Titkárnői feladatokkal rendelkező irodavezető munkaköri leírása: jellemzők és követelmények

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Még kis létszámú, csak a cégvezetőt és munkatársait tömörítő létszám mellett is szükség van egy felelős munkatársra, aki a munkafolyamatot irányítani és ellenőrizni képes szervező erő lenne - ez az elképzelés határozza meg a szöveget az irodavezető munkaköri leírásából.

Ez a pozíció megköveteli a jelentkezőtől, hogy rendelkezzen meghatározott készségekkel és megfelelő végzettséggel, valamint képes legyen kommunikálni az emberekkel. A követelmények listája azonban nem korlátozódik erre.

Munkaleírás

A jelölt már a pozícióra való jelentkezés szakaszában megismerkedhet a társaságon belüli jogait, kötelességeit és felelősségét szabályozó normatív aktussal. Az ilyen dokumentumot munkaköri leírásnak nevezzük. Öt fő részből áll:

1. Általános rendelkezések. Tartalmaznak minden szervezeti információt: a vállalkozás nevét, a betöltött beosztást és a szervezeti egységet, amelyhez tartozik. Jelzi továbbá az alárendeltséget, a munkakör betöltésének és felmentésének rendjét, valamint az iskolai végzettség, ill.képesítések.
2. Felelősségek. Ez a rész felsorolja a munkavállaló kötelezettségeit, valamint azok végrehajtásának módjait.
3. A munkavállaló jogai, vagyis minden további lehetőség, amely hozzájárul a hatékony munkavégzéshez.
4. Felelősség. Ennek a szakasznak megfelelően a vezetőség dönt a teljesítményértékelésről, az előléptetésről vagy a büntetésről.
5. Kapcsolatok. Ez a szakasz szabályozza a külső és belső részlegekkel folytatott minden kommunikációt, amelyet az alkalmazottak feladataik ellátása során folytathatnak.

A munkaköri leírás elkészítésének elvei

Az ilyen dokumentumok elkészítésének normatív alapja a Vezetői, Szakorvosi és egyéb Munkavállalói Beosztások Képesítési Névtár (1998). Kialakítása során nagy figyelmet fordítottak a munkakör leírására és a munkavállaló feladatellátási feltételeire. A munka sajátosságait a dokumentum címe tartalmazza, például „A titkár munkaköri leírása” (irodavezető vagy főkönyvelő).

Ezen túlmenően, ha két pozíció van azonos címmel, de különböző feladatok, akkor különböző dokumentumokat kell készíteni, hogy tükrözzék ezeket a különbségeket. A személyzeti referens irodavezetőjének munkaköri leírásai bizonyos eltéréseket mutatnak a titkári előírástól.

Az irodavezetővel szemben támasztott követelmények

A jelöltnek így vagy úgy, az embereket kell irányítania. Ez lehet csak néhány ember egy kis cégnél, vagy a teljes adminisztratív személyzet egy nagyvállalatnál. Természetesen,a pályázónak magabiztos PC-felhasználónak kell lennie, és képesnek kell lennie más irodai berendezésekkel (szkenner, nyomtató vagy fax) dolgozni. Az irodavezető gyakran egy cég képviselője, ezért feltétel a jó beszéd és az üzleti levélírás képessége. Nagyon gyakran a vállalatok megkövetelik az ilyen alkalmazottaktól, hogy ismerjék az irodai munka alapjait és a munkajogot. Legalább egy idegen nyelv ismerete továbbra is kívánatos készség, de nagyvállalati jelentkezéskor ez már az egyik kötelező követelmény.

Egyes esetekben az irodavezetőnek egyesítenie kell feladatait más alkalmazottak feladataival. Ez a szükséges készségek növekedéséhez vezet. Tehát a könyvelői feladatokat ellátó irodavezetőnek megfelelő végzettséggel és speciális programokkal kell rendelkeznie.

Fő felelősségek

A titkári feladatokat ellátó irodavezetők tipikus munkaköri leírása a következő elemeket tartalmazza:

• levelek kezelése, bejövő és kimenő egyaránt; újraelosztásuk a vállalaton belül;
• szerződésekből és megállapodásokból eredő kötelezettségek teljesítésének időzítésének ellenőrzése;
• kimenő hívások kezdeményezése és bejövő hívások fogadása;
• ügyfelekkel és partnercégek képviselőivel dolgozik;
• a szükséges irodaszerek elérhetőségének ellenőrzése;
• irodai berendezések működőképes állapotban tartása és meghibásodás esetén szakemberek hívása;
• idő elosztása a munkarenden belül (egyes esetekbenesetek és a vezető számára);
• szükséges rendezvények szervezése (találkozók, konferenciák, üzleti utak, céges bulik);
• ülési jegyzőkönyvek;
• frissítés és új tartalom hozzáadása a vállalati webhelyhez.

Ez a lista csak az alapvető követelményeket tartalmazza. Egyéb tételek a megkötendő munkaszerződés sajátosságainak megfelelően kiegészíthetők. A személyzeti referens feladatkörrel rendelkező irodavezető munkaköri leírása például arra utasítja a munkavállalót, hogy minden beszámolási dokumentációt tartson fenn és időben biztosítson, vagy távolléte esetén helyettesítse a személyzeti osztály vezetőjét.

