A projekt tervezése A folyamat szakaszai és jellemzői, a terv kidolgozása és elkészítése

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A tervezés során minőségi és mennyiségi döntések születnek a szervezet céljainak hosszú távú elérése érdekében. Sőt, egy ilyen munka során lehetőség nyílik az optimális utak pontos meghatározására. A projekttervezés egy pontos séma kidolgozása, amely szerint a szervezet fejlesztése történik. Ez lehetővé teszi, hogy átgondolja az összes részletet, válassza ki a problémák megoldásának módjait és elérje céljait. Az ilyen munkák elvégzésének módjáról később lesz szó.

Időpont egyeztetés

A projekttervezés fontos folyamat az üzletvezetésben. Rendkívül fontos, ezért ma szinte minden cég végzi ezt a munkát. Ez némi időt és erőforrást igényel, de megtérül.

A tervezés minőségétől a projektmenedzsmentigtovábbi végrehajtásuktól függ. Egy ilyen eljárás során megtörténik a kezdeményezés, melynek során jóváhagyják a chartát, a résztvevők nyilvántartását, és kiválasztják a továbbfejlesztés stratégiai irányát.

Először a fő műveletek sorrendjét dolgozzuk ki. Jóváhagyásuk után a részleteket kidolgozzák.

A jövőbeli projekt koncepciójának és előrehaladásának fő szakaszainak felvázolása után a vezetőség képes lesz minden szakaszát korrigálni, kiválasztani a kitűzött célok elérésének legjobb módjait.

A projekttervezés fontos folyamat a menedzsmentben. Lehetővé teszi, hogy utólag figyelemmel kísérje, időben korrigálja a mozgást a fejlődés útján. A tényleges mutatókat a tervezettekkel hasonlítják össze, ami információkat szolgáltat a tervezett feladatok végrehajtásának mértékéről. A monitoring során figyelembe veszik a folyamatosan frissülő külső és belső forrásokból származó információkat. A tervben rögzített feltételek, feltételek és mutatók változhatnak, mivel meg kell felelniük a valós helyzetnek.

A tervezés közvetlenül érint minden projektmenedzsment folyamatot. Ezért minden szervezet elvégzi. Lehetetlen bármit is irányítani, ha nincs egyértelműen meghatározott cselekvési sorrend. Ezek a szakaszok olyan feladatok, amelyek végrehajtása a cél eléréséhez vezet. Ha valami a tervek szerint kezd elromlani, a menedzser azonosítja az ilyen jelenségek okait, és döntéseket hoz az adott körülmények között megfelelő cselekvésről.

A tervezési folyamat a projekt életciklusának kezdeti szakasza. Anélkül lehetetlenelérje a kívánt eredményt.

Feladatok tervezése

A projekt céljainak megtervezése magában foglalja egy olyan feladatrendszer kialakítását, amely a lépésekhez hasonlóan elvezet a megvalósításukhoz. A bemutatott munka lehetővé teszi, hogy már a munka megkezdése előtt meghatározza, hogy a kiválasztott tevékenység hoz-e nyereséget. Minden befektető arra törekszik, hogy pénzeszközeit a legjövedelmezőbb, legjövedelmezőbb projektbe fektesse be. Lehetőség van a jövőbeni tevékenységek főbb paramétereinek, eredményeinek felvázolására, ezek elérésére megfelelő, reális módok megválasztására a tervezés során.

A produktív működéshez a szervezetnek számos kihívással kell szembenéznie. Ha a számítások során kiderül, hogy az ilyen tevékenységek eredménye negatív (a vállalat veszteséget szenved), nem elég magas, meg kell határozni a jelenség okait. Bizonyos módosításokkal növelhető a projekt eredményessége. Módosítások a feladatok végrehajtásának minden szakaszában történhetnek. Ezek a következők lehetnek:

• Részletezés, a tervezés céljának (vagy céloknak) tisztázása, a rendezvény kívánt eredményének meghatározása.
• A jövőbeni munka terjedelmének és összetételének meghatározása.
• Becsülje meg az egyes szakaszok időpontját.
• Számítsa ki a projekt költségvetési költségét.
• Hozzon létre ütemtervet, és számítsa ki az egyes fázisok költségvetését.
• Az erőforrásigény meghatározva. A számítás a projekt minden egyes fázisára és a szervezet ilyen irányú tevékenységeinek egészére történik.
• Logisztikai terv folyamatban.
• Kockázatértékelés folyik, módszertan készül a veszélyes helyzetek esetén történő helyes reagálásra.
• Az esemény részleteit részletesen ismertetjük a befektetővel.
• A részleteket a folyamat minden résztvevőjével egyeztetjük.
• A munkavégzésért és a rábízott feladatok ellátásáért a felelősség megoszlik a végrehajtók és a vezetők között.
• A tervezett interakciók és vezetői tervezési eljárások pontosítás alatt állnak.

A projektmenedzsment és a projekttervezés szorosan összefügg. Csak a kitűzött feladatok következetes, a váll alt határidőn belüli és maradéktalan teljesítése garantálhatja a cél elérését, a társaság tevékenysége során nyereséget.

Fő folyamatok

A projekttervezés szervezése során számos kötelező és választható műveletet hajtanak végre. A szervezet tevékenységétől függetlenül alkalmazzák ezeket az átfogó stratégiai jövőkép kialakítása során. A kötelező folyamatok közé tartoznak a következők:

• Az összes tervezett feladat leírása és további dokumentációja, a projekt tartalma.
• A projekt fő szakaszainak meghatározása, azok későbbi részletezése.
• Becsült becslés készítése. A projekt befejezéséhez szükséges összes erőforrás teljes költsége kiszámításra kerül.
• Lépésről-lépésre akcióterv készítése, melynek megvalósítása elvezet a céljainak eléréséhez.
• Leírja a munka sorrendjét.
• Műszaki jellegű függőségek, valamint az elvégzett munkára vonatkozó korlátozások.
• A szükséges idő kiszámításaaz egyes munkaszakaszok befejezése, a munkaerőköltségek és egyéb erőforrások meghatározása, amelyekre a gyártási ciklus egyes szakaszaiban szükség lesz.
• Az erőforrások típusának, halmazának és mennyiségének meghatározása.
• A munka tényleges ütemezésének jelzése, ha korlátozottak az erőforrások.
• Hozzon létre költségvetést, és kapcsolja össze a becsült költségeket az egyes munkatípusokhoz.
• Kész terv létrehozása.
• Egyéb kutatómunka eredményeinek összegyűjtése a tervezés során, a tervezett értékek egy dokumentumban történő elhelyezése.

A projekt tervezése és fejlesztése során ezek a tevékenységek kötelezőek.

Kiegészítő eljárások

A projekt megvalósításának tervezése során előfordulhat, hogy bizonyos folyamatokra nincs szükség. A menedzser csak akkor veszi fel őket az általános listába, ha szükség van rájuk. Ezek a támogató folyamatok a következőket foglalják magukban:

• Minőségi szabványok tervezése, azok maximális megengedett tartományának meghatározása. A késztermék jellemzőinek kívánt szintjének elérésének módjait is tárgyaljuk.
• Tervezés a szervezés területén, amely magában foglalja a funkcionális kompetenciák, a felelősségek és az alárendeltség elosztását a projekt valamennyi résztvevője között.
• A megfelelő szintű képesítéssel, munkatapasztalattal rendelkező személyzet kiválasztása, akiknek tevékenysége lehetővé teszi a projekt mielőbbi megvalósítását. Bizonyos esetekben szükség van egy jól koordinált csapatmunka kialakítására.
• A tagok biztonságát szolgáló kommunikáció kialakításaprojekt a szükséges információkkal.
• A projektkockázatok típusainak azonosítása, értékelése és dokumentálása. Ez lehetővé teszi a bizonytalanságok azonosítását és kiküszöbölését már a tervezési szakaszban, hogy felmérje a projektre gyakorolt lehetséges hatásuk mértékét. Ebben a szakaszban a kiválasztott stratégia végrehajtása során kialakuló helyzet alakulására kedvező és kedvezőtlen forgatókönyvek egyaránt számítanak.
• Logisztikai eljárások tervezése. Pontosan elő van írva, hogy milyen alapanyagokat, egyéb szükséges anyagokat, erőforrásokat vásárolnak külső szervezetektől, milyen mennyiségben és milyen gyakorisággal történik a szállítás.

