A vezetői irányítás típusai és funkciói

2025 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2025-01-24 13:17

Az irányítási folyamat öt funkcióból áll: tervezés, szervezés, személyzet biztosítása, irányítás és ellenőrzés. Így az irányítás az ellenőrzési folyamat része.

Az ellenőrzés a menedzsment fő célfunkciója egy szervezetben: a tényleges teljesítmény és a megállapított vállalati szabványok összehasonlításának folyamata. Minden vezetőnek figyelemmel kell kísérnie és értékelnie kell beosztottjai tevékenységét. A vezetői kontroll segít abban, hogy a vezető időben korrekciós intézkedéseket tegyen, hogy elkerülje az előre nem látható körülményeket vagy a vállalat pénzügyi veszteségeit.

Az alapvető vezérlési folyamat három lépésből áll:

• Szabványok meghatározása.
• A teljesítmény mérése ezekkel a szabványokkal.
• A szabványoktól és tervektől való eltérések korrekciója.

A szervezet átfogó stratégiai tervének részeként a vezetők célokat tűznek kiegységek konkrét, pontos, operatív kifejezésekkel, amelyek magukban foglalják a teljesítmény tervezését a tényleges eredményekkel összehasonlítva.

Azok a szabványok, amelyekkel a tényleges teljesítményt összehasonlítják, a múltbeli tapasztalatokból, statisztikákból és teljesítményértékelésből származtathatók (az iparági bevált gyakorlatok alapján). A szabványokat lehetőség szerint kétoldalú alapon dolgozzák ki, ahelyett, hogy a felső vezetés egyoldalúan hozna döntéseket a szervezet céljai alapján.

Miért van szükség vezetői ellenőrzésre?

Ha a személyzet mindig azt tenné, ami a legjobb a szervezet számára, akkor nem lenne szükség ellenőrzésre és irányításra. Nyilvánvaló azonban, hogy az emberek néha képtelenek vagy nem akarnak a szervezet legjobb érdekei szerint cselekedni, ezért egy sor ellenőrzési rendszert kell bevezetni a nem kívánt viselkedés megelőzésére és a kívánt cselekvés ösztönzésére.

Még ha az alkalmazottak megfelelően felszereltek is ahhoz, hogy jól végezzék munkájukat, egyesek úgy döntenek, hogy nem teszik ezt, mert előfordulhat, hogy az egyéni és a szervezeti célok nem teljesen azonosak. Más szóval, a célok között nincs összhang. Ilyen esetekben lépéseket kell tenni az alkalmazottak motivációjának és termelékenységének növelése érdekében.

A hatékony szervezet az, amelyben a vezetők értik, hogyan kell irányítani és ellenőrizni. A kontroll mint fogalom és folyamat célja, hogy segítse az alkalmazottakat motiválni és irányítani a rájuk bízott szerepekben. MegértésA folyamat- és menedzsment-ellenőrző rendszerek elengedhetetlenek a szervezet hosszú távú hatékonyságához.

Elegendő vezérlőrendszer nélkül zűrzavar és káosz uralkodhat el a szervezeten. Ha azonban az irányítási rendszerek megfojtanak egy szervezetet, akkor az szenvedhet a vállalkozói innováció hiányától.

A vezetői döntések végrehajtásának nem megfelelő kontrollja a termelékenység csökkenéséhez vagy legalább a rossz pénzügyi eredmények kockázatának növekedéséhez vezethet. Extrém esetben, ha a teljesítményt nem ellenőrzik, szervezeti kudarcot okozhat.

A hatékony irányítási rendszer jellemzői

A hatékony üzletirányítási rendszer folyamatok és irányítási eszközök integrált készlete, amely segít a vállalati stratégiának és az éves céloknak a napi tevékenységekkel való összehangolásában, a teljesítmény nyomon követésében és a korrekciós intézkedések kezdeményezésében.

