Projektmenedzsment terv: leírás, összeállítás, elemzés

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Mi az a projektmenedzsment-terv, a projektmenedzsment kifejezés megértésével érthető meg. Egyszerre művészet és tudomány, amely jól bevált a fogyasztóorientált piacgazdaságban. Ez egy munkaterv strukturált kidolgozása közbülső célok kijelölésével bizonyos időpontokra. Megvalósítása részeként kijelölnek egy felelős projektet, aki elvégzi a munkát, valamint az előírások betartását ellenőrző szabályozó szerveket. A projektmenedzsment mindig hatékony? Ki vagy mi befolyásolja a végeredményt?

Elméleti szempont

A projektmenedzsment terv mindig innovatív megvalósításokhoz kapcsolódik, és egy új termék, piac, fogyasztói kategóriák elemzésének elemeiből áll. Fő célja a tervezett feladat lehető legrövidebb időn belüli megoldása maximális pénzmegtakarítás mellett.források.

A tervezés során minden projekt korlátozott innovatív hatással bír. Az innováció a hasonló áruktól vagy szolgáltatásoktól eltérő javak létrehozásának egyéni megközelítésében nyilvánul meg. Ez a képesség lehetővé teszi egy termék vagy szolgáltatás tulajdonságainak szisztematikus finomítását és módosítását.

Ez a paraméter szerves része a projekt kommunikációs tervének, új termékek fejlesztésének, építési munkák javításának vagy választási kampányának, információs rendszer kialakításának a vállalaton belül.

Az elméleti szempont egy új termék és szolgáltatás létrehozásához szükséges ismeretek, készségek, módok és eszközök kombinálását jelenti. Ahhoz, hogy megfeleljünk a piaci igényeknek és a befektetői elvárásoknak, meg kell találni az optimális egyensúlyt a költségek, a határidők, a célok és a megvalósuló projekt minősége között.

A projekttervnek logikusan össze kell kapcsolnia az összes tudásterületet a rendelkezésre álló erőforrásokkal és az előadók potenciáljával.

Rendszertípusok

Bármilyen feladat, például egy új termék létrehozása, majd értékesítése, elvégezhető projektmenedzsment tervvel vagy anélkül.

Az első lehetőség egy mátrix rendszer használatán alapul, amely meghatározza a projekt felelősét (menedzserét). Az igazgatónak fog beszámolni, csoportja pedig a különböző osztályok munkatársaiból áll, akik a projekt idejére mentesülnek a közvetlen munkavégzés alól. Az ilyen személyi változásokhoz csapatkohézióra, valamint a projekt céljainak és eredményeinek világos megértésére van szükség.

A második lehetőség azt feltételezi, hogy az egyik osztályvezetőt nevezik ki felelősnek. Minden projektfeladatot ennek az egységnek az alkalmazottai látnak el. De általában az alkalmazottak nem fogják teljesen megérteni ezt a feladatot, és további teherként fogják fel. Ennek eredményeként az időzítés és az eredmények kiszámíthatatlanok lehetnek.

Változatos projektek

A vállalatok a munkahelyi projekteket a kezdeményezések nem hagyományos módszereként használják, amely nem használható a napi működés során. Részesedésük a vállalatokban évről évre növekszik.

A projektek mindig különböznek egymástól, de van bennük valami közös. Ezek a korlátozott idő, a hozzáértő előadók keresése és a plusz pénz feltételei. A következő irányok különböztethetők meg:

1. Építészeti tervezés. A sikeres üzleti élethez mérnökök, tervezők, fogyasztók és befektetők részvétele szükséges. Feltűnő példa erre az amerikai feltaláló és építész, B. Fuller, akinek sikerült felkelteni az emberek érdeklődését, és kifejlesztett egy moduláris fürdőszobák modelljét. Ezek a helyiségek gazdaságos megoldást jelentenek, és ma is használják lakóépületek építésénél.
2. Koncepcionális látásmód. A lényeg, hogy olyan feltételeket teremtsünk, amelyek alkalmasak az új ötletek létrejöttére. Példa erre az Egyesült Államok telefontársaságaival folytatott projekt, amely a telefonfülkék megvédésének módját keresi a martalócoktól. A sok lehetőség közül egy rozsdamentes acél konstrukció mellett döntöttünk. Ma ez az elem a bejárati ajtón figyelhető meg.sok épületben.
3. Tervezés. Nagyon fontos a projekt végrehajtási sorrendjének felépítése. Például ennek a kritériumnak megfelelően a Yellowstone Nemzeti Parknak sikerült megvalósítania a csomópont főtervét és karbantartását.
4. Tárgyak építése. A munka középpontjában az építési normák és szabályok betartása, valamint az egyes szakaszok szisztematikus ellenőrzése áll. Az ellenőrző szerv hiánya az objektum előre nem látható sérülésekkel járó megsemmisüléséhez vezethet.

