Üzemanyag és kenőanyagok fizetése: szerződés végrehajtása, számítási eljárás, regisztráció, elhatárolás és fizetés szabályai és jellemzői

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Gyakran előfordulnak olyan helyzetek, amikor a termelési igények miatt a munkavállaló kénytelen használni ingatlanát. Leggyakrabban a gép használatáról van szó. Sőt, a munkáltató köteles ezt kompenzálni: üzemanyag és kenőanyagok (POL), amortizáció és egyéb költségek megfizetésére. Hogyan lehet a lehető leghatékonyabbá tenni?

Jogalkotási keret

Nem sokan értik, mit jelent fizetni az üzemanyagért és a kenőanyagokért, valamint a személyi járművek használatáért járó kártérítést. A munkaadók pedig kihasználják ezt. Bár a munkavállaló költségeinek megtérítésére vonatkozó kötelezettségüket a Munka Törvénykönyve 188. cikke rögzíti. Azonban, mint az alábbiakban látni fogjuk, használata nem a legjobb megoldás. Sokkal több hasznos információt tartalmaz a Ptk. és az adótörvény. Az általuk nyújtott előnyök kihasználásához helyesen kell megközelítenie a problémát.

Hogyan működik a gyakorlatban?

Gyakran egy alkalmazott választhat: vagy 300 km-t megy egy másik városba a hőségben busszal,vagy vezessen saját autót. Eszébe sem jut, hogy az üzemanyag és a kenőanyagok fizetésének költségeit nem csak meg lehet és kell is kompenzálni. A vállalkozások kihasználják az alkalmazottak jogi analfabétait. A legtöbben nem tudják, mi a munkahelyi üzemanyag és a költségtérítés.

Ez egyébként nem csak az autóra vonatkozik, hanem minden egyéb személyes vagyontárgyra is, amelyet a munkavállaló hivatali feladatai ellátása során használ. Leggyakrabban csak személyes szállítást használnak. Ennek megfelelően az alkalmazottak üzemanyag- és kenőanyag-fizetése a munkáltató költségére a norma. Bár nem minden munkáltató vállalja a fizetést.

Példák

Mindenki megtapaszt alta ezt, aki valaha próbált értékesítési képviselőként dolgozni. Egy másik példa, ahol az alkalmazottak leggyakrabban saját közlekedési eszközt használnak, a taxik. A kártalanításhoz a munkavállaló csak a vezetőség tudtával és engedélyével használhat autót vagy egyéb ingatlant. És mindent dokumentálni kell.

Fizetés az alkalmazottak üzemanyagára és kenőanyagaira – mi az?

Gyakran még a könyvelők sem tudják a választ erre a kérdésre, nem beszélve a hétköznapi alkalmazottakról. Sokan azt hiszik, hogy az üzemanyag és a kenőanyag csak üzemanyag: benzin vagy gázolaj. Ez nem teljesen igaz. Valójában sok más dolgot is neveznek üzemanyagnak és kenőanyagnak (üzemanyagnak és kenőanyagnak):

• vaj;
• fagyálló - télen;
• egyéb szükséges fogyóeszközök.

Ennek megfelelően az üzemanyag és a kenőanyagok fizetése nem csak az üzemanyag költségét tartalmazza.

Hogyan tegyük hivatalossá?

3 módja vanformalizálja a munkáltatóval kötött megállapodásait:

• kiegészítő megállapodás a munkaszerződéshez;
• autóbérleti szerződés;
• szállítási szolgáltatások nyújtására vonatkozó szerződés.

Mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai. Nézzük meg őket az alábbiakban részletesen.

Kiegészítő megállapodás a munkaszerződéshez

A legegyszerűbb a munkaszerződéshez kiegészítő megállapodást kötni a munkáltatóval. Az egyszerűbb azonban nem jelent hatékonyabbat: a munkavállalóknak nem lesz könnyű az üzemanyag- és kenőanyag-fizetést a munkáltató terhére kapniuk. Az alábbiakban egy példa látható egy ilyen megállapodásra.

Egyértelműen ki kell mondani:

• a jármű márka és jellemzői;
• a havi kompenzáció összege és azok a költségek, amelyeket a munkáltató is megtérít: üzemanyag és kenőanyagok kifizetése, aktuális és nagyjavítások, diagnosztika és karbantartás, biztosítás;
• határidő, ameddig a tényleges költségjelentést be kell nyújtani;
• feltételek, amelyeken belül a munkáltató megtéríti a munkavállaló költségeit.