A vezetői ellenőrzési rendszer a teljesítmény javításának folyamatos folyamata a szervezet stratégiai céljaihoz igazodó egyéni és kollektív célok kitűzésével, a teljesítmény megtervezésével a célok elérése érdekében, a haladás áttekintésével és értékelésével, valamint az emberek tudásának, készségeinek és képességeinek fejlesztésével.. Az ellenőrzési rendszernek az eredményekre kell összpontosítania.

Egy hatékony irányítási rendszer a következő jellemzőkkel rendelkezik:

1. Segít a szervezeti célok elérésében.
2. Megkönnyíti az erőforrások optimális felhasználását.
3. Összességében javulszervezeti teljesítmény.
4. Motiválja és javítja az alkalmazottak morálját.
5. Az irányítás fegyelmet és rendet is teremt.
6. Egyértelműen meghatározott és érthető teljesítménymutatók.
7. A szabványok felülvizsgálatával biztosítja a jövőbeli tervezést.
8. A stratégiai célok a szervezet minden szintjére vonatkoznak.
9. A hatékony vezérlés minimalizálja a hibákat.
10. A vezetés és az alkalmazottak elkötelezettségének erősítése.
11. Érje el gyorsabban a kiemelt célokat.

A vezetői kontroll folyamata úgy szabályozza a cégek tevékenységét, hogy a tényleges teljesítmény megfeleljen az előzetesen kialakított tervnek. A hatékony kontrollrendszer lehetővé teszi a vezetők számára, hogy elkerüljék azokat a körülményeket, amelyek veszteséget okoznak a vállalatnak.

18 vezetői irányítási funkciók

A vezetési irányítás minden olyan folyamat, eszköz vagy rendszer, amelyet arra hoznak létre, hogy lehetővé tegye a vezetés számára egy vállalat tevékenységeinek a céljainak megfelelő szabályozását.

Az irányítást a vezetés alsó, középső és felső szintjén végzik. Minden szinten más lesz az irányítás: a felső vezetés a stratégiai irányításban, a középvezetés a taktikai irányításban, az alsó szint pedig az operatív irányításban fog részt venni.

A vezetői döntés-ellenőrzési funkciók a következők:

1. Tervezési stratégia. A célok elérését szolgáló cselekvési terv felállításának folyamata.
2. Vezérléskövetelményeknek. A tervek hivatalos dokumentálása, mint követelmény, és szükség szerint a tervek módosításainak kezelése.
3. Pénzügyi ellenőrzés. A cég költségvetésének nyomon követése és elszámolása.
4. Teljesítménymenedzsment. Az a folyamat, amelynek során az alkalmazottakkal megállapodnak a célokról, és értékelik teljesítményüket e célokhoz képest.
5. A munka ellenőrzése. Figyelje az alkalmazottakat a termelékenység, a hatékonyság és a munka minőségének javítása érdekében.
6. Program- és projektmenedzsment. Változás végrehajtása.
7. Kockázatkezelés. A kockázat azonosításának, elemzésének és kiküszöbölésének ismételt folyamata.
8. Biztonsági ellenőrzés. A biztonsági fenyegetések azonosítása és kiküszöbölése, valamint a különféle kockázatok csökkentésének módjainak megvalósítása.
9. Megfelelőségi ellenőrzés. Folyamatok, eljárások, rendszerek, auditok, mérések és jelentések megvalósítása a szervezet törvényeivel, rendeleteivel, szabványaival és belső szabályzataival összhangban.
10. Mutatók és jelentések. A szervezeti teljesítmény érdemi méréseinek számítása és közlése.
11. Benchmarking. Az eredmények iteratív összehasonlítása a vállalat iparágával, versenytársaival vagy a jelenlegi legjobb gyakorlatokkal szemben.
12. Folyamatos fejlesztés. A teljesítmény mérésének, javításának és újramérésének folyamata.
13. Minőségellenőrzés. Annak biztosítása, hogy a kimeneti termékek megfeleljenek az előírásoknak. Például egy terméktesztelési folyamat megvalósítása egy gyártósoron.
14. Minőségbiztosítás. A minőségbiztosítás a jövőbeni minőségi hibák megelőzésének folyamata. Például az a gyakorlat, hogy minden kudarc kiváltó okát vizsgáljáka gyártási fejlesztések kereséséhez.
15. Automatizálás. Növelje a termelékenységet, a hatékonyságot és a minőséget az automatizálás révén.
16. Adatkezelés. A jövőben hasznos információk gyűjtésének gyakorlata, valamint az adatelemzés.
17. Részvénykezelés. Készletkezelés és könyvelés a hiány vagy többlet elkerülése érdekében.
18. Eszközkezelés. Az olyan eszközök ellenőrzése, mint a gyártólétesítmények, az infrastruktúra, a gépek, a szoftverek és a szellemi tulajdon.