Mielőtt döntene valamelyik megközelítés mellett, szükséges a projekt minőségirányítási terve kidolgozása. Az orvosi berendezések vagy gyógyszerek gyártása során jobb a tervezési szakaszok minőségére összpontosítani. Abban az esetben, ha a készterméket egyik területről a másikra kell áthelyezni, például többszintes épületek légkondicionálása és fűtése, a hangsúly az ellenőrzésen van.

Sikertényező

A projektmenedzsment terv ma a sikeres eredmény szerves része. Létrehozása korábban a hagyományos termelési területekre (honvédelem, energia, építkezés) volt jellemző. Jelenleg ezt a megközelítést szinte minden második cég, vagy inkább az összes szervezet 45%-a alkalmazza. Ide tartoznak a pénzintézetek, amelyek szolgáltatásokat és árukat biztosítanak a vállalatnak.

Gyakran egy termékközpontú cég úgy érzi, hogy szisztematikusan módosítani kell az új vásárlói igényeknek megfelelően. Ebben az esetben létrehozásaprojektmenedzsment terv. Ma a legtöbb szervezet ezen a megközelítésen keresztül működik.

Tippek tervkészítéshez

A gyakorlatban sok vállalat erőfeszítései során nehézségekbe ütközik és csődbe megy. Például a Lockheed, amely megbukott az L-1011-es repülőgéppel, vagy a Deep Tunnel projekt, amelynek célja Chicago város csatorna-infrastruktúrájának növelése volt. A cégek nagy költségeket viseltek, igyekeztek megtartani azt, amit sikerült, és bizonyos mértékig eladni – a terméküket.

A kudarcok fő oka az volt, hogy nem valósult meg a projektmenedzsment terv részletes kidolgozása, és a cég vezetése teljes mértékben a végeredményre koncentrált, nem pedig a cél elérésének egymást követő szakaszaira.

A sikeres vállalkozás megvalósításához világos cselekvési sorrendet tartalmazó koncepciót kell kidolgozni, figyelembe véve a következő tippeket:

1. Tekintse meg a projektet harmadik féltől. Ez a technika lehetővé teszi, hogy objektíven felmérje, mi történik, új pillantást vethet a helyzetekre, megoldhatja a felmerült problémákat, és áttekintheti a költségeket;
2. Delegált döntéshozatal. Ez a megközelítés lehetővé teszi a projekt köztes céljainak megértését, többszörösére növeli a hatékonyságot;
3. Készítsen tartalék tervet. A felmerült problémák megoldásának további lehetőségei időt és pénzt takarítanak meg. És a koncepció több részre bontása közelebb viszi a befejezéshez.

A menedzsmentért felelős

Minőségirányítási tervEgy projekt akkor hatékony, ha a vezetője megfelel bizonyos kritériumoknak. Kockázatos vállalkozás olyan személy kiválasztása, aki képes elvégezni a szükséges tevékenységeket és új szintre emelni a céget. Azonban jobb, ha nem késlekedünk a probléma megoldásával.

A jelölt fő tulajdonsága a felelősség, ambíció, az emberek irányításának képessége és a magas szintű kompetencia. A gyakorlatban ez nem elég, mert neki is ismernie kell a munka tartalmát. A projektterv a legtöbb esetben szakaszokból áll:

• dokumentációfejlesztés;
• hatalom- és feladatmegosztás;
• munkaterv jóváhagyása;
• forgatókönyvek létrehozása váratlan helyzetekre.

Végül érdemesebb a motivált és önjelölt jelentkezőket előnyben részesíteni. Ez mutatja a vezető fő tulajdonságát: a képességet, hogy gyorsan hozzon komoly döntéseket.

Projektkockázatok

A kockázatkezelési terv egy strukturált rendszer a tényezők azonosítására, értékelésére és az azokra való reagálásra. A rendelkezésre álló és elfogadható előrejelzési normákból áll a forgatókönyv következményei szempontjából.

Az üzleti életben a kockázatkezelésnek több szintje van:

• megközelítések meghatározása és cselekvési terv kidolgozása;
• keressen olyan kockázatokat, amelyek megváltoztathatják a projekt eredményét;
• minőségi és mennyiségi kockázatértékelés;
• módszerek és eljárások kidolgozása a lehetséges fenyegetések csökkentésére;
• a projekt teljes ciklusa végrehajtásának nyomon követése.