A projektfolyamatok tervezése során más tevékenységekre is szükség lehet. Ez attól függ, hogy milyen célokra törekszik a szervezet a munkája során.

Tervezési lépések

A projekttervezésnek 4 fő szakasza van. A Booz Allen & Hamilton tanácsadó cég ajánlotta fel őket.

A szabványos tervezési modell a következő:

1. szakasz. Célok kialakítása

Kétféle célt tűztek ki. Lehetnek formálisak vagy valódiak. Az első esetben kritériumokat terjesztenek elő a projekt hasznosságának meghatározására. A formális célok a vezetők motivációjából fakadnak. A valódi célok azok a módok, amelyekkel a formális célokat el lehet érni.

2. lépés: Problémaelemzés

A tervezés ezen szakaszában kerül meghatározásra a szervezet valós helyzete. Ezután előrejelzés készül a jövőbeni állapotáról. EzutánA meglévő problémák azonosítása történik, aminek érdekében célrendszereket állítanak szembe a prediktív elemzés eredményeivel. Ez lehetővé teszi a problémák strukturálását a végén.

3. szakasz. Alternatívák keresése

Ezek olyan megoldások, amelyek kölcsönösen kizárják egymást.

4. szakasz. Alternatívák értékelése

Az egyes létező forgatókönyvek elfogadhatóságát meghatározták. Az egyes döntések hatékonyságát és kockázati fokát értékelik, majd megfelelő döntést hoznak. Az optimális alternatívának nemcsak gyakorlatilag megvalósíthatónak, hanem legálisnak is kell lennie, lehetővé téve, hogy a lehető legközelebb kerüljön a célhoz. Ugyanakkor figyelembe veszik a meglévő idő-, erőforrás- stb. korlátozásokat.

Területi, ipari vagy más típusú tervezési projekt készítésekor feltétlenül alkalmazza azt a jövőben is, hogy összehasonlítsa a valós eredményeket a tervezettekkel. Ez lehetővé teszi, hogy irányítsa a közös cél felé haladást, és időben hajtsa végre a megfelelő módosításokat.

Ütemezés

Érdemes megjegyezni, hogy a projekt ütemezése kissé eltérő sémán alapul. 5 fő szakaszt emel ki:

1. Munkák meghatározása és listába írása. Egyes esetekben a menedzserek hibákat követnek el, amikor nem sorolják fel az összes folyamatot egyszerre. Ennek a jelenségnek a kizárására a soron következő munka meghatározása során javasolt a szekvenciális bontás módszerét alkalmazni.
2. Minden kiválasztott pozícióhoz meghatározásra kerül a sorrend és az időtartam. Attól függ aa készülő munka technológiai jellemzői. Ehhez a dekompozíciós technikát is alkalmazzák, amelyet szakértői értékelések egészítenek ki. Ez lehetővé teszi az egyes műveletek tervezett időtartamának pontos meghatározását. Ehhez használhatja az ötletbörze technikát, amely lehetővé teszi a technológia jellemzőinek különböző nézőpontokból történő mérlegelését.
3. Meghatározza az erőforrások típusát és elérhetőségüket. Ez lehet pénzügy, anyagok, munkaerő, információ stb. Az elvégzett munka ütemezése összefügg a logisztikai, finanszírozási stb. ütemezéssel. Minden szakasznak össze kell kapcsolódnia, folyamatos folyamatot kell alkotnia. Ezzel elkerülhető a gyártási folyamat megszakítása. Ugyanakkor a szűkös erőforrások külön mérlegelést igényelnek. Nagymértékben meghatározzák a soron következő munkák teljes spektrumának időtartamát és sorrendjét.
4. A korlátozások kívülről vannak beállítva. Ide tartozik a termelés szezonalitása, a berendezési kellékek gyárthatósága és egyéb külső tényezők.
5. A projektmenedzsment során felmerülő kockázatokra reagáló rendszer készül. A projekttervezés ezek elemzésével kezdődik. A legvalószínűbb és legveszélyesebb fenyegetésekre megfelelő válaszintézkedéseket dolgozunk ki.

