Tervezési szintek: leírás, típusok, célok és elvek

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Bármely szervezet hatékony működéséhez a tevékenység céljainak és célkitűzéseinek világos meghatározása szükséges. Ezek alapján készül egy olyan program, amely segíti a vállalatot abban, hogy követni tudja a tervezett utat, és racionálisan elköltse az erőforrásokat. A tervek lehetnek hosszú távúak és aktuálisak, az egész szervezetre és annak strukturális részlegeire vonatkoznak. A téma megértéséhez érdemes megérteni, mit jelent a "tervezés" kifejezés.

Ez egy bizonyos típusú tevékenység, amely olyan célok kitűzéséhez, feladatokhoz kapcsolódik, amelyeket bizonyos cselekvések a jövőben megvalósítanak. Ez a koncepció a menedzsment egyik legfontosabb funkciójához is köthető. De ez a funkció nem lehetséges az alapvető tervezési szintek meghatározása nélkül.

A tervezési jellemzők szakaszai

Összesen négy szintre épül ez a koncepció:

• A fő célok és célkitűzések meghatározása.
• Program készítése a kitűzött célok eléréséhez, valamint a szintek meghatározásafolyamattervezés.
• Az összes szükséges erőforrás és forrásaik azonosítása, amelyekre szükség lesz egy cél elérése vagy egy feladat elvégzése során.
• Végrehajtók kijelölése és tervek elkészítése.

Íme a tervezés szintjei. A fő funkció egy konkrét határozat kidolgozása és elfogadása, amely az ellenőrzés tárgyát képező személynek szól, és egy konkrét feladatot vagy célt tűznek ki számára. Ezt a döntést (akár szóban, akár írásban) vezetői döntésnek nevezik.

A tervezést úgy határozhatjuk meg, mint az egyik módszert, amellyel a vezetés a teljes csapat erőfeszítéseit a közös célok elérése felé irányíthatja. Ezzel a funkcióval kezdődik minden irányítási folyamat, és a munka végeredménye a feladatok minőségétől függ.

Feladatok tervezése

Ennek a menedzsment funkciónak a lényege, hogy választ adjon az elsődleges kérdésekre, amelyek nélkül nem lehet továbblépni:

• Hol vagyunk most? A kérdés megválaszolásakor fel kell mérni a szervezet összes erősségét és gyengeségét a működésének fő területein. Ez elsősorban a pénzügyi oldal, a marketing, a személyzet. E területek elemzése után már beszélhetünk arról, hogy milyen kilátásai vannak a szervezetnek.
• Mit kell elérnünk? Ebben a szakaszban fel kell mérni a szervezet képességeit, meg kell határozni a tervezési menedzsment szintjeit, valamint a hiányosságokat. Ezek alapján meg kell határozni a fő célokat egy adott időtartamra,és mi válhat olyan fenyegetéssé, amely megakadályozza a megvalósításukat.
• Hogyan érjük el a kívánt eredményeket? Ez a szakasz határozza meg azoknak a cselekvéseknek a listáját és algoritmusát, amelyekkel a szervezet tagjai elérik céljaikat.

Csak ezeknek a kérdéseknek a megválaszolásával építhet fel világos tervezési rendszert.

Megvalósítási probléma

A tapasztalat azt mutatja, hogy sok olyan menedzser, akire a szisztematikus tervezés feladatait bízták, vonakodik ettől. Minden a cselekvésre való hajlamról szól, nem pedig egy helyben ülve és elemezni. Sokan azt gondolják, hogy a tervezés unalmas és fárasztó, ezért nem lehet stratégiát kidolgozni, hanem azonnal hozzá kell kezdeni a cselekvéshez.

A másik probléma, amellyel azok szembesülnek, akiknek az irányítási rendszereket javítaniuk kell, legyenek azok vállalkozók vagy vezetők, a vállalat fejlesztési programja és a végrehajtási mechanizmus közötti eltérés kérdése. Ezt nevezik stratégiai résnek. Jelentős mennyiségű kutatást szenteltek ennek a problémának a megoldására, ezért léteznek speciális módszerek, amelyek áthidalhatják a szakadékot. Például hivatkozhat M. Coveney "The Strategic Gap: Technologies for Bringing Corporate Strategy to Life" című könyvére.

