A projekt koncepciója: példák

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden üzletben a legfontosabb, hogy jól kezdjük. Ez az állítás teljesen igaz a ma népszerű projektmenedzsmentre. Hol kezdjem a projektet? Mi az a projekt koncepció? Ebben a cikkben a példákat és az e kérdések megválaszolására szolgáló elméleti alapot javasoljuk megfontolni.

Projekt és termék életciklusa

Minden projekt irányítása nagymértékben függ életciklusának szakaszaitól.

A fejlesztés bizonyos fázisain áthaladva a projekt módosul, és új ellenőrzési és irányítási formákat igényel. Figyelembe kell venni, hogy egy projekt életciklusa nem esik egybe a folyamatban vagy a megvalósítás eredményeként létrejött termék életciklusával. A termék attól a pillanattól kezdődik, amikor minden alkatrésze létrejön, és egyetlen tárggyá egyesíti, amely megvalósítható vagy felhasználható a tulajdonos javára. Ezzel elkészíthető a termék:

• a projekt eredményeként (ha ez az egyik célja);
• megvalósítása folyamatában (ha a termék valamelyik célja elérésének egyik állomása);
• kezdés előtt (ha ennek megléte a projekt megvalósításának feltétele);
• befejezés után (ha nem ez a cél).

Így a projekt és a termék "mentőövei" keresztezik egymást vagy nem, de mindig függnek egymástól.

A projekt életciklusának fázisai

A fő szakaszok a következők:

1. Beavatás.
2. Fejlesztés.
3. Megvalósítás.
4. Befejezés.

De nem ez az egyetlen felosztás. A projektek pénzügyi értékelésének részeként leggyakrabban a három szakaszból álló projekt életciklust alkalmazzák:

1. Beruházás előtti szakasz (a befektetések indokoltsága).
2. Befektetési szakasz (finanszírozás).
3. Beruházás utáni (a projekt gazdasági hatékonyságának értékelése).

Léteznek részletesebb és kevésbé következetes projekt-életciklus-struktúrák, amelyeket a vezetők az ötlet méretétől, a vállalati menedzsment szervezeti felépítésétől és a gazdasági tevékenység ágától függően alkalmaznak. Így vagy úgy, de figyelmünk tárgya a legeleje - a kezdeti szakasz vagy más szóval a projekt koncepciója.

Mi az a kezdeményezés?

A kezdeményezés, vagy egy projektkoncepció kidolgozása folyamatok egész sorát foglalja magában, amit végső soron a menedzser határoz meg, különféle külső és belső tényezők alapján. Ennek ellenére érdemes egy általános listát adni azokról a kérdésekről, amelyekre ebben a szakaszban meg kell válaszolni:

1. Milyen előfeltételei vannak ennek a projektnek a megvalósításának?
2. Ami megerősíti ennek szükségességétmegvalósítás?
3. Mi az ötlet külső környezete?
4. Melyek a fő célok?
5. Mennyire megvalósítható műszakilag az ötlet?
6. Melyek az ötlet megvalósításának összesített pénzügyi feltételei?
7. Tisztán érthető a kezdési idő?

A projekt koncepcióterve a következő fő tevékenységeket is tartalmazza:

1. Az ötlet megvalósításának fő módjának meghatározása.
2. A végrehajtásért felelős személy kijelölése.
3. A projektcsapat méretének és összetételének meghatározása.
4. Az érdekelt felek elvárásainak rögzítése.
5. A folyamatok kibővített listájának kialakítása.
6. A kitűzött célok eléréséhez szükséges erőforrások feljavított elemzése.
7. Kockázat- és feltételezéselemzés.
8. Átfogó projektmenedzsment tervet készít.
9. Engedélyezés (indítás).

A projekt koncepciója végső soron egy charta kidolgozásán múlik, amely tartalmazza az összes fent leírt kérdést és problémát. Az ilyen dokumentumokban feltüntetett számok pontossága gyakran nem haladja meg a 25%-ot, azonban a projekt kezdeti megkezdéséhez szükségesek.

A charter kidolgozása

A projekt koncepciójának kialakítása lehetetlen a létezését deklaráló, a kezdeti követelményeken és célokon túlmenően a menedzser jogkörét és az elkülönített források mértékét is tartalmazó dokumentum kidolgozása nélkül.

A projekt chartája világosan felépített, és a következő fő részeket kell tartalmaznia:

1. A főbb változtatások listája.

2. Jóváhagyási lap.

3. Tábornokleíró rész:

• gólok;
• célszerűség indokolása;
• tervezett eredmények;
• végtermék vagy végső cél;
• a megvalósítás fő szakaszai;
• a projekt érintettjei és elvárásaik;
• kockázatok, feltételezések, korlátok;
• folyamatvezérlő séma és parancsok.

4. A munka alapelvei.

5. Kapcsolódó dokumentumok.

Egy ilyen dokumentum összeállításakor általában a szakértői értékelés módszerét alkalmazzák, amelyben a főszerep a projektmenedzser szakképzettsége.

Érdekelt felek azonosítása

A projekt koncepciójának megalkotását jelentősen befolyásolják azok a személyek, akiknek közvetlen érdekeltsége van az eredményben. Az ilyen személyek körének meghatározása szükséges a projektet befolyásoló tényezők felméréséhez. Ennek a szakasznak a keretében egyeztetik a célokat a kiemelt kedvezményezettekkel, meghatározzák a közvetlen és közvetett érintettek szerepét, felmérik az elkerülhetetlen összeférhetetlenséggel járó kockázatokat és bizonytalanságokat, és formát dolgoznak ki ezen személyek tájékoztatására az előrehaladásról. az ötletről.