Tervezési alapelvek

Az üzleti projekt tervezése során a menedzsernek be kell tartania bizonyos elveket. A főbbek:

• Céltudatosság. A projekt megvalósítása világos, végső célt követ, anélkül, hogy jelentéktelen feladatokra permeteznénk.
• Szisztematikus. A jövőbeli projektmenedzsmentnek holisztikusnak és átfogónak kell lennie. Ugyanakkor figyelembe veszik fejlesztésének és összeállításának jellemzőit. Egyes esetekben egy projektet alrendszerekre lehet bontani. Rokon is lesznek. Ugyanakkor az egyik rendszer változása egy másik struktúra változását vonja maga után. A projekt több részre bontása lehetővé teszi az elemek belső kapcsolatainak, kölcsönhatásainak nyomon követését, a leghatékonyabb szerkezet kiválasztását. A projekt megvalósításának értékelése ebben az esetben minőségi és mennyiségi folyamatok szempontjából is megadható.
• Bonyolultság. A jelenségeket kapcsolatuk és függőségük szempontjából vizsgáljuk. Ehhez a menedzsment különböző módszereit és megközelítéseit alkalmazzák.
• Biztonság. A projektmunka tervezése során a tervek szerint minden tevékenységet a szükséges erőforrásokkal kell ellátni.
• Prioritás. A projekt kidolgozása során a fő figyelmet a fő, legfontosabb feladatok kapják. Meghatározásuk a jövőbeni fejlesztés általános koncepciójától függ.
• Gazdasági biztonság. Kiszámításra kerül a tervezett esemény nem teljesülése esetén a szervezetnél felmerülő veszteségek és veszteségek mértéke. A kockázatokat egyáltalán nem lehet elkerülni, de ezeket fel kell mérni, és meg kell indokolni az ilyen irányú döntéseket.

A projekt felépítése

A projektmunka tervezése során szükséges a strukturálás. A munka hierarchikus sorrendje magában foglalja a teljes projekt külön részekre bontását. Ez lehetővé teszi a komplexumok különböző szinteken történő részletezését. Ilyenmegközelítés leegyszerűsíti a folyamatkezelést.

A strukturálás lehetővé teszi a következőket:

• Határozza meg a munka hatókörét a köztes típusú célok elérése érdekében.
• Irányítsd a projekt előrehaladásának mértékét, értékeld az összes célja elérésének lehetőségét.
• A jelentéskészítés az optimális struktúra szerint történik.
• A mérföldkövek a projekt előrehaladásának mérésére vannak beállítva.
• A felelősség megfelelően oszlik meg az előadók között.
• Minden csapattag objektív, érthető tájékoztatást kap a projekt céljairól és célkitűzéseiről.

Strukturálási hibák

Egyes vezetők hibákat követnek el a strukturálás során, ami negatívan befolyásolja a célok elérését. A főbbek a következők:

• A strukturálási szakaszt általában kihagyják. A menedzser egyenesen a jelenlegi időszak problémáira keres megoldást.
• Csak szervezeti egységeket használunk, végtermékeket vagy erőforrásokat nem alkalmazunk.
• A strukturálás nem fedi le a teljes projektet.
• A szerkezeti elemek ismétlődnek.
• Nincs a struktúrák integrációja a projektdokumentáció elkészítésének és a pénzügyi beszámolókészítés sajátosságainak megfelelően.
• A szerkezet túl- vagy alulrészletezett.
• A projekt egyes elemei nem dolgozhatók fel számítógépen.
• Az immateriális végtermékek (szolgáltatások, szolgáltatások stb.) nem kerülnek figyelembevételre.

A strukturálás okai

A projekttervezés felelősségteljes munka. A strukturálást helyesen kell elvégezni. Ezt a következő indokok alapján hajtják végre:

• A létrehozandó projekt életciklusának időszakai.
• Az osztályok szerkezetének jellemzői.
• Az eredmény összetevői, amelyeket a projekt befejezése után kapunk.
• A cég munkájának folyamata, funkcionális elemei.
• Az objektumok földrajzi elhelyezkedése.