Készpénzes dokumentumok: regisztráció, ellenőrzés, tárolás. Az elsődleges pénztárbizonylatok kiállításának eljárása

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A készpénzes bizonylatok olyan papírok, amelyeket jogi személy vagy egyéni vállalkozó pénzmozgásával kapcsolatban állítanak ki. Űrlapjaikat az Állami Statisztikai Bizottság hagyja jóvá. Nézzük tovább, milyen készpénzes dokumentumokat használhatnak fel a vállalkozások.

Rendelések

Elsődleges készpénzes dokumentumokként működnek. A rendelések lehetnek bejövő és kimenőek. Az elsőt a készpénz beérkezésekor alkalmazzák. Az átvételi utalványt a számvitelért felelős tisztviselő egy példányban állítja ki, és Ch. könyvelő vagy erre felhatalmazott tisztviselő. Felelős tisztségviselők hiányában a jogi személy vezetője vagy maga az egyéni vállalkozó záradékolhatja az elsődleges pénztárbizonylatokat. A jóváírásról szóló bizonylatot az arra jogosult személyeknek (könyvelő és pénztáros) alá kell írni, bélyegzővel (pecséttel) hitelesíteni. Ezenkívül be van jegyezve a megfelelő folyóiratba. A nyugtát az a személy kapja, aki a pénzt letétbe helyezte. Maga az átvételi utalvány a pénztárban marad. A kiadási papírt készpénzkibocsátáskor kell kitölteni. El kell mondani, hogy a készpénzes bizonylatokat akkor állítják össze, ha a vállalkozás mind a hagyományos információfeldolgozási módszereket, mind a BT-eszközöket használja. A kimenő megbízást, akárcsak a bejövőt, 1 példányban adják ki. A felhatalmazott személyeknek is jóvá kell hagyniuk, és be kell jegyezniük a megfelelő naplóba.

Töltelék

Hogyan kell kiállítani a fent említett pénztárbizonylatokat? A kitöltés a következőképpen történik:

1. A "Alap" sor üzleti tranzakcióra utal.
2. A "Beleértve" oszlopban az áfa összege szerepel. Számokkal van írva. Ha a szolgáltatások, az áruk vagy a munka nem adóköteles, akkor a sorban az „áfa nélkül” látható.
3. A "Függelék" sorban fel kell tüntetni a kísérő és egyéb dolgozatokat, feltüntetve azok összeállításának dátumát és számozását.
4. A "Hitel, alosztály kódja" oszlopban fel kell tüntetni a szerkezeti osztály megfelelő megjelölését, amelyhez a pénzeszközöket kapják.

Regisztráció

A készpénzes bizonylatokat külön naplóban kell rögzíteni. Regisztrálja mind a bejövő/kimenő rendeléseket, mind az azokat helyettesítő papírokat. Ez utóbbiak közé tartoznak például a bérjegyzékek, a pénzeszközök kiadására irányuló kérelmek, számlák és egyebek. Figyelembe kell venni ugyanakkor, hogy a bérszámfejtésre kiadott költségelszámolásokat a munkabérre és az azzal egyenértékű egyéb összegekre vonatkozóan a kifizetések kiadását követően kell nyilvántartásba venni.

Pénztár

A készpénz kibocsátásának és átvételének elszámolására szolgál. A könyv számozott, befűzött és pecséttel hitelesített, mely az utolsó oldalon van elhelyezve. Itt is rögzítésre kerül a lapok számának feltüntetése. Az utolsó old alt alá kell írni. könyvelő és üzletvezető. A könyv minden lapja 2 egyenlő részre van osztva. Az egyiket (vízszintes vonalzóval) első példányként, a másikat második példányként kell kitölteni. Ez utóbbit hátulról és elülső oldalról karbonpapírral adják ki. Mindkét példány azonos számmal van számozva. Az előbbiek a könyvben maradnak, míg az utóbbiak leválaszthatók. Ez utóbbiak jelentéskészítő pénztárbizonylatokként működnek. Az aktuális nap összes műveletének végéig nem jönnek le. A bejegyzések az első példány elején az „Egyenleg a nap elején” oszlop után kezdődnek. Töltés előtt a lapot a tépővonal mentén össze kell hajtani. A levágott rész a könyvben maradó alá kerül. Az „Átvitel” utáni információk megadásához a letéphető oldal a második példány elülső oldalára kerül. A bejegyzések az elválaszthatatlan rész hátoldalán lévő vízszintes vonal mentén folytatódnak.