A munkavállalónak gyakran a vezetőség utasítására kell utaznia, vagy a munka utazási jellege biztosítja hivatali feladatai ellátását. Valójában a törvény szerint az üzemanyag és a kenőanyagok fizetése személyes járművek használata esetén, valamint az egyéb költségek megtérítése csak gyártási igény esetén lehetséges.

A munkavállaló minden hónapban jelentést nyújt be az utazásairól, ahol feltünteti:

• utazás dátuma;
• indulási időés vissza;
• célállomás;
• az utazás célja.

Ezen kívül a dokumentumnak tartalmaznia kell az összeállítás dátumát és a munkavállaló aláírását.

Egy további megállapodás előnyei és hátrányai

A munkavállaló munkaszerződés alapján felmerülő költségeinek megtérítése elsősorban a munkáltató számára előnyös. Végül is mindig a 2002. február 8-i 92. számú kormányrendeletben meghatározott méretre korlátozhatja: 1200 rubel - 2000 cm-nél kisebb motortérfogatú autókhoz³ és 1500 rubel - 2000 cm-nél nagyobb motortérfogatú autóknál^3.

Az ilyen kompenzáció azonban valószínűleg nem felel meg a munkavállalónak – a jelenlegi benzinárak mellett szinte lehetetlen teljesíteni. Ennek megfelelően a munkáltatónak kompromisszumot kell kötnie, és bérleti szerződést vagy szerződést kell kötnie szállítási szolgáltatás nyújtására, vagy saját zsebből kell fizetnie - a kompenzációt adócsökkentéssel nem lehet ellensúlyozni.

Hogyan béreljünk autót?

Ebben az esetben a felek kapcsolatára a Ptk. A gyakorlatban a személyzet nélküli hajóbérlést gyakrabban használják. Alább egy tipikus szerződés látható.

A bérleti szerződésben kötelező megadni:

• autó jellemzői: márka, gyártási év, szín, karosszéria- és motorszám, állami szám;
• albérleti feltételek – kívánatos megtiltani a munkáltatót, hogy másnak béreljen autót;
• egyéb megállapodások - ki és milyen időkeretben végzi a MOT-ot, ki fizetfogyóeszközök és karbantartás, milyen célokra használható az autó - például csak személyszállítás.

A bérleti szerződés megkötésekor meg kell értenie, hogy ezzel átadja autóját a cégnek, bár ideiglenesen, de használatra. Míg munkaszerződés alapján csak Ön használhatja az autót.

Ezért a bérleti szerződésben pontosan rögzíteni kell, hogy a munkáltató hogyan használhatja az Ön autóját. Ellenkező esetben ne lepődjön meg, hogy különféle árukat vagy valamilyen szemetet lesz kénytelen szállítani – elvégre most a cég birtokolja az autót, bár ideiglenesen.

Fontos: ügyeljen arra, hogy az autó költségét a bérlés időpontjában rögzítse a szerződésben.

Gyakran az okoz gondot, hogy a felek nem tudják, hogyan írják elő a lízingszerződésben az üzemanyag és a kenőanyagok fizetését. Még az ügyvédek is vitatkoznak ezen. Az üzemanyag és a kenőanyagok fizetésének kiszámítása fuvarlevelek alapján történik - a tényleges futásteljesítmény szerint. Erre külön szabályok vonatkoznak, amelyek alapján történik a leírás.

A szakértők továbbra is javasolják autókölcsönzési szerződés megkötését az üzemanyag és a kenőanyagok fizetésével. Ez azonban megegyezés alapján történik. Ha a lízing nem rendelkezik üzemanyag fizetésről, az üzemanyag és a kenőanyagok fizetéséről külön megállapodást kötnek a szállítóval, és a járművezetőnek egy bizonyos limittel üzemanyagkártyát állítanak ki.

Fontos más árnyalatokat is előre megadni: fizet-e a cég havonta fix összegetvagy óránkénti fizetés – a tényleges ledolgozott órák számától függően, hogy ki és hogyan fizeti a biztosítást.

Szállítási szolgáltatások nyújtására irányuló szerződés

Sokkal ritkábban használják – főleg, ha az árut személyszállítással szállítják. Képzelj el egy költöztető céget. Gépkocsi beszerzése vagy lízingelése helyett szerződést köthetett volna egy rakodóval, aki a kívánt gépkocsi tulajdonosa, szállítási szolgáltatások nyújtására.

