vitások adott webhelyük fontosságáról, tevékenységük bizonyos típusáról.
• Az üzleti kommunikáció visszaszorításaháztartás, személyes problémák megbeszélése. A pletykák, a hátad mögötti beszélgetések, a munkafolyamatról elvonó viták ezen az alapon való megjelenése.
• Az üzleti kommunikáció hatékonysága csökkenhet a lájkok, személyes ellenszenvek stb. megjelenése miatt.

Problémamegoldás

A vállalat belső horizontális kommunikációjának elkerülése érdekében a vezetőnek a következőket kell tennie:

• Kérje meg a beosztottakat, kollégákat, hogy mindenki számára érthető nyelven kommunikáljanak, fejtsék meg a szakmai kifejezéseket.
• Szabályozza beosztottai közötti kommunikációt, semlegesítse közöttük a vitákat és a félreértéseket.
• Tartson közgyűléseket, beleértve az informálisakat is, hogy az alkalmazottak kommunikálni tudjanak egymással.

Függőleges típus

A horizontális kommunikáció ugyanazon szervezet alkalmazottai közötti kommunikáció, az azonos részleg, műhely, egyenlő pozíciót betöltő dolgozók közötti üzleti kommunikáció. A vertikális kommunikáció az üzleti környezetben a vezetés és a beosztottak közötti információátadás. A következő űrlapokat tartalmazza:

• Rendelések.
• Ajánlások.
• Rendelések.

Ezt a főnök küldi a beosztottainak. Az alkalmazottak jelentéseket, üzeneteket, jelentéseket stb. küldenek válaszul a vezetőnek.

A függőleges kommunikáció két típusra oszlik:

• A különböző hierarchikus szinteken elhelyezkedő osztályok, részlegek, műhelyek közötta társaságban.
• Közvetlenül a beosztottak és a vezetői testület között.

Az információ átvitele itt kétféle formában érhető el – downstream (hierarchikus) és upstream (fordított) formában. Mutassuk be őket konkrétan.

Felülről lefelé irányuló csoport

Itt az információ a hierarchia magasabb szintjeiről érkezik az alacsonyabb szintre. Vagyis a főnöktől a beosztottakig. Ezen a csoporton belül az üzleti kommunikáció következő formái különböztethetők meg:

• Rendelések és rendelések. Kiegészíthető magyarázatokkal a célok eléréséről, a feladatok végrehajtásáról, bizonyos technikák és módszerek alkalmazásáról.
• Dokumentumok-értékelések a beosztottak erőfeszítéseiről.
• Támogatás és vezérlés.
• Ösztönzők az alkalmazottak számára.

Hierarchikus altípussal kapcsolatos problémák

A "felülről lefelé" típusú üzleti kommunikáció problémái (a vezető kommunikációja a beosztottaival) a következők:

• Félreértés. Előfordulhat olyan helyzet, hogy a főnökök és az előadók különböző nyelveket beszélnek - szó szerint és átvitt értelemben is. Még ha egyértelműen az oroszt választják is kommunikációs nyelvként, a különböző szintű szakmai képzések akkor is teret adnak a félreértéseknek. Például, ha a főnök visszaél a szakmai, technikai szókinccsel az alacsonyan képzett személyzettel való kommunikáció során. Egy másik példa: egy nemzetközi cég vezetője nem mindig talál közös nyelvet azokkal az alkalmazottakkal, akik más nemzeti kultúra képviselői. Lehetséges, hogy még egy idegen nyelv ismeretében sem értik az anyanyelvi beszélő beszédének sajátosságait – ugyanazok a rövidítések, zsargon, szójáték.
• Az információ mennyisége. A vezetők nem mindig küldik el a szükséges információkat a megfelelő mennyiségben. Egyes helyzetekben a kijelölt feladatot a beosztott nehezen tudja elvégezni a szükséges információk hiánya miatt. Más esetekben pedig az előadónak szüksége van a felesleges, haszontalan, irreleváns információk tanulmányozására.

Alulról felfelé haladó csoport

Ezt az információt a beosztottak küldik a vezetőnek. A következő űrlapok tűnnek ki itt:

• Memorials.
• Jelentések.
• Üzenetek az elvégzett munka szakaszairól.
• Jelentések a szervizfeladat megoldása során fellépő előre nem látható problémákról.
• Javaslatok innovatív ötletekkel, a termelés javításának módjaival, új technológiák és tevékenységi módszerek bevezetésével a vállalatban.

Az ilyen visszajelzések nem kevésbé fontosak a vezetők számára, mint maguk a parancsok. A beosztottaktól kaphatja meg a legfrissebb információkat a cég helyzetéről. Ez az információ lehetővé teszi számunkra a kollektív hangulat felmérését, az alkalmazottak növekvő elégedetlenségének azonosítását.

Fordított altípus-problémák

Az előadók és a vezetőség közötti visszajelzést a következő problémák ronthatják:

• A beosztottak ritkán küldenek negatív visszajelzést, panaszt a vezetőségüknek még azokról a szempontokról iskomoly. Az ok egyszerű: a kirúgástól való félelem.
• Gyakran még az alkalmazottak által küldött megjegyzésekre és javaslatokra sem válaszolnak. Az ok vagy a vezető túlzott foglalkoztatása, vagy a saját alkalmazottai iránti tisztelet hiánya. Nem tartja fontosnak az üzeneteik elemzését. Válaszul a dolgozók meg vannak győződve arról, hogy az ilyen visszajelzések haszontalanok.
• A benyújtott kritika egyáltalán nem éri el végső célját. Például abban az esetben, ha egy alkalmazott levelet küld a vezérigazgatónak, panaszával a közvetlen irányítása miatt. A beosztott főnök megakadályozhatja az ilyen visszajelzéseket, mivel az negatív következményekkel jár számára.
• A homályos témák tisztázására, a hirtelen felmerült problémák megoldásában segítségre, a legtöbb esetben a dolgozók szívesebben fordulnak a kollégákhoz, mint a vezetőkhöz. Ennek oka az lehet, hogy nem remélnek teljes értékű, szakképzett segítséget kaphatnak, félnek, hogy alkalmatlansággal vádolják őket.
• Gyakran területi, földrajzi okai vannak annak, hogy egy ilyen kapcsolat nem lehetséges. Azok az irodák, ahol a beosztottak és a parancsnoki állomány található, a település különböző területein, sőt különböző városokban, államokban is elhelyezkedhetnek.

A problémák megoldásának módjai

A fenti problémák mindegyike megoldható a következőképpen:

• Határozza meg az alkalmazottak névtelen levelezését és e-mail fiókjátképes lesz inkognitómódban panaszokat és javaslatokat küldeni.
• Olyan rendszer kidolgozása, amely az alkalmazottakat jutalmazza, akik felhasználják a vezetőségtől kapott visszajelzéseket.
• Hozzon létre kommunikációs sémákat egy egyszerű munkavállaló és egy magas rangú főnök között, közbenső akadályok nélkül, közvetlen munkavállalói útmutatás formájában.
• A vezetőkhöz beosztottaktól beérkezett összes fellebbezés nyilvántartásba vétele a válaszul hozott intézkedésekről szóló jelentéssel együtt.