További felelősségek

Az irodavezető munkaköri leírása az alapfunkciókon túl különféle feladatokat tartalmaz, amelyek a cég tevékenységétől függően változhatnak. Az irodavezetőt megbízhatják, hogy működjön együtt a közigazgatási hatóságokkal, azaz szerezzen engedélyt kereskedelmi tevékenység folytatására, cég vagy leányvállalat fióktelepének megnyitására stb.

Az egyik legfelelősebb feladat a cég tényleges irányítása az igazgató távollétében. Természetesen ez csak akkor lehetséges, ha a munkavállaló felelős és megbízható emberré vált, akire lehet számítani. Emellett az irodavezető munkaköri leírása gyakran tartalmaz egy záradékot az általános meghatalmazás kiadásának szükségességéről. Egy ilyen dokumentum lehetszükséges például a nagy jelentőségű levelek fogadásához.

Informális követelmények

A nagy cégek általában lehetővé teszik az erre a pozícióra jelentkezők számára, hogy előzetesen megismerkedjenek egy minta irodavezetői munkaköri leírással, hogy teljes mértékben tisztában legyenek a követelmények és felelősségi körök listájával.

De a kérelmezőnek még ilyen jogosítványok birtokában is meg kell értenie, hogy továbbra is az egyike marad a vállalkozás számos alkalmazottjának. Ezzel kapcsolatban nem szabad megfeledkezni arról, hogy mi nem szerepel a munkaköri leírásban. A titkári funkciót betöltő irodavezetőnek olyan személynek kell lennie, aki érzékeny az időre, hogy azt szükség szerint el tudja osztani.

Munkafolyamat-feladatok

Munkájának legfontosabb követelménye a hatékonyság, ezért az ilyen beosztást betöltő személy köteles az irodai anyagokat gazdaságosan elkölteni, ellenőrizni az elfogyasztott áram mennyiségét.

A cég többi alkalmazottjánál az irodavezető szinte a vezetővel egyenrangú felelősséggel tartozik. Emiatt gondoskodnia kell arról, hogy a munkakörülmények megfeleljenek az elfogadott egészségügyi szabványoknak és biztonsági szabályoknak. Végül az irodavezető közvetlen feladatai ellátása során titkos dokumentumokhoz jut hozzá, így az egyik követelmény az üzleti titok, illetve bármely egyéb olyan információ felfedésének mellőzésére vonatkozó megállapodás aláírása, amely sértheti a cég piaci pozícióját.

Jobb iroda-menedzser

Természetesen ilyen számú feladat ellátása különleges jogokat biztosít a munkavállaló számára. Az irodavezető munkaköri leírásában is szerepelnek. Egyesek lényege, mint például a bizalmas információkhoz való hozzáférés, közvetlenül a munkaköri kötelezettségeik teljesítésének szükségességéből fakad. Mások hatalmi kiváltságokkal járnak. Tehát az irodavezetőnek jogában áll követelni a többi alkalmazotttól, hogy javítsák ki a gondatlanságból elkövetett hibákat a gyártási dokumentumokban, határozzák meg számukra a bátorítás mértékét, vagy szabjanak ki büntetést a gondatlanok ellen.

Gyakran az irodavezető a kapocs az alkalmazottak és a vezetők között. Ez a pozíció lehetővé teszi számára, hogy jobb munkakörülményekre törekedjen, és közös kívánságait fejezze ki mind az egyes részlegek, mind a vállalat egésze munkaminőségének javítása érdekében.

Az értékesítési osztály irodavezetőjének munkaköri leírásának jellemzői

Az irodavezetők régóta nélkülözhetetlenek a kis- és nagyvállalatoknál, ezért speciális készségekre van szükségük egy ilyen üresedés betöltéséhez. Gyakori eset, amikor egy vállalkozásnál több irodavezető dolgozik speciális feladatkörrel, amelyek felett egy vezető áll. Munkaköri leírásaik lényegében megegyeznek, de egy további funkciókészletben különböznek.

Így, ha egy irodavezető az értékesítési osztályon dolgozik, a munkaköri leírása a következő elemeket tartalmazhatja:

• új üzletek keresése;
• követni a kereslet szerkezetében bekövetkezett változásokat;
• beszámoló dokumentumok elkészítése a tökéletes értékesítésről;
• közvetlen együttműködés az ügyféllel a rendelések fogadása és azok későbbi feldolgozása érdekében;
• a vevők tájékoztatása az áruválaszték esetleges változásairól és az árak újraszámításáról;
• szükséges értekezleteket szervez;
• áruszállítási szerződések aláírása.

További követelmények kapcsolódhatnak a cég által kínált áruk sajátosságaihoz. Ha a cég ingatlan adás-vétellel foglalkozik, akkor az irodavezető feladatai közé tartozhat tájékoztató füzetek elkészítése és konkrét dokumentumok elkészítése.

Az irodavezető felelőssége

Feladataik elmulasztása, szabálysértés elkövetése, ideértve az üzleti titok nyilvánosságra hozatalát, vagy a cég imázsát sértő egyéb cselekmények elkövetésekor az irodavezető a közigazgatási, polgári jogi normák szerint felel. és a büntető törvénykönyvek. Ha a szervezetben anyagi kár keletkezett, akkor a büntetés a munka törvénykönyve szerint kerül kiszabásra.