Az így meghatározott személyi körre vonatkozó minden információ az érdeklődők nyilvántartásában tárolva van. Ez a nyilvántartás a projektmenedzser rendelkezésére áll, és a zónák, valamint az üzleti folyamatokra és a csapatra gyakorolt befolyás mértékének kezelésére használja.

Koncepció nyilatkozat

Jóváhagyás előtt a koncepciót gondosan ellenőrizzük és minden eleméhez igazítjukelágazó struktúra: finanszírozási mennyiségek, megvalósítási módok, befolyásoló tényezők, kockázatok stb. A projektkoncepciót csak azután hagyják jóvá, ha azt minden érdekelt fél, beleértve a hatóságokat és az önkormányzati struktúrákat is, jóváhagyta.

A koncepció megvalósítása

A terv megvalósításán keresztül valósul meg a projekt fejlesztési koncepciója, mely abban is rögzített. Az ötletek megvalósítása során különféle, a menedzsment által rögzített és jóváhagyott változtatások történnek, amelyek a lényeget érintik. Ezeknek a változásoknak a nyomon követése és a minőség-ellenőrzés talán a legfontosabb irányítási folyamatok a koncepció megvalósítási szakaszában.

1. példa: Építési projekt koncepció

Az építési projekt koncepciójának kidolgozása szükségszerűen magában foglalja:

• földelemzés;
• fejlesztési korlátozások;
• a terület jelenlegi állapota;
• fejlődési potenciáljának felmérése;
• az ingatlanpiac elemzése (kapacitása, szegmentáltsága);
• potenciális versenytársak azonosítása;
• dinamika felmérése, kereslet mennyisége;
• a potenciális vásárlók azonosítása.

Az építési projekt sajátossága a rendelkezésre álló terület felhasználásának változékonysága tekinthető. A koncepció kialakításánál itt a fejlesztő értékelése kerül előtérbe. A helyes választáshoz SWAT-elemzést, többváltozós modellezést és egyéb eszközöket használnak.

Ezen kiemelt feladatok megoldása után projekt charta készül, amely a fentieken túlszakaszok, tartalmaznia kell:

• fejlesztési koncepció (a telephely főbb jellemzői, közlekedési infrastruktúra, főterv, javaslatok az építészeti és tervezési megoldásokra és az építőanyagokra, valamint a tereprendezés alapjaira);
• marketing koncepció (árazási stratégia, hozzávetőleges értékesítési/bérleti ütemezés, promóciós stratégia);
• pénzügyi séma (beruházási igény, eredmény-előrejelzés, hozzávetőleges pénzforgalmi ütemezés).

2. példa: Az automatizálási rendszer megvalósításának koncepciója

A könyvesbolt automatizált értékesítési rendszerének megvalósítására vonatkozó projektkoncepció kidolgozásának a következő konkrét szakaszokat kell tartalmaznia:

• Az online könyvpiac értékelése mennyiség és eladási érték szempontjából.
• Egy online áruház fenntartási költségének meghatározása.
• Azonosítson további piaci igényeket egy meglévő könyvesbolt iránt.

Az üzlet ilyen korszerűsítésének koncepciójának több célja is lesz: egy online áruház létrehozása, annak teljesítményének biztosítása és a rendelések meghatározott szintjének elérése egy új online forráson keresztül.

Ezek a célok a következő feladatok egymás utáni megoldásával érhetők el:

• feladatkör kidolgozása;
• munkavégzés egy webáruház kialakításán;
• a könyvek kiadótól a vásárlókhoz való eljuttatására szolgáló rendszer kidolgozása;
• reklám;
• szerződések megkötése online rendszerekkelfizetés.

3. példa: A gyártáskorszerűsítés fogalma

Az új technológia meglévő gyártási ciklusba történő bevezetésére irányuló projekt koncepciója mindig a vállalkozás sajátosságait és működési feltételeit figyelembe véve kerül kidolgozásra. Különös figyelmet kell fordítani a következő lépésekre:

• A „sebezhető láncszemek” azonosítása a termelési láncban (az új technológia bevezetésének vagy ki kell váltania a problémás területeket, vagy nem kell kiváltania azok meghibásodását a munkaciklus integritásának megsértése miatt).
• Rendszer kidolgozása az új technológia fokozatos bevezetésére (a modernizációs projekt megvalósításának legfontosabb eleme az új láncszemnek a gyártási folyamatba való beépítésének terve, mivel a csapat tevékenységének kiegyensúlyozatlansága, ill. A termelőmunkások semmissé tehetik az újrafegyverkezésre fordított összes pénzt).
• A vállalat alkalmazottaiban rejlő potenciál értékelése az új berendezések kezelésében és szervizelésében.

Egy ilyen projekt céljai között általában a frissített termékek mennyiségi és megjelenési sebességbeli jellemzői is szerepelnek.

A fentiek alapján világossá válik, hogy a projekt koncepciója tartalmazza a főbb rendelkezéseket annak tartalmára, gazdasági hasznára, megvalósíthatóságára és következményeire vonatkozóan. Ebben a vonatkozásban egy új vállalkozás kifejlesztéséhez vagy elindításához szükséges új ötletek koncepcionális rendelkezéseit strukturálni, értékelni és egyeztetni kell, mielőtt a valódi változtatásokra és pénzügyi injekciókra térnénk át.