Források

Befolyásolhatja a koncepció végeredményének növekedését, valamint csökkentheti a munka költségeit és időzítését, ha modern technológiákat, képzett munkatársakat és pénzügyi forrásokat választ a feladat elvégzéséhez. Az alkalmazott technológiák és a projekt erőforrás-gazdálkodási terve a vállalat sikerének kulcsfontosságú eszköze.

A kulccsal együtt további eszközök is szükségesek a kulcs kezeléséhez. Például olyan szerződéseket köthetnek velük, amelyek lehetővé teszik a szükséges erőforrások megfelelő időben történő bevonását. A hajók tulajdonítják a személyzetirányítási rendszert és magát a koncepciót, az összes résztvevő információs interakciójának kialakítását.

Értékelés

A projektmenedzsment tervek elemzése két elemből áll: a struktúra értékelését és a megvalósítás mértékének vizsgálatát. Elemzésre van szükség annak megértéséhez, hogy a koncepció mennyire hatékony a befektetett erőforrások tekintetében.

Az első elem tartalmazza az alkalmazottak értékelését a mutatókról, a feladatokról és a munka végső eredményeiről. Itt kiigazításokat végeznek a jövőbeni munkafolyamathoz. Minden további folyamat a teljesítményelemzés elemhez kapcsolódik, amelyben az elvégzett munka rögzítésre kerül és előrejelzések készülnek.

A legtöbb cég koncepciókritérium-értékelési rendszert használ, ahol a költségeket, a munka időtartamát és azok minőségét értékelik. Ha valamelyik kritérium nem teljesül, akkor projekt változáskezelési terv készül. Ebben az esetben a mutatók, feladatok értékeinek felülvizsgálata történikmódosítás alatt.

Az elemzés utolsó szakasza az elért eredmények összehasonlítása a tervezettekkel.

Előre nem látható körülmények

A projektmenedzsment terv megvalósításában fontos szerepet játszik az igazgató higgadtsága az előre nem látható helyzetekben és a felmerülő problémák megfelelő megítélése.

A problémák fő oka ennek a tulajdonságnak a hiánya a vezetőben és az időhiány, hogy mérlegelje egyes döntések következményeit. Előfordulhat, hogy a munka legelején megjelenő megoldatlan feladatokat nem lehet megoldani, ami határidők elmulasztásához vagy felesleges gazdasági költségekhez vezet. Ugyanakkor a félelem és a bizonytalanság a vezetés tevékenységében gyorsan átterjedhet az egész munkacsoportra. Ez pszichológiai viselkedés. Ezért nagyon fontos, hogy egy vezető koncentráljon, és ne veszítse el önuralmát az érzelmek elrejtésével.

A projekt sokoldalúsága

Bármely projektmenedzsment terv sok feladatot igényel egyidejűleg. Ugyanakkor minden kérdésre pontosan és részletesen kell válaszolni. Minden felbukkanó árnyalat meghatározza magának a projektnek a sorsát. A kockázatmegelőzés kérdését elsősorban a szakemberek hozzáértő megközelítése oldja meg.

A sikeres projekt megvalósításához figyelnie kell a feladatok elvégzésének sebességét, figyelmet kell fordítania a részletekre, át kell ruháznia a munkát kollégáira, és értékelnie kell annak minőségét a projekt elindításának minden szakaszában.

Figyelem a részletekre

Piacelemzés, SWOT elemzés, cash flow számítás ésegyéb kulcsmutatók a projekt hatékonyságának növelését szolgálják. A projektmenedzsment üzleti terv nemcsak a megvalósítandó vállalkozás típusát határozza meg, hanem bevételi és kiadási előrejelzéseket is tartalmaz. A következő elemeket tartalmazza:

• üzleti leírás;
• marketingstratégia;
• versenytársak értékelése;
• műveleti eljárások;
• személyzet.

Terv egészében

A projekt minden alkalmazottja egyetlen egész részeként működik, mert a végeredmény az ő tetteiktől függ.

Minden résztvevő a saját felelősségi körén belül befolyásolja a munkacsoport szellemiségét és általában a munka hatékonyságát. A menedzsmentben fontos, hogy ne a kitűzött feladatok végrehajtásáért kampányoljunk folyamatosan a szükséges teljesítménymutatók elérése érdekében, hanem hogy minden résztvevő érezze fontosságát a közös ügyben.