A szabályozás típusai és jellemzőik

A szervezeteknek ellenőrzésekre van szükségük annak megállapítására, hogy terveik megvalósultak-e, és szükség esetén korrekciós intézkedéseket tegyenek. A vezetői döntések ellenőrzésének fő céljai:

1. Alkalmazkodás a változáshoz. A vezérlőrendszer képes előre jelezni, figyelni és reagálni a változó környezeti feltételekre.
2. A hibák minimalizálása. A produktív irányítási ellenőrzés és számvitel korlátozza a cég tevékenységében előforduló hibák számát.
3. A költségek minimalizálása és a profit maximalizálása. Ha a vezetői ellenőrzés megszervezését hatékonyan hajtják végre, az csökkentheti a költségeket és növelheti a termelékenységet.

A vállalkozások számos különböző területen és különböző irányítási szinteken telepítenek vezérlőrendszereket. A vezetői döntések ellenőrzésének felelőssége kiterjedt. Ennek a vezérlési funkciónak különböző osztályozása és jellemzői vannak. Az egyik leggyakoribb így néz ki:

1. További vezérlés, más néven előrecsatolt vezérlés, a szervezet által a környezetéből nyert erőforrásokra összpontosít. Ő ellenőrzi ezen erőforrások minőségét és mennyiségét, mielőtt azok eljutnának a szervezethez.
2. A monitoring a termék vagy szolgáltatás minőségi és mennyiségi színvonalának megőrzésére összpontosít az átalakítási folyamat során.
3. A végső ellenőrzés, más néven visszacsatolási vezérlés, az átalakítási folyamat befejezése után a szervezet eredményeire összpontosít. Bár a végső ellenőrzés nem feltétlenül olyan hatékony, mint az előzetes vagy a jelenlegi, információval szolgálhat a vezetőség számára a jövőbeli tervezéshez.

Egy másik besorolás szerint az ellenőrzést két nagy kategóriára osztják - szabályozói és normatív ellenőrzésre, és ezeken belül is több típusa van. A vezetői irányítás típusait a következő táblázat mutatja be.

Szabályozási ellenőrzés	Szabályozási ellenőrzés
Bürokratikus Pénzügyi Minőség	Parancs Szervezeti

A következő szakaszok leírják a vezetési tevékenységek ellenőrzésének egyes típusait és altípusait.

Szabályozási ellenőrzés

A szabályozási ellenőrzés a szabványos működési eljárásokból ered, ami kritikát vált ki az ilyen típusú irányítási ellenőrzés végrehajtásáról, mivel elavult és kontraproduktív. Ez magában foglalja a teljes és teljes ellenőrzésta szervezet minden területe.

Mivel a vállalkozások agilisabbá váltak az elmúlt években, köszönhetően a szervezeti hierarchiák ellaposodásának és a határok bővülésének, a kritikusok arra hívják fel a figyelmet, hogy a szabályozói felügyelet inkább hátráltathatja a cél elérését. A vezetői döntések megszervezésének ellenőrzése szempontjából a kulcs a kontroll szervezeti céloknak való megfelelése.