A szerző munkájában egy többlépcsős folyamatot ír le, amely pontosan a szervezet fejlesztési programjának megvalósítását célozza a legjobb üzletvezetési technikák és a legújabb információs technológiák integrálásával. A fő feladat azegy olyan mechanizmus létrehozása, amely tevékenységeinek stratégiai teljesítménymutatóit az ok-okozati összefüggések rendszerén keresztül összekapcsolja a program végrehajtását célzó kezdeményezésekkel és konkrét intézkedésekkel.

A globális információs technológiai tervezés támogatása is egyre nagyobb. A szoftvertermékek száma naponta növekszik. Folyamatosan jelennek meg a hazai fejlesztők és a külföldi alkalmazások új rendszerei.

Mi a szerepe a tervezésnek a menedzsmentben?

A szervezet feladata ebben a folyamatban, hogy meghatározott időtartamra meghatározza cselekvéseit, valamint figyelembe vegye azok jellegét és sorrendjét. A szakértők megjegyzik, hogy az irányítás és a tervezés szorosan összefügg egymással. Az egyik hatékony munkája lehetetlen a másik nélkül. A menedzsment fő funkciója a kitűzött célok elérésére irányul, amelyeket viszont a tervezés határoz meg.

A maximális hatékonyság érdekében azonban ezt a folyamatot folyamatosan figyelemmel kell kísérni. Összefoglalva, a tervezés célja, hogy pontosan megfogalmazza bármely szervezet, vállalkozás stb. fő céljait és célkitűzéseit. És ossza el őket a részlegek és az előadók között, és határozzon meg egyértelmű műveletsort a megoldásukhoz.

Melyek a tervezési rendszer szintjei?

Minden szervezetben a program céljai vannakbizonyos számú szükséges szintet. Összesen három van. Ezek a stratégiai, az operatív és az üzleti tervezés. Elemezzük részletesebben az egyes szinteket, mert ezek alapján épül fel a célok sikeres elérése.

Stratégiai

Milyen szintű lehet a stratégiai tervezés? Ez az a kezdeti szakasz, amikor meghatározzák azokat a hosszú távú célokat, amelyeket a szervezet elérni fog. Ezek megfelelő beállításához először meg kell határoznia a vállalat küldetését. Meghatározásának folyamatában vetődnek fel a legfontosabb kérdések, mert meg kell érteni a szervezet létezésének értelmét, szükségességét és társadalmi hasznát. A stratégiai célok határozzák meg, hogy mit kell globálisan elérni, és hogyan lehet ezt megvalósítani.

A program nem megy bele a részletekbe, csak egy általános módszert tár fel a kívánt eredmény elérésére. A stratégiakészlet a társadalomban lezajló folyamatok dinamikus jellegére fókuszál. Általában az egyik út alapvető, de a többi csak bizonyos helyzetekben valósul meg. A stratégia fő feladata egy bizonyos üzleti tervezés főtevékenységének megvalósításának irányvonalának és határainak megjelölése, illetve beszélhetünk a napi feladatmeghatározás alapjainak megteremtéséről is.

Üzleti réteg

Ugrás a második szakaszhoz. Ennek a tervezési szintnek az a feladata, hogy bizonyos eredmények elérését célzó tevékenységeket összekapcsolja a kapott erőforrásokkal. Az első dolog, amit érdemes megemlíteni, az az illetékespénzügyi elosztás. Ezzel párhuzamosan fel kell mérni és meg kell alkotni az emberi, információs és szellemi erőforrások felhasználási tervét. Ebben a szakaszban már láthatja, hogy lehetséges-e elérni a kívánt eredményt. Ezenkívül a program végrehajtása során az általános elképzelések egyértelmű indikátorokká alakulnak.

Operatív tervezési szint

Térjünk át a harmadik szakaszra, ahol a célok és kilátások általános elképzelése a napi feladatok megoldásának szakaszába kerül. Az operatív tervezés alapja az intézkedések, eljárások, határidők, valós költségek meghatározása. Ez a szint és a többi szint között az a különbség, hogy a programjelzők mérhetők, könnyebben vezérelhetők és kezelhetők.

Az emberi tényező itt nagy szerepet játszik. Ebben a szakaszban az elvégzett munkát aktívan elemzik és a terveket kiigazítják. Csak az operatív program összehasonlítása, végrehajtásának elemzése ad helyes képet a szervezet tevékenységének irányításáról.