További dokumentumok

A készpénzes tranzakciók különféle papírokkal regisztrálhatók. Az egyik ilyen például az előzetes jelentés. Azon pénzeszközök elszámolására szolgál, amelyeket adminisztratív és üzleti költségek fedezésére adnak ki a számlavezetőknek. Hogyan készülnek az ilyen dokumentumok? Az ilyen típusú készpénzes tranzakciókat közvetlenül a jelentéstevő gazdálkodó egység számolja el, ésSzintén könyvelő. Az előzetes jelentések papíron vagy számítógépes adathordozón készülnek. A készpénzes dokumentumok nyilvántartása szigorúan a szabályoknak megfelelően történik. Minden űrlap egy példányban van kitöltve. Ennek hátoldalán az elszámoltatható személy feltünteti a felmerült kiadásokat igazoló papírok listáját. Ilyenek például az utazási igazolás, a fuvarlevelek, a csekkek, a nyugták stb. Itt a tárgy a kiadások összegét jelzi. A jelentéshez csatolt dolgozatokat a felsorolás sorrendjében kell számozni. A pénztárbizonylatok ellenőrzését a számviteli osztály munkatársai végzik. A dolgozók különösen a pénzeszközök célzott felhasználását, a benyújtott igazoló dokumentumok hiánytalanságát, azok kitöltésének és az összegek kiszámításának helyességét ellenőrzik. A hátoldalon a könyvelésre átvett költségek láthatók, amelyek terhelésén szerepelnek.

Fontos árnyalatok

A devizára utaló adatokat (elöl az 1a oldal, hátul a 6. és 8. oszlop) csak akkor kell kitölteni, ha a számlavezető nem rubelben kap pénzt. Az igazolást követő előzetes jelentést a vállalkozás vezetőjének vagy az általa megbízott személynek jóvá kell hagynia. Csak ezután veszik figyelembe. Ha az előleget nem használták fel maradéktalanul, az elszámoltatható egyenleget visszaküldi a pénztárnak. Ezzel egy időben a nyugtarendelés is kitöltésre kerül. A pénzeszközök leírása a jóváhagyott jelentés információi szerint történik.

Bérjegyzék

A készpénzes bizonylatok kifizetése a vállalkozás alkalmazottainak fizetésének kiszámításakor és kifizetésekor történik. A számviteli osztály a megfelelő kimutatást 1 példányban készíti el. A bérek elhatárolása a tényleges ledolgozott idő, kibocsátás stb. elszámolására szolgáló elsődleges dokumentációban szereplő információk alapján történik. A „Felhalmozott” sorok az összegeket a bérjegyzékből származó kifizetések típusainak megfelelően jelzik. Ide kell sorolni a munkavállalónak nyújtott, a vállalkozás nyeresége terhére visszafizetett és az adóalapba beszámítandó egyéb jövedelmeket (tárgyi és szociális juttatások) is. Ezzel egyidejűleg megtörténik a munkabérből történő levonások kiszámítása és a munkavállalónak átadandó összeg megállapítása. A kimutatás fedőlapján a dolgozóknak fizetendő végösszeg szerepel. A munkabér kiadására vonatkozó engedélyt a vállalkozás vezetőjének kell aláírnia. Ennek hiánya esetén ezt az okmányt erre felhatalmazott alkalmazott állítja ki. A kimutatás végén a letétbe helyezett és kiadott bérek összege kerül feltüntetésre. Az alkalmazottaknak történő pénzeszközök kifizetésére megállapított időszak után a 23. oszlopban azon munkavállalók neveit, akik nem kaptak pénzt, „Befizetés” jelzéssel kell ellátni. A kiállított összegről költségelszámolást készítenek. Sorszámát és kitöltésének dátumát az utolsó lapon lévő bérjegyzékben kell feltüntetni.