Bürokratikus ellenőrzés

A bürokratikus irányítás a szervezeti hierarchiában elfogl alt pozíciótól függő hatáskörökből fakad. Minél magasabb az alá-fölérendeltségi szint, az illetőnek annál inkább lesz joga politikáját diktálni. A bürokratikus ellenőrzések csúnyán becsaptak, és jogosan. Azok a szervezetek, amelyek túlságosan támaszkodnak a parancsnoki lánc kapcsolatokra, akadályozzák a rugalmasságot előre nem látható helyzetek esetén. Vannak azonban módok arra, hogy a vezetők a vállalatot ugyanolyan rugalmassá és az ügyfelek aggodalmaira reagálóvá tudják tenni, mint a vezetői irányítás bármely más formáját.

Hogyan lehet fenntartani a parancsnoki láncot a rendszer rugalmasságának és reagálóképességének megőrzése mellett? Pontosan ezt a kérdést kell megoldania a bürokratikus ellenőrzésnek. Az egyik megoldás a szabványos működési eljárások, amelyek a felelősséget a vállalat hierarchiájában lefelé delegálják.

Pénzügyi ellenőrzés

A pénzügyi ellenőrzések szabályozzák azokat a kulcsfontosságú pénzügyi célokat, amelyekért a vezetők felelősséggel tartoznak. Az ilyen menedzsment-ellenőrzési rendszerek gyakoriak a több stratégiai üzleti egységként (SBU) szervezett cégeknél. SBUegy olyan termék, szolgáltatás vagy földrajzi vonal, amelynek vezetői kizárólagosan felelősek a nyereségért és veszteségért. Felelősséggel tartoznak a felső vezetés felé olyan pénzügyi célok elérése érdekében, amelyek hozzájárulnak a vállalat általános jövedelmezőségéhez.

A vezetői döntés-ellenőrzés ezen kategóriája korlátokat szab a kiadásoknak. A vezetők számára a kiadások növekedését a bevétel növekedésével kell indokolni. Az osztályvezetők számára általában az egyik kulcsfontosságú teljesítménymutató a költségvetés betartása.

A pénzügyi ellenőrzés szerepe tehát az általános jövedelmezőség javítása, valamint a költségek ésszerű szinten tartása. A szükséges költségek meghatározásához egyes cégek összehasonlítják az ugyanabban az iparágban működő más cégek eredményeit, majd menedzsment-ellenőrzési elemzést végeznek. Ez a benchmarking adatokat szolgáltat annak meghatározásához, hogy a költségek összhangban vannak-e az iparági átlagokkal.

Minőségellenőrzés

A minőség-ellenőrzés a folyamatok vagy termékek közötti eltérések elfogadhatónak ítélt mértékét írja le. Egyes cégeknél a szabvány a hibák hiánya, vagyis a változtatások hiánya. Más esetekben a statisztikailag jelentéktelen eltérés elfogadható.

A minőség-ellenőrzés befolyásolja az ügyfeleknek kínált termék vagy szolgáltatás végeredményét. Ha egy vállalkozás folyamatosan fenntartja a kiváló minőséget, az ügyfelek támaszkodhatnak a cég termékének vagy szolgáltatásának jellemzőire, de az isérdekes dilemmát vet fel. A meglévő termékek túlzott minőségellenőrzése csökkentheti az egyedi vásárlói igényekre való reagálást.

Szabályozási ellenőrzés

Ahelyett, hogy a szervezet szokásos irányelveire és eljárásaira hagyatkozna, mint a korábbi kontrolling típusokban, a szabályozói ellenőrzés az alkalmazottak és a vezetők viselkedését az általánosan elfogadott viselkedési mintákon keresztül szabályozza.

A normatív szabályozás eldönti, hogy egy bizonyos típusú viselkedés mennyire helyes, a másik pedig kevésbé. Például egy szmoking elfogadható viselet lehet egy amerikai üzletemberek díjátadóján, de teljesen nem illik a skótok díjátadó ünnepségén, ahol a formális viselet jobban megfelel a helyi szokásoknak. Írásos öltözködési kódot azonban nem fogadtak el.

Így a vezetői döntések szabályozási és normatív ellenőrzési rendszere közötti különbség formalitás. A szabályozási ellenőrzés egy informális irányítási rendszer, szemben a szabályozási ellenőrzéssel.

Parancsvezérlés

A vezetői döntések ellenőrzésének ez a megszervezése sok vállalatnál általánossá vált. A csapatnormák olyan informális szabályok, amelyek tudatában vannak a csapattagoknak kollégáikkal szembeni felelősségüknek.

Míg a csapat feladatait általában formálisan dokumentálják, a folyamat résztvevőinek interakciójának módjai általában idővel fejlődnek, ahogy a csapat növekedési fázisokon megy keresztül. Még a vezetésben is informálisan megegyeznek: néhaa kinevezett vezetőnek kisebb befolyása lehet, mint az informális vezetőnek. Ha például a véleményvezérnek több tapasztalata van, mint a formális csoportvezetőnek, a csapattagok valószínűleg a véleményvezérhez fordulnak olyan útmutatásért, amely speciális készségeket vagy ismereteket igényel.

A csapat normái általában fokozatosan alakulnak ki, de ha egyszer kialakul, az erős hatással lehet a vállalat viselkedésére.

Szervezeti ellenőrzés

A szervezeti kultúrán alapuló normák is a normatív kontroll egyik fajtája. A szervezeti kultúra magában foglalja egy adott szervezet közös értékeit, meggyőződéseit és rituáléit. Így ez a fajta ellenőrzés a normák és célok megfelelő összehangolásában rejlik.

Formális és informális irányítási rendszerek

Korábban már említettük, hogy a hatósági ellenőrzés és annak valamennyi alfaja a formális, míg a normatív ellenőrzés az informális rendszerhez tartozik. Az alábbi táblázat leírja a két vezérlőrendszer közötti különbségeket.

Formális irányítási rendszer	Informális irányítási rendszer
A szervezet világos eljárásokkal, szabályokkal és irányelvekkel rendelkezik a különböző irányítási követelmények magyarázatára Arra motiválják a vezetést és a beosztottakat, hogy a rábízott feladatokat úgy végezzék el, hogy a működési célokat az optimális időkereten belül érjék el A felettesek és beosztottak viselkedésének koordinálására szolgál	A szervezetet az jellemziinformális és íratlan folyamatok a vezetői felügyelethez Céljuk, hogy magasabb motivációt biztosítsanak az alkalmazottak körében, és biztosítsák a szervezet céljainak és stratégiáinak megfelelő megvalósítását Az informális irányítási rendszerek a célok összehangolását is növelik
Példa a formális rendszerre a Humánerőforrás részleg által olyan funkciókhoz használt szabályok és irányelvek, mint a toborzás és a személyzet fejlesztése.	Az informális kontrollrendszer egyik példája a szervezet iránti lojalitás és a szervezeti kultúra tisztelete, mint az alkalmazottak viselkedési stílusa.

A szabályozási és szabályozási felügyelet széles kategóriái szinte minden szervezetben jelen vannak, de az egyes típusok relatív hangsúlya eltérő. A szabályozási kategórián belül a bürokratikus, pénzügyi és minőségellenőrzés. A normatív kategória a parancsnoki és szervezeti normákat foglalja magában. Mindkét normakategória hatékony lehet. A vezetés feladata, hogy az alkalmazottak magatartását összhangba hozza a szervezet céljaival.

Ezért a hatékony vezetői kontroll többféleképpen is megvalósítható. Az ellenőrző rendszereket úgy tervezték, hogy adatokat gyűjtsenek, és ezeket az információkat felhasználják a szervezet céljainak elérésében. A rendszer a különböző szervezeti elemek hatékonyságára fókuszál, tőlaz emberi tevékenység a pénzügyi eredményekhez.

Egy kiépített monitoring rendszer valódi előnyökkel járhat a vállalat számára – rámutat a problémákra, új stratégiákat tervez, és jobb koordinációt biztosít a különböző részlegek és részlegek között.