Így a rakodó azonnali feladatait (be- és kirakodás) látná el a munkaszerződés alapján. És magántulajdonban nyújtana szolgáltatásokat ezen áruk A pontból B pontba szállítására. Ehhez azonban IP-t kellene kiállítania, mert az Orosz Föderációban regisztráció nélkül tilos a vállalkozói tevékenység.

Hogyan optimalizálhatja az autótulajdonos az adókat?

Autó bérléséhez vagy szállítási szolgáltatások nyújtásához az alkalmazottnak IP-címet kell kiállítania. Szigorúan véve ki tudja bérelni az autóját anélkül, hogy vállalkozó lenne. Ha azonban több ilyen autó van, akkor is ki kell adnia az IP-t. Ráadásul ebben az esetben kevesebb adót fizet – az egyszerűsített adózású jövedelem után 6%-ot, a 13%-os személyi jövedelemadó helyett. Hivatalos fizetéséből azonban továbbra is le kell vonni a 13%-os személyi jövedelemadót.

Van itt még egy fontos árnyalat. Az egyéni vállalkozó teljesítményétől függetlenül köteles biztosítási díjat fizetni, akkor is, ha nincs alkalmazottja. Az összeg fix, és 2018-ban 32 385 rubel. Ha azonban egy egyéni vállalkozó jövedelme meghaladja az évi 300 000 rubelt, akkorkiegészítő kifizetés a különbözet 1%-a "jövedelem mínusz 300 000 rubel".

A biztosítási díjak összege azonban nem haladhat meg egy bizonyos összeget. 2018-ban ez 212 360 rubel a nyugdíjalapba (ez a pénz „nem tűnik el”, hanem a vállalkozó jövőbeli nyugdíjának kialakítására megy), és 5 840 rubel az egészségbiztosítási hozzájárulás formájában. Az egyéni vállalkozók biztosítási díja összesen nem haladhatja meg az évi 218 200 rubelt.

Első pillantásra a biztosítási díjak szükségtelen többletköltséget jelentenek. De tényleg így van? Nem igazán. Az a tény, hogy az egyéni vállalkozóknak jogukban áll csökkenteni az előleget az egyszerűsített „Jövedelem” adórendszerben a befizetett biztosítási díjak összegével. Így autóbérléskor egyáltalán nem fizethet adót (az adó összege valószínűleg nem haladja meg a befizetett járulékokat), és teljesen legális. A befizetett járulékok nagy része pedig a jövőbeli nyugdíjára megy.

Fontos: az egyéni vállalkozói státusz és az egyszerűsített adórendszer nem mentesíti a vállalkozót a közlekedési adó fizetése alól. Úgyis fizetni kell. De ingatlanadót ebben az esetben nem kell fizetni.

Példa arra, hogy egy egyéni vállalkozó hogyan növeli bevételét autóbérlésből

Képzeljük el, hogy Ivan havi 100 000 rubelért bérelte autóját a Romashka LLC-nek, amelynek alkalmazottja. Ugyanakkor a cég gondoskodik az autó aktuális és nagyobb javításáról, valamint az üzemanyag és a kenőanyagok és egyéb fogyóeszközök kifizetéséről.

Egyéni vállalkozó regisztrációja nélkül egy alkalmazott csak évi 1 044 000 rubelt kapna. Az Iván adóügynökeként eljáró munkáltató ettől az összegtől önállóan levonná a személyi jövedelemadó 13%-át. Ugyanakkor az egyszerűsített adórendszerről szóló IP-t kiadott"Jövedelem", Ivan a következő adókat fizetné:

• biztosítási hozzájárulás a nyugdíjalapba: 32385 + 1% × (100 000 × 12 - 300 000)=41385 rubel;
• egészségbiztosítási hozzájárulás: 5840 rubel;
• USN 6%: 100 000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rubel.

Ennek megfelelően nettó jövedelme 100 000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1 128 000 rubel volt. Ráadásul 41 385 rubel Iván leendő nyugdíjára ment volna, és nem az államkasszába. Így az adómegtakarítás évi 125 385 rubel lenne. Vagy valamivel több, mint 10 000 rubel havonta.