Súgó-jelentés

Ez a dokumentum a KKM-mérők leolvasását és a műszakonkénti (munkanapi) bevételt tartalmazza. Súgó-jelentés naponta 1 példányban kitöltésre kerül. A pénztárosnak alá kell írnia és át kell adnia a vezető tisztségviselőnek(a cég vezetője). Ezzel egy időben a nyugtarendelés is kitöltésre kerül. Kis cégeknél a pénzt közvetlenül a gyűjtőknek adják át. Készpénz átutalásakor a bank vonatkozó készpénzbizonylatait kitöltik. A műszakonkénti (munkanapi) bevétel a nap eleji és végi összegző számlálók mutatói alapján kerül megállapításra. Ezzel egyidejűleg levonják a fel nem használt csekken az ügyfeleknek visszaadott összegeket. A megállapított bevételt az osztályvezetők igazolják. A jelentésben szereplő pénzeszközök könyvelésekor a vezető pénztáros, valamint a vállalkozás vezetője aláír. A referenciajelentés szolgál alapul az összevont „KM-mérők leolvasására és a társaság bevételére vonatkozó információk” összeállításához.

Jegyzői folyóirat

Ez a bizonylat a vállalkozás minden egyes KKM-ére vonatkozó készpénz-kiadás és készpénzbevétel elszámolásához szükséges. A napló a mérőállások ellenőrző és nyilvántartási jegyzőkönyveként is működik. Ez a dokumentum befűzve, számozott és Ch. aláírásával lepecsételt. könyvelő, cégvezető, valamint adóellenőr. A folyóirat a vállalkozás pecsétjével is hitelesített. Minden bejegyzést a pénztáros végez el minden nap. A készpénzes bizonylatok kiállításának eljárása nem teszi lehetővé a törlést és a törlést a naplóban. Minden elvégzett javítást meg kell egyezni, és a felhatalmazott személyek aláírásával kell hitelesíteni. Ha a leolvasott értékek megegyeznek, a munka kezdetén az aktuális műszak naplózása történik. Ezeket az adatokat az ügyeletes ügyintéző és a pénztáros aláírásával kell igazolni. A 15. sor a beírt összegeket mutatjaaz ügyfelek által visszaküldött csekkeket. Az erre vonatkozó információk a vonatkozó törvényből származnak. Ugyanebben az oszlopban látható a műszak alatt kinyomtatott nulla csekk száma. Az üzemeltető a munkanap végén zárójelentést készít a műszakról, és ezzel átadja a befolyt bevételt. Ez létrehoz egy bejövő rendelést. A mérőleolvasások leolvasása után ellenőrizzük a bizonylatok tényleges mennyiségét, és ennek megfelelő bejegyzést készítünk a naplóba. A vezető (ügyeleti ügyintéző), vezető pénztáros és pénztáros aláírásával igazolja. Az ellenőrző szalagon feltüntetett összegek és a bevétel összege közötti eltérések esetén az eltérés okát azonosítják. A talált feleslegeket vagy hiányokat a napló megfelelő soraiban rögzítjük.

A KKM-mérők leolvasási és bevételi adatai

Az aktuális műszak összefoglaló jelentésének elkészítésére szolgálnak. Ezek az adatok a szavazatszámláló naponta összeállított nyilatkozatának mellékleteként szolgálnak. A jelzésekre és a bevételekre vonatkozó adatok egy példányban készülnek. A kiadási és átvételi utalványokkal, a pénztárosok igazolásaival-jelentéseivel együtt a következő műszakig átkerülnek a vállalkozás számviteli osztályára. A pénztárbizonylatok mintája, a mérőállásoknak megfelelően, minden pénztárgépnél a munkanap elején és végén tartalmazza a bevétel számítását. Ugyanakkor egyebek mellett fel van tüntetve annak osztályok szerinti megoszlása is. Ez utóbbit a vezetők aláírásával kell megerősíteni. A kitöltött táblázat végén az összes pénztárgép számlálóinak leolvasása szerint jelennek meg az eredmények, ill.a társaság bevételét a pénzeszközök osztályok szerinti elosztása is összegzi. A törvényeknek megfelelően a visszaküldött csekken az ügyfeleknek kiállított teljes pénzösszeg feltüntetésre kerül. Ez az összeg csökkenti a vállalat teljes bevételét. A tájékoztatást a vezető pénztárosnak és a vállalkozás vezetőjének alá kell írnia.

Töltési javaslatok

A készpénzes bizonylatok elkészítésekor be kell tartania a jogalkotási és egyéb szabályozási aktusokban meghatározott eljárást. Ezen kívül van néhány meglehetősen egyszerű szabály, amelyek betartásával elkerülhetők a pontatlanságok a papírok kitöltésekor:

1. A szavakban megadott összeget mindig nagybetűvel kell írni. Ebben az esetben a fillérek számokkal írhatók. Például: Tizennyolcezer rubel 10 kopecks.
2. A papírmunka kézzel vagy technikai eszközökkel (például számítógéppel) is kitölthető.
3. A szabályozási aktusok lehetővé teszik a készpénzes dokumentumokban szereplő információk módosítását. Számos követelménynek azonban teljesülnie kell. A hibás bejegyzést óvatosan egy vonallal át kell húzni. A helyes információ mellette vagy (ha lehetséges) felette van feltüntetve. Itt is érdemes utóiratot készíteni: "Hisz javítva", "Az áthúzott érvénytelen" vagy "Igaz". E bejegyzés mellett a ch. könyvelő és a szervezet vezetője (vagy egyéni vállalkozó).
4. Ha foltok, törlések, elkenődések "vonással" és más hasonló korrekciós módszerek vannak, a dokumentum érvénytelennek minősül.

További szabályok

A készpénzes dokumentumok tárolása a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően 5 évig történik. Ennek az időszaknak a számítása az irodai munkavégzés időtartamát követő év január 1-jén kezdődik. Ez a szabály általánosnak tekinthető. A bérszámfejtésre külön eljárást alakítottak ki. Ha az alkalmazottak nem rendelkeznek személyes számlával, akkor ezeket a papírokat 75 évig őrzik a vállalkozásnál. Ennek az időszaknak a lejártával az összes dokumentum átvihető az archívumba vagy megsemmisíthető, ha nincs bírósági ügy, nézeteltérés vagy vita. A papírokkal való munka során a következő szabályokat kell betartani:

1. A dokumentumok kapcsokká formálását minden napra legkésőbb a következő munkanapon vagy az első szabadnapon kell elvégezni.
2. A papírok archívumba adása előtt leltárt kell készíteni.
3. Az ügyek kialakításának ellenőrzését vagy a pénztáros, vagy a vállalkozás közvetlen vezetője végzi.
4. A kapocs létrehozása során a papírok a számlaszámok növekvő sorrendjében gyűjtésre kerülnek (először terhelésen, majd jóváíráson).

A készpénzes dokumentumok biztonságáért a vállalkozás vezetőjét terheli a felelősség. A fenti szabályok be nem tartása esetén a szabálysértővel szemben közigazgatási bírság szabható ki pénzbírság formájában. A bírság összegét a jogszabályoknak megfelelően állapítják meg.

Következtetés

Megtartása készpénzes dokumentációt meglehetősen felelősségteljes munkának tekintik. A papírok kitöltését teljes felelősséggel kell megközelíteni. A pénztárbizonylatokat különféle adatok összesítése, beszámolókészítés, könyvelés során használjuk. Ebben a tekintetben a tranzakciók rögzítésének kezdeti szakaszában elkövetett hibák komoly torzulásokhoz vezethetnek a végleges dokumentumokban. A készpénzes dokumentumok feldolgozásáért felelős munkakörbe kinevezett munkavállalónak megfelelő ismeretekkel és tapasztalattal kell rendelkeznie. Emlékeztetni kell arra, hogy az üzemeltető által kitöltött összes papírt vezető tisztviselők felülvizsgálják, és a vállalat vezetője jóváhagyja. Különös figyelmet kell fordítani a dokumentumok nyilvántartására. A folyóiratokba, könyvekbe való bejegyzéseket a szabályoknak megfelelően időben kell megtenni. Mivel a jelentések elkészítéséhez készpénzes dokumentumokat használnak, az ezekben lévő összes javítást szigorúan meghatározott sorrendben hajtják végre. A megállapított szabályok be nem tartása esetén a papírok érvényüket vesztik, a bennük lévő információkat a cég a további vezetői munkában nem tudja felhasználni.