Emellett az első esetben Iván azonnal személyi jövedelemadót fizet. Valójában nem is látja ezt a pénzt – a munkáltató utalja át helyette az adót. A másodikban Ivan megkapja a teljes összeget „a kezében”. És akkor fizet adót. Sőt, év közben tetszés szerint osztogathatja – a lényeg, hogy legkésőbb december 31-ig fizessen be mindent.

Az adófizetés időzítésének kezelésének képessége jelentős előnyt jelent. Tegyük fel, hogy Iván úgy döntött, hogy egyenletesen osztja el az adóterhet, és negyedévente kifizeti az esedékes összeget.

Így a következő összegeket is felszabadíthatja:

• január - 100 000 × 13%=13 000 rubel;
• február - 100 000 × 13% +13 000=26 000 rubel;
• Március - 100 000 × 13% + 13 000 + 13 000=39 000 rubel.

Március végéig felhasználhatja ezt a pénzt, ahogy jónak látja. És csak ezután fizesse ki a megfelelő biztosítási díjakat, ezzel csökkentve az egyszerűsített „Jövedelem” adórendszer szerinti előleget.

BeElső pillantásra úgy tűnik, hogy az összegek kicsik. De ha Iván 10-szeresére növeli a bevételét – bérel több autót, vagy a bérlés helyett a lízinget választja, akkor a megtakarítás lenyűgöző lesz.

Hogyan takaríthat meg egy vállalkozás adót?

Ha a cég a DOS-on (általános adózási rendszer) vagy az egyszerűsített "Jövedelem mínusz kiadás" adórendszeren (az egyszerűsített adózási rendszer egyik fajtája) szerepel, akkor az autóbérlés, szállítási szolgáltatás, ill. munkaszerződés alapján történő kompenzáció kifizetése az adóalap csökkentésére vehető figyelembe. Igaz, ez utóbbi esetben az autóknál a levonás mértékét törvény korlátozza.

DOS-os autóbérlés esetén nem csak a bérleti díj kerül beszámításra, hanem:

• üzemanyag és kenőanyagok és egyéb fogyóeszközök;
• autók karbantartása és nagyjavítása;
• Karbantartás, mosás, parkolási díjak és parkoló;
• biztosítás;
• vezetői bérek.

Sőt, csak a dokumentált kiadások kerülnek elszámolásra levonható költségként. Ugyanakkor gazdaságilag indokoltnak kell lenniük.

Fontos: a cég nem tulajdonosa a bérelt autónak, ezért nem köteles ingatlan- és szállítási adót fizetni.

A vállalkozások általában több pénzt keresnek, mint az autóbérlés költségei. Ennek megfelelően a jövedelemadó csökkentésével több mint kompenzálható az összes ténylegesen felmerülő költség.

Összegzés

A Munka Törvénykönyve 188. §-a kötelezi a munkáltatótKártalanítani a munkavállalót a személyi szállítás hivatali célú használatáért. Ha az ilyen igénybevételt esetinek feltételezik, akkor elegendő a munkaszerződéshez megfelelő kiegészítő megállapodást kötni és a jelentést időben benyújtani.

Ha azonban a munkavállaló személyi közlekedést nem használva nem tudja ellátni feladatait, és állandóan üzleti célra kénytelen használni az autóját, akkor ez a kompenzáció nem tudja fedezni a ténylegesen felmerülő költségek nagy részét. Ez csak a vállalkozás nyereségének rovására megy. Az ilyen kompenzációt a szervezet csak a törvényben meghatározott mértékű jövedelemadó csökkentésére fordíthatja, amely a tényleges költségek tizedét sem fedezi.

Ennek megfelelően ez a megközelítés sem a munkavállaló, sem a vállalat számára nem előnyös. És mindez az adózás sajátosságai miatt: a munkavállaló magánszemélyként túl sok személyi jövedelemadót fizet, a cég pedig nem tudja megfelelően optimalizálni az adókat. Mindkét fél számára sokkal kifizetődőbb bérleti szerződést kötni vagy szállítási szolgáltatást nyújtani (ha más utasokat vagy rakományt kell szállítani).

Csak ebben az esetben a munkavállalónak IP-címet kell kiadnia - az eljárás nem bonyolult és nem vesz sok időt. Vannak, akik úgy gondolják, hogy miután egyéni vállalkozók lettek, nem tudnak majd magánszemélyként dolgozni. Valójában azonban lehetséges – a törvény